Meeting Minutes: Templates and Examples

Встречи! Губительное зло рабочей жизни. Причина, по которой мы говорим «это могло быть письмом». Но мы просто не можем от них избавиться, потому что оказывается... они на самом деле полезны? На самом деле, вы можете сделать больше, быстрее, когда у вас все присутствуют в одной комнате (виртуально или лично), чтобы обсуждать текущие вопросы и приходить к согласию.

К сожалению, большинство сотрудников боятся встреч из-за их склонности длиться бесконечно без принятия конкретных решений. Новое исследование от Guru и Loom показало, что почти половина людей считает, что более 40% времени, проведенного на видеозвонках, является бесполезным. Это происходит, когда мы приходим на встречи без плана и не используем шаблон протоколов встречи, чтобы направлять обсуждения и держать всех в курсе.

Итак, как вы обеспечите, чтобы участники не отклонялись от темы, не будучи слишком строгими? В этой статье мы покажем вам, как создать план для вашей встречи, как вести протокол встречи и хранить их в центральном репозитории, который доступен всем.

Что такое протоколы встреч?

Протоколы встреч – это официальный резюме важных разговоров и решений, которые происходят во время встречи. Их также называют протоколом встречи (MOM).

Протоколы встреч - это важный инструмент внутренней коммуникации, который помогает следующим образом:

• Сотрудники, которые не смогли присутствовать на встрече, остаются в курсе последних обновлений.
• Записи или решения, зафиксированные в протоколах, могут служить планом на ближайшее время, помогая вашей команде сосредоточиться на своих целях.
• В некоторых ситуациях протоколы встреч обеспечивают юридическую защиту организации, поскольку они являются официальной записью того, как принимались решения компании и кем.

Вы можете использовать протоколы встреч для любого типа встречи, будь то между сотрудниками и руководством или внешними заинтересованными сторонами.

Что должно быть включено в протоколы встреч?

Основные данные, такие как имена, дата, время и место

В верхней части протоколов встречи укажите основную информацию, такую как место проведения встречи, время и список участников. Добавление этих данных помогает вам быстрее находить протоколы в будущем.

Цель встречи

Установите четкую цель или задачу для встречи. Это не обязательно должно быть детализированным, но должно предоставить четкую цель.

Например, «Обзор финансового отчета за июнь» может быть целью встречи. Вам, вероятно, придется обсудить множество связанных тем на встрече, такие как то, на что ваша команда потратила или где она могла бы сэкономить ресурсы.

Повестка дня встречи

Ваша повестка дня ссылается на ключевые моменты, которые будут обсуждаться на встрече.

Пункты вашей повестки дня должны быть в следующем порядке:

• Протоколы предыдущей встречи
• Отчеты/аналитика
• Срочные или актуальные вопросы
• Незавершенные задачи, цели и темы обсуждения с предыдущей встречи
• Общая дискуссия
• Новые цели, задачи или пункты действий

Вы не должны строго следовать этому порядку. Это отправная точка для ваших протоколов встречи.

Пункты действий

Пункты действий – это задачи или мероприятия, которые необходимо решить после встречи. Некоторые пункты действий имеют строгие сроки. Другие более размылы, например: «должны быть выполнены до следующей встречи».

Несколько советов, которые помогут вам при написании ваших пунктов действий:

• Будьте краткими и четко определите действие. «Написать содержание» – плохой пример. Вместо этого используйте: «Напишите статью о протоколах встреч».
• Каждый пункт действий должен быть назначен участнику, чтобы он был выполнен
• Если у пункта есть срок выполнения, четко задокументируйте это
• Ваши пункты действий не обязательно должны быть детализированными; назначенное лицо может записать детали
• Следите за выполнением пунктов действий, чтобы убедиться, что они выполнены; обсудите незавершенные задачи на следующей встрече

Дата и время следующей встречи 

Ближе к концу встречи участники должны решить, когда и где проводить следующую встречу. 

Вы должны отметить дату, время и место для этой будущей встречи в своих протоколах. Избегайте фраз, таких как «через неделю» или «в следующий вторник». Всегда используйте фактическую дату и время.

Документы, которые должны быть включены в отчет

Любые документы, которые были актуальными для встречи, такие как отчеты и презентации, должны быть добавлены в протоколы встречи. 

Ваша команда может обратиться к этим документам при необходимости. Если вы используете инструмент управления знаниями как Guru, вы можете легко найти эти документы с помощью надежной функции поиска.

Советы для более эффективных встреч 

Перед встречей

Определите повестку для встречи

Пять основных проблем с встречами включают: 

• Обновления статуса
• Отклонение от темы
• Отсутствие подготовки
• Нет четких выводов
• Управление временем

Четко определенная повестка дня облегчает все эти проблемы и помогает вам проводить эффективные встречи.

