Meeting Minutes: Templates and Examples

Reuniões! O pior da vida profissional. A razão pela qual dizemos “isso poderia ter sido um e-mail.” Mas não conseguimos nos livrar deles porque, na verdade,... eles são úteis? Na verdade, você pode fazer mais coisas, mais rápido, quando tem todos na mesma sala (virtualmente ou pessoalmente) para discutir questões atuais e chegar a um acordo.

Infelizmente, a maioria dos funcionários teme reuniões por causa da tendência de se arrastarem para sempre sem decisões concretas serem tomadas. Uma nova pesquisa da Guru e Loom descobriu que quase metade das pessoas sente que mais de 40% dos seus tempos passados em videochamadas é desperdício. Isso acontece quando entramos em reuniões sem um plano e não usamos um modelo de ata de reunião para guiar discussões e manter todos no caminho certo.

Então, como você se certifica de que os participantes não se desviam do assunto sem ser muito rígido? Neste artigo, vamos mostrar como criar um plano para sua reunião, como fazer atas de reunião e armazená-las em um repositório central que seja acessível a todos.

O que são atas de reunião?

As atas de reunião são um resumo oficial de conversas importantes e decisões que ocorrem durante uma reunião. Elas também são conhecidas como minutos de reunião (MOM).

As atas de reunião são uma ferramenta crucial de comunicação interna que ajuda das seguintes maneiras:

• Funcionários que não puderam comparecer à reunião se mantêm informados sobre as últimas atualizações.
• Ações ou decisões registradas nas atas podem atuar como um plano para o futuro próximo, ajudando sua equipe a se manter focada em suas metas.
• Em alguns cenários, as atas de reunião fornecem proteção legal à organização, uma vez que são um registro oficial de como as decisões da empresa foram tomadas e por quem.

Você pode usar as atas de reunião para qualquer tipo de reunião, seja entre funcionários e liderança ou partes interessadas externas.

O que deve ser incluído nas atas de reunião?

Detalhes básicos como nomes, data, hora e local

Na parte superior das atas da reunião, inclua informações básicas como onde a reunião acontecerá, quando, e a lista de participantes. Adicionar esses detalhes ajuda você a encontrar as atas mais rápido no futuro.

Propósito da reunião

Defina um propósito ou objetivo claro para a reunião. Não precisa ser detalhado, mas deve fornecer um objetivo claro.

Por exemplo, “Revisar o relatório financeiro de junho” pode ser o objetivo de uma reunião. Você provavelmente discutirá muitos tópicos relacionados durante a reunião, como o que sua equipe gastou ou onde poderiam ter economizado recursos.

Agenda da reunião

Sua agenda refere-se aos pontos principais a serem discutidos durante a reunião.

Os itens da sua agenda de reunião devem estar na seguinte ordem:

• Minutos da reunião anterior
• Relatórios/análises
• Questões urgentes ou sensíveis ao tempo
• Tarefas incompletas, metas e pontos de discussão da reunião anterior
• Discussão geral
• Novas metas, tarefas ou itens de ação

Você não precisa seguir essa ordem rigorosamente. É um ponto de partida para suas atas de reunião.

Itens de ação

Itens de ação são tarefas ou atividades que precisam ser trabalhadas após a reunião. Alguns itens de ação têm prazos rigorosos. Outros são mais vagos, como “a ser concluído antes da próxima reunião.”

Algumas dicas para orientar você ao escrever seus itens de ação:

• Seja conciso e defina claramente a ação. “Escreva conteúdo” é um mau exemplo. Em vez disso, use “Escreva um artigo sobre atas de reunião.”
• Cada item de ação deve ser atribuído a um participante para que seja concluído
• Se um item tiver uma data de vencimento, documente-a claramente
• Seus itens de ação não precisam ser detalhados; o responsável pode anotar os detalhes
• Acompanhe os itens de ação para garantir que sejam concluídos; aborde itens incompletos na próxima reunião

Data e Hora da Próxima Reunião 

Perto do final da reunião, os participantes devem decidir quando e onde realizar a próxima reunião. 

Você deve anotar a data, a hora e o local dessa reunião futura em suas atas. Evite frases como “uma semana a partir de agora” ou “na próxima terça-feira.” Use sempre a data e a hora reais.

Documentos a serem incluídos como parte do relatório

Quaisquer documentos que foram relevantes para a reunião, como relatórios e apresentações, devem ser adicionados às atas de reunião. 

Sua equipe pode consultar esses documentos quando necessário. Se você usar um ferramenta de gestão do conhecimento como Guru, poderá encontrar esses documentos facilmente com a função de busca robusta.

