Process Documentation: How-to with Examples

बढ़ते दर्द, आग से लड़ना, और बर्बाद समय से तनावग्रस्त? अच्छी तरह से प्रलेखित प्रक्रियाओं के बिना स्केलिंग अकार्यक्षमता का एक नुस्खा है और एक चौंकाने वाला 80% श्रमिकों को उनके वर्तमान भूमिकाओं के लिए आवश्यक कौशल नहीं हैं, 7,000 कर्मचारियों के गार्टनर सर्वेक्षण के अनुसार।

समाधान? अपने प्रक्रियाओं को प्रलेखित करें ताकि आप समय बचा सकें, सरल बना सकें, और उत्पादकता खोए बिना स्केल कर सकें। अपने प्रक्रियाओं का प्रलेखन नए कर्मचारियों को सीखने के संसाधन और कौशल प्रदान करता है जो उन्हें अपना काम अधिक प्रभावी ढंग से करने की आवश्यकता है।

आइए प्रक्रिया दस्तावेज़न बनाने के सर्वोत्तम प्रथाओं में dives करें और आपको अपने दस्तावेज़ में सुधार क्यों करना चाहिए।

प्रक्रिया दस्तावेज़न क्या है? 

प्रक्रिया दस्तावेज़न एक गुणवत्ता मानक पर बार-बार देने के लिए चरणों और संदर्भों की एक सूची है। हमारे जैसे प्रक्रिया टेम्पलेट के साथ शुरू करने से यह सुनिश्चित होता है कि आपका दस्तावेज़ स्पष्ट है और टीमों का समय बचाता है।

आपका व्यवसाय जितने चाहें उतने प्रक्रिया दस्तावेज़ रख सकता है। आपके द्वारा बनाए गए प्रक्रिया दस्तावेजों की संख्या आमतौर पर आपके संगठन के आकार, विभागों की संख्या, और प्रत्येक कार्य के लिए आवश्यक प्रक्रियाओं की संख्या पर निर्भर करती है। 

उदाहरण के लिए, बिक्री दस्तावेज़न प्रक्रिया विपणन प्रक्रिया से अलग होगी। इसी तरह मानव संसाधन, अनुसंधान एवं विकास, और अन्य विभाग। 

इन प्रविष्टियों को अक्सर कंपनियों द्वारा एक प्लेबुक, मानक संचालन प्रक्रियाएँ (SOPs) या एक संचालन मैनुअल के रूप में मिलाया जाता है।

प्रक्रिया दस्तावेज़न बनाने के क्या लाभ हैं?

नए कर्मचारियों का प्रशिक्षण

जब आपकी प्रक्रियाएँ अच्छी तरह से प्रलेखित होती हैं तो नए कर्मचारियों का परिचय आसान होता है। आप समय बचाते हैं जब आप अपने नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने के लिए दोहराए जाने योग्य प्रक्रियाएँ उपयोग करते हैं। 

विश्लेषण

अपने प्रक्रिया का प्रलेखन आपको अपने कर्मचारियों के प्रदर्शन को ट्रैक रखने में मदद करता है। आप यह देख सकते हैं कि क्या काम कर रहा है और क्या नहीं यह जानने के लिए मौजूदा दस्तावेज़ का उपयोग कर सकते हैं। जानकारी आपके कार्य प्रवाह के उन हिस्सों को दिखाती है जिन्हें समायोजित करने की आवश्यकता है। 

प्रक्रिया पारदर्शिता सुनिश्चित करना

दस्तावेज़ आपके कंपनी में पारदर्शिता बनाए रखने में मदद करता है। जिन कर्मचारियों को व्यवसाय संचालन के विशिष्ट क्षेत्र के करीब नहीं हैं, वे देख सकते हैं कि कैसे कार्यों को उनके विभाग या निकटतम टीम के बाहर किया जाता है। 

