How to Write a Project Brief

كيف يمكنك إعطاء جميع المعنيين بالمشروع المعلومات المتعلقة بالمشروع التي يحتاجونها؟ من المحتمل أن الرسائل العشوائية على Slack والبريد الإلكتروني لن تكون كافية. عدم وجود وسيلة رسمية للتواصل حول المشروع يخلق فجوات في معرفة فريقك مما يسبب عوائق أثناء المشروع. ما تحتاجه هو مصدر واحد للمعلومات يمكن لجميع المعنيين بالمشروع الرجوع إليه طوال المشروع والمعرفة بأن المعلومات التي يقرأونها موثوقة. 

استعد لملخص مشروع فريقك. إنه مكان واحد لتخزين جميع معلومات المشروع - كل شيء من الملخص إلى المقاييس الرئيسية المستخدمة لتحديد نجاح المشروع. كما يشير الاسم، حاول أن تبقيه قصيرًا وعذبًا. إنه طريقة مختصرة لالتقاط وتخزين المعلومات في صميم أي مشروع. استمر في القراءة لتتعلم كيفية دمج ملخص المشروع في مشروعك القادم واحصل على القالب القابل للتنزيل أدناه.

ما هو ملخص المشروع؟

ملخص المشروع هو نظرة سريعة على مشروعك. إنه يحتوي على المعرفة السياقية اللازمة للقراء لفهم ما هو المشروع، ولماذا، ومتى، وكيف. يمكن أن تشمل قائمة بالجهات المعنية، والأهداف، والمقاييس، والجداول الزمنية، وأي شيء آخر يتعلق بالمشروع. اعتبر الملخص كطريقة مختصرة وسهلة لتسجيل المعلومات الأساسية بالمشروع لتوزيعها بسهولة على فريقك. 

الملخص هو نقطة البداية لمشروعك. إنه يعطي المعنيين بالمشروع الأساسيات ويدعوهم لتقديم اقتراحات أو طرح أسئلة. يمكن أن يساعد ملخص المشروع في تقديم المشروع إلى القيادة في الشركة حيث إنه يظهر الهدف النهائي للمشروع وكيف يتصل مع الأهداف العامة للمنظمة. ابدأ مشروعك بملخص وسترى:

• تحسين في التواصل حول المشروع
• إدارة مشروع مبسطة
• فتح الأبواب لتعاون الجهات المعنية
• قيادة مطلعة وداعمة
  

الملخص هو جوهر المشروع. بمجرد إنشائه، يمكن أن تتوسع معلومات المشروع بناءً على المتطلبات التفصيلية لكل جزء من العملية. اربط بقطع أخرى من الوثائق، أو أضف مقاطع فيديو أو رسوم توضيحية، أو أي شيء آخر سيدعم نجاح مشروعك.

ما الذي يتضمنه ملخص المشروع؟

مكافأة ملخص المشروع هي أنه يسمح لك بالتواصل مع أي معلومات متعلقة بالمشروع ترغب في توصيلها للجهات المعنية. على سبيل المثال، قد ترغب في الإشارة إلى مشروع سابق من خلال رابط إلى دراسة حالة أو إنهاء قائمة بالمصادر الخارجية لدعم فهم المعنيين بالمشروع. يمكنك القيام بكل شيء. القاعدة العامة هي أن تبقيه واضحًا قدر الإمكان لتجنب إرباك فريقك بالمعلومات قبل أن يبدأ المشروع رسميًا. 

حاول الاحتفاظ بكل قسم في بضع جمل مختصرة مع روابط لمصادر داخلية أو خارجية ذات صلة. يمكن أن تساعد القوائم المنقطة، والرسوم، والمخططات في تقسيم الكتل النصية لسهولة القراءة. المعلومات التي ستجدها عادة في ملخص المشروع تشمل: 

• ملخص المشروع
• نية المشروع
• OKRs والنتائج المتوقعة
• مؤشرات النجاح
• الجدول الزمني للمشروع
• الجهات المعنية وفرق العمل بالمشروع
• الجمهور المستهدف للمشروع
  

بينما لا توجد طريقة محددة لتهيئة ملخص مشروعك، عليك التأكد من توفير المعلومات اللازمة للمعنيين. ملخص المشروع هو نقطة انطلاق لتواصلك وإدارة مشروعك. استخدمه كنقطة انطلاق ومرجع خلال المشروع بأكمله.

