12+ Action Plan Templates, Example & How To

خطة العمل هي العمود الفقري لمشروعك. تساعد على إبقاء المشروع قائما، مع كل فقرة مهام أو خطوات للتحقق منها بينما تعمل نحو تحقيق أهداف مشروعك. إنها مكان واحد يمكنك فيه الحصول على قائمة رئيسية بالمهام لمرجع سهل لك ولفريقك. 

في أي مشروع، كبير أو صغير، من المهم أن تبقي معلوماتك منظمة في وجهة موثوقة واحدة يمكن لأصحاب المصلحة الوصول إليها بسهولة. هذا يسهل العثور على المعلومات، ويقلل من الأسئلة المتكررة لأعضاء الفريق ذوي الخبرة، ويوفر الوقت لفريقك بأكمله من خلال عدم إجبارهم على البحث في كومة بريد إلكتروني حديث للحصول على تحديثات المشروع. 

أفضل طريقة لبدء خطة عملك هي باستخدام قالب، ولدينا فقط القوالب المناسبة لك. إليك بعض أمثلة قوالب خطة العمل لإلهام تنظيم مشروعك المستقبلي.

ما هي خطة العمل؟

قالب خطة العمل هو وسيلة مختصرة لتحديد المهام والخطوات اللازمة لنجاح المشروع. إنه قائمة "القيام" لمشروعك. أنت فعليًا تبني قائمة رئيسية من المهام أو الخطوات المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع في موعد محدد. يمكن تقسيم هذه المهام إلى مهام فرعية لمزيد من التحديد. يمكنك عرض هذا المستند في إطلاق المشروع لتزويد أصحاب المصلحة بنظرة شاملة للمشروع، حتى يكون لديهم توقعات واضحة عما هو قادم وما هو متوقع منهم.

ما هو الغرض من خطة العمل؟

تساعد خطة العمل في التنظيم والتواصل الشامل لمشروعك. يمكنك الاقتراب من إنشاء خطة عمل كما لو كانت فهرس مشروعك. الفهرس يحدد فصول الكتاب - فكر في كل مهمة أو مرحلة من المشروع كفصل. إنه يختلف عن الجدول الزمني للمشروع أو الموجز في أنه يحدد المشروع بناءً على المهام التي يجب إكمالها، بدلاً من التواريخ أو المعالم. بينما يمكن الإشارة إلى المواعيد النهائية والمعالم في خطة العمل، إلا أنها لا توجهها. وجود خطة جيدة قبل البدء في مشروع سيساعد في سير الأمور بسلاسة. إليك الفوائد من وجود خطة عمل:

• يوفر توجيهًا واضحًا ومختصرًا لمشروع أصحاب المصلحة، مما يظهر بالضبط ما يجب أن يحدث ومتى لتحقيق أهداف المشروع المحددة.
• تساعد الاحتفاظ بسجل أهداف المشروع في مكان يمكن الوصول إليه بسهولة على التركيز أكثر على الهدف النهائي والبقاء متحمسًا.
• استخدم خطة العمل لتتبع تقدم المشروع والتأكد من أنك تفعل كل ما هو ممكن لتحقيق أهدافك المستهدفة.
• يمكن أن يجعل وجود قائمة رئيسية لمهام المشروع من السهل تحديد أولويات ما يجب القيام به أولاً وما يمكن "إطلاقه برفق" ليتم revisiting في وقت لاحق.
• يبقى فريقك بالكامل مسؤولًا عن مسؤولياتهم. 

ما هي الخطوات الخمس لخطة العمل؟

هناك خمس خطوات يجب تذكرها عندما تبدأ في بناء خطة العمل. إذا كنت في مرحلة التخطيط لمشروعك، فمن المحتمل أن لديك هدفًا أو هدفًا في ذهنك لما يأمل مشروعك في تحقيقه. الآن، قم بتحويل هذه الأهداف إلى مهام قابلة للتنفيذ وقابلة للقياس. 

بعد الانتهاء من قائمة المهام، تحتاج إلى تحديد مواعيد نهائية للأهداف. حاول إعطاء كل موعد نهائي بعض المرونة إن أمكن. هذا الوقت يحسب لأي نكسات أو تأخيرات قد تحدث، مع الحفاظ على مشروعك على المسار الصحيح. في نهاية خطة عملك، قدم لأصحاب المصلحة مجموعة من الموارد لإكمال فهمهم للمشروع. 

كل مشروع مختلف، ولكن من خلال اتباع هذه الخطوات البسيطة، سيكون لديك خطة عمل متينة في أي وقت. لنلقِ نظرة أقرب على كل خطوة فردية. 

كيف أكتب خطة عمل؟

ندرك أن البدء بأي شيء من صفحة فارغة أمر شاق. لذا، نحن نبدأ خطط العمل الخاصة بنا من قالب. تتضمن جميع الأقسام التي قد ترغب بها في خطة عملك، مع إمكانية تخصيصها بالكامل. 