नई जानकारी कार्य प्रवाह में सुधार कर सकती है जैसे कि डुप्लिकेट चरणों या कार्यों को हटाना। यह उच्च दर्द बिंदुओं को भी प्रकट करता है जो कार्य सूची में बदल जाते हैं। समस्या क्षेत्रों के प्रति जागरूकता कभी-कभी आपके प्रक्रिया में धीरे-धीरे सुधार करने के लिए आवश्यक सभी चीजें होती हैं।

अनअपेक्षित के लिए तैयारी करना

जब एक नया कर्मचारी आपकी टीम में जुड़ता है, तो यह आमतौर पर एक रिक्ति को भरने के लिए होता है, जिसका अर्थ है कि अन्य कर्मचारियों को अधिक काम करना होता है जब तक कि नया कर्मचारी पूरी तरह से तैयार नहीं हो जाता।

अगर आपके पास एक दस्तावेजीकरण प्रक्रिया नहीं है, तो समय सीमा चूकने, कम उत्पादकता, और आपके हाथ में एक निराश कर्मचारी होगा।

आपकी प्रक्रिया का प्रलेखन यह सुनिश्चित करता है कि चाहे कोई कर्मचारी अस्थायी रूप से या स्थायी रूप से अनुपस्थित हो, आपके पास हमेशा नए कर्मचारी को प्रशिक्षण देने के लिए संसाधन होंगे।

आंतरिक संचार में सुधार

सिर्फ एक दस्तावेज़ से अधिक, प्रक्रिया दस्तावेज़न एक प्रकार का आंतरिक संचार है। एक नए कर्मचारी को यह सीखने में समय लगता है कि कंपनी कैसे काम करती है और एक प्रक्रिया दस्तावेज़ बनाना आपकी संगठन की समझ को बढ़ाता है। 

जब सभी को अपने-अपने भूमिकाओं का पता होता है और जब उन्हें मदद की आवश्यकता होती है तो किससे बात करें, उत्पादकता बढ़ जाती है। 

ज्ञान साझा करना प्रोत्साहित करना

ज्ञान की कमी तब होती है जब विशेष ज्ञान और कौशल सेट वाले कर्मचारी बिना अपनी प्रक्रिया को दस्तावेज़ित किए छोड़ देते हैं। जब प्रबंधक अपने शानदार परिणामों के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं का दस्तावेज़न करते हैं,  आपकी टीम के सभी सदस्यों को एक समान प्रक्रिया का उपयोग करके समान परिणाम फिर से बनाने की क्षमता हो जाती है। 

लागत और संचालन की अस्पष्टता को कम करना

अपने प्रक्रिया का प्रलेखन भूमिकाओं और जिम्मेदारियों की अस्पष्टता को समाप्त करता है। दस्तावेज़ गड़बड़ी को समाप्त करता है और स्पष्टता सुनिश्चित करता है। जब कर्मचारियों को ध्यान केंद्रित करने की स्पष्टता मिलती है, तो वे आपकी कंपनी के लिए राजस्व उत्पन्न करने में और अधिक समय व्यतीत करते हैं और पहले से मौजूद उत्तरों की तलाश में कम समय बर्बाद करते हैं।

सभी टीम के सदस्य उस दस्तावेज़ का संदर्भ ले सकते हैं जब यह स्पष्ट नहीं होता कि कौन क्या करता है या कुछ कार्यों को कैसे किया जाना चाहिए।

आपका प्रक्रिया दस्तावेज़ बताता है:

• किसे कार्य सौंपा गया है
• विशिष्ट कार्य जो एक प्रक्रिया को पूरा करने के लिए किए जाने चाहिए
• कार्य को प्रदर्शन करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

कौन प्रक्रिया दस्तावेज़न में शामिल है? 

