Process Documentation: How-to with Examples

Büyüme acılarından, yangınlarla savaşmaktan ve israf edilen zamandan mı stresli hissediyorsunuz? İyi belgelenmemiş süreçlerle ölçeklenmek, verimsizliğe ve çalışanların %80'inin mevcut rollerine uygun becerilere sahip olmaması gibi korkunç bir duruma yol açar, bu 7.000 çalışan üzerinde yapılan Gartner anketine göre.

Çözüm ne? Süreçlerinizi belgelerle destekleyerek zaman kazanabilir, işleri sadeleştirip ölçeklendirebilir, verimliliği kaybetmeden çalışabilirsiniz. Süreçlerinizi belgelendirmek, yeni çalışanlarınıza daha verimli bir şekilde işlerini yapmaları için gerekli öğrenme kaynaklarını ve becerilerini sağlar.

Süreç belgeleri oluşturmak için en iyi uygulamaları inceleyelim ve neden sizin belgelerinizi iyileştirmeniz gerektiğini ele alalım.

Süreç belgeleri nedir? 

Süreç belgeleri, bir kalite standardını tekrar tekrar sağlamak için gerekli adımların ve bağlamın bir listesidir. Bizim gibi bir süreç şablonu ile başlamak, belgelerinizin net olmasını sağlar ve ekiplerin zamanını tasarruf ettirir.

İşletmenizin ihtiyaç duyduğu kadar süreç belgesi olabilir. Oluşturduğunuz süreç belgesi sayısı genellikle kuruluşunuzun büyüklüğüne, departman sayısına ve her görevin gerektirdiği süreç sayısına bağlıdır. 

Örneğin, satış belgeleri süreci, pazarlama sürecinden farklı olacaktır. Aynı şekilde İK, Ar-Ge ve diğer departmanlar. 

Bunlar genellikle şirketlerin oyun kitabı olarak adlandırdığı dönemlerde, standart işletim prosedürleri (SOP'ler) veya bir operasyonel kılavuzda bir araya getirilir.

Süreç belgesi oluşturmanın faydaları nelerdir?

Yeni çalışanları eğitmek

Süreçleriniz iyi belgelenmişse, yeni çalışanların işe alımı daha kolay olur. Yeni çalışanlarınızı eğitmek için tekrarlanabilir süreçler kullanarak zaman kazanıyorsunuz. 

Analiz

Süreçlerinizi belgelendirmek, çalışanlarınızın performansını takip etmenize yardımcı olur. Elinizdeki mevcut belgeleri, neyin işe yaradığını ve neyin yaramadığını analiz etmek için kullanabilirsiniz. Bu içgörü, iş akışınızı ayarlamanız gereken kısımları gösterir. 

Süreç şeffaflığını sağlamak

Belgeler, şirketinizde şeffaflığı sürdürmeye yardımcı olur. Belirli bir iş alanına yakın olmayan çalışanlar, görevlerin departmanlarının veya yakın ekiplerinin dışındaki nasıl gerçekleştirileceğine dair içgörüler edinebilirler. 

Yeni içgörüler, gereksiz adımları veya görevleri ortadan kaldırma gibi iş akışı iyileştirmelerine yol açabilir. Bu durum, eyleme geçirilecek yüksek acı noktalarını da ortaya koyar. Problem alanlarından haberdar olmak, süreçte kademeli iyileştirmeler yapmak için tüm gerekeni sağlayabilir.

Beklenmedik durumlara hazırlık

Yeni bir çalışanın takımınıza katılması, genellikle bir pozisyonu doldurmak içindir, bu da diğer çalışanların yeni çalışanın tam işe alımını gerçekleştirmesi için daha fazla iş almak zorunda kalacağı anlamına gelir.

Eğer belgelenmiş bir süreciniz yoksa, kaçırılan son tarihler, düşük verimlilik ve elinizde hayal kırıklığına uğramış bir çalışan olacaktır.

Sürecinizi belgelerle sağlamlaştırmak, bir çalışan geçici veya kalıcı olarak ayrıldığında yeni bir çalışanı eğitmek için her zaman kaynaklarınızın olmasını sağlar.

Yerli iletişimi geliştirmek

Sadece bir belge olmaktan öte, süreç belgeleri bir iç iletişim biçimidir. Yeni bir çalışanın bir firmanın nasıl çalıştığını öğrenmesi zaman alır ve belgeler, organizasyonunuzu anlamada iyileşme sağlar. 

Herkes, bir organizasyonda rollerini bildiğinde ve ne zaman yardıma ihtiyaç duyacaklarını bildiğinde, verimlilik artar. 

Bilgi paylaşımını teşvik etmek

Özelleşmiş bilgi ve becerilere sahip çalışanlar, belgelenmiş süreç olmadan terk ettiklerinde, bilgi boşlukları oluşur. Yöneticileriniz, harika sonuçlar elde etmek için en iyi uygulamalarını belgelediklerinde,  ekibinizdekilerin hepsi benzer süreçleri kullanarak aynı sonuçları yeniden oluşturabilir. 