1. حدد أهداف SMART

من المحتمل أنك سمعت "أهداف SMART" تدور من حولك مرة أو مرتين طوال حياتك المهنية. "SMART" يمثل محدد، قابل للقياس، قابل للتحقيق، ذو صلة، ومبني على الوقت - إنها أهداف ملموسة يمكن قياسها وتقييمها بسهولة للنجاح. بدء مشروع بأهداف هشة أو فضفاضة قد يؤدي إلى الارتباك لاحقًا. تضمن التواصل الواضح للمشروع أن يكون الجميع على الصفحة نفسها وتعزز من روح الفريق. 

2. حدد المهام والإجراءات

الآن بعد أن قمت بتحديد أهدافك الذكية، لنغوص في المهام اللازمة لتحقيق كل هدف. هنا حيث يكون من المفيد البدء من الهدف النهائي والعمل للخلف. أنت تعرف ما تريد تحقيقه. بعد ذلك، اسأل نفسك ما يجب أن يحدث للوصول إلى هناك. خذ فريقك ومهاراتهم بعين الاعتبار - أنشئ وخصص المهام بناءً على نقاط قوتهم. عندما يكون لديك فكرة عن المهام التي تحتاج إلى إنجازها، أنشئ قائمة رئيسية لمشاركتها مع فريقك. 

3. حدد الجدول الزمني والمعالم

مع قائمة المهام لديك، تعرف بالضبط ما هو مطلوب لإنجاز مشروعك. الخطوة الثالثة هي تحديد موعد نهائي لكل من هذه المهام. قد يكون لديك بالفعل نموذج جدول زمني للمشروع قيد التنفيذ. إذا كان الأمر كذلك، فإن الوقت مناسب الآن لضم العمل الذي قمت به مسبقًا. وزع كل مهمة بناءً على الوقت الذي قد تستغرقه لإنجازها، بينما تضيف مثاليًا بضعة أيام إضافية كحماية في حال حدوث أي شيء. تأكد من حديثك مع فريقك حول المواعيد النهائية التي وضعتها لضمان أن هذه المهام تناسب نسبة كل مشارك. 

4. تحديد واستخدام الموارد

قالب خطة العمل هو مكان جيد لحفظ موارد المشروع. يمكن أن تشمل هذه الوثائق المرفقة، الروابط إلى المراجع الخارجية، أو مكونات بصرية لدعم وإبلاغ فريقك. قاعدة عامة: تجنب إعطاء فريقك الكثير من المعلومات دفعة واحدة. ابدأ مع نظرة عامة على المشروع ثم لهم الحفر في الأقسام الأكثر صلة بعملهم. لا حاجة لإجبار أصحاب المصلحة على معلومات زائدة عن الحاجة قبل أن يبدأ المشروع حتى. وفر لفريقك المعرفة التي يحتاجونها لتأدية مهامهم بنجاح. 

5. تقييم، تقييم وتحسين

كيف ستقوم بتقييم ومراجعة المشروع أثناء تقدمك؟ يمكن أن تساعد التحقق الدوري من فريقك وحالة المشروع في إجراء تغييرات صغيرة أثناء المشروع للحفاظ على سير الأمور بسلاس. يمكن أن تكون التغييرات الصغيرة الدورية لها تأثير ضخم على دورة حياة المشروع على المدى الطويل. حدد المقاييس التي ستستخدمها لتقييم تقدم المشروع عند معالم مختلفة، ثم اسمح لنفسك بإجراء تغييرات على المشروع وفقًا لنتائجك. 

أمثلة على خطط العمل لـ Word و Excel

اعتمادًا على نمط عمل فريقك، هناك نموذج خطة عمل سيفيدك أكثر. البدء بقالب سيوفر لك الوقت والطاقة، وتجنب الحاجة إلى تصميم تخطيط مستند فارغ. بمجرد أن يكون لديك نموذج خطة عمل جاهز، يمكنك الاحتفاظ به من أجل المشاريع المستقبلية أيضًا. شاركها مع فريقك أو مؤسستك بالكامل لمساعدة الجميع على توفير الوقت. 

استخدم 12+ قالب خطة عمل مجاني لبدء مشروعك

يوجد عدد كبير من قوالب خطة العمل للاختيار من بينها. قبل أن تحدد كيفية ترتيب معلومات مشروعك، ألق نظرة على هذه الأمثلة والقوالب المجانية لخطة العمل. يمكن تخصيص كل واحدة بشكل كامل. ما عليك سوى نسخ مستند القالب الأصلي ثم بدء التعديل. يمكنك تصدير القالب كعرض PowerPoint، ملف PDF، جدول بيانات Excel، عرض Google، والمزيد - أي وسيلة تدعم احتياجات مشروعك. 

‍