Project Proposals: Free Templates & Simple Steps

एक परियोजना प्रस्ताव आपके संभावित ग्राहक के साथ पहली हाथ मिलाना है। यह एक यादगार छाप बनाने और पाठक को यह दिखाने के लिए वजन रखता है कि आप उस काम के लिए सबसे अच्छा फिट हैं।

सेल्स टीमों के लिए, महान परियोजना प्रस्ताव नए व्यवसाय की बाढ़ का कारण बनते हैं। और इन-हाउस कर्मचारियों के लिए, यह आपके विचारों पर कार्रवाई करने के लिए प्रबंधन को प्रेरित करने का रहस्य है।

एक प्रभावशाली परियोजना प्रस्ताव लिखना और संदर्भित करने के लिए टेम्पलेट का एक सेट होना आपकी सबमिशन को बाकी से ऊपर रखता है।

इस गाइड में, हम आपको परियोजना प्रस्ताव के लाभ, प्रस्ताव में क्या शामिल करें, और कार्रवाई को प्रेरित करने वाला परियोजना प्रस्ताव कैसे लिखें, यह समझाएंगे।

परियोजना प्रस्ताव क्या है?

एक परियोजना प्रस्ताव पहला दस्तावेज़ है जिसका उपयोग बाहरी या आंतरिक परियोजना को परिभाषित करने के लिए किया जाता है। यह एक विस्तृत दस्तावेज़ है जिसका ग्राहक आपके संगठन के साथ साझेदारी करने का निर्णय लेने के लिए उपयोग करता है। इसलिए, इसे उच्च गुणवत्ता, अच्छी तरह से लिखा हुआ, और समझने में आसान होना चाहिए। 

परियोजना प्रस्ताव क्यों महत्वपूर्ण है?

प्रतिस्पर्धा करने वाले विक्रेताओं में खड़े होना

परियोजना प्रस्ताव आपके कंपनी को प्रतिस्पर्धियों के समुद्र में खड़ा करने में मदद करते हैं। एक अच्छे से लिखे हुए परियोजना प्रस्ताव से आपको अपने अनोखे मूल्य प्रस्ताव को प्रदर्शित करने की अनुमति मिलती है। 

क्या आपकी कंपनी बेहतर प्रक्रियाएं, परिणाम, या कीमतें पेश करती है? आप इन लाभों को एक परियोजना प्रस्ताव के माध्यम से दिखा सकते हैं।

एक अच्छी पहली छाप बनाएं

एक परियोजना प्रस्ताव सामान्यतः आपके संभावित ग्राहक के साथ पहला औपचारिक इंटरएक्शन होता है। उनकी पृष्ठभूमि, ज़रूरतों, और लक्ष्यों के बारे में जो अनुसंधान आप करते हैं, वह प्रस्ताव को बेहतर बनाता है और इसे और अधिक व्यक्तिगत और यादगार बनाता है। इसके अलावा, एक अच्छी पहली छाप अधिक चर्चाओं की ओर ले जाती है, जिसमें दीर्घकालिक काम की संभावना होती है।

बेहतर परियोजनाएँ और निवेशक सुरक्षित करें

एक अनसॉलिसिटेड प्रस्ताव बनाते समय, एक परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट आपको एक प्रभावशाली प्रस्तुति देने में मदद कर सकता है। यदि आप उस टीम में हैं जिसे फंडिंग सुरक्षित करने का काम सौंपा गया है, तो परियोजना प्रस्ताव संभावित निवेशकों और ग्राहकों को आपके संगठन के साथ साझेदारी के लाभ दिखाते हैं।

स्पष्ट रूप से उद्देश्यों और अपेक्षित परिणामों को दिखाएँ ताकि स्कोप क्रिप ना हो।

स्कोप क्रिप परियोजना के दायरे का अवांछित विस्तार है। इसमें वो डिलिवरेबल्स शामिल हो सकते हैं जो मूल समझौते का हिस्सा नहीं थे या परिणाम जो पहले चर्चा नहीं किए गए थे। 

परियोजना प्रस्ताव स्पष्ट रूप से परिभाषित उद्देश्यों और अपेक्षित परिणामों के माध्यम से स्कोप क्रिप को रोकने में मदद करते हैं, जिन पर ग्राहक पहले से परियोजना की शुरूआत से पहले सहमत हो चुका है।

व्यवस्थित समय सीमाएँ बनाए रखें

प्रस्ताव जमा करने से पहले, यह अच्छा विचार है कि आपके संगठन के भीतर उन हितधारकों को शामिल करें जिन्होंने समान परियोजनाओं पर काम किया है। 