व्यापार प्रक्रिया दस्तावेज़न में तीन पक्ष शामिल हैं: 

• हितधारक 
• परियोजना टीम 
• बाहरी पक्ष 

हितधारक 

एक हितधारक कोई भी हो सकता है जिसकी व्यवसाय में रुचि है।  विशिष्ट विभाग में विशेषज्ञता वाले हितधारक को प्रक्रिया दस्तावेज़न में फीडबैक देने के लिए आवश्यक छोटे विवरण देने चाहिए। 

परियोजना टीम 

परियोजना टीम प्रक्रिया दस्तावेज़न के लिए उत्तरदायी होती है। परियोजना टीम में प्रत्येक कर्मचारी को अपनी प्रक्रिया को प्रलेखित करना चाहिए, ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को सही रूप से रिकॉर्ड किया गया है। 

हालाँकि, काम करते समय प्रक्रियाओं का दस्तावेज़न करना विचलित करने वाला हो सकता है। एक अच्छा अभ्यास यह है कि सूचना की फाइलिंग को सुनिश्चित करने के लिए एक या दो विषय विशेषज्ञों को समर्पित किया जाए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि जानकारी एकल सत्य का स्रोत हो। 

बाहरी पक्ष 

आप अपने व्यवसाय प्रथाओं के तटस्थ निर्णय प्राप्त करने के लिए एक नए दृष्टिकोण के लिए सलाहकार किराए पर लेने का चुनाव कर सकते हैं। बैकस्टेज जाकर साफ दृश्यता मिलती है और कार्य कार्यों को पूरा करने के अधिक कुशल तरीके खोजने की क्षमता मिलती है।

हितधारकों और बाहरी पक्षों से फीडबैक प्राप्त करने के लिए, यहां एक परिवर्तन अनुरोध टेम्पलेट है जो आपकी मदद करेगा।

आपको अपने व्यापार प्रक्रिया दस्तावेज़न में क्या शामिल करना चाहिए? 

आपका प्रक्रिया दस्तावेज़न निम्नलिखित विवरणों को शामिल करना चाहिए: 

• नीति: प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं के मार्गदर्शन करने वाले समग्र सिद्धांत।  ये आमतौर पर वरिष्ठ प्रबंधन द्वारा निर्धारित होते हैं। 
• प्रक्रिया: यह गतिविधियों की एक श्रृंखला है जो इनपुट को आउटपुट में बदलने के लिए की जानी चाहिए। 
• क्रम: यह विवरण है कि प्रत्येक चरण कैसे किया जाएगा। 

नीतियों को नियमों के रूप में विचार करें, प्रक्रिया सभी चरणों का एक अवलोकन है जो निष्पादित किए जाने हैं, और प्रक्रियाएँ प्रत्येक चरण का विस्तृत विवरण हैं। 

आपका अंतिम दस्तावेज़ टेम्पलेट, वीडियो, चेकलिस्ट, स्क्रीनशॉट, या इन सबका संयोजन रूप में हो सकता है। 

सफल प्रक्रिया दस्तावेज़न के लिए सर्वोत्तम प्रथाएँ  

अपने प्रक्रिया दस्तावेज़न उपकरण का आकलन करें 

सर्वश्रेष्ठ प्रक्रिया दस्तावेज़न टूल के प्रमुख आवश्यकताएँ: 

• आपकी टीम के साथ स्केल करने के लिए डिज़ाइन किया गया
• आपको कार्य प्रवाह में बनाए रखता है इसके बजाय एक और गंतव्य जोड़ता है
• सुनिश्चित करने के लिए अंतर्निहित सत्यापन है कि सामग्री हमेशा अद्यतित है
• ज्ञान लाने के लिए सहज ब्राउज़र एक्सटेंशन
• सूचनाएँ खोजने के लिए आपको आसान उपयोग करने की सुविधा है
• बुल्क क्रियाएँ
• स्लैक एकीकरण
• विश्लेषिकी प्रदान करता है
• एपीआई
• आपकी टीम के पसंदीदा उपकरणों के साथ मजबूत एकीकरण
• टेम्पलेट जो आपका समय बचाएंगे। 

