Change Management Plans: Expert Guide and Templates

직장에서 변화를 시행하는 것은... 말하기 어려울 정도로 도전적입니다. 변화에 저항하는 문화에 직면하든, 지지를 얻기 위해 고군분투하든, 올바른 도구와 문서가 있다면 변화 관리 노력을 크게 도와줄 수 있습니다.

우리가 이것이 변화 관리에 대한 전문가 가이드가 될 것이라고 말했을 때 우리는 농담이 아니었습니다. 계속 읽으면서 변화 관리 계획이 왜 필요한지, 그 안에 무엇이 포함되어야 하는지 배우고, 도와줄 수 있는 무료 변화 관리 계획 템플릿과 Guru 카드도 얻으세요.

변화 관리 프로세스 용어

우리 게시물의 본론에 들어가기 전에, 용어에 대해 이야기해 봅시다. 변화 관리에서 뛰어나고 제안된 변화를 위한 확고한 주장을 하려면 용어를 익혀야 합니다. 여기 당신이 반드시 이해해야 할 몇 가지 용어가 있습니다:

변화 관리 계획이 필요한 이유

조직적 변화가 성공적으로 이루어지기 위해서는 많은 것들이 결합되어야 합니다. 리더십의 지지, 다른 팀의 도움, 모든 것을 완료할 합리적인 일정이 필요합니다.

잘 고려된 계획이 있으면, 제안된 변수가 미칠 수 있는 영향에 대해 최소화하고 회피할 수 있도록 도와줄 수 있습니다. 어떤 변화가 작업을 방해할 가능성을 염두에 두는 것이 중요합니다 . 모든 것을 한꺼번에 시도하는 대신, 변화 관리 전략을 통해 더 작고 점진적인 변화를 도입하여 많은 마찰이 없이도 최종 목표에 이를 수 있습니다.

정식 문서화된 계획이 있으면, 변화 관리에 대한 민첩한 접근 방식을 취할 수 있는 여유가 생깁니다. 계획 단계에 있을 때는 당신이 하는 모든 것이 완벽해 보일 수 있지만, 결국 모든 계획은 이상적인 상태에서 실제로 옮겨가게 됩니다. 변화 관리 계획이 마련되어 있으면, 필요에 따라 조정하고 피벗할 수 있습니다.

변화 관리 계획을 어떻게 작성합니까?

모든 변화 관리 계획은 고유하지만 여전히 몇 가지 중요한 기본 요소를 포함합니다. 계획을 세울 때 이러한 필수 사항들을 기억해야 합니다.

변화의 필요성을 입증하다

모두가 변화를 알아야 한다고 가정하지 마세요 (비록 당신이 그렇게 생각할지라도). 일부 사람들은 상황이 아주 잘 돌아가고 있다고 생각할 수 있고, 다른 사람들은 당신이 그렇게 강하게 변화를 추진하는 이유를 이해하지 못할 수도 있습니다.

‍

이는 지지 확보를 보다 쉽게 하고 변화에 대한 저항을 줄여줍니다.

제안하는 변화를 지지하기 위해 내부 소식이나 외부 소식 등을 통해 모든 데이터를 깊이 파고들어보세요(둘 다 찾을 수 있다면 더욱 좋습니다). 당신의 이해관계자들에게 가장 큰 동기를 부여하는 것이 무엇인지 생각하고, 그들에게 어필할 수 있는 데이터 포인트를 찾아 더 탄탄하게 주장을 만들어 보세요.

당신의 변화가 조직에 가져올 수 있는 이점을 명확히 하십시오. 전체 회사 목표와 관련 있는 계획과 제안은 권력자들에게 인기가 있을 수 있습니다.

당신의 범위를 이해하세요

대부분의 사람들이 프로젝트 범위에 대해 생각할 때, 모든 것이 얼마나 걸릴지 고려합니다. 프로젝트의 합리적인 타임라인을 고려하는 것이 중요하지만, 그것이 요구되는 최소 기준일 뿐입니다.

사물이 개인이나 하나의 팀 또는 부서에만 영향을 미칠 가능성은 매우 낮습니다.

‍

제안된 변화로 인해 어떤 것이 영향을 받을지 생각하는 시간을 가지세요.

당신의 범위를 결정하는 데 어려움을 겪고 있습니까? 이 질문들을 스스로에게 해보세요:

• 어떤 팀과 개인이 내 제안 변화로 가장 큰 영향을 받을까요?
• 어떤 정책이 제안하는 변화로 영향을 받을까요?
• 어떤 일자리 역할이 내 변화를 가장 효과적으로 만들기 위해 변경되어야 할까요?
• 조직 구조의 어떤 변화가 고려되어야 할까요?
  

핵심 인물 식별

변화를 직장에서 단 한 사람이 주도하는 것은 어렵습니다 (불가능할 수도 있습니다). 계획이 이루어지기를 원한다면 많은 도움이 필요하며, 그 대부분은 이해관계자와 변화 관리 팀으로부터 올 것입니다.