वे आपको यह तय करने में मदद कर सकते हैं कि प्रत्येक डिलिवरेबल्स के लिए समयसीमा हासिल करने योग्य है या नहीं। आपको यह सुनिश्चित करने के लिए ग्राहक के साथ सहयोग करना भी होगा कि आप समय सीमाओं और परियोजना के लिए चेक-इन के संबंध में एक ही पृष्ठ पर हैं।

योजना में सुधार करें

एक परियोजना प्रस्ताव योजना में सुधार करता है। यह दस्तावेज़ बजट, प्रक्रियाओं, समयसीमाओं और अनुबंध के लिए डिलिवरेबल्स को अंतिम रूप देने के लिए उपयोग किया जाता है। सही योजना के साथ, आप संसाधनों का आवंटन कर सकते हैं और यह पूर्वानुमान लगा सकते हैं कि परियोजना आपके ग्राहक के व्यवसाय पर कैसे प्रभाव डालेगी।

प्रभावी संशोधन प्रक्रिया

अनुचित संशोधन पैसे, समय, और प्रयास खर्च करते हैं। प्रस्ताव और अनुबंध में संशोधन समय सीमाएँ शामिल करना आपको ट्रैक पर बनाए रखता है। यह परियोजना के दौरान संचार को भी आसान बनाता है।

परियोजना प्रस्ताव के प्रकार क्या हैं?

औपचारिक रूप से मांग की गई

औपचारिक रूप से मांगे गए परियोजना प्रस्ताव एक प्रस्ताव के लिए अनुरोध (RFP) के जवाब में लिखे जाते हैं। यह लिखना आसान है क्योंकि ग्राहक RFP में समयसीमा, समय, और डिलिवरेबल्स जैसे परियोजना विवरण प्रदान करता है। 

अनौपचारिक रूप से मांगे गए

अनौपचारिक रूप से मांगे गए प्रस्ताव औपचारिक रूप से मांगे गए परियोजना प्रस्तावों के समान होते हैं। मुख्य अंतर यह है कि ग्राहक की जरूरतें किसी दस्तावेज़ में नहीं रखी जाती हैं, जिससे लिखना कठिन हो जाता है। आपको लक्ष्यों, प्रक्रियाओं, और डिलिवरेबल्स जैसे परियोजना मानदंडों को परिभाषित करने के लिए अधिक शोध करने की आवश्यकता होगी।

अनसॉलिसिटेड

अनसॉलिसिटेड परियोजना प्रस्तावों को एक कोल्ड कॉल के रूप में सोचें। संभावित ग्राहक ने इसके लिए नहीं कहा, लेकिन यदि सही तरीके से किया जाए, तो यह बहुत मूल्य प्रदान करता है। यह लिखने के लिए सबसे कठिन प्रकार का प्रस्ताव है क्योंकि आपके पास कोई प्रारंभिक विवरण नहीं होता। आपको अपने प्रस्ताव को सहायक बनाने के लिए जितनी संभव हो सके जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता है।

नवीनता

नवीनता परियोजना प्रस्ताव अनुस्मारक और चल रहे परियोजनाओं के लिए अपडेट होते हैं। आप अपने समाधान को नहीं बेच रहे हैं। इसके बजाय, आप ग्राहक को एक परियोजना की प्रगति, परियोजना में ऐसे बदलावों के बारे में याद दिला रहे हैं जो अधिक फंडिंग की आवश्यकता होती है, और जारी रखने की अनुमति।

नवीकरण

एक नवीकरण प्रस्ताव लिखा जाता है ताकि ग्राहक को आपकी सेवाएँ बनाए रखने के लिए मनाने का प्रयास किया जा सके। लक्ष्य यह है कि चल रही सेवाओं का मूल्य और निवेश पर वापसी दिखाना है।

पूरक

एक पूरक परियोजना प्रस्ताव का उपयोग करें जब आपको परियोजना के लिए योजनाबद्ध से अधिक संसाधनों की आवश्यकता होती है। लक्ष्य यह है कि अतिरिक्त संसाधनों को सही ठहराना और परियोजना की लागत के प्रदर्शन की गणना करना है।

एक परियोजना प्रस्ताव में क्या शामिल होना चाहिए?