प्रक्रिया की पहचान और नाम दें 

कौन सी प्रक्रिया आप पहले प्रलेखित करेंगे? यह प्रक्रिया आपके संगठन को क्यों लाभ देगी?  उदाहरण के लिए, क्या आप अपनी टीम को खरीद चक्र के दौरान संभावनाओं का नेतृत्व करने में अधिक कुशलता से मदद करने के लिए एक बिक्री प्रक्रिया विकसित कर रहे हैं? इसे एक नाम दें और प्रक्रिया का संक्षिप्त विवरण दें।

प्रक्रिया का दायरा परिभाषित करें 

प्रक्रिया में क्या शामिल है और कार्य के दायरे के बाहर क्या होगा? इसके साथ ही, प्रक्रिया को प्रभावशाली बनाने के लिए आवश्यक संसाधनों पर विचार करें। 

जानकारी एकत्रित करें और चरणों का आयोजन करें

अगर यह एक ऐसा कार्य है जिसमें कई कर्मचारी शामिल होते हैं, तो सभी संबंधित साथियों के साथ एक मंथन सत्र आयोजित करें। अगर आप काम को अकेले करते हैं, तो इसे करते समय दस्तावेज़ित करें।

जानकारी एकत्रित करने के बाद, स्पष्ट निर्देशों के साथ कदमों को व्यवस्थित करें। यह पूर्व-रिकॉर्डेड व्याख्याता वीडियो, योजनाओं, प्रवाह चार्ट, और स्क्रीनशॉट जैसी दृश्य सहायता का उपयोग करने में मदद करता है।

किसे शामिल है, परिभाषित करें 

प्रक्रिया में प्रत्येक चरण को निष्पादित करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी का वर्णन करें। सावधान रहें कि केवल भूमिकाओं का उल्लेख करें, नाम नहीं, क्योंकि आपकी ड्राफ्ट की गई प्रक्रिया का उपयोग कर्मचारियों के जाने के बाद भी किया जाएगा। 

सामान्य प्रक्रिया में अपवादों का उल्लेख करें

एक प्रक्रिया दस्तावेज़ कठोर नहीं होना चाहिए क्योंकि कुछ प्रक्रियाएँ हमेशा एक रैखिक मार्ग का अनुसरण नहीं करती हैं। लचीलापन एक अच्छे कार्य प्रवाह के मूल चिह्नों में से एक है। कहाँ अपवाद होंगे और कर्मचारी उन्हें कम करने के लिए कौन से कदम उठाना चाहिए।

प्रक्रिया की सीमाओं को स्पष्ट करें 

एक प्रक्रिया को क्या उत्तेजित करता है? एक प्रक्रिया कहाँ शुरू होती है या समाप्त होती है?  यह कब समाप्त होती है? इसे लिख लें। स्पष्टता के लिए सीमाएँ निर्धारित करें।

नियंत्रण बिंदु जोड़ें 

नियंत्रण बिंदुओं को प्रक्रियाओं में उन रणनीतिक बिंदुओं पर जोड़ा जाता है जहाँ जोखिम हो सकता है। जैसे-जैसे आप प्रक्रिया का ड्राफ्ट तैयार करते हैं, ऐसे संभावित जोखिम भरे मामलों को नोट करें जिनकी बारीकी से निगरानी की जानी चाहिए।  

प्रक्रिया के इनपुट और आउटपुट की पहचान करें 

प्रक्रिया शुरू करने के लिए आवश्यक संसाधनों की एक सूची बनाएं। इसके साथ ही, यह भी बताएं कि प्रक्रिया के पूरा होने पर क्या आउटपुट की अपेक्षा की जानी चाहिए। 

विधियों को मानकीकरण के लिए टेम्पलेट का उपयोग करें और अंतिम दस्तावेज़

टेम्पलेट सभी प्रक्रिया दस्तावेज़ों के साथ निरंतरता बनाने में मदद करते हैं। यह टीम के सदस्यों के लिए स्पष्टता से गतिविधियों का पालन करना आसान बनाता है क्योंकि उन्हें पता होता है कि क्या अपेक्षित है।

