Process Documentation: How-to with Examples

Gestresst von Wachstumsverlusten, unter Druck von Notfällen und Zeitverschwendung? Skalierung ohne gut dokumentierte Prozesse ist ein Rezept für Ineffizienz und schockierend 80% der Arbeiter fehlen die Fähigkeiten für ihre aktuellen Rollen, laut einer Gartner-Umfrage unter 7.000 Mitarbeitern.

Die Lösung? Dokumentiere deine Prozesse, damit du Zeit sparst, vereinfachen und skalieren kannst, ohne die Produktivität zu verlieren. Die Dokumentation deiner Prozesse bietet neuen Mitarbeitern die Lernressourcen und Fähigkeiten, um ihre Arbeit effizienter zu erledigen.

Lass uns in die besten Praktiken für die Erstellung von Prozessdokumentationen eintauchen und warum du deine verbessern solltest.

Was ist Prozessdokumentation? 

Prozessdokumentation ist eine Liste von Schritten und Kontext, um wiederholt einen Qualitätsstandard zu liefern. Mit einer Prozessvorlage wie unserer zu beginnen, stellt sicher, dass deine Dokumentation klar ist und Teams Zeit spart.

Dein Unternehmen kann so viele Prozessdokumente haben, wie du benötigst. Die Anzahl der Prozessdokumente, die du erstellst, hängt normalerweise von der Größe deiner Organisation, der Anzahl der Abteilungen und der Anzahl der Prozesse ab, die jede Aufgabe erfordert. 

Zum Beispiel wird der Verkaufsdokumentationsprozess anders sein als der Marketingprozess. Ebenso HR, F&E und andere Abteilungen. 

Diese werden oft in das kombiniert, was Unternehmen ein Playbook nennen, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) oder ein Betriebshandbuch.

Was sind die Vorteile der Erstellung von Prozessdokumentation?

Schulung neuer Mitarbeiter

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist einfacher, wenn deine Prozesse gut dokumentiert sind. Du sparst Zeit, indem du wiederholbare Prozesse zur Schulung deiner neuen Mitarbeiter nutzt. 

Analyse

Die Dokumentation deiner Prozesse hilft dir, die Leistung deiner Mitarbeiter im Auge zu behalten. Du kannst vorhandene Dokumentationen nutzen, um zu analysieren, was funktioniert und was nicht. Die Erkenntnisse zeigen dir die Teile deines Arbeitsablaufs, die angepasst werden müssen. 

Prozess Transparenz garantieren

Dokumentation hilft, die Transparenz in deinem Unternehmen aufrechtzuerhalten. Mitarbeiter, die nicht in einem bestimmten Bereich der Geschäftstätigkeit tätig sind, können Einblick erhalten, wie Aufgaben außerhalb ihrer Abteilung oder ihres unmittelbaren Teams durchgeführt werden. 

Die neuen Erkenntnisse könnten zu Workflow-Verbesserungen führen, beispielsweise das Entfernen von doppelten Schritten oder Aufgaben. Es zeigt auch schmerzhafte Punkte auf, die zu Maßnahmenpunkten werden. Das Bewusstsein für Problembereiche ist manchmal alles, was es braucht, um schrittweise Verbesserungen in deinem Prozess zu erzielen.

Auf die Unvorhergesehenes vorbereiten

Wenn ein neuer Mitarbeiter deinem Team beitritt, geschieht dies in der Regel, um eine Vakanz zu schließen, was bedeutet, dass andere Mitarbeiter mehr Arbeit übernehmen müssen, bis der neue Mitarbeiter vollständig eingearbeitet ist.

Wenn du keinen dokumentierten Prozess hast, wird es versäumte Fristen, geringere Produktivität und einen frustrierten Mitarbeiter geben.

Die Dokumentation deines Prozesses stellt sicher, dass, egal ob ein Mitarbeiter vorübergehend oder dauerhaft abwesend ist, du immer Ressourcen hast, wenn es sofort notwendig ist, einen neuen Mitarbeiter einzuarbeiten.

Die interne Kommunikation verbessern

Mehr als nur ein Dokument, Prozessdokumentation ist eine Form der internen Kommunikation. Es dauert eine Weile, bis ein neuer Mitarbeiter lernt, wie ein Unternehmen funktioniert, und das Vorhandensein eines Prozesses verbessert das Verständnis deiner Organisation. 

Wenn jeder in einer Organisation weiß, welche Rollen er hat und an wen er sich wenden kann, wenn er Hilfe benötigt, steigt die Produktivität. 

Wissensteilung fördern

Wissenlücken entstehen, wenn Mitarbeiter mit spezialisiertem Wissen und Fähigkeiten gehen, ohne ihren Prozess zu dokumentieren. Wenn Manager ihre besten Praktiken zur Erzielung großartiger Ergebnisse dokumentieren,  kann jeder in deinem Team die gleichen Ergebnisse mit einem ähnlichen Prozess reproduzieren. 