Dicas profissionais para reuniões melhores 

Antes da reunião

Determine a agenda da reunião

Os 5 principais problemas com reuniões incluem: 

• Atualizações de status
• Desvios do tópico
• Falta de preparação
• Sem conclusões claras
• Gestão de tempo

Uma agenda bem definida alivia todos esses problemas e ajuda a conduzir reuniões eficientes.

Sua agenda define claramente os principais pontos a serem discutidos durante a reunião. Ela mantém todos no caminho certo, destaca tópicos cruciais e reduz desperdício de tempo.

A Harvard Business Review sugere formular os tópicos da agenda como perguntas e listar os tópicos mais importantes primeiro.  A agenda deve incluir a lista de participantes e quaisquer documentos de apoio necessários para a reunião.

Crie um esboço dos tópicos a serem discutidos

Sua agenda é uma visão geral breve que ajuda você a criar um esboço detalhado de cada item sob os tópicos principais. Um esboço torna mais fácil registrar notas e decisões relacionadas a cada item da agenda. 

Embora seja recomendado usar um modelo online de atas de reunião, muitas pessoas ainda usam um caderno. Se você estiver anotando manualmente, deixe espaço após cada item para preencher durante a reunião.

Compartilhe pontos de discussão com os participantes antes da reunião 

Compartilhe pontos de discussão cruciais com todos os participantes da reunião com antecedência para ajudar a entender o que se espera deles, para que estejam melhor preparados. Dessa forma, as discussões são mais produtivas.

Durante a reunião

Use um modelo de ata de reunião

Uma tática simples que simplifica a anotação é usar um modelo de ata de reunião.  O modelo é um formato predeterminado que facilita a criação de uma agenda e o esboço de tópicos importantes.

Considere usar um dispositivo de gravação

Como as reuniões podem passar rapidamente por muitos tópicos e decisões, considere gravar a reunião no seu celular ou dispositivo de gravação. As gravações podem ajudar você a criar atas de reunião mais precisas e detalhadas. É importante avisar aos participantes que você os está gravando com antecedência. 

Registre a presença

O anotador deve chegar mais cedo do que todos os outros. Para reuniões do conselho, o anotador geralmente é o secretário do conselho.  Para reuniões de equipe, um coordenador de projeto, assistente ou qualquer participante pode ser o anotador.

O anotador pode marcar o nome de cada participante à medida que eles entram na sala ou na videochamada. Alternativamente, você pode circular uma lista de presença antes do início da reunião. Os participantes podem marcar seus nomes na lista e corrigir quaisquer informações, se necessário.

Faça anotações em tempo real

Usando sua agenda como um esboço, escreva os pontos de discussão e decisões à medida que acontecem em tempo real. Quando a informação está fresca em sua mente, isso permite uma melhor anotação.

Adicione contexto para que seja fácil de entender

Crie um equilíbrio entre ir direto ao ponto e adicionar contexto suficiente para que os ausentes possam entender. Suas notas também devem ser úteis para referência futura.

Remova observações pessoais

Nunca adicione notas pessoais às atas da reunião. Você pode tirar suas próprias notas separadamente, mas as atas da reunião devem ser um registro factual e imparcial.

Capture apenas detalhes essenciais

Durante a reunião, concentre-se em capturar pontos essenciais, itens de ação e decisões nas suas atas. Você pode adicionar detalhes extras ou notas de esclarecimento após a conclusão da reunião.

Registre decisões

Para garantir máxima precisão, anote itens de ação e decisões cruciais em seu esboço à medida que ocorrem.

Use formato digital para que seja fácil compartilhar 

Como as atas de reunião são um registro do que aconteceu durante a reunião, é mais fácil salvar e compartilhar quando estão em formato digital, como anotações no seu computador.

Após a reunião

Revisar

Uma vez que a reunião termina, revise as atas em busca de erros gramaticais. Amplie acrônimos na primeira vez que forem usados, mantenha formatação consistente e forneça esclarecimentos.

Distribua as atas da reunião

O anotador é responsável por distribuir as atas da reunião. O compartilhamento online é o modo mais rápido de disseminar informações. Se você usar uma plataforma como Guru para armazenar seu modelo de ata de reunião, pode facilmente enviar um link para o documento quando estiver pronto e todos os funcionários relevantes serão notificados.

Armazene ou arquive as atas

Algumas organizações armazenam suas atas de reunião em um disco rígido externo, imprimem-nas para guardar em uma pasta física ou usam software online como Google Docs. O melhor método de armazenamento é uma ferramenta de comunicação interna como Guru. Ela permite armazenamento centralizado e fácil acesso para todos da sua equipe. A extensão do navegador do Guru permite que você faça anotações de forma integrada durante a reunião e as mantenha fáceis de acessar.

Realizando reuniões eficientes com Guru

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Economize tempo com modelos de ata de reunião pré-feitos

Em vez de perder tempo criando manualmente agendas e notas separadamente para cada reunião, você pode usar um modelo de ata de reunião para se preparar rapidamente. Com o modelo certo, tudo que você precisa fazer é anotar, formatar e compartilhar.