यहां एक टेम्पलेट है जो प्रबंधकों को आपकी टीम के आंतरिक प्रक्रियाओं को रिकॉर्ड करने के तरीके को मानकीकरण में मदद करता है। 

इसे दृश्यात्मक बनाएं 

67% लोग दृश्यमान प्रारूप में जानकारी को बेहतर ढंग से समझते हैं।  पाठ को दृश्य तत्वों के साथ मिलाना इसे समझना और याद रखना आसान बनाता है।  

समीक्षा करें, परीक्षण करें, और संशोधित करें

उन सभी को इकट्ठा करें जिन्होंने प्रक्रिया दस्तावेज़ में जानकारी दी है। अपने दस्तावेज़ को अपनी टीम के साथ साझा करें। अपने टीम के सदस्यों से कहें कि वे अपनी प्रक्रिया पर अपना प्रयोग करें और देखें कि यह कैसे काम करता है। सूचना सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रिया का परीक्षण करें कि आप कोई चरण छोड़ नहीं गए हैं और यह निर्धारित करें कि क्या आपको अपने दस्तावेज़ में संशोधन करने की आवश्यकता है। 

वितरित करें 

एक प्रक्रिया बनाना एक भाग है, सुनिश्चित करना कि यह आसानी से सुलभ हो, दूसरा है। अपनी प्रक्रिया के दस्तावेज़ विकियों में या कंपनी के इन्ट्रानेट्स में स्टोर करें जो सभी द्वारा आसानी से सुलभ हैं।

नियमित रूप से फिर से जांचें ताकि पुष्टि या अद्यतन कर सकें 

BPtrends के अनुसार, 96% कंपनियों के पास प्रलेखित प्रक्रियाएँ हैं, लेकिन केवल 4% उन्हें मापते और समीक्षा करते हैं.  जैसे-जैसे आपकी कार्यप्रवाह विकसित होती है, आपको नियमित रूप से चरणों को अद्यतन करने और सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि आप जो जानकारी प्रकाशित करते हैं वह सटीक है। 

Guru का सत्यापन इंजन प्रदत्त किया है, आप आश्वस्त हैं कि आपकी सभी प्रक्रियाएँ अद्यतन और सटीक हैं। आप कार्डों को सत्यापित करने के लिए विषय वस्तु विशेषज्ञों को चुन सकते हैं या Guru की AI को समान कार्डों के आधार पर सत्यापकों का सुझाव देने दे सकते हैं।

अपने प्रक्रिया दस्तावेज की समीक्षा और अद्यतन करने के लिए अंदरूनी अंतराल निर्धारित करें, फिर उस तारीख़ को अपने सत्यापन अंतराल के रूप में चुनें। यदि आप सही अंतराल के बारे में अनिश्चित हैं, तो आप डिफ़ॉल्ट 90 दिन या अधिकतम समयसीमा चुन सकते हैं जो 12 महीने है।  जिन टीमों के साथ आप सहयोग करते हैं वे कार्डों को सत्यापित या असत्यापित देख सकते हैं, इसलिए कोई भ्रम नहीं होगा। 

अपनी टीम की सामूहिक बुद्धिमत्ता को प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण के साथ बढ़ाएँ

ज्ञान बनाए रखने का एकमात्र तरीका यह सुनिश्चित करना है कि प्रत्येक कर्मचारी अपनी प्रक्रिया का दस्तावेज़ीकरण करे। यह नए कर्मचारियों के लिए अनुवर्तन समय बचाता है और उन्हें कार्यों को अधिक कुशलता से पूरा करने के लिए सक्षम बनाता है।

ज्ञान साझा करने की संस्कृति का निर्माण सुनिश्चित करता है कि जब एक व्यक्ति सफल होता है, तो सभी अन्य उनकी जानकारी का उपयोग कर सकते हैं ताकि एक गुणक प्रभाव उत्पन्न हो सके जो आपकी कंपनी के लिए उत्पादकता और अधिक राजस्व में वृद्धि का कारण बनता है।