7 Essential Project Documents [+ Templates]

مع أي مشروع ناجح، لا يوجد نقص في المستندات. إنها تحتوي على جميع توقعات المشروع وأهدافه وموارده. إذا كانت لديك أي أسئلة حول المشروع، قم بزيارة المستندات. إذا كانت مليئة بالكامل، يجب أن يكون جوابك هناك. 

يجب أن تكون مستندات المشروع واضحة وموجزة. في Guru، نبدأ جميع وثائقنا من هذه القوالب. إنها تسهل مرحلة التحضير للمشروع لذا يمكننا البدء في العمل على المشروع نفسه بشكل أسرع. نوصي باستكشاف هذه القوالب السبعة لمستندات مشروعك.

لماذا مستندات المشروع مهمة؟

إنها مصدر واحد للحقيقة

معظم المشاريع تحتوي على العديد من الأجزاء المتحركة والجهات المعنية المعنية. يمكن أن يجعل ذلك من الصعب تتبع وتقديم المعلومات المهمة. يمكنك استخدام مستندات المشروع كموقع واحد حيث يمكن أن تعيش جميع مستندات المشروع المهمة. لا مزيد من الوقت الضائع في البحث عن إجابات.

يمكن تحديثها بسهولة بأحدث المعلومات

عندما تعلن مستندات مشروعك كمكان واحد لجميع معلومات المشروع، يمكنك الاعتماد عليها لتقديم التحديثات للجهات المعنية. نصيحة احترافية: فكر في استخدام Guru لإعداد التنبيهات على فترات منتظمة لمراجعة مستندات المشروع وضمان تحديث جميع المعلومات.

إنها توضح أهداف المشروع

إقامة الأسس للنجاح من خلال وضع أهداف واحتياجات المشروع بوضوح. عندما يبدأ أصحاب المصلحة من هنا، يحصلون على فهم كامل لنطاق المشروع ويدركون مكان وجود مهامهم ضمن دورة حياة المشروع.

إنها تعلن من هو المسؤول عن كل مهمة

عندما تعمل جنبًا إلى جنب مع خطة إدارة المشروع، توثق مستندات مشروعك من هو المسؤول عن ماذا ومتى يجب أن تتم هذه المهام في العملية. قم بتطوير تمييز واضح بين المهام لفهم كيفية تداخل مسؤوليات كل فرد في الصورة الأكبر.

7 مستندات أساسية للمشاريع

1. موجز المشروع

اعتبر موجز المشروع نظرة شاملة على المشروع. يجب أن يتضمن وصفًا للمشروع وما يأمل في إنجازه ومن هو المعني وكيف سيتم قياس النجاح. يمكنك أن تكون محددًا قدر الإمكان هنا لمشروعك. إنه مكان رائع لبدء تحديد موقعك، وعصف ذهني، وتحديد نطاق المشروع.

2. اتصالات أصحاب المصلحة

للتوافق مع كونك مصدرًا واحدًا للمعلومات الموثوقة، حاول استخدام قالب مشروع يتضمن مسؤوليات أصحاب المصلحة والاتصالات. لا تدع المعلومات تضيع في Slack أو البريد الإلكتروني.
‍

3. خطة إدارة التكاليف

الميزانية هي عامل كبير يجب مراعاته عند تطور مشروعك. إذا أمكن، حاول ترك بعض المجال للتعديلات لأنه من المرجح أن تكون هناك عوامل ستظهر لم تكن قد توقعتها.

4. مقاييس الأداء

بدلاً من الرجوع إلى هذا القالب فقط في نهاية المشروع، اعتبر استخدامه لتتبع مقاييس الأداء طوال دورة حياة المشروع. سيساعد ذلك في إبلاغك ما إذا كنت على المسار الصحيح لتحقيقأهدافك أو إذا كانت هناك حاجة إلى تعديلات.

5. تحديث المشروع

لإبقاء المساهمين وقيادة الشركة على اطلاع، فكر في استخدام نموذج تحديث المشروع لمشاركة المعلومات. يحتوي النموذج على أقسام يمكن إضافة تحديثات منتظمة إليها. تذكر أن تتحقق من التحديثات بانتظام لإبقاء أصحاب المصلحة على علم.

إليك كيف تحافظ PetDesk على إبلاغ الفرق بالتحديثات في المشروع:

6. إدارة التغيير

إذا كانت جميع المشاريع تسير دائمًا وفقًا للخطة، فستكون سهلة جدًا. هناك دائمًا أماكن ستحتاج فيها إلى إجراء تعديلات وحل الأخطاء. يمكنك الاحتساب لهذه التعديلات في خطة إدارة التغيير. يمكن استخدام هذا النموذج لتفصيل كيفية استمرار المشروع إذا كانت التغييرات ضرورية.

7. موارد المشروع

اعتبر هذا النموذج المكان الواحد لكل المعلومات المتعلقة بالمشروع. قد يكون هذا النموذج ضروريًا أو لا يكون كذلك اعتمادًا على نطاق المشروع. استخدمه كمكتبة مرجعية مع روابط للمعلومات الضرورية واحتفظ بها متاحة لجميع أصحاب المصلحة.مع أي مشروع ناجح، لا يوجد نقص في المستندات. إنها تحتوي على جميع توقعات المشروع وأهدافه وموارده. إذا كانت لديك أي سؤال حول المشروع، قم بزيارة المستندات. إذا كانت مليئة بالكامل، يجب أن يكون جوابك هناك.