기억하세요: 이해관계자와 팀원은 매우 다른 것입니다.

당신의 이해관계자는 프로젝트 결과에 매우 투자될 수 있습니다. 그들은 투자자, C급 직원 또는 관리자일 수 있지만, 많은 일을 할 수는 없습니다. 변화 관리 팀원들은 변화를 실행하기 위해 수행해야 할 많은 일을 처리하는 사람들입니다.

팀원을 생각할 때는 단순히 생산 작업을 수행할 사람들만 생각하지 마세요. 일을 감독하고 필요할 때 승인을 제공하는 변경 자문 위원회를 시작하는 것을 고려해 보세요.

예산과 이정표 결정

약 70%의 변화가 실패합니다 왜냐하면 사람들은 노력이 그만한 가치가 없다고 믿거나 상황이 잘 돌아가고 있다고 생각하기 때문입니다. 이 함정에 빠지지 않기 위해 가장 쉬운 방법 중 하나는 매우 명확한 이정표와 예산을 설정하는 것입니다.

우리는 변화가 공기에서 나올 수 없다는 것을 이해합니다.

당신이 돈, 시간 또는 다른 사람들의 노력을 투자하든 모두에 대해 현실적인 예산을 세우는 것을 잊지 마세요. 좋은 예산은 약간의 여유를 두어 미래 변화를 위해 필요한 경우에도 모든 것이 원활하게 운영될 수 있도록 합니다.

이정표는 변화 여정의 작은 체크포인트로 볼 수 있지만, 이정표를 최대한 활용하려면 각 이정표를 점검으로 여기세요. 이정표가 다가올 때는 당신의 계획을 재평가하고 팀에 맞게 여전히 잘 작동하는지 확인할 수 있는 좋은 시점입니다.

커뮤니케이션 계획 수립

명확하고 일관된 커뮤니케이션는 모든 변화 관리 계획의 핵심입니다. 전략적인 커뮤니케이션 접근 방식을 취할 때는 사람들이 집중할 수 있도록 하고 신뢰감을 조성하기 위해 많은 일을 하고 있습니다. 당신은 어둠 속에서 일하거나 진행 상황을 숨기려 하지 않고; 매 단계에서 가시성과 접근성을 높이기 위해 노력하고 있습니다.

사람들이 질문할 수 있는 기회를 만들고, 어떤 정보를 공유할 수 있는지, 어떤 것은 나중에 기다려야 하는지 명확히 하세요. 대화를 긍정적인 분위기로 이끌며, 어려운 질문을 다루는 것을 두려워하지 마세요. 문제가 생기거나 계획을 재평가해야 하더라도, 상황에 대해 솔직하고 개방적인 태도를 유지하면 지원을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

모든 변화 관리 계획이 성공하기 위해 필요한 것

모든 변화 관리 계획은 일련의 더 작은 구성 요소가 있으며, 적절한 문서화는 모든 것을 함께 유지하는 데 중요한 역할을 합니다. 계획을 실현할 준비가 되어 있다면 우리가 포함해야 할 것에 대한 통찰력을 제공하고, 여정에 도움이 될 템플릿도 제공할 수 있습니다.

변화 관리 커뮤니케이션 계획

변화 관리 계획이 순조롭게 진행되기를 원한다면, 회사의 주요 이해관계자로부터 지지를 얻어야 합니다. 여기에서 변화 관리 커뮤니케이션 계획이 유용하게 작용합니다.

변화 관리 로드맵

변화 관리 계획을 수립할 때 시기가 중요합니다. 타임라인을 설정하는 것은 팀을 특정 이정표에 맞추어 주고 작업 속도에 대한 기대를 설정하는 데 도움이 됩니다.

명확한 변화 관리 역할

역할 정의는 효과적인 변화 관리에서 필수입니다. 역할을 부여하면 작업에 구조를 추가하고 프로젝트에서 가장 중요한 작업이 완료되도록 도와줍니다.

어떤 사람이 당신이 하는 작업에 대한 문서 업데이트를 담당할까요? 이 프로젝트에 배정된 디자이너나 개발자가 있습니까? 누가 이해관계자와의 커뮤니케이션을 계속 이어가고 있습니까?

역할을 할당하는데 어려움을 겪고 있습니까? 때로는 당신이 아닐 수도 있습니다. 팀원에게 작업을 맡고 싶어하는 사람이 있는지 확인해 보세요.

변화 관리 위원회

이제 프로젝트를 이끌 주요 인물들에 대해 생각할 때입니다. 프로젝트에 참여하는 인원이 많더라도 특정 작업을 위해 하나의 유일한 결정권자가 필요합니다.

그들은 당신의 원래 계획에서 벗어나는 어떤 변경 및 결정을 담당합니다.