كيفية تنسيق ملخص المشروع

قم بتنسيق ملخص مشروعك بطريقة تجعلها منطقية لفريقك. يمكن أن يساعد البدء من قالب في جعل إنشاء ملخصك أسهل قليلاً. إليك بعض الأفكار لما يمكن أن يتضمنه ملخصك لمساعدتك على البدء. 

1. ملخص المشروع

أولاً: ملخص المشروع. اشرح المشروع في بضع جمل رئيسية تتناول التوقعات ونطاق المشروع. يجب أن تساعد المعلومات هنا في الإجابة عن سؤال ‘لماذا’ للمشروع. هل هناك أي معلومات خلفية يمكن أن تساعد في وضع المشروع في سياقه للذين يتعلمون عنه الآن؟ ما المشكلة التي يأمل المشروع في معالجتها؟ قم بإضافة أي روابط أو موارد هنا قد تكون مفيدة. استخدم هذه الإجابات للانتقال إلى القسم التالي.

2. حدد نية المشروع

اعتبر نية المشروع كبيان مهمته. ما هو الهدف؟ ما المشكلات التي سيحلها؟ ما هي التوقعات من المشروع على المدى الطويل والقصير؟ هل ستكون هناك حاجة إلى نسخ مستقبلية من المشروع للصيانة؟ نية المشروع هي الهدف النهائي. معًا، يحدد ملخص المشروع والنية المشهد قبل التوجه إلى تفاصيل أكثر تحديدًا. 

3. حدد OKRs والنتائج المتوقعة

خلال عصفك الذهني الأولي للمشروع، من المحتمل أنك حددت النتائج الرئيسية والنتائج المتوقعة. يمكنك أن تكون هنا بالتفصيل كما ترى مناسبًا. استخدم هذا القسم لبدء تقسيم المشروع إلى أقسام والنتائج المتوقعة المرتبطة بكل منها. يمكنك ربط أهداف المشروع والنتائج المتوقعة لعرض كيف يساهم كل خطوة في تحقيق الهدف العام للمشروع. تضع OKRs (الأهداف والنتائج الرئيسية) إطارًا لقياس النجاح طوال المشروع.

4. حدد كيف سيتم قياس النجاح

من المهم أن تختار المقاييس التي ستظهر بشكل أفضل نجاح مشروعك. سواء كانت زيادة في حركة المرور على الموقع الإلكتروني، عدد العملاء الجدد، أو زيادة في معدل النقر، يجب تحديد مقاييسك قبل بدء المشروع حتى تتمكن من الفحص الدوري طوال المشروع. قرر مقاييسك خلال مرحلة العصف الذهني وقم بإدراجها في ملخص مشروعك. عندما يعرف المعنيون كيف سيتم قياس المشروع، يمكنهم تخصيص عملهم بشكل أفضل لتحقيق أهداف المشروع. 

5. قم بالتواصل حول الجدول الزمني للمشروع

واحد من أهم عناصر المشروع هو الجدول الزمني. بعد كل شيء، لا يمكنك بدء المشروع ضمن جدول زمني غير محدد. يُعلم الجدول الزمني للمشروع طول كل مرحلة من المشروع ومتى يتوقع إنهاء النتائج المتوقعة. عند إنشاء الجدول الزمني لمشروعك، حاول العمل عكسيًا من تاريخ الإكمال النهائي. احرص على أن تكون لديك قائمة بجميع النتائج المتوقعة، والمعالم، والمدة المقدرة للمهام المرجعية أثناء إنشاء الجدول الزمني. فكر في منح نفسك متسعًا من الوقت أكثر مما تتوقع أنك تحتاجه لكل مرحلة. بهذه الطريقة، لن تؤدي أي عوائق محتملة إلى تعطيل مشروعك بالكامل. 

6. اشمل المعنيين والفرق

عندما يعرف المعنيون من سيتواصلون معه حول كل مرحلة من المشروع، فإن ذلك يسهل الإنتاجية ويزيل الحاجة إلى التواصل المتكرر. كل معني مشروع هو خبير في مجاله - تأكد من تسجيل كل هؤلاء الأشخاص في ملخص المشروع. إذا كان الجميع يعرف من يوجه أسئلته أو من سيتعاون معهم، فإن الجميع سيوفر الوقت. 

