20+ Project Timeline Templates

عند بدء مشروع جديد، من المحتمل أنك لديك بالفعل رؤية لما يجب تحقيقه حتى يعتبر المشروع ناجحًا. إدارة مشروعك من اليوم الأول تقلل من خطر فقد الفرص أو المواعيد النهائية الضائعة. يكفي أن نقول إن المشروع الذي يتميز بالشفافية ومواعيد نهائية صارمة (ولكن واقعية!) هو مشروع لديه القدرة على تحقيق نتائج مذهلة، وهنا يأتي دور جدول المشروع. 

يعتمد جدول المشروع على تقليل خطر الإسقاط في أي مكان في المشروع. يحدد كل خطوة من خطوات المشروع والأشخاص المسؤولين، مما يحدد توقعات الأداء ويُحاسب أصحاب المصلحة. بدء الإعداد لمشروعك مع قالب جدول المشروع يسهل العملية أكثر. لقد قمنا بتجميع قائمة بأمثلة قوالب جدولة المشاريع أدناه لمساعدتك على البدء.

لماذا تنشئ قالب لجدول المشروع؟

يحدد توقعات واضحة

عندما تكون توقعات المشروع غير واضحة من اليوم الأول، يكون هناك مجال لفقد الفرص. قبل بدء مشروعك، تأكد من أنك قد نقلت أهداف المشروع، والغايات، والجداول الزمنية إلى أصحاب المصلحة. سيضمن ذلك أن الجميع يعرفون دورهم والهدف لكل قسم من أقسام المشروع. تساعد التوقعات المباشرة والتواصل الجيد جميع أصحاب المصلحة على أن يكونوا على نفس الصفحة، مما يزيل الارتباك والإحباط. 

زيادة التواصل

للحديث عن التواصل، فإنه مفتاح عندما تتعاون في مشروع كبير. تضمن التحديثات الأسبوعية للحالة، سواء كانت تأتي في شكل قوالب تحديث الحالة أو اجتماعات متابعة أسبوعية، أن جميع أصحاب المصلحة يعرفون الحالة الحالية للمشروع والخطوات التالية. يسهل استخدام الجدول تتبع تقدم المشروع والخطوات التالية دون الحاجة للبحث عن الإجابات في Slack أو البريد الإلكتروني أو برامج إدارة المشاريع. 

يتتبع بسهولة تقدم المشروع

مع أي حظ، قد قمت بالفعل بإنشاء قائمة بالعقبات والتحديات المحتملة لهذه العقبات. جدول المشروع مصمم لمساعدتك على رؤية هذه الأماكن المشكلة المحتملة قبل أن تصبح حواجز مرعبة. جدول المشروع الخاص بك موجود للحفاظ على سير المشروع. إنه مصدر موثوق للإجابة على سؤال "ما حالة المشروع".

يحسن من تحفيز الفريق

عندما يبدأ الناس في رؤية النتائج، فإنهم يرغبون في الاستمرار في رؤية النتائج. هذا محبط بشكل خاص إذا كان هناك ارتباط مباشر بين جهود الفرد والهدف الأكبر للمشروع. أسهل طريقة للتأكد من أنك تحقق معايير المشروع هي البدء بجدول زمني والتعرف على كل صاحب مصلحة. سيحافظ جدولك على سير المشروع ويجعل أعضاء الفريق يرون النتائج. 

كيف تنشئ جدول مشروع

1. وجود ملخص مشرع واضح

ملخص المشروع يحدد جميع التفاصيل الهامة لمشروعك. يشمل ذلك المخرجات، وأصحاب المصلحة، والأهداف. إنه نظرة سريعة على جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع التي يمكن أن يستخدمها أصحاب المصلحة كنقطة انطلاق ومرجع طوال المشروع بأكمله. 

2. إنشاء قائمة مهام رئيسية

جدول زمني واقعي يتضمن قائمة بالمهام التي يجب إنجازها للوصول إلى أهداف المشروع. حاول تقسيم هذا الجزء إلى مراحل المشروع التي تتماشى مع الجدول الزمني. بعد ذلك، أنشئ قائمة داخل كل مرحلة بالمهام التي يجب إنجازها للحفاظ على سير المشروع. 

3. تقدير متطلبات الوقت لكل مهمة

بمجرد أن تعرف المهام التي يجب القيام بها للمشروع، يمكنك تقدير الوقت الذي سيستغرقه إنجاز كل من هذه المهام. هنا قد يكون من المفيد إدخال أصحاب المصلحة الذين سيكونون مسؤولين عن تلك المهام. سيكونون على دراية بمدة الوقت اللازمة لكل مهمة نظرًا لخبرتهم وأعباء العمل. 

4. تعيين وتنظيم التبعيات

تنظم التبعيات عن طريق تحديد المهام التي تعتمد إنجازها على إنجاز مهام أخرى. تساعد الروابط بين المهام على معرفة كل صاحب مصلحة بما يعتمد على عملهم للحفاظ على سير المشروع. سيساعد ذلك في إزالة خطر المواعيد النهائية الضائعة، وتأخيرات المعايير، والارتباك بسبب ضعف التواصل. 

5. إنشاء جدول مشروع

أخيرًا، بعد تحديد كافة معلومات المشروع في الخطوات من واحد إلى أربعة، حان الوقت لإنشاء جدول المشروع. استخدم قائمة المهام الرئيسية الخاصة بك، ومتطلبات الوقت لكل مهمة، والتبعيات لتنظيم جدول مشروع مختصر لتوزيعه على فريقك. لا تتردد في أن تكون مبتكرًا هنا بناءً على نوع المشروع الذي تعمل عليه – ربما يكون جدول project الخاص بك محددًا من خلال سلسلة من المهام في Asana أو ربما هو مستند واحد يتضمن بعض العناصر المرئية. 

6. إنشاء خارطة طريق للمشاريع لمشاركتها مع أصحاب المصلحة والفرق

الآن بعد أن أنشأت جدول مشروعك، شاركه مع أصحاب المصلحة والفرق الخاصة بك. احصل على ملاحظاتهم حول العملية العامة وناقش أي مخاوف قد تكون لديهم. استخدم الجدول كمرجع لنقطة الإطلاق الرسمية لمشروعك. 

أمثلة قوالب جدول المشروع

تطوير جدول المشروع ليس بالأمر المجهد كما يبدو. اسأل نفسك عما تحاول إنجازه مع المشروع ثم قسمه. اطلع على هذه الأمثلة لقوالب الجداول الزمنية للمساعدة في بدء مشروعك.