Meeting Minutes: Templates and Examples

Réunions ! Le fléau de la vie professionnelle. La raison pour laquelle nous disons « cela aurait pu être un courriel ». Mais nous ne pouvons tout simplement pas nous en débarrasser car il s'avère... qu'ils sont en fait utiles ? Vous pouvez en fait accomplir plus de choses, plus rapidement, lorsque vous avez tout le monde dans la même pièce (virtuellement ou en personne) pour discuter des problèmes actuels et parvenir à un accord.

Malheureusement, la plupart des employés redoutent les réunions en raison de leur tendance à s'éterniser sans que des décisions concrètes soient jamais prises. De nouvelles recherches de Guru et Loom ont révélé que près de la moitié des gens estiment que plus de 40% de leur temps passé lors des appels vidéo est inutile. Cela se produit lorsque nous allons en réunion sans plan et n'utilisons pas de modèle de procès-verbal pour guider les discussions et garder tout le monde sur la bonne voie.

Alors, comment vous assurer que les participants ne s'égarent pas sans être trop strict ? Dans cet article, nous vous montrerons comment créer un plan pour votre réunion, comment prendre des procès-verbaux de réunion et les stocker dans un répertoire central accessible à tous.

Qu'est-ce que les procès-verbaux de réunion ?

Les procès-verbaux de réunion sont un résumé officiel des conversations et décisions importantes qui ont lieu lors d'une réunion. Ils sont également appelés minutes de réunion (MOM).

Les procès-verbaux de réunion sont un outil crucial de communication interne qui aide de la manière suivante :

• Les employés qui n'ont pas pu assister à la réunion sont tenus informés des dernières mises à jour.
• Les actions ou décisions enregistrées dans les procès-verbaux peuvent servir de plan pour le futur proche, aidant votre équipe à rester concentrée sur ses objectifs.
• Dans certains scénarios, les procès-verbaux de réunion offrent une protection juridique à l'organisation puisqu'ils constituent un enregistrement officiel de la façon dont les décisions de l'entreprise ont été prises et par qui.

Vous pouvez utiliser les procès-verbaux de réunion pour tout type de réunion, que ce soit entre employés et direction ou avec des parties prenantes externes.

Que doit-on inclure dans les procès-verbaux de réunion ?

Informations de base comme les noms, la date, l'heure, et le lieu

En haut des procès-verbaux de réunion, incluez des informations de base telles que l'endroit où se tiendra la réunion, quand, et la liste des participants. Ajouter ces détails vous aide à retrouver les procès-verbaux plus rapidement à l'avenir.

Objectif de la réunion

Définissez un objectif clair pour la réunion. Il n'est pas nécessaire qu'il soit détaillé, mais il doit fournir un objectif clair.

Par exemple, « Passer en revue le rapport financier de juin » peut être l'objectif d'une réunion. Vous discuterez probablement de nombreux sujets connexes lors de la réunion, tels que les dépenses de votre équipe ou les économies possibles.

Ordre du jour de la réunion

Votre ordre du jour se réfère aux points clés à discuter lors de la réunion.

Les éléments de votre ordre du jour de réunion devraient être dans l'ordre suivant :

• Procès-verbaux de la réunion précédente
• Rapports/analytiques
• Questions urgentes ou sensibles au temps
• Tâches incomplètes, objectifs et points de discussion de la réunion précédente
• Discussion générale
• Nouveaux objectifs, tâches ou points d'action

Vous n'êtes pas obligé de suivre cet ordre à la lettre. C'est un point de départ pour vos procès-verbaux de réunion.

Points d'action

Les points d'action sont des tâches ou activités qui doivent être travaillées après la réunion. Certains points d'action ont des délais stricts. D'autres sont plus vagues, comme « à compléter avant la prochaine réunion ».