Maliyetleri azaltma ve işletme belirsizliğini azaltma

Sürecinizi belgelerle desteklemek, roller ve sorumluluklar arasındaki belirsizliği ortadan kaldırır. Belgeler, karışıklığı giderir ve netlik sağlar. Çalışanların dikkatinin net olması halinde, şirketinize gelir yaratmak için daha fazla zaman harcarlar ve zaten var olan cevapları bulmak için daha az zaman harcarlar.

Tüm takım üyeleri, neyin ne zaman ve hangi görevlerin nasıl yapılacağı konusunda belirsizlik olduğunda belgeye başvurabilir.

Süreç belgeniz şunları açıklar:

• Görev için atanan kişi
• Bir süreci tamamlamak için yapılması gereken spesifik görevler
• Görevi yerine getirmenin adım adım kılavuzu

Süreç belgeleriyle kimler ilgileniyor? 

İş süreç belgelerinde üç taraf bulunmaktadır: 

• Paydaşlar 
• Proje ekibi 
• Dış taraflar 

Paydaşlar 

Bir paydaş, işte çıkarı olan herhangi biri olabilir.  Belirli bir departmanda uzmanlığa sahip paydaşların, süreç belgelerinde geri bildirim sağlaması için sürece dahil olmaları gerekir. 

Proje ekibi 

Proje ekibi süreç belgelerinin sorumluluğunu taşımaktadır. Proje ekibindeki her çalışan, görevleri yerine getirirken süreçlerini belgelendirmeli ve sürecin her adımının düzgün bir şekilde kaydedildiğinden emin olmalıdır. 

Ancak, çalışırken süreçleri belgelendirmek dikkat dağıtıcı olabilir. İyi bir uygulama, her belgenin eklediği bilgilerin doğruluğunu sağlamak için bir veya iki konu uzmanına delegasyondur ve bilginin tek bir gerçek kaynağı olduğundan emin olmaktır. 

Dış taraflar 

Danışmanlar tutmayı seçebilirsiniz, böylece taze bir perspektif sağlanır ve iş uygulamalarınıza tarafsız bir değerlendirme yapılır. Bir adım geri atmak, netlik sağlayabilir ve görev işlevlerini tamamlamak için daha verimli yollar bulma yeteneği verebilir.

Paydaşlardan ve dış taraflardan önerileri toplamak için, size rehberlik edecek bir değişiklik talep şablonu vardır.

İş süreç belgelerinize ne eklemelisiniz? 

Süreç belgeleriniz aşağıdaki ayrıntıları içermelidir: 

• Politika: Süreci ve prosedürleri yönlendiren genel ilkelerdir.  Bunlar genellikle üst yönetim tarafından belirlenir. 
• Süreç: Girdi ve çıktıları dönüştürmek için gerçekleştirilecek bir dizi aktivitedir. 
• Prosedür: Her aşamanın nasıl gerçekleştirileceğine dair ayrıntılardır. 

Politikaları kurallar, süreci uygulamanız gereken tüm adımların genel bir görünümü olarak ve prosedürü her adımın ayrıntılı bir açıklaması olarak düşünün. 

Son belgeniz şablonlar, videolar, kontrol listeleri, ekran görüntüleri veya bunların bir kombinasyonu şeklinde olabilir. 

Başarılı süreç belgeleri için en iyi uygulamalar  

Süreç belgeleri aracınızı değerlendirin 

En iyi süreç belgeleri araçlarının ana gereksinimleri: 

• Ekibinizle birlikte ölçeklenmeye hazır olarak tasarlanmıştır.
• Sizi iş akışında tutar ve başka bir yere yönlendirmez
• İçerik her zaman güncel olduğundan emin olmak için yerleşik doğrulama
• Bilgiyi çalıştığınız yerden getiren sezgisel tarayıcı uzantısı
• Bilgiyi bulmak için kolayca kullanabileceğiniz bir arama özelliğine sahiptir
• Toplu işlemler
• Slack entegrasyonu
• Ayrıntı sağlar
• API
• Ekibinizin sevdiği araçlarla sağlam entegrasyonlar
• Zaman kazandıracak şablonlar. 

Süreçleri tanımlayın ve adlandırın 

Öncelikle hangi süreci belgelendireceksiniz? Bu süreç işletmenize nasıl fayda sağlayacak?  Örneğin, takımınıza alıcılara daha verimli bir şekilde yönlendirmeye yardımcı olacak bir satış süreci mi geliştiriyorsunuz? Bir isim verin ve süreci kısaca tanımlayın.

Sürecin kapsamını tanımlayın 

Süreçte neler var ve iş kapsamının dışındaki neler? Ayrıca, sürecin etkili olması için gerekli kaynakları düşünecek misiniz? 