Kosten und operationale Unklarheiten reduzieren

Die Dokumentation deines Prozesses beseitigt die Unklarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten. Dokumentation beseitigt Verwirrung und sorgt für Klarheit. Wenn Mitarbeiter Klarheit haben, verbringen sie weniger Zeit mit der Suche nach Antworten, die bereits existieren, und mehr Zeit mit der Generierung von Einnahmen für dein Unternehmen.

Alle Teammitglieder können auf das Dokument zurückgreifen, wenn unklar ist, wer was macht oder wie bestimmte Aufgaben erledigt werden sollten.

Dein Prozessdokument erklärt:

• Wer die Aufgabe zugewiesen ist
• Spezifische Aufgaben, die erledigt werden müssen, um einen Prozess abzuschließen
• Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung der Aufgabe

Wer ist an der Prozessdokumentation beteiligt? 

Drei Parteien sind an der Dokumentation von Geschäftsprozessen beteiligt: 

• Die Stakeholder 
• Projektteam 
• Externe Parteien 

Stakeholder 

Ein Stakeholder könnte jeder sein, der ein Interesse am Geschäft hat.  Stakeholder mit Fachwissen in einer bestimmten Abteilung sollten Input zur Prozessdokumentation geben, um notwendig Feedback zu geben. 

Projektteam 

Das Projektteam ist für die Dokumentation der Prozesse verantwortlich. Jeder Mitarbeiter im Projektteam muss während der Durchführung von Aufgaben seinen Prozess dokumentieren, um sicherzustellen, dass jeder Schritt eines Prozesses korrekt erfasst wird. 

Die Dokumentation von Prozessen während der Arbeit kann jedoch ablenkend sein. Eine gute Praxis ist es, die Überprüfung der Informationen, die in jede Dokumentation aufgenommen werden, einem oder zwei Fachleuten zu übertragen, um sicherzustellen, dass die Informationen eine einzige Quelle der Wahrheit sind. 

Externe Parteien 

Es kann sein, dass du Consultants engagierst, um einen frischen Blickwinkel zu erhalten und eine unvoreingenommene Beurteilung deiner Geschäftspraktiken zu erhalten. Ein Schritt zurück hilft, Klarheit zu gewinnen und effizientere Wege zu finden, um Arbeitsaufgaben zu erledigen.

Um Empfehlungen von Stakeholdern und externen Parteien zu erfassen, hier ist eine Vorlage für Änderungsanträge zur Orientierung.

Was solltest du in deine Dokumentation der Geschäftsprozesse aufnehmen? 

Deine Prozessdokumentation sollte die folgenden Details enthalten: 

• Richtlinie: Die übergreifenden Prinzipien, die den Prozess und die Verfahren leiten.  Diese werden in der Regel von der oberen Führungsebene festgelegt. 
• Prozess: Dies ist eine Reihe von Aktivitäten, die ausgeführt werden müssen, um Eingaben in Ausgaben umzuwandeln. 
• Verfahren: Die Details, wie jeder Schritt ausgeführt wird. 

Denke an Richtlinien als die Regeln, Prozess als eine Übersicht über alle zu ausführenden Schritte und Verfahren als eine detaillierte Erklärung jedes Schrittes. 

Dein endgültiges Dokument kann in Form von Vorlagen, Videos, Checklisten, Screenshots oder einer Kombination dieser erstellt werden. 

Beste Praktiken für erfolgreiche Prozessdokumentation  

Bewerte dein Dokumentationstool für Prozesse 

Wesentliche Anforderungen der besten Dokumentationstools für Prozesse: 

• So gestaltet, dass es mit deinem Team skaliert
• Hält dich im Workflow, anstatt einen weiteren Zielort hinzuzufügen
• Eingebaute Überprüfung, um sicherzustellen, dass die Inhalte immer aktuell sind
• Intuitive Browsererweiterung, um Wissen dorthin zu bringen, wo du arbeitest
• Verfügt über eine Suchfunktion, die du leicht verwenden kannst, um Informationen zu finden
• Massenaktionen
• Slack-Integration
• Bietet Analysen
• API
• Robuste Integrationen mit den Tools, die dein Team liebt
• Vorlagen, die dir Zeit sparen. 

Identifiziere und benenne den Prozess 

Welchen Prozess möchtest du zuerst dokumentieren? Wie wird dieser Prozess deinem Unternehmen zugute kommen?  Zum Beispiel, entwickelst du einen Verkaufsprozess, um deinem Team zu helfen, Interessenten effizienter durch den Kaufprozess zu führen? Gib ihm einen Namen und beschreibe den Prozess kurz.

Definiere den Umfang des Prozesses 

Was ist im Prozess enthalten und was befindet sich außerhalb des Arbeitsumfangs? Berücksichtige auch die benötigten Ressourcen, um den Prozess effektiv zu gestalten. 

Informationen sammeln und Schritte organisieren

Wenn es sich um einen Prozess handelt, der mehrere Mitarbeiter umfasst, veranstalte eine Brainstorming-Sitzung mit allen relevanten Teammitgliedern. Wenn du die Aufgabe allein ausführst, dokumentiere, während du sie ausführst.