Quelques conseils pour vous guider lors de la rédaction de vos points d'action :

• Soyez concis et définissez clairement l'action. « Rédiger du contenu » est un mauvais exemple. Utilisez plutôt « Rédiger un article sur les procès-verbaux de réunion ».
• Chaque point d'action doit être assigné à un participant afin qu'il soit complété
• Si un élément a une date d'échéance, documentez-la clairement
• Vos points d'action n'ont pas besoin d'être détaillés ; le responsable peut noter les détails spécifiques
• Faites un suivi des points d'action pour vous assurer qu'ils sont complétés ; abordez les éléments incomplets lors de la prochaine réunion

Date et heure de la prochaine réunion 

À la fin de la réunion, les participants devraient décider quand et où tenir la prochaine réunion. 

Vous devriez noter la date, l'heure, et le lieu de cette future réunion dans vos procès-verbaux. Évitez des phrases comme « une semaine à partir de maintenant » ou « mardi prochain ». Utilisez toujours la date et l'heure réelles.

Documents à inclure dans le rapport

Tout document pertinent à la réunion, tel que des rapports et des présentations, doit être ajouté aux procès-verbaux de réunion. 

Votre équipe peut se référer à ces documents en cas de besoin. Si vous utilisez un outil de gestion des connaissances comme Guru, vous pouvez facilement retrouver ces documents grâce à la fonction de recherche robuste.

Conseils pro pour de meilleures réunions 

Avant la réunion

Déterminez l'ordre du jour de la réunion

Les 5 principaux problèmes liés aux réunions comprennent :  

• Mises à jour de statut
• S'éloigner du sujet
• Manque de préparation
• Pas de résultats clairs
• Gestion du temps

Un ordre du jour bien défini atténue tous ces problèmes et vous aide à mener des réunions efficaces.

Votre ordre du jour décrit explicitement les principaux points à discuter lors de la réunion. Il garde tout le monde sur la bonne voie, met en évidence des sujets cruciaux et réduit le temps perdu.

Harvard Business Review suggère de formuler les sujets de l'ordre du jour sous forme de questions et de lister les sujets les plus importants en premier.  L'ordre du jour doit inclure la liste des participants et tous les documents de soutien nécessaires à la réunion.

Établissez un aperçu des sujets à discuter

Votre ordre du jour est un bref aperçu qui vous aide à créer un plan détaillé de chaque élément sous les sujets principaux. Un plan facilite l'enregistrement des notes et des décisions liées à chaque point de l'ordre du jour. 

Bien qu'il soit recommandé d'utiliser un modèle de procès-verbal de réunion en ligne, beaucoup de gens utilisent encore un carnet. Si vous prenez des notes à la main, laissez de l'espace après chaque élément à remplir pendant la réunion.

Partagez les points de discussion avec les participants avant la réunion 

Partagez des points de discussion cruciaux avec tous les participants à la réunion à l'avance pour les aider à comprendre ce qui est attendu d'eux afin qu'ils soient mieux préparés. De cette façon, les discussions sont plus productives.

Pendant la réunion

Utilisez un modèle de procès-verbaux de réunion

Une tactique simple qui facilite la prise de notes est d'utiliser un modèle de procès-verbaux de réunion.  Le modèle est un format prédéterminé qui facilite la création d'un ordre du jour et l'élaboration des sujets importants.

Envisagez d'utiliser un dispositif d'enregistrement

Comme les réunions peuvent passer rapidement à de nombreux sujets et décisions, envisagez d'enregistrer la réunion sur votre téléphone mobile ou un appareil d'enregistrement. Les enregistrements peuvent vous aider à créer des procès-verbaux de réunion plus précis et détaillés. Il est important d'informer les participants que vous enregistrez la réunion à l'avance. 

Enregistrer la présence

La personne qui prend des notes doit arriver plus tôt que les autres. Pour les réunions du conseil, la personne qui prend des notes est généralement le secrétaire du conseil.  Pour les réunions d'équipe, un coordinateur de projet, un assistant, ou tout participant peut être le preneur de notes.

La personne qui prend des notes peut cocher le nom de chaque participant à mesure qu'il entre dans la salle ou l'appel vidéo. Alternativement, vous pouvez faire circuler une liste de présence avant le début de la réunion. Les participants peuvent marquer leurs noms sur la liste et corriger toute information si nécessaire.