Bilgileri toplayın ve adımları düzenleyin

Eğer birden fazla çalışanın müdahil olduğu bir süreçse, tüm ilgili çalışma arkadaşlarıyla bir beyin fırtınası oturumu düzenleyin. Görevi tek başınıza yerine getiriyorsanız, gerçekleştirirken belgelerinizi çıkartın.

Bilgileri topladıktan sonra, net talimatlarla adımları düzenleyin. Kayıtlı açıklayıcı videolar, diyagramlar, akış şemaları ve ekran görüntüleri gibi görsel yardımcılar kullanmak faydalıdır.

Kimin dahil olduğunu tanımlayın 

Her adımı yerine getirmekten sorumlu çalışanı tanımlayın. Sadece rolleri belirtmekte ve isimleri merak etmeye dikkat edin çünkü taslağını oluşturduğunuz süreç, çalışanlar ayrıldıktan sonra da kullanılacaktır. 

Normal sürece olan istisnaları not edin

Bir süreç belgesi katı olmamalıdır çünkü bazı süreçler her zaman yukarıdan aşağıya takip edilmez. Esneklik, iyi bir iş akışının temel özelliklerinden biridir. İstisnaların nerede olacağını ve bir çalışanın bunları azaltmak için hangi adımların alınması gerektiğini not edin.

Süreç sınırlarını açıklayın 

Bir süreci ne tetikler? Bir süreç nerede başlar veya biter?  Ne zaman tamamlanır? Bunu not edin. Herhangi bir belirsizliği gidermek için sınırları tanımlayın.

Kontrol noktaları ekleyin 

Kontrol noktaları, süreçte riskin oluşabileceği stratejik noktalara eklenir. Süreci tasarlarken, dikkatle izlenmesi gereken olası riskli durumların notlarını alın.  

Süreç girdilerini ve çıktıları tanımlayın 

Sürece başlamak için gerekli kaynakların bir listesini yapın. Ayrıca, sürecin tamamlandığında beklenen çıktıyı açıklayın. 

Şablonları, yaklaşımı ve son belgeyi standartlaştırmak için kullanın

Şablonlar, tüm süreç belgeleri için tutarlılık yaratmaya yardımcı olur. Ayrıca, ekip üyelerinin ne bekleyeceklerini bildikleri için talimatları takip etmelerini kolaylaştırır

İşte yöneticilerin iç süreçleri standartlaştırmasına yardımcı olması için bir şablon. 

Görselleştirin 

İnsanların %67'si bilgiyi görsel bir formatta daha iyi kavrar.  Metni görsel öğelerle birleştirmek, anlamayı ve hatırlamayı kolaylaştırır.  

Gözden geçirin, test edin ve ayarlayın

Süreç belgesini gözden geçirecek tüm katkı sağlayanları bir araya getirin. Belgenizi ekibinizle paylaşın. Ekip üyelerinizin süreci kendi başlarına denemelerini isteyin ve nasıl çalıştığını görün. Süreci test edin, böylece hiçbir adımı atladığınızdan emin olun ve belgenizde bir değişiklik gerekip gerekmediğini belirleyin. 

Dağıtmak 

Bir süreç oluşturmak bir kısmı, erişilebilir olmasını sağlamak ise başka bir kısım. Süreç belgelerinizi wiki veya şirket intranetlerinde depolayın, böylece herkes kolayca erişebilir.

Düzenli olarak tekrar gözden geçirin ve güncelleyin 

BPtrends'e göre, %96'sı şirketlerin belgelenmiş süreçleri vardır, ancak yalnızca %4'ü bunları ölçmekte ve gözden geçirmektedir.  İş akışınız geliştikçe adımları düzenli olarak güncellemeniz ve yayınladığınız bilgilerin doğru olduğundan emin olmanız gerekecek. 

Guru'nun doğrulama motoru ile süreçlerinizin güncel ve doğru olduğundan emin olabilirsiniz. Kartları doğrulamak için konu uzmanlarını seçebilir veya Guru'nun AI'sının benzer Kartlara göre Doğrulayıcılar önermesine izin verebilirsiniz.

Süreç belgenizi içten gözden geçirme ve güncelleme aralığını belirleyin, ardından bu tarihi Guru'daki doğrulama aralığı olarak seçin. Doğru aralıktan emin değilseniz, varsayılan 90 günü veya maksimum süreyi 12 ay olarak seçebilirsiniz.  İşbirliği yaptığınız ekipler, kartları doğrulanmış veya doğrulanmamış olarak görebilir, böylece karışıklık olmayacaktır. 

Ekibinizin toplu zekasını süreç belgeleriyle geliştirin

Bilgiyi korumanın tek yolu, her çalışanın sürecini belgelemesini sağlamaktır. Bu, yeni çalışanların işe alımında zaman kazandırır ve onları daha verimli görevleri tamamlamaları için güçlendirir.

Bilgi paylaşımı kültürü inşa etmek, birinin başarılı olduğunda, herkesin bu bilgiden yararlanarak çarpan etkisi yaratarak şirketiniz için artan üretkenlik ve daha fazla gelir elde etmesini sağlar.