How to Write a Project Brief

Wie geben Sie Ihren Projektbeteiligten alle projektrelevanten Informationen, die sie benötigen? Ad-hoc-Nachrichten auf Slack und E-Mails werden wahrscheinlich nicht ausreichen. Fehlende formale Kommunikationsmethoden schaffen Lücken im Wissen Ihres Teams, die während des Projekts zu Rückschlägen führen. Was Sie brauchen, ist eine einzige Informationsquelle, auf die die Beteiligten während des gesamten Projekts zugreifen können, um sicherzustellen, dass die Informationen, die sie lesen, zuverlässig sind. 

Hier ist der Projektbrief Ihres Teams. Es ist ein einzelner Ort, um alle Projektinformationen zu speichern - alles vom Überblick bis hin zu den wichtigsten Kennzahlen, die zur Definition des Projekterfolgs verwendet werden. Wie der Name schon sagt, versuchen Sie, es kurz und prägnant zu halten. Es ist eine prägnante Möglichkeit, Informationen, die für jedes Projekt von zentraler Bedeutung sind, zu erfassen und zu speichern. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie einen Projektbrief in Ihr nächstes Projekt integrieren und die untenstehende herunterladbare Vorlage erhalten können.

Was ist ein Projektbrief?

Ein Projektbrief ist eine schnelle Übersicht über Ihr Projekt. Er enthält das kontextuelle Wissen, das erforderlich ist, damit die Leser verstehen, was, warum, wann und wie des Projekts. Stakeholder, Ziele, Kennzahlen, Zeitpläne und alles andere, das mit dem Projekt zu tun hat, könnten im Brief aufgeführt sein. Betrachten Sie den Brief als eine prägnante und verdauliche Möglichkeit, zentrale Projektinformationen aufzuzeichnen, die leicht innerhalb Ihres Teams verteilt werden können. 

Der Brief ist der Ausgangspunkt für Ihr Projekt. Er gibt den Beteiligten die Grundlagen und lädt sie ein, Vorschläge zu machen oder Fragen zu stellen. Ein Projektbrief kann helfen, ein Projekt den Unternehmensleitern zu präsentieren, da er das Endziel des Projekts zeigt und wie es mit den allgemeinen Zielen der Organisation verbunden ist. Beginnen Sie Ihr Projekt mit einem Brief und Sie werden sehen:

• Eine Verbesserung der Projektkommunikation
• Vereinfachtes Projektmanagement
• Öffnen Sie Türen für die Zusammenarbeit mit Stakeholdern
• Informierte und unterstützende Führung
  

Ein Brief ist das Herzstück eines Projekts. Sobald er erstellt ist, können sich Projektinformationen je nach detaillierten Anforderungen für jeden Teil des Prozesses erweitern. Verlinken Sie auf andere Dokumente, fügen Sie Videos oder Grafiken hinzu oder alles, was den Erfolg Ihres Projekts unterstützt.

Was ist in einem Projektbrief enthalten?

Der Vorteil eines Projektbriefs ist, dass er Ihnen erlaubt, alle projektrelevanten Informationen an die Beteiligten zu kommunizieren, die Sie möchten. Zum Beispiel möchten Sie möglicherweise auf ein früheres Projekt über einen Link zu einer Fallstudie verweisen oder mit einer Liste externer Ressourcen abschließen, um das Verständnis eines Stakeholders für das Projekt zu unterstützen. Sie können alles tun. Die allgemeine Faustregel ist, es so übersichtlich wie möglich zu halten, um Ihr Team nicht mit Informationen zu überfordern, bevor das Projekt offiziell begonnen hat. 

Versuchen Sie, jeden Abschnitt auf ein paar prägnante Sätze mit Links zu verwandten internen oder externen Quellen zu beschränken. Stichpunktlisten, Grafiken und Diagramme können helfen, Textblöcke für eine einfachere Lektüre zu unterbrechen. Informationen, die Sie häufig in einem Projektbrief finden werden, sind: 

• Projektübersicht
• Zweck des Projekts
• OKRs und Ergebnisse
• Erfolgsindikatoren
• Projektzeitplan
• Projektbeteiligte und Teams
• Projektpublikum
  

Obwohl es keine vordefinierte Möglichkeit zur Formatierung Ihres Projektbriefs gibt, möchten Sie sicherstellen, dass Sie den Beteiligten die erforderlichen Informationen bereitstellen. Ein Projektbrief ist der Auftakt Ihrer Projektkommunikation und -verwaltung. Verwenden Sie ihn als Ausgangspunkt und als Referenz während des gesamten Projekts.

