Meeting Minutes: Templates and Examples

¡Reuniones! La pesadilla de la vida laboral. La razón por la que decimos "esto podría haber sido un correo electrónico." Pero no podemos deshacernos de ellas porque resulta que... ¿realmente son útiles? De hecho, puedes hacer más cosas, más rápido, cuando tienes a todos en la misma habitación (virtualmente o en persona) para discutir problemas actuales y llegar a un acuerdo.

Desafortunadamente, la mayoría de los empleados temen las reuniones debido a la tendencia que tienen a durar para siempre sin que se tomen decisiones concretas. Una nueva investigación de Guru y Loom encontró que casi la mitad de las personas siente que más del 40% de su tiempo en videollamadas es desperdiciado. Eso sucede cuando entramos a las reuniones sin un plan y no usamos una plantilla de actas de reunión para guiar las discusiones y mantener a todos en el camino.

Entonces, ¿cómo te aseguras de que los asistentes no se desvíen del tema sin ser demasiado estrictos? En este artículo, te mostraremos cómo crear un plan para tu reunión, cómo tomar actas de reunión y almacenarlas en un repositorio central que sea accesible para todos.

¿Qué son las actas de reunión?

Las actas de reunión son un resumen oficial de conversaciones importantes y decisiones que tienen lugar durante una reunión. También se les conoce como actas de reunión (MOM).

Las actas de reunión son una herramienta crucial de comunicación interna que ayuda de las siguientes maneras:

• Los empleados que no pudieron asistir a la reunión están informados de las últimas actualizaciones.
• Las acciones o decisiones registradas en las actas pueden actuar como un plan para el futuro cercano, ayudando a tu equipo a mantenerse enfocado en sus objetivos.
• En algunos escenarios, las actas de reunión proporcionan protección legal a la organización, ya que son un registro oficial de cómo se tomaron las decisiones de la empresa y por quién.

Puedes usar actas de reunión para cualquier tipo de reunión, ya sea entre empleados y liderazgo o partes interesadas externas.

¿Qué debe incluirse en las actas de reunión?

Detalles básicos como nombres, fecha, hora y ubicación

En la parte superior de las actas de reunión, incluye información básica como dónde tendrá lugar la reunión, cuándo y la lista de asistentes. Agregar estos detalles ayuda a encontrar las actas más rápido en el futuro.

Propósito de la reunión

Establece un propósito u objetivo claro para la reunión. No tiene que ser detallado, pero debe proporcionar un objetivo claro.

Por ejemplo, "Revisar el informe financiero de junio" puede ser el propósito de una reunión. Es probable que discutas muchos temas relacionados durante la reunión, como lo que gastó tu equipo o dónde podrían haber ahorrado recursos.

Agenda para la reunión

Tu agenda se refiere a los puntos clave que se discutirán durante la reunión.

Los elementos de tu agenda de reunión deben estar en el siguiente orden:

• Minutas de la reunión anterior
• Informes/análisis
• Asuntos urgentes o sensibles al tiempo
• Tareas incompletas, objetivos y puntos de discusión de la reunión anterior
• Discusión general
• Nuevos objetivos, tareas o elementos de acción

No tienes que seguir este orden estrictamente. Es un punto de partida para tus actas de reunión.

Elementos de acción

Los elementos de acción son tareas o actividades que necesitan ser trabajadas después de la reunión. Algunos elementos de acción tienen plazos estrictos. Otros son más vagos, como "debe completarse antes de la próxima reunión."

Unos pocos consejos para guiarte al escribir tus elementos de acción:

• Sé conciso y define claramente la acción. "Escribir contenido" es un mal ejemplo. En su lugar, usa "Escribe un artículo sobre las actas de reunión."
• Cada elemento de acción debe ser asignado a un asistente para que se complete
• Si un elemento tiene una fecha de entrega, documenta claramente.
• Tus elementos de acción no necesitan ser detallados; el asignado puede anotar especificaciones
• Haz un seguimiento de los elementos de acción para asegurarte de que se completen; aborda los elementos incompletos en la próxima reunión

Fecha y hora de la próxima reunión 

Cerca del final de la reunión, los asistentes deben decidir cuándo y dónde realizar la próxima reunión. 

Deberías anotar la fecha, la hora y el lugar para esta futura reunión en tus actas. Evita frases como "una semana a partir de ahora" o "el próximo martes." Siempre usa la fecha y la hora reales.

Documentos que se incluirán como parte del informe

Cualquier documento que sea relevante para la reunión, como informes y presentaciones, debe ser añadido a las actas de la reunión. 

Tu equipo puede referirse a estos documentos cuando sea necesario. Si usas una herramienta de gestión del conocimiento como Guru, puedes encontrar fácilmente estos documentos con la función de búsqueda avanzada.