Nachdem du Informationen gesammelt hast, organisiere die Schritte mit klaren Anweisungen. Es hilft, visuelle Hilfsmittel wie vorab aufgezeichnete Erklärvideos, Diagramme, Flussdiagramme und Screenshots zu verwenden.

Definiere, wer beteiligt ist 

Beschreibe den Mitarbeiter, der für die Ausführung jedes Schrittes im Prozess verantwortlich ist. Achte darauf, nur die Rollen zu erwähnen, nicht die Namen, da der Prozess, den du entwirfst, auch dann verwendet wird, wenn Mitarbeiter ausscheiden. 

Hinweis auf Ausnahmen vom normalen Prozess

Ein Prozessdokument sollte nicht starr sein, da einige Prozesse nicht immer einem linearen Verlauf folgen. Flexibilität ist eines der entscheidenden Merkmale eines guten Workflows. Wo werden Ausnahmen auftreten und welche Schritte sollte ein Mitarbeiter unternehmen, um ihnen zu begegnen?

Erkläre die Prozessgrenzen 

Was löst einen Prozess aus? Wo beginnt oder endet ein Prozess?  Wann ist er abgeschlossen? Halte es fest. Definiere Grenzen, um Unklarheiten auszuschließen.

Kontrollpunkte hinzufügen 

Kontrollpunkte werden an strategischen Stellen im Prozess hinzugefügt, an denen Risiken auftreten können. Während du den Prozess entwirfst, notiere mögliche riskante Situationen, die sorgfältig überwacht werden sollten.  

Identifiziere Prozessinputs und -outputs 

Erstelle eine Liste der Ressourcen, die benötigt werden, um den Prozess zu starten. Erkläre auch die Ergebnisse, die zu erwarten sind, wenn der Prozess abgeschlossen ist. 

Vorlagen verwenden, um Ansatz und Enddokument zu standardisieren

Vorlagen helfen, Konsistenz in allen Prozessdokumenten zu schaffen. Es erleichtert auch den Teammitgliedern, den Anweisungen zu folgen, da sie wissen, was sie erwartet.

Hier ist eine Vorlage, um Managern zu helfen, die Art und Weise zu standardisieren, wie dein Team interne Prozesse erfasst. 

Mach es visuell 

67% der Menschen nehmen Informationen besser in visueller Form auf.  Die Mischung von Text mit visuellen Elementen erleichtert das Verständnis und das Erinnern.  

Überprüfen, testen und anpassen

Versammle alle, die Input gegeben haben, um das Prozessdokument zu überprüfen. Teile dein Dokument mit deinem Team. Bitte deine Teammitglieder, den Prozess selbst auszuprobieren und zu sehen, wie es funktioniert. Teste den Prozess, um sicherzustellen, dass du keinen Schritt vergessen hast und um festzustellen, ob du dein Dokument anpassen musst. 

Verteilen 

Einen Prozess zu erstellen ist eine Sache, sicherzustellen, dass er leicht zugänglich ist, eine andere. Speichern Sie Ihre Protokolle in Wikis oder Unternehmens-Intranets, die für alle leicht zugänglich sind.

Regelmäßig überprüfen, um zu verifizieren oder zu aktualisieren 

Laut BPtrends haben 96% der Unternehmen dokumentierte Prozesse, aber nur 4% messen und überprüfen sie. Während sich Ihr Arbeitsablauf entwickelt, müssen Sie die Schritte regelmäßig aktualisieren und sicherstellen, dass die veröffentlichten Informationen genau sind. 

Mit Gurus Verifizierungs-Engine sind Sie sich sicher, dass alle Ihre Prozesse auf dem neuesten Stand und genau sind. Sie können Fachexperten auswählen, um Karten zu verifizieren, oder Gurus KI vorschlagen lassen, die auf ähnlichen Karten basieren.

Bestimmen Sie das Intervall zur Überprüfung und Aktualisierung Ihres Prozessdokuments intern, und wählen Sie dieses Datum als Ihr Verifizierungsintervall auf Guru. Wenn Sie sich über das richtige Intervall nicht sicher sind, können Sie die Standarddauer von 90 Tagen oder den maximalen Zeitraum von 12 Monaten wählen. Teams, mit denen Sie zusammenarbeiten, können Karten als verifiziert oder unverifiziert sehen, sodass es keine Verwirrung gibt. 

Verbessern Sie die kollektive Intelligenz Ihres Teams durch Dokumentation der Prozesse

Die einzige Möglichkeit, Wissen zu bewahren, besteht darin, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter seinen Prozess dokumentiert. Es spart Zeit beim Einarbeiten neuer Mitarbeiter und befähigt sie, Aufgaben effizienter zu erledigen.

Eine Kultur des Wissensaustauschs aufzubauen, stellt sicher, dass, wenn eine Person Erfolg hat, jeder andere auf ihr Wissen zugreifen kann, um einen multiplicativen Effekt zu erzeugen, der zu höherer Produktivität und größerem Umsatz für Ihr Unternehmen führt.