Se você participar de várias reuniões, haverá diferenças na formatação. Por exemplo, uma ata de reunião de um conselho será formal, mas uma ata da discussão da equipe de design será mais flexível e informal.

Você pode criar modelos personalizados de atas de reunião para ambos os cenários e usá-los para reuniões futuras.

Colabore no mesmo documento, seja de forma síncrona ou assíncrona

Mensagens individuais desperdiçam tempo.  Se você enviar as atas da reunião individualmente para cada participante corroborar que o que disseram é verdade, levará uma eternidade para receber todo o feedback.

Um método mais rápido é criar um Cartão Guru para as atas de reunião sob um quadro de tópicos específico. Adicione notas da reunião a um Cartão e permita que os participantes sugiram edições e esclarecimentos em um momento conveniente. Quando a ata for verificada por todos os participantes, armazene suas atas de reunião em sua base de conhecimento para que sua equipe possa acessar a qualquer momento.

Compartilhe documentos de forma fácil, seja através do Slack ou email

Use a integração do Slack e Gmail do Guru para compartilhar as atas da reunião com os colaboradores.

Como as atas podem ser armazenadas como Cartões no Guru, o responsável pela anotação pode criar Cartões dentro do Slack para itens de ação, e se alguém fizer uma pergunta pertinente à reunião, você pode usar a opção "Responder com Cartão".

Você também pode criar Cartões diretamente no Gmail e usar a extensão do Navegador Chrome para acessar a Base de Conhecimento sempre que precisar. 

Essas integrações garantem que sua equipe possa acessar suas atas de reuniões e qualquer informação relevante da empresa diretamente nas ferramentas que você utiliza em seu fluxo de trabalho. 

Exemplos de modelos de atas de reunião

Modelo simples de atas de reunião 

Uma ata de reunião simples possui um formato fácil para que você consiga capturar rapidamente os temas mais importantes de uma reunião. Use este modelo para fazer anotações durante a reunião ou para organizar suas notas antes de enviá-las aos participantes para aprovação.

 Inclui informações como:

• Uma lista de participantes
• Pontos de discussão de reuniões anteriores
• A agenda para a reunião atual
• Prazo da lista de itens de ação para aprovação e proprietário da tarefa

Modelo de atas de reunião formal

 As atas são ótimo recurso para documentar decisões oficiais que precisam de aprovação. A linguagem é formal e é estruturada com o objetivo de ser compartilhada com todos os participantes da reunião posteriormente.

As atas de reuniões formais são usadas principalmente por agências governamentais, empresas públicas e organizações sem fins lucrativos. É baseado em Robert's Rule of Order onde as atas contêm apenas um registro do que foi realizado na reunião, e não apenas o que foi dito pelos membros.

As informações a serem incluídas em um modelo de reunião formal incluem:

• Nome da empresa e departamento
• Convocação
• Lista de presença
• Aprovação da ata da reunião anterior
• Questões em aberto com um resumo da discussão
• Nova agenda
• Encerramento

Modelo de atas de reuniões informais

Atas de reuniões informais são uma referência rápida para discussões importantes, como obstáculos, metas, ideias ou prazos que surgiram. Ao contrário de uma reunião formal, não requer aprovação, pois o único objetivo é documentar os principais tópicos e os próximos passos acordados.

Detalhes a serem incluídos em um modelo de atas de reunião informal incluem:

• Data
• Participantes da reunião
• Objetivos da reunião
• Pontos de discussão
• Itens de ação
• Proprietários
• Prazos

Modelo de atas de reuniões da equipe

Geralmente, essas reuniões podem ser convocadas para abordar conflitos, avaliar o progresso ou fornecer atualizações e sugestões gerais.

Alguns detalhes a serem incluídos em um modelo de atas de reuniões da equipe incluem:

• Data
• Nome dos participantes
• O objetivo da reunião
• Agenda da reunião
• Pontos de discussão
• Principais conclusões e decisões
• Outras notas (informações valiosas que podem não estar diretamente relacionadas ao tópico atual)
• Itens de ação
• Próximos passos

Centralize a documentação da sua reunião de equipe em um único espaço de trabalho

Preparações podem fazer ou quebrar suas reuniões. Se você foi designado para fazer anotações na reunião, é importante ter um plano antes de entrar na sala. Determine a agenda antes da reunião. Compartilhe os pontos de discussão para que todos estejam preparados e use um modelo de atas de reunião para otimizar a anotação.

Wikis internas como o Guru armazenam todos os seus modelos de atas de reunião. Você pode facilmente encontrar atas de reuniões anteriores para esclarecer confusões e ver quais decisões foram tomadas.