7 Essential Project Documents [+ Templates]
Verwenden Sie diese Projektdokumentvorlagen, um wichtige Projektinformationen zu speichern und zu teilen.
Mit jedem erfolgreichen Projekt kommen zahlreiche Dokumente. Sie enthalten alle Erwartungen, Ziele und Ressourcen des Projekts. Wenn Sie eine Frage zum Projekt haben, schauen Sie in die Dokumente. Wenn sie vollständig ausgefüllt sind, sollte Ihre Antwort dort zu finden sein.
Projektdokumente sollten klar und prägnant sein. Bei Guru beginnen wir alle unsere Projektdokumentationen mit diesen Vorlagen. Sie beschleunigen die Vorbereitungsphase eines Projekts, damit wir schneller mit der eigentlichen Arbeit am Projekt beginnen können. Wir empfehlen, diese 7 Vorlagen für Ihre Projektdokumente zu erkunden.
Warum sind Projektdokumente wichtig?
Sie sind eine einzige Quelle der Wahrheit
Die meisten Projekte haben viele bewegliche Teile und beteiligte Akteure. Das kann es schwierig machen, wichtige Informationen zu verfolgen und bereitzustellen. Sie können Projektdokumente als einen einzigen Ort nutzen, an dem alle wichtigen Projektdokumentationen gespeichert werden. Keine verschwendete Zeit mehr, Antworten zu suchen.
Sie können leicht mit den aktuellsten Informationen aktualisiert werden.
Wenn Sie Ihre Projektdokumente als die zentrale Anlaufstelle für alle Projektinformationen deklariert haben, können Sie sich darauf verlassen, dass sie Updates für die Interessengruppen bereitstellen. Profi-Tipp: Erwägen Sie Guru zu verwenden, um Benachrichtigungen in regelmäßigen Abständen einzurichten, um die Projektdokumente zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Informationen auf dem neuesten Stand sind.
Sie umreißen die Projektziele
Schaffen Sie die Grundlage für den Erfolg, indem Sie die Ziele und Anforderungen des Projekts klar umreißen. Wenn die Interessengruppen hier anfangen, erhalten sie einen vollständigen Überblick über den Umfang des Projekts und verstehen, wo ihre Aufgaben im gesamten Projektlebenszyklus angesiedelt sind.
Sie erklären, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist
Wenn sie Hand in Hand mit Ihrem Projektmanagementplan arbeiten, halten Ihre Projektdokumente fest, wer für was verantwortlich ist und wann diese Aufgaben im Prozess stattfinden müssen. Entwickeln Sie eine klare Abgrenzung zwischen den Aufgaben, um zu verstehen, wie die Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen in das größere Bild passen.
7 wesentliche Projektdokumente
1. Projektbeschreibung
Betrachten Sie das Projekt Briefing als die Übersicht über das Projekt. Es sollte eine Beschreibung des Projekts enthalten, was es zu erreichen hofft, wer beteiligt ist und wie der Erfolg gemessen wird. Sie können hier so spezifisch sein, wie es für Ihr Projekt erforderlich ist. Es ist ein großartiger Ort, um sich einen Überblick zu verschaffen, Ideen zu brainstormen und das Projekt abzugrenzen.
2. Kommunikation mit Stakeholdern
Um mit einer einzigen Quelle verlässlicher Informationen übereinzustimmen, versuchen Sie, eine Projektvorlage zu verwenden, die die Verantwortlichkeiten der Stakeholder und Kommunikation umfasst. Lassen Sie Informationen nicht in Slack oder E-Mail verloren gehen.
3. Kostenmanagementplan
Das Budget ist ein wichtiger Faktor, der bei der Entwicklung Ihres Projekts berücksichtigt werden muss. Versuchen Sie nach Möglichkeit, etwas Spielraum für Anpassungen einzuplanen, da wahrscheinlich Faktoren auftreten werden, die Sie nicht vorhergesehen haben.
4. Leistungskennzahlen
Statt dieses Template nur am Ende des Projekts zu verwenden, überlegen Sie, es zu Leistungskennzahlen zu verfolgen während des gesamten Lebenszyklus des Projekts. Das hilft zu informieren, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, um Ihre Ziele zu erreichen oder ob Anpassungen erforderlich sind.
5. Projektupdate
Um die Stakeholder und die Unternehmensführung informiert zu halten, überlegen Sie, eine Projektaktualisierungsumgebung zu verwenden, um Informationen auszutauschen. Die Vorlage hat Abschnitte, in denen regelmäßige Updates hinzugefügt werden können. Denken Sie daran, regelmäßig Statusupdates durchzuführen, um die Stakeholder informiert zu halten.
Hier ist, wie PetDesk die Teams über Projektupdates informiert:
6. Änderungsmanagement
Wenn alle Projekte immer perfekt nach Plan laufen würden, wären sie zu einfach. Es gibt immer Bereiche, in denen Sie Anpassungen vornehmen und Fehler beheben müssen. Sie können diese Änderungen in einem Änderungsmanagementplan berücksichtigen. Diese Vorlage kann verwendet werden, um zu detaillieren, wie das Projekt ablaufen wird, wenn Änderungen erforderlich sind.
7. Projektdokumente
Betrachten Sie diese Vorlage als die zentrale Anlaufstelle für alle projektrelevanten Informationen. Diese Vorlage kann je nach Umfang des Projekts erforderlich oder nicht erforderlich sein. Verwenden Sie es als Referenzbibliothek mit Links zu benötigten Informationen und halten Sie es für alle Stakeholder verfügbar. Sie enthalten alle Projekterwartungen, Ziele und Ressourcen. Wenn Sie eine Frage zum Projekt haben, schauen Sie in die Dokumente. Wenn sie vollständig ausgefüllt sind, sollte Ihre Antwort dort zu finden sein.
