7 Essential Project Documents [+ Templates]

עם כל פרויקט מוצלח מגיע שפע של מסמכים. הם מכילים את כל הציפיות, המטרות והמשאבים של הפרויקט. אם יש לך שאלה לגבי הפרויקט, בקר במסמכים. אם הם מולאו לחלוטין, התשובה שלך צריכה להיות שם. 

מסמכי פרויקט צריכים להיות ברורים ותמציתיים. בגורה, אנו מתחילים את כל תיעוד הפרויקט שלנו מהתבניות הללו. הן מאיצות את שלב ההכנה של הפרויקט כך שנוכל להתחיל לעבוד על הפרויקט עצמו מהר יותר. אנו ממליצים לחקור את 7 התבניות הללו למסמכי הפרויקט שלך.

למה מסמכי פרויקט חשובים?

שזו מקור האמת היחיד

לרוב הפרויקטים יש הרבה חלקים נעים וגורמים מעורבים. זה יכול להקשות על מעקב והעברת מידע חשוב. אתה יכול להשתמש במסמכי הפרויקט כמקום מרוכז שבו כל התיעוד החשוב של הפרויקט יכול להתקיים. לא עוד בזבוז זמן במשא ומתן חיפושי פתרונות.

קל לעדכן אותן עם המידע האחרון

כאשר אתה מגדיר את מסמכי הפרויקט שלך כיעד אחד לכל המידע של הפרויקט, אתה יכול להסתמך עליהם לספק עדכונים לגורמים המעורבים. טיפ מקצועי: שקול להשתמש בגורה להגדיר תזכורות בזמנים קבועים כדי לבדוק את מסמכי הפרויקט ולוודא שכל המידע עדכני.

הן מתארות את מטרות הפרויקט

קבע את היסודות להצלחה על ידי תיאור ברור של מטרות וסדרי עדיפויות של הפרויקט. כאשר הגורמים המעורבים מתחילים כאן, הם מקבלים הבנה מלאה של היקף הפרויקט ומבינים היכן נמצא המשימות שלהם בתוך מחזור חיי הפרויקט הכולל.

הן קובעות מי אחראי על כל משימה

כאשר הן פועלות בשיתוף פעולה עם תוכנית ניהול הפרויקט שלך, מסמכי הפרויקט שלך רושמים מי אחראי על מה ומתי בתהליך שהמשימות הללו צריכות להתבצע. מפתח הבחנות ברורות בין משימות כדי להבין איך אחריות כל פרט תורמת לתמונה הגדולה.

7 מסמכי פרויקט חיוניים

1. מתווה פרויקט

שקול את סיכום הפרויקט כמבט על של הפרויקט. זה צריך לכלול תיאור של הפרויקט, מה הוא שואף להשיג, מי מעורב, ואיך תימדד הצלחה. אתה יכול להיות ספציפי כאן כפי שדרוש עבור הפרויקט שלך. זה מקום מצוין להתחיל בו לארגן את עצמך, לבצע סיעור מוחות, ולתכנן את הפרויקט.

2. תקשורת עם בעלי עניין

כדי להתאים למתן מקור מידע מהימן, נסה לנצל תבנית פרויקט שכוללת את אחריות בעלי העניין ו תקשורת. אל תיתן למידע להתבל בפלטפורמות כמו סליק או דואר אלקטרוני.
‍

3. תוכנית ניהול עלויות

התקציב הוא גורם משמעותי שיש לקחת בחשבון בעת פיתוח הפרויקט שלך. אם אפשר, נסו להשאיר מקום להתאמות מכיוון שכנראה יהיו גורמים שיופיעו שלא צפיתם.

4. מדדי ביצוע

במקום להתייחס לתבנית זו רק בסוף הפרויקט, שקול להשתמש בה לעקוב אחר מדדי הביצוע לאורך מחזור חיי הפרויקט. זה יעזור לקבוע אם אתה על track כדי להשיג את מטרותיך או אם יש צורך להתאים.

5. עדכון פרויקט

כדי לשמור את בעלי העניין וההנהלה של החברה מעודכנים, שקול להשתמש בתבנית עדכון פרויקט לשיתוף מידע. בתבנית יש קטעים שבהם ניתן להוסיף עדכונים שוטפים. זכור לבדוק עדכוני מצב באופן קבוע כדי לשמור את בעלי העניין מעודכנים.

הנה איך פטדסק שומרת על הצוותים מעודכנים על עדכוני הפרויקט:

6. ניהול שינויים

אם כל הפרויקטים היו תמיד מתנהלים כמו שצריך, הם היו קלים מדי. תמיד יש מקומות שבהם יהיה עליך לבצע התאמות ולפתור בעיות. אתה יכול להתייחס לתיקונים הללו בתוכנית ניהול שינוי. תבנית זו יכולה לשמש כדי לכתוב כיצד יתקדם הפרויקט אם ידרשו שינויים.

7. משאבי פרויקט

שקול את התבנית הזו כאחת שמרכזת את כל המידע הקשור לפרויקט. תבנית זו עשויה להיות או לא להיות נחוצה בהתאם להיקף הפרויקט. השתמש בה כבסיס כמו ספריה עם קישורים למידע חיוני ושמור אותה זמינה לכל בעלי העניין. עם כל פרויקט מוצלח מגיע שפע של מסמכים. הם מכילים את כל הציפיות, המטרות והמשאבים של הפרויקט. אם יש לך שאלה לגבי הפרויקט, בקר במסמכים. אם הם מולאו לחלוטין, התשובה שלך צריכה להיות שם.