Consejos profesionales para mejorar las reuniones 

Antes de la reunión

Determina la agenda para la reunión

Los 5 principales problemas con las reuniones incluyen: 

• Actualizaciones de estado
• Desviarse del tema
• Falta de preparación
• No hay conclusiones claras
• Gestión del tiempo

Una agenda bien definida alivia todos estos problemas y te ayuda a llevar a cabo reuniones eficientes.

Tu agenda describe explícitamente los puntos principales que se discutirán durante la reunión. Mantiene a todos en el camino, resalta temas cruciales y reduce el desperdicio de tiempo.

La Harvard Business Review sugiere enmarcar los temas de la agenda como preguntas y listar primero los temas más importantes.  La agenda debe incluir la lista de asistentes y cualquier documento de apoyo necesario para la reunión.

Crea un esquema de los temas a discutir

Tu agenda es una breve descripción que te ayuda a crear un esquema detallado de cada elemento bajo los temas principales. Un esquema facilita el registro de notas y decisiones relacionadas con cada elemento de la agenda. 

Si bien se recomienda usar una plantilla de actas de reunión en línea, muchas personas todavía usan un cuaderno. Si estás anotando notas a mano, deja espacio después de cada elemento para llenarlo durante la reunión.

Comparte los puntos de conversación con los asistentes antes de la reunión 

Comparte puntos de conversación cruciales con todos los asistentes de la reunión con antelación para ayudarles a entender lo que se espera de ellos, de modo que estén mejor preparados. De esta manera, las discusiones son más productivas.

Durante la reunión

Usa una plantilla de actas de reunión

Una táctica simple que agiliza la toma de notas es usar una plantilla de actas de reunión.  La plantilla es un formato predeterminado que facilita crear una agenda y esbozar temas importantes.

Considera usar un dispositivo de grabación

Dado que las reuniones pueden pasar rápidamente por muchos temas y decisiones, considera grabar la reunión en tu teléfono móvil o dispositivo de grabación. Las grabaciones pueden ayudarte a crear actas de reunión más precisas y detalladas. Es importante informar a los asistentes que los estás grabando de antemano. 

Registra la asistencia

El que toma notas debe llegar antes que los demás. Para las reuniones de la junta, el que toma notas suele ser el secretario de la junta.  Para reuniones de equipo, un coordinador de proyecto, asistente o cualquier asistente puede ser el que tome notas.

El que toma notas puede marcar el nombre de cada asistente a medida que ingrese a la sala o videollamada. Como alternativa, puedes circular una lista de asistencia antes de que comience la reunión. Los asistentes pueden marcar sus nombres en la lista y corregir cualquier información si es necesario.

Toma actas en tiempo real

Usando tu agenda como esquema, anota puntos de discusión y decisiones a medida que ocurren en tiempo real. Cuando la información está fresca en tu mente, permite una mejor toma de notas.

Agrega contexto para que sea fácil de entender

Crea un equilibrio entre ir directo al grano y añadir suficiente contexto para que los ausentes entiendan. Tus notas también deben ser útiles para futuras referencias.

Elimina observaciones personales

Nunca añadas notas personales a las actas de la reunión. Puedes tomar tus propias notas por separado, pero las actas de la reunión deben ser un registro factual e imparcial.

Captura solo detalles esenciales

Durante la reunión, concéntrate en capturar puntos esenciales, elementos de acción y decisiones en tus actas. Puedes añadir detalles extra o notas aclaratorias después de que la reunión se haya completado.

Registrar decisiones

Para asegurar la máxima precisión, anota elementos de acción y decisiones cruciales dentro de tu esquema a medida que ocurren.

Usa formato digital para que sea fácil de compartir 

Dado que las actas de reunión son un registro de lo que sucedió durante la reunión, es más fácil guardarlas y compartirlas cuando están en un formato digital, como al tomar notas en tu computadora.

Después de la reunión

Revisar

Una vez finalizada la reunión, revisa las actas en busca de errores gramaticales. Expande las siglas la primera vez que se usen, mantén un formato consistente y proporciona aclaraciones.

Distribuir las actas de la reunión

El que toma notas es el encargado de distribuir las actas de la reunión. Compartir en línea es la forma más rápida de difundir información. Si usas una plataforma como Guru para almacenar tu plantilla de actas de reunión, entonces puedes enviar fácilmente un enlace al documento cuando esté listo y todos los empleados relevantes serán notificados.

Almacenar o archivar las actas

Algunas organizaciones almacenan sus actas de reunión en un disco duro externo, las imprimen para almacenarlas en una carpeta física o utilizan software en línea como Google Docs. El mejor método de almacenamiento es un software de comunicaciones internas como Guru. Permite un almacenamiento centralizado y fácil acceso para todos en tu equipo. La extensión del navegador de Guru te permite tomar notas sin problemas durante la reunión y las mantiene fáciles de acceder.

Realizando reuniones eficientes con Guru

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Ahorra tiempo con plantillas de actas de reuniones predefinidas

En lugar de perder tiempo creando manualmente agendas y notas por separado para cada reunión, puedes utilizar una plantilla de actas de reunión para prepararte rápidamente. Con la plantilla adecuada, todo lo que tienes que hacer es tomar notas, formatearlas y compartirlas.