परियोजना की पृष्ठभूमि

परियोजना प्रस्ताव का सबसे प्रभावशाली तत्व परियोजना की पृष्ठभूमि है। यह चरण ग्राहक के दर्द बिंदु को मजबूत करने के दौरान आपकी कंपनी के किस तरह से ठोस अंतर डाल सकती है, इसे समझाने का है।

आपकी परियोजना की पृष्ठभूमि यह समझाएगी कि परियोजना पहले स्थान पर क्यों बनाई गई थी। आप परियोजना की पृष्ठभूमि को कुछ भेद्यता वाले खंडों में तोड़ सकते हैं:

• व्यवसाई चुनौतियाँ और बाधाएँ
• व्यवसाय की कमजोरी या सीमाएँ
• परियोजना की ताकत और अवसर

परियोजना का पृष्ठभूमि आपके ग्राहक के लिए यह दिखा देता है कि समाप्त परियोजना कैसे अंतर लाएगी।

जरूरतों या आवश्यकताओं का बयान

जरूरतों का बयान या आवश्यकताओं का बयान आपके परियोजना के 'क्यों' को संबोधित करता है। इस खंड को एक पुस्तक की प्रस्तावना के रूप में सोचें। इसे संक्षिप्त, मीठा, और सीधा रखें।

यहां कुछ प्रश्न दिए गए हैं जो जरूरतों और आवश्यकताओं के बयान को बनाने में मदद करेंगे:

• मेरे ग्राहक को क्या जरूरत है, और क्यों?
• इस परियोजना के परिणाम से किसे लाभ होता है?
• यह परियोजना अब क्यों हो रही है? 
• इसे आवश्यक बना रहा है? 
• मेरे समाधान में क्या खास है? 
• मैं अपने प्रतिस्पर्धियों की तुलना में क्या बेहतर कर सकता हूँ?

परियोजना के उद्देश्य

परियोजना के उद्देश्य परियोजना के मापनीय परिणामों का वर्णन करते हैं। परिणाम डिलिवरेबल्स या परिणाम हो सकते हैं। डिलिवरेबल्स वस्तुतः आइटम हैं जो आप ग्राहक को वितरित करेंगे। परिणाम ये डिलिवरेबल्स मापने के लिए मापदंड हैं।

एक अच्छी तरह से लिखे गए परियोजना उद्देश्य से यह प्रमाणित होता है कि आप पूरी तरह से परियोजना के लक्ष्यों को समझते हैं। यह परियोजना की योजना बनाने के लिए भी एक प्रारंभिक बिंदु होता है। प्रत्येक उद्देश्य एक मील का पत्थर बन जाएगा जिसे आपकी टीम को परियोजना के अगले चरण में जाने से पहले संबोधित करना होगा।

परियोजना की पद्धति और परिणाम

जैसे लैब जो आपने विज्ञान कक्षा में लिखी थी, परियोजना की पद्धति प्रक्रिया और तकनीकों पर चर्चा करती है जो उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए उपयोग की जाएँगी।

उदाहरण के लिए, यदि आप ग्राहक के लिए हार्डवेयर बनाने की योजना बना रहे हैं, तो आपकी पहली विधि उपयोगकर्ता अनुसंधान करना होगी ताकि श्रोताओं को समझ सकें और वह समस्या जो वह हल करेगा। परिणाम पूरा किया गया हार्डवेयर होगा। 

आपकी विधियों और परिणामों को औपचारिक तरीके से लिखा जाना चाहिए। टीमस्टेज के अनुसार, लगभग 73% संगठनों जो औपचारिक परियोजना प्रबंधन का उपयोग करते हैं, हमेशा या अक्सर अपने लक्ष्यों को प्राप्त करते हैं। सोच-समझकर बनाई गई परियोजना पद्धति जो सिद्ध तकनीकों पर आधारित है, आपके परियोजना के लक्ष्यों को प्राप्त करने की संभावना को काफी बढ़ा देती है।

परियोजना पद्धति अनुभाग लिखने के लिए यहां कुछ रणनीतियाँ हैं:

• व्याख्या करें कि आपकी विधियाँ क्यों काम करती हैं 
• जिम्मेदारियों को सौंपें और प्रत्येक डिलिवरेबल के लिए टीम के सदस्यों को नियुक्त करें
• महत्वपूर्ण समय सीमाएँ शामिल करें

परियोजना का दायरा

आपकी परियोजना का दायरा आपकी परियोजना के विशिष्ट विवरणों पर चर्चा करनी चाहिए। यह आमतौर पर परियोजना प्रस्ताव का सबसे लंबा हिस्सा होता है। यह खंड ग्राहकों के लिए अपेक्षाएँ सेट करता है और इसमें वे स्मार्ट लक्ष्य होते हैं जो विशिष्ट, मापनीय, प्राप्त करने योग्य, वास्तविक और समयबद्ध होते हैं।

अपने परियोजना श्रेणी में इन खंडों को जोड़ें:

• हर प्रक्रिया जो डिलिवरेबल में जाती है
• आप कैसे प्रत्येक डिलिवरेबल की सफलता को मापेंगे
• परियोजना क्या नहीं कवर करेगी