Prenez des minutes en temps réel

En utilisant votre ordre du jour comme plan, notez les points de discussion et les décisions au fur et à mesure qu'ils se produisent en temps réel. Lorsque l'information est fraîche dans votre esprit, cela facilite la prise de notes.

Ajoutez du contexte pour qu'il soit facile à comprendre

Créez un équilibre entre le fait d'aller droit au but et d'ajouter suffisamment de contexte pour que ceux qui sont absents comprennent. Vos notes doivent également être utiles pour une future référence.

Supprimez les observations personnelles

N'ajoutez jamais de notes personnelles aux procès-verbaux de réunion. Vous pouvez prendre vos propres notes séparément, mais les procès-verbaux de réunion doivent être un enregistrement factuel et impartial.

Ne capturez que les détails essentiels

Pendant la réunion, concentrez-vous sur la capture des points essentiels, des points d'action et des décisions dans vos procès-verbaux. Vous pouvez ajouter des détails supplémentaires ou des notes clarificatrices après la réunion.

Enregistrez les décisions

Pour garantir un maximum de précision, notez les points d'action et les décisions cruciales dans votre plan au fur et à mesure qu'elles se produisent.

Utilisez un format numérique afin qu'il soit facile à partager 

Étant donné que les procès-verbaux de réunion sont un enregistrement de ce qui s'est passé lors de la réunion, il est plus facile de les conserver et de les partager lorsqu'ils sont au format numérique, comme la prise de notes sur votre ordinateur.

Après la réunion

Relisez

Une fois la réunion terminée, relisez les procès-verbaux pour détecter les erreurs grammaticales. Développez les acronymes la première fois qu'ils sont utilisés, maintenez un formatage cohérent, et fournissez des clarifications.

Distribuez les procès-verbaux de la réunion

Le preneur de notes est chargé de distribuer les procès-verbaux de réunion. Le partage en ligne est le moyen le plus rapide de diffuser l'information. Si vous utilisez une plateforme comme Guru pour stocker votre modèle de procès-verbaux de réunion, vous pouvez facilement envoyer un lien vers le document lorsqu'il est prêt et tous les employés concernés seront notifiés.

Stockez ou classez les procès-verbaux

Certaines organisations stockent leurs procès-verbaux de réunion sur un disque dur externe, les impriment pour les ranger dans un dossier physique, ou utilisent un logiciel en ligne comme Google Docs. La meilleure méthode de stockage est un logiciel de communications internes comme Guru. Cela permet un stockage centralisé et un accès facile pour tous les membres de votre équipe. L'extension de navigateur de Guru vous permet de prendre des notes facilement pendant la réunion et les garde accessibles.

Conduire des réunions efficaces avec Guru

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Gagnez du temps avec des modèles de procès-verbaux de réunion préconçus

Au lieu de perdre du temps à créer manuellement des ordres du jour et des notes séparément pour chaque réunion, vous pouvez utiliser un modèle de procès-verbaux de réunion pour vous préparer rapidement. Avec le bon modèle, tout ce que vous avez à faire est de prendre des notes, de les formater et de les partager.

Si vous assistez à plusieurs réunions, il y aura des différences dans le formatage. Par exemple, un procès-verbal de réunion pour une réunion du conseil sera formel, mais une minute pour la discussion de l'équipe de conception sera plus flexible et informelle.

Vous pouvez créer des modèles personnalisés de procès-verbaux de réunion pour les deux scénarios et les utiliser pour des réunions futures.

Collaborez sur le même document soit de manière synchronisée, soit de manière asynchrone

Les messages individuels font perdre du temps.  Si vous envoyez les comptes rendus de réunion individuellement à chaque participant pour corroborer que ce qu'ils ont dit est vrai, cela prendra une éternité pour obtenir tous les retours.

Une méthode plus rapide consiste à créer une carte Guru pour un compte rendu de réunion sous un tableau de sujets spécifique. Ajoutez des notes de réunion à une carte et permettez aux participants de suggérer des modifications et des clarifications à un moment qui leur convient. Lorsque les minutes sont vérifiées par tous les participants, conservez vos comptes rendus de réunion dans votre base de connaissances pour que votre équipe puisse y accéder à tout moment.