Mit jedem erfolgreichen Projekt kommen zahlreiche Dokumente. Sie enthalten alle Erwartungen, Ziele und Ressourcen des Projekts. Wenn Sie eine Frage zum Projekt haben, schauen Sie in die Dokumente. Wenn sie vollständig ausgefüllt sind, sollte Ihre Antwort dort zu finden sein.
Projektdokumente sollten klar und prägnant sein. Bei Guru beginnen wir alle unsere Projektdokumentationen mit diesen Vorlagen. Sie beschleunigen die Vorbereitungsphase eines Projekts, damit wir schneller mit der eigentlichen Arbeit am Projekt beginnen können. Wir empfehlen, diese 7 Vorlagen für Ihre Projektdokumente zu erkunden.
Warum sind Projektdokumente wichtig?
Sie sind eine einzige Quelle der Wahrheit
Die meisten Projekte haben viele bewegliche Teile und beteiligte Akteure. Das kann es schwierig machen, wichtige Informationen zu verfolgen und bereitzustellen. Sie können Projektdokumente als einen einzigen Ort nutzen, an dem alle wichtigen Projektdokumentationen gespeichert werden. Keine verschwendete Zeit mehr, Antworten zu suchen.
Sie können leicht mit den aktuellsten Informationen aktualisiert werden.
Wenn Sie Ihre Projektdokumente als die zentrale Anlaufstelle für alle Projektinformationen deklariert haben, können Sie sich darauf verlassen, dass sie Updates für die Interessengruppen bereitstellen. Profi-Tipp: Erwägen Sie Guru zu verwenden, um Benachrichtigungen in regelmäßigen Abständen einzurichten, um die Projektdokumente zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Informationen auf dem neuesten Stand sind.
Sie umreißen die Projektziele
Schaffen Sie die Grundlage für den Erfolg, indem Sie die Ziele und Anforderungen des Projekts klar umreißen. Wenn die Interessengruppen hier anfangen, erhalten sie einen vollständigen Überblick über den Umfang des Projekts und verstehen, wo ihre Aufgaben im gesamten Projektlebenszyklus angesiedelt sind.
Sie erklären, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist
Wenn sie Hand in Hand mit Ihrem Projektmanagementplan arbeiten, halten Ihre Projektdokumente fest, wer für was verantwortlich ist und wann diese Aufgaben im Prozess stattfinden müssen. Entwickeln Sie eine klare Abgrenzung zwischen den Aufgaben, um zu verstehen, wie die Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen in das größere Bild passen.
7 wesentliche Projektdokumente
1. Projektbeschreibung
Betrachten Sie das Projekt Briefing als die Übersicht über das Projekt. Es sollte eine Beschreibung des Projekts enthalten, was es zu erreichen hofft, wer beteiligt ist und wie der Erfolg gemessen wird. Sie können hier so spezifisch sein, wie es für Ihr Projekt erforderlich ist. Es ist ein großartiger Ort, um sich einen Überblick zu verschaffen, Ideen zu brainstormen und das Projekt abzugrenzen.
2. Kommunikation mit Stakeholdern
Um mit einer einzigen Quelle verlässlicher Informationen übereinzustimmen, versuchen Sie, eine Projektvorlage zu verwenden, die die Verantwortlichkeiten der Stakeholder und Kommunikation umfasst. Lassen Sie Informationen nicht in Slack oder E-Mail verloren gehen.
3. Kostenmanagementplan
Das Budget ist ein wichtiger Faktor, der bei der Entwicklung Ihres Projekts berücksichtigt werden muss. Versuchen Sie nach Möglichkeit, etwas Spielraum für Anpassungen einzuplanen, da wahrscheinlich Faktoren auftreten werden, die Sie nicht vorhergesehen haben.
4. Leistungskennzahlen
Statt dieses Template nur am Ende des Projekts zu verwenden, überlegen Sie, es zu Leistungskennzahlen zu verfolgen während des gesamten Lebenszyklus des Projekts. Das hilft zu informieren, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, um Ihre Ziele zu erreichen oder ob Anpassungen erforderlich sind.
5. Projektupdate
Um die Stakeholder und die Unternehmensführung informiert zu halten, überlegen Sie, eine Projektaktualisierungsumgebung zu verwenden, um Informationen auszutauschen. Die Vorlage hat Abschnitte, in denen regelmäßige Updates hinzugefügt werden können. Denken Sie daran, regelmäßig Statusupdates durchzuführen, um die Stakeholder informiert zu halten.
Hier ist, wie PetDesk die Teams über Projektupdates informiert:
6. Änderungsmanagement
Wenn alle Projekte immer perfekt nach Plan laufen würden, wären sie zu einfach. Es gibt immer Bereiche, in denen Sie Anpassungen vornehmen und Fehler beheben müssen. Sie können diese Änderungen in einem Änderungsmanagementplan berücksichtigen. Diese Vorlage kann verwendet werden, um zu detaillieren, wie das Projekt ablaufen wird, wenn Änderungen erforderlich sind.
7. Projektdokumente
Betrachten Sie diese Vorlage als die zentrale Anlaufstelle für alle projektrelevanten Informationen. Diese Vorlage kann je nach Umfang des Projekts erforderlich oder nicht erforderlich sein. Verwenden Sie es als Referenzbibliothek mit Links zu benötigten Informationen und halten Sie es für alle Stakeholder verfügbar. Sie enthalten alle Projekterwartungen, Ziele und Ressourcen. Wenn Sie eine Frage zum Projekt haben, schauen Sie in die Dokumente. Wenn sie vollständig ausgefüllt sind, sollte Ihre Antwort dort zu finden sein.
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