Ваша повестка дня явно описывает основные моменты, которые будут обсуждаться на встрече. Она помогает всем оставаться на правильном пути, подчеркивает важные темы и сокращает время, потраченное впустую.

Harvard Business Review рекомендует формулировать темы повестки дня как вопросы и перечислять самые важные темы в первую очередь.  Повестка должна включать список участников и любые сопроводительные документы, необходимые для встречи.

Создайте план тем, которые будут обсуждаться

Ваша повестка является кратким обзором, который помогает вам создать детальный план каждого пункта под основными темами. План облегчает запись заметок и решений, относящихся к каждому пункту повестки. 

Хотя рекомендуется использовать шаблон протоколов встреч онлайн, многие люди все еще используют блокнот. Если вы записываете заметки вручную, оставьте место после каждого пункта для заполнения во время встречи.

Поделитесь ключевыми моментами с участниками до встречи 

Поделитесь важными моментами со всеми участниками встречи заранее, чтобы помочь им понять, что от них ожидается, чтобы они были лучше подготовлены. Таким образом, обсуждения будут более продуктивными.

Во время встречи

Используйте шаблон протоколов встречи

Простой прием, который упрощает ведение записей – это использование шаблона протоколов встречи.  Шаблон – это предопределенный формат, который упрощает вам создание повестки и выделение важных тем.

Рассмотрите возможность использования устройства записи

Поскольку встречи могут быстро проходить через множество тем и решений, подумайте о том, чтобы записать встречу на мобильный телефон или другое устройство записи. Записи могут помочь вам создать более точные и детализированные протоколы встреч. Важно заранее сообщить участникам, что вы их записываете. 

Запишите посещаемость

Лицо, ведущее записи, должно прийти раньше всех. На заседаниях правления лицо, ведущее записи, обычно является секретарем совета.  На командных встречах координатор проекта, помощник или любой участник могут быть лицом, ведущим записи.

Лицо, ведущее записи, может ставить галочки рядом с именами участников по мере их входа в комнату или видеозвонок. В качестве альтернативы вы можете распространить список присутствующих до начала встречи. Участники могут отмечать свои имена в списке и исправлять любую информацию, если это необходимо.

Ведите записи в реальном времени

Используя вашу повестку как план, записывайте пункты обсуждения и решения по мере их появления в реальном времени. Когда информация свежа в вашей памяти, это позволяет лучше вести записи.

Добавьте контекст, чтобы его было легко понять

Создайте баланс между формулированием сути и добавлением достаточного контекста, чтобы отсутствующие поняли. Ваши записи также должны быть полезны для будущего обращения.

Удалите личные наблюдения

Никогда не добавляйте личные заметки в протоколы встречи. Вы можете вести свои собственные заметки отдельно, но протоколы встречи должны быть фактической и беспристрастной записью.

Зафиксируйте основные детали

Во время встречи сосредоточьтесь на фиксировании основных пунктов, пунктов действий и решений в ваших протоколах. Вы можете добавить дополнительные детали или поясняющие заметки после завершения встречи.

Запишите решения

Для обеспечения максимальной точности запишите пункты действий и ключевые решения в вашем плане, по мере их возникновения.

Используйте цифровой формат, чтобы было легко делиться 

Поскольку протоколы встреч являются записью того, что происходило во время встречи, их легче сохранять и делиться ими, когда они находятся в цифровом формате, таком как заметки на вашем компьютере.

После встречи

Проверьте

После завершения встречи проверьте протоколы на наличие грамматических ошибок. Расширьте аббревиатуры при первом их использовании, поддерживайте единый формат и предоставляйте пояснения.

Распределите протоколы встречи

Лицо, ведущее записи, отвечает за распространение протоколов встречи. Онлайн-распределение – самый быстрый способ распространить информацию. Если вы используете платформу, такую как Guru, для хранения шаблона протоколов встречи, вы можете легко отправить ссылку на документ, когда он готов, и все заинтересованные сотрудники будут уведомлены.

Храните или архивируйте протоколы

Некоторые организации хранят свои протоколы встреч на внешнем жестком диске, распечатывают их для хранения в физической папке или используют онлайн-программное обеспечение, такое как Google Docs. Лучший метод хранения – это программное обеспечение для внутренней коммуникации, такое как Guru. Это обеспечивает централизованное хранение и легкий доступ для всех в вашей команде. Расширение Guru позволяет вам незаметно делать заметки во время встречи и делает их легкодоступными.

Эффективное проведение встреч с Guru

‍

Экономьте время с помощью готовых шаблонов протоколов встреч

Вместо того, чтобы тратить время на ручное создание повесток и записей отдельно для каждой встречи, вы можете использовать шаблон протоколов встречи, чтобы быстро подготовиться. С правильным шаблоном все, что вам нужно сделать, это записать заметки, отформатировать их и поделиться ими.