7. حدد الجمهور المستهدف

لكل مشروع شخص ما في ذهنه يحاول الوصول إليه. سواء كان ذلك حملة تسويقية تهدف إلى زيادة الوعي بالعلامة التجارية وجذب عملاء جدد محتملين أو تحديثات للمنتجات ستلبي طلبات العملاء الحاليين، هناك دائمًا شخص على الجانب الآخر من المشروع سيستفيد من نتائجه. اختتم ملخص مشروعك من خلال تحديد هذا الجمهور. من هو المشروع من أجله؟ من المحتمل أن يتماشى ذلك بشكل وثيق مع نية المشروع.

ما هي الفروقات بين ملخص المشروع، وملخص المشروع، والملخص التنفيذي؟

ببساطة، ملخص مشروعك هو النظرة العامة على المشروع وكل أجزائه المتحركة. إنه نسخة مختصرة من كل ما قد يحتاج المعني إلى معرفته حول المشروع. ملخص المشروع ليس المصدر الوحيد للمعلومات الذي قد تستخدمه في مشروع. بعد قراءة ما يتضمنه ملخص المشروع، قد تتساءل عن قطع أخرى من الوثائق المتعلقة بالمشاريع وكيف تختلف. ألقِ نظرة على ملخصات المشاريع والملخصات التنفيذية. 

ملخص المشروع

بدلاً من التطرق إلى كل جزء من المشروع في نظرة عامة سريعة كما يفعل ملخص المشروع، يركز ملخص المشروع على جانب واحد: الملخص. يشمل خلفية المشروع، وأي مشكلات يعالجها، ولماذا تم إنشاء المشروع، وما المتوقع إنجازه. قد يتضمن ملخص المشروع عدة جمل حول كل مرحلة من المشروع وكيف يتوقع أن تؤثر تلك المراحل على الهدف العام للمشروع. إنه نظرة مفصلة على ما وراء الكواليس حول لماذا وماذا يحدث في المشروع. 

الملخص التنفيذي

بينما يتمتع بالتشابه في بعض النقاط، يختلف الملخص التنفيذي عن ملخص المشروع وملخص المشاريع في كيفية نقل معلومات المشروع. عادة ما يتم كتابة الملخص التنفيذي بواسطة القيادة في الشركة لتسليط الضوء على النقاط الرئيسية للأعمال في المشروع. يحدد كيف يتناسب المشروع مع الصورة الأكبر لأهداف ورؤية الشركة. تكون المعلومات المدونة هنا عادة سريعة ومباشرة، مما يجعلها قراءة سهلة لجميع المعنيين. النقاط النقطية أو الفقرات القصيرة شائعة. الملخص التنفيذي يجيب أيضًا على سؤال ‘لماذا’، ولكن من منظور القيادة. 

لماذا يعد ملخص المشروع مهمًا في إدارة المشاريع؟

ملخص المشروع يحدد نغمة المشروع. كيف يتم نقل المعلومات وكيف يصبح نقطة مرجعية واحدة لتلك المعلومات يدعم إدارة المشروع ككل. يمكن للمعنيين أن يقضوا وقتًا أقل في البحث من خلال رسائل البريد الإلكتروني القديمة، أو رسائل Slack، أو سؤال الخبراء لحل أسئلتهم. ستزيد من شفافية المشروع وتزيل أي عوائق بسبب نقص المعرفة. 

يعني ملخص المشروع أن الجميع المعني يعرف ما يحدث، ومتى يحدث، ومن المسؤول عن كل مرحلة. يعمل كإطار عمل للمشروع وأداة تواصل أساسية للتواصل حول المشروع. إنه المعلومات الأساسية التي تجعل إدارة المشروع فعالة وفعالة. 

مثال على ملخص المشروع

باختصار، يمكن أن يساعد قالب ملخص المشروع في جمع جميع معلومات مشروعك في مكان واحد ملائم. قم بإنشاء نسختك الخاصة من القالب القابل للتنزيل أدناه لبدء توثيق احتياجات المشروع وتوقعاته.