Si asistes a múltiples reuniones, habrá diferencias en el formato. Por ejemplo, las actas de reunión para una reunión de la junta serán formales, pero un acta para la discusión del equipo de diseño será más flexible e informal.

Puedes crear plantillas personalizadas de actas de reunión para ambos escenarios y utilizarlas para reuniones futuras.

Colabora en el mismo documento ya sea de forma sincrónica o asincrónica

Los mensajes individuales desperdician tiempo.  Si envías las actas de la reunión por separado a cada participante para corroborar que lo que dijeron es cierto, llevará una eternidad obtener todos los comentarios.

Un método más rápido es crear una Tarjeta Guru para las actas de una reunión bajo un tema específico. Agrega notas de la reunión a una Tarjeta y permite que los asistentes sugieran ediciones y aclaraciones en un momento conveniente. Cuando las actas son verificadas por todos los asistentes, guarda tus actas en tu base de conocimientos para que tu equipo pueda acceder a ellas en cualquier momento.

Comparte documentos fácilmente ya sea a través de Slack o correo electrónico

Utiliza la integración de Slack y Gmail de Guru para compartir las actas de las reuniones con los empleados.

Dado que las actas se pueden almacenar como Tarjetas en Guru, el responsable de las notas puede crear Tarjetas dentro de Slack para los elementos de acción, y si alguien hace una pregunta pertinente a la reunión, puedes usar la opción "Responder con Tarjeta".

También puedes crear Tarjetas directamente en Gmail y usar la extensión del navegador Chrome para acceder a la base de conocimientos siempre que la necesites. 

Estas integraciones aseguran que tu equipo puede acceder a tus actas de reunión y cualquier información relevante de la empresa directamente dentro de las herramientas que usas en tu flujo de trabajo. 

Ejemplos de plantillas de actas de reunión

Plantilla simple de actas de reunión 

Unas actas de reunión simples tienen un formato fácil para que puedas capturar rápidamente los temas más importantes de una reunión. Utiliza esta plantilla para tomar notas durante la reunión o para organizar tus notas antes de enviarlas a los asistentes para su aprobación.

 Incluye información como:

• Una lista de asistentes
• Puntos de discusión de reuniones anteriores
• El orden del día de la reunión actual
• Plazo para la aprobación de elementos de acción y propietario de la tarea

Plantilla de actas de reunión formal

 Las actas son excelentes para documentar decisiones oficiales que necesitan aprobación. El lenguaje es formal y está estructurado con el objetivo de ser compartido con todos los participantes de la reunión posteriormente.

Las actas de reunión formal son utilizadas principalmente por agencias gubernamentales, empresas públicas y organizaciones sin fines de lucro. Se basa en la Regla de Orden de Robert donde las actas solo contienen un registro de lo que se hizo en la reunión, no solo lo que dijeron los miembros.

La información a incluir en una plantilla de reunión formal incluye:

• Nombre de la empresa y departamento
• Declaratoria de apertura
• Lista de asistentes
• Aprobación de las actas de la última reunión
• Cuestiones abiertas con un resumen de la discusión
• Nuevo orden del día
• Cierre

Plantilla de actas de reunión informal

Las actas de reunión informal son una referencia rápida a discusiones importantes como obstáculos, metas, ideas o plazos que surgieron. A diferencia de una reunión formal, no requiere aprobación porque el único objetivo es documentar temas clave y los próximos pasos acordados.

Detalles a incluir en una plantilla de actas de reunión informal incluyen:

• Fecha
• Asistentes de la reunión
• Objetivos de la reunión
• Puntos de conversación
• Elementos de acción
• Propietarios
• Plazos

Plantilla de actas de reunión del equipo

Generalmente, estas reuniones pueden convocarse para abordar conflictos, evaluar el progreso o proporcionar actualizaciones y sugerencias generales.

Algunos detalles a incluir en una plantilla de actas de reunión del equipo incluyen:

• Fecha
• Nombre de los asistentes
• El objetivo de la reunión
• Orden del día de la reunión
• Puntos de discusión
• Principales conclusiones y decisiones
• Otras notas (información valiosa que puede no estar directamente relacionada con el tema actual)
• Elementos de acción
• Próximos pasos

Centraliza la documentación de las reuniones de tu equipo en un solo espacio de trabajo

Las preparaciones pueden hacer o deshacer tus reuniones. Si se te ha asignado la tarea de tomar actas de reunión, es importante tener un plan antes de entrar en la sala. Determina el orden del día antes de la reunión. Comparte los puntos de conversación para que todos estén preparados y utiliza una plantilla de actas de reunión para agilizar la toma de notas.

Wikis internos como Guru almacenan todas tus plantillas de actas de reunión. Puedes encontrar fácilmente actas de reuniones pasadas para aclarar confusiones y ver qué decisiones se tomaron.