Partagez des documents facilement soit via Slack soit par e-mail

Utilisez l'intégration Slack et l'intégration Gmail de Guru pour partager les comptes rendus de réunion avec les employés.

Étant donné que les comptes rendus peuvent être stockés sous forme de cartes sur Guru, le preneur de notes peut créer des cartes dans Slack pour les éléments d'action, et si quelqu'un pose une question pertinent à la réunion, vous pouvez utiliser l'option « Répondre avec carte ».

Vous pouvez également créer des cartes directement sur Gmail et utiliser l'extension de navigateur Chrome pour accéder à la base de connaissances chaque fois que vous en avez besoin. 

Ces intégrations garantissent que votre équipe peut accéder à vos comptes rendus de réunion et à toute information d'entreprise pertinente directement dans les outils que vous utilisez dans votre flux de travail. 

Exemples de modèles de comptes rendus de réunion

Modèle simple de compte rendu de réunion 

Un compte rendu de réunion simple a un format facile pour que vous puissiez rapidement capturer les sujets les plus importants d'une réunion. Utilisez ce modèle pour prendre des notes pendant la réunion ou pour organiser vos notes avant de les envoyer aux participants pour approbation.

 Il comprend des informations telles que :

• Une liste de participants
• Points de discussion des réunions précédentes
• L'ordre du jour de la réunion actuelle
• Liste des éléments d'action avec délai d'approbation et propriétaire des tâches

Modèle de compte rendu de réunion formel

 Les comptes rendus sont excellents pour documenter des décisions officielles qui nécessitent une approbation. Le langage est formel et il est structuré dans le but d'être partagé avec tous les participants à la réunion par la suite.

Les comptes rendus de réunion formels sont surtout utilisés par les agences gouvernementales, les entreprises publiques et les ONG. Il est basé sur le Règlement de Roberts où les minutes ne contiennent qu'un enregistrement de ce qui a été fait lors de la réunion, pas seulement de ce qui a été dit par les membres.

Les informations à inclure dans un modèle de réunion formel comprennent :

• Nom de l'entreprise et département
• Appel à l'ordre
• Appel nominal
• Approbation du procès-verbal de la dernière réunion
• Questions ouvertes avec un résumé de la discussion
• Nouvel ordre du jour
• Clôture

Modèle de compte rendu de réunion informel

Le compte rendu de réunion informel est une référence rapide aux discussions importantes telles que les obstacles, les objectifs, les idées ou les délais qui ont surgi. Contrairement à une réunion formelle, il ne nécessite pas d'approbation car le seul objectif est de documenter les sujets clés et les prochaines étapes convenues.

Les détails à inclure dans un modèle de compte rendu de réunion informel comprennent :

• Date
• Participants de la réunion
• Objectifs de la réunion
• Points de discussion
• Éléments d'action
• Propriétaires
• Délais

Modèle de compte rendu de réunion d'équipe

En général, ces réunions peuvent être convoquées pour aborder des conflits, évaluer les progrès ou fournir des mises à jour et des suggestions générales.

Quelques détails à inclure dans un modèle de compte rendu de réunion d'équipe comprennent :

• Date
• Nom des participants
• L'objectif de la réunion
• Ordre du jour de la réunion
• Points de discussion
• Principales conclusions et décisions
• Autres notes (informations précieuses qui peuvent ne pas être directement liées au sujet actuel)
• Éléments d'action
• Prochaines étapes

Centralisez votre documentation de réunion d'équipe dans un espace de travail unique

Les préparatifs peuvent faire ou défaire vos réunions. Si vous avez été chargé de prendre des minutes de réunion, il est important d'avoir un plan avant d'entrer dans la salle. Déterminez l'ordre du jour avant la réunion. Partagez les points de discussion afin que tout le monde soit préparé et utilisez un modèle de compte rendu de réunion pour rationaliser la prise de notes.

Les wikis internes comme Guru stockent tous vos modèles de comptes rendus de réunion. Vous pouvez facilement trouver les comptes rendus de réunion précédents pour dissiper toute confusion et voir quelles décisions ont été prises.