정의된 변화 관리 프로세스 이제 무엇을 달성하고 싶은지와 팀 및 위원회에 대한 통찰력을 명확히 갖고, 드디어 프로세스에 집중할 수 있습니다. 이것은 변화 관리 작업에서 가장 중요한 부분 중 하나이며, 다행히도 당신을 도와줄 수 있는 가이드를 가지고 있습니다. 변화 관리 프로세스 정의에 대한 더 많은 정보를 알아보십시오 ..

변화 관리 도구

변화 관리 프로세스에 깊이 빠져들 때 다양한 도구를 사용하는 것에 대해 잘못된 것은 없습니다. 모든 사람이 사용할 도구에 대해 분명히 알아야 합니다.

주요 디자이너가 대부분의 사람들이 여전히 아도비에서 작업하는 동안 피그마에서 작업하고 있으면 안됩니다. 모든 사람이 변화 관리 작업에 깊이 파고들기 전에 사용할 올바른 도구에 대해 정렬을 해야 합니다.

변화 관리 분석 계획

당신의 훌륭한 변화 관리 계획이 실행되었고 이제 올바른 변화를 이루었는지 확인할 필요가 있습니다. 여기서 당신의 변화 관리 분석 계획이 필요합니다. 성공을 판단하기 위해 측정할 메트릭을 결정하고 도달해야 할 목표를 개략적으로 설명하세요.

추가 변화 관리 리소스

우리는 변화 관리 계획을 위한 몇 가지 필수 항목을 언급했습니다. 변화를 시행하기 위해 필요한 것을 제공했지만, 당신의 회사의 성숙도와 산업에 따라 좀 더 도움이 필요할 수 있습니다.

당신이 모든 T를 교차하고 I를 점검하고 싶다면, 전체 변화 관리 계획에 이러한 문서를 추가하는 것을 고려해 봐야 할 것입니다.

변화 관리 교육 계획

변화가 다가오는 것을 아는 것과 변화에 대처할 준비가 되는 것은 다릅니다. 당신이 어떤 변화가 생겼는지에 대한 추측을 없애고, 사람들에게 앞으로 나아갈 방향을 명확히 제시하세요.

변화 관리 리소스 템플릿

새로운 프로세스에서 변화를 일으키려면 무엇을 해야 할까요?

모든 것을 올바르게 사용하는지 어떻게 확인할 수 있나요?

질문을 하기 전에 사람들이 필요한 답변을 제공하세요 리소스 가이드와 함께. 추가 유용한 문서, 필요한 안내 및 더 많은 도움이 필요할 경우 연락해야 할 사람에 대한 정보를 포함하세요.

변경 요청 양식

특정 프로세스에 변경을 해야 하나요? 다른 팀의 누군가가 새로운 프로세스에 대한 훌륭한 제안을 가지고 있나요? 사람들에게 변경 요청 양식을 제출하게 하여 그들의 제안이 당신의 주목을 받을 수 있도록 하세요.

변경 주문 기록

변경이 어둠 속에서 이루어지거나 맥락 없이 이루어지지 않도록 하세요. 적절한 변경 관리 기록은 팀이 이미 수행한 중요한 업무를 보여주고 특정 변경이 이루어진 이유에 대한 통찰력을 제공할 수 있습니다.

이 템플릿을 사용하는 방법

변경은 어렵지만 당신의 팀은 혼자서 해결할 필요가 없습니다. 팀에 변경 사항에 대한 충분한 정보와 이를 관리하는 방법에 대한 많은 리소스를 제공하면, 그들은 감사하고 해당 변경 사항을 더 빠르게 수용할 것입니다.

각 변화를 최대한 쉽게 만들고자 합니다. 이 템플릿을 사용하여 회사 내에서 성공적인 변화를 이루세요.

이 템플릿이 당신의 팀에 어떻게 도움이 되는지:

• 인사/인재 운영: 당신의 팀이 새로운 혜택, 채용 절차, 성장 경로 등을 도입함에 따라, 당신의 인사 관리자들이 새로운 프로세스나 정책에 대해 직접 보고하는 직원들을 온보딩할 수 있도록 적절한 변경 관리 리소스를 갖추도록 해야 합니다.
• 고객 성공 및 지원: 팀이 성장함에 따라, 지원 제공 방식이 변경될 수 있으며, 팀 구조가 더 명확해질 수 있습니다. 이 템플릿을 사용하여 이러한 큰 조직 변경을 관리하고 팀이 자신의 업무에 대해 여전히 자신감을 느끼고 알고 있도록 하세요.
• 제품 및 엔지니어링: 팀이 시장에서의 변화에 따라 하나의 기능에서 다른 기능으로 전환할 때가 있을 수 있습니다. 이 템플릿을 사용하여 해당 변화를 관리하고 제품 및 엔지니어링 조직에 이 변경에 대한 적절한 안내를 제공하세요.