Wie man einen Projektbrief formatiert

Formatieren Sie Ihren Projektbrief so, dass er für Ihr Team am sinnvollsten ist. Es weißt trifft sich leichter, wenn man mit einer Vorlage beginnt. Hier sind ein paar Ideen, was Sie in Ihren Brief aufnehmen sollten, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. 

1. Projektübersicht

Als erstes: eine Projektübersicht. Erklären Sie das Projekt in wenigen prägnanten Sätzen, die die Erwartungen und den Umfang des Projekts behandeln. Die Informationen sollten helfen, das ‚Warum‘ des Projekts zu beantworten. Gibt es Hintergrundinformationen, die helfen könnten, das Projekt für diejenigen zu kontextualisieren, die es gerade kennenlernen? Welches Problem möchte das Projekt angehen? Fügen Sie alle Links oder Ressourcen hinzu, die hilfreich sein könnten. Verwenden Sie diese Antworten, um in den nächsten Abschnitt überzuleiten.

2. Definieren Sie den Projektezweck

Betrachten Sie das Projektziel als seine Missionserklärung. Was ist das Ziel? Welche Probleme wird es lösen? Was sind die Erwartungen an das Projekt, sowohl kurz- als auch langfristig? Wird es in der Zukunft Iterationen des Projekts für Wartungszwecke brauchen? Der Projektezweck ist das Endziel. Zusammen setzen die Projektübersicht und der Zweck die Szene, bevor Ihr Brief in spezifischere Details einsteigt. 

3. Umreißen Sie OKRs und Ergebnisse

Während Ihres ersten Brainstormings haben Sie wahrscheinlich wichtige Ergebnisse und Ergebnisse umreißen. Hier können Sie so detailliert werden, wie Sie es für nötig halten. Verwenden Sie diesen Abschnitt, um das Projekt in Abschnitte zu unterteilen und die erwarteten Ergebnisse, die mit jedem verbunden sind, zu umreißen. Sie können Projektziele und Ergebnisse verbinden, um zu zeigen, wie jeder Schritt des Prozesses zum Erreichen des Gesamtziels des Projekts beiträgt. Ihre OKRs (Ziele und Ergebnisse) bilden einen Rahmen dafür, wie der Erfolg im Verlauf des Projekts gemessen wird.

4. Definieren Sie, wie der Erfolg gemessen wird

Es ist wichtig, dass Sie Kennzahlen auswählen, die den Erfolg Ihres Projekts am besten darstellen. Ob es sich um eine gesteigerte Website-Traffic, die Anzahl neuer Kunden oder eine erhöhte Klickrate handelt, sollten Ihre Kennzahlen vor Beginn des Projekts festgelegt werden, damit Sie regelmäßig den Fortschritt überprüfen können. Entscheiden Sie während der Brainstorming-Phase über Ihre Kennzahlen und listen Sie diese in Ihrem Projektbrief auf. Wenn die Stakeholder wissen, wie das Projekt gemessen wird, können sie ihre Arbeit besser an den Projektzielen ausrichten. 

5. Kommunizieren Sie den Projektzeitplan

Eines der wichtigsten Elemente Ihres Projekts ist der Zeitplan. Schließlich können Sie ein Projekt nicht in einem unbestimmten Zeitrahmen beginnen. Der Projektzeitplan informiert über die Dauer jeder Projektphase und wann die Ergebnisse voraussichtlich abgeschlossen werden. Beim Erstellen Ihres Projektzeitplans sollten Sie versuchen, rückwärts von Ihrem endgültigen Abschlussdatum zu arbeiten. Haben Sie eine Liste aller Ergebnisse, Meilensteine und geschätzten Aufgabendauer zur Verfügung, um darauf Bezug zu nehmen, während Sie den Zeitplan erstellen. Überlegen Sie, ob Sie sich etwas mehr Zeit geben möchten, als Sie schätzen, dass Sie für jede Phase benötigen. Auf diese Weise werden alle potenziellen Rückschläge nicht Ihr gesamtes Projekt abbringen. 

6. Beteiligte und Teams einbeziehen

Wenn die Stakeholder wissen, mit wem sie über jede Phase des Projekts kommunizieren sollen, steigert dies die Produktivität und vermeidet ständiges Anklopfen. Jeder Projektbeteiligte ist Experte auf seinem Gebiet - vermerken Sie jeden dieser Personen im Projektbrief. Wenn jeder weiß, an wen er sich mit seinen Fragen wenden kann oder mit wem er zusammenarbeitet, sparen alle Zeit. 