Если вы посещаете несколько встреч, там будут отличия в формате. Например, протокол встречи для заседания правления будет формальным, но протокол для обсуждения команды дизайнеров будет более гибким и неформальным.

Вы можете создать индивидуальные шаблоны протоколов встреч для обоих сценариев и использовать их на будущих встречах.

Сотрудничайте над одним документом синхронно или асинхронно

Индивидуальные сообщения отнимают время. Если вы будете отправлять протокол заседания индивидуально каждому участнику для подтверждения того, что они сказали, это займет вечность, чтобы получить все отзывы.

Быстрее создать карточку Guru для протоколов заседания среди конкретной темы. Добавьте заметки о заседании в карточку и позвольте участникам предлагать поправки и уточнения в удобное время. Когда протокол будет подтвержден всеми участниками, сохраните его в вашей базе знаний, чтобы ваша команда могла получить доступ в любое время.

Легко делитесь документами либо через Slack, либо по электронной почте

Используйте интеграцию Guru с Slack и Gmail для совместного использования протоколов заседаний с сотрудниками.

Поскольку протоколы могут храниться в виде карточек в Guru, записывающий может создавать карточки в Slack для действий, и если кто-то задаст вопрос, касающийся заседания, вы можете использовать опцию "Ответить с карточкой".

Вы также можете создавать карточки непосредственно в Gmail и использовать расширение браузера Chrome для доступа к базе знаний, когда это необходимо. 

Эти интеграции гарантируют, что ваша команда может получить доступ к вашим протоколам заседаний и любой актуальной информации о компании прямо внутри инструментов, которые вы используете в своем рабочем процессе. 

Примеры шаблонов протоколов заседаний

Простой шаблон протокола заседания 

Простой протокол заседания имеет удобный формат, поэтому вы можете быстро зафиксировать самые важные темы заседания. Используйте этот шаблон для ведения заметок во время заседания или для организации ваших заметок перед отправкой их участникам для утверждения.

 В него включается информация, такая как:

• Список участников
• Пункты обсуждения с предыдущих собраний
• Повестка дня текущего заседания
• Сроки утверждения списка пунктов действий и ответственного исполнителя

Шаблон формального протокола заседания

 Протоколы отлично подходят для документирования официальных решений, которые требуют утверждения. Язык формален, и он структурирован с целью быть распространенным среди всех участников заседания впоследствии.

Формальные протоколы заседания в основном используются государственными учреждениями, публичными компаниями и некоммерческими организациями. Он основан на Правилах Роберта, где протоколы содержат лишь запись того, что было сделано на заседании, а не только то, что сказали члены.

Информация, которую необходимо включить в формальный шаблон заседания, включает:

• Название компании и отдел
• Открытие заседания
• Список присутствующих
• Утверждение протокола прошлого заседания
• Открытые вопросы с кратким содержанием обсуждения
• Новая повестка дня
• Закрытие заседания

Шаблон неформального протокола заседания

Неформальный протокол заседания — это быстрый справочник по важным обсуждениям, таким как препятствия, цели, идеи или крайние сроки, которые всплыли. В отличие от формального заседания, для него не требуется утверждения, поскольку единственная цель — задокументировать ключевые темы и согласованные следующие шаги.

Детали, которые необходимо включить в шаблон неформального протокола заседания, включают:

• Дата
• Участники заседания
• Цели заседания
• Пункты обсуждения
• Пункты действий
• Ответственные
• Сроки

Шаблон протокола на командном заседании

Как правило, такие заседания могут быть созданы для разрешения конфликтов, оценки хода выполнения или предоставления общих обновлений и предложений.

Несколько деталей, которые следует включить в шаблон протокола командного заседания, включают:

• Дата
• Имена участников
• Цель заседания
• Повестка заседания
• Пункты обсуждения
• Основные выводы и решения
• Другие заметки (ценная информация, которая может быть не напрямую связана с текущей темой)
• Пункты действий
• Следующие шаги

Централизуйте документацию о командных заседаниях в одном рабочем пространстве

Подготовка может сделать или сломать ваши заседания. Если вам поручено вести протокол заседания, важно иметь план перед входом в комнату. Определите повестку дня перед заседанием. Поделитесь пунктами обсуждения, чтобы все были готовы, и используйте шаблон протокола заседания для упрощения ведения заметок.

Внутренние вики, такие как Guru, хранят все ваши шаблоны протоколов заседаний. Вы можете легко найти прошедшие протоколы заседаний, чтобы прояснить недоразумения и увидеть, какие решения были приняты.