7. Das Publikum definieren

Jedes Projekt hat jemanden im Sinn, den es zu erreichen versucht. Egal, ob es sich um eine Marketingkampagne handelt, die darauf abzielt, das Markenbewusstsein zu steigern und neue potenzielle Kunden zu gewinnen, oder um Produktupdates, die die Wünsche aktueller Kunden erfüllen, es gibt immer jemanden auf der anderen Seite des Projekts, der von seinem Ergebnis profitieren wird. Schließen Sie Ihren Projektbrief ab, indem Sie dieses Publikum definieren. Für wen ist das Projekt? Das wird wahrscheinlich eng mit dem Projektezweck verbunden sein.

Was sind die Unterschiede zwischen einem Projektbrief, einer Projektübersicht und einer Executive Summary?

Einfach ausgedrückt, Ihr Projektbrief ist die Übersicht über das Projekt und all seine beweglichen Teile. Es ist eine verkürzte Version von allem, was ein Stakeholder über das Projekt wissen könnte. Ein Projektbrief ist nicht die einzige Informationsquelle, die Sie möglicherweise in einem Projekt verwenden. Nach dem Lesen, was in einem Projektbrief enthalten ist, fragen Sie sich möglicherweise, welche anderen Dokumente es im Projekt gibt und wie sie sich unterscheiden. Werfen Sie einen Blick auf Projektübersichten und Executive Summaries. 

Projektübersicht

Anstatt auf jeden Teil des Projekts in einer umfassenden Übersicht wie ein Projektbrief einzugehen, konzentriert sich eine Projektübersicht auf einen einzelnen Aspekt: die Übersicht. Sie enthält den Hintergrund des Projekts, alle Probleme, die es anspricht, warum das Projekt geschaffen wurde und was es erwarten kann zu erreichen. Eine Projektübersicht könnte mehrere Sätze über jede Phase des Projekts und wie diese Phasen die Gesamtzielvorgabe des Projekts beeinflussen sollten. Es ist ein tiefgehender Blick hinter die Kulissen, um das Warum und Was des Projekts zu verstehen. 

Executive Summary

Obwohl es in gewisser Hinsicht ähnlich ist, unterscheidet sich eine Executive Summary von einer Projektübersicht und einem Projektbrief darin, wie sie Projektinformationen übermittelt. Eine Executive Summary wird in der Regel von der Unternehmensführung verfasst, um die wichtigsten Geschäftspunkte eines Projekts aufzuzeigen. Es definiert, wie ein Projekt in das größere Bild der Unternehmensziele und -vorgaben passt. Die hier festgehaltenen Informationen sind in der Regel kurz und bündig und somit einfach zu lesen für alle Beteiligten. Stichpunkte oder kurze Absätze sind üblich. Die Executive Summary beantwortet ebenfalls die Frage nach dem ‚Warum‘, jedoch aus der Perspektive der Führungskräfte. 

Warum ist ein Projektbrief im Projektmanagement wichtig?

Ein Projektbrief setzt den Ton für das Projekt. Wie es Informationen kommuniziert und zu einem einzigen Bezugspunkt für diese Informationen wird, unterstützt das gesamte Projektmanagement. Stakeholder können weniger Zeit damit verbringen, alte E-Mails, Slack-Nachrichten zu durchforsten oder Experten auf ihrem Gebiet um Antworten zu bitten. Sie erhöhen die Projekttransparenz und beseitigen Hindernisse, die durch mangelndes Wissen entstehen. 

Ein Projektbrief bedeutet, dass alle Beteiligten wissen, was passiert, wann es passiert und wer für jede Phase verantwortlich ist. Er fungiert sowohl als Rahmen für das Projekt als auch als Kommunikationsinstrument für wichtige Projektkommunikation. Es sind die Hintergrundinformationen, die die Verwaltung eines Projekts effizient und effektiv machen. 

Beispiel für einen Projektbrief

Kurz gesagt, eine Vorlage für einen Projektbrief kann Ihnen helfen, alle Informationen zu Ihrem Projekt an einem praktischen Ort festzuhalten. Erstellen Sie Ihre eigene Kopie der herunterladbaren Vorlage unten, um Ihre Projektbedürfnisse und -erwartungen zu dokumentieren.