बजट

कोई भी परियोजना प्रस्ताव बजट खंड के बिना पूरा नहीं होता। अन्य खंडों की तरह, बजट बहुत विशिष्ट होना चाहिए और सभी खर्चों को कवर करना चाहिए।

संख्याओं को संबंधित बनाना आसान बनाने के लिए तालिकाओं का उपयोग करें। प्रत्येक भाग का विवरण लिखें कि हर टुकड़ा डिलिवरेबल्स और परिणामों में कैसे फिट करता है। 

अनपेक्षित घटनाओं के मामले में पाठक को एक आपातकालीन बजट प्रस्तुत करें। उदाहरण के लिए, आप कुछ डिलिवरेबल्स के लिए अधिक बजट क्यों किया, इस बारे में एक पैराग्राफ लिख सकते हैं।

आदर्श रूप से, परियोजना बजट परियोजना प्रबंधक द्वारा लिखा जाना चाहिए। हालांकि, आपको कंपनी के अकाउंटेंट को लाना चाहिए, जिसके पास संभवतः संख्याओं के लिए बेहतर समझ होती है। वे यह सुनिश्चित करने में भी मदद कर सकते हैं कि आपका बजट बाकी परियोजना प्रस्ताव के साथ समन्वयित है।

जब एक परियोजना बजट बनाते समय आपको ध्यान में रखने के लिए कुछ टिप्स:

• अपने बजट को बनाना शुरू करें और इसे अपने प्रस्ताव के साथ विकसित करने की अनुमति दें, बजाय कि इसे अंत में छोड़ दें।
• सुनिश्चित करें कि संख्याएँ एकत्र होती हैं और आपके द्वारा सूचीबद्ध सभी वस्तुओं के लिए सही बाजार मूल्य है।
• सुनिश्चित करें कि आपका बजट एक प्रारूप का अनुसरण करता है जो समझने में आसान है।
• गणित की जांच कई बार करें।

परियोजना टाइमलाइन

आपकी परियोजना टाइमलाइन स्पष्ट रूप से बताती है कि परियोजना के प्रत्येक तत्व को पूरा करने में कितना समय लगेगा। आपको इस खंड में डिलिवरेबल्स और परियोजना चरणों को पूरा करने की समय सीमाएँ सूचीबद्ध करनी चाहिए।

समयसीमाओं पर टीम के सदस्यों के नामों को व्यक्तिगत असाइनमेंट से जोड़ना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपका यूएक्स डिज़ाइनर आपके परियोजना के अनुसंधान और डिज़ाइन भाग के लिए जिम्मेदार होगा, तो डिज़ाइनर का नाम, समयसीमा, और अपेक्षित नियत तारीख सूचीबद्ध करें। 

रिपोर्टिंग

रिपोर्टिंग अनुभाग समझाता है:

• क्लाइंट परियोजना अपडेट कैसे प्राप्त करेगा (ईमेल, स्लैक, एसएमएस, या ऐप में रिपोर्टिंग)
• आपकी कंपनी कितनी बार रिपोर्ट भेजेगी? क्या आप एक क्लाइंट डैशबोर्ड बनाएंगे?
• किसका संपर्क बिंदु होगा जो नियमित रिपोर्ट या अपडेट प्राप्त करेगा?
• क्लाइंट को परियोजना के दौरान कितनी बैठकें मिल सकती हैं? यदि अतिरिक्त बैठकें उपलब्ध हैं, तो क्या उन पर अतिरिक्त चार्ज लिया जाएगा?
• बैठकें कब, कहाँ, और कैसे होंगी?

अपेक्षित जोखिम और मुद्दे

परियोजना जोखिमों को ध्यान में रखना सफल परियोजना कार्यान्वयन में बड़ा हिस्सा निभाता है। क्या कोई अप्रत्याशित मुद्दे हैं जो आपको लगता है कि परियोजना के दौरान उठ सकते हैं? किसी भी समस्या को लिखें जो परियोजना के पूरा होने से पहले, दौरान या बाद में हो सकती है।  यह अनुभाग न केवल आपको ईमानदार रखेगा, बल्कि आपको परियोजना के जाल में भी मदद कर सकता है।

जब आप इस अनुभाग को तैयार करें, तो सुनिश्चित करें कि आप अपने परियोजना समयरेखा की समीक्षा करें। उदाहरण के लिए, आप अनुमानित परियोजना अवधि का 1.5 या 2x का बफर बना सकते हैं ताकि आप किसी भी आश्चर्य को समायोजित करने के लिए समय दे सकें बिना डेडलाइन चूकें। यह असंतोषजनक ग्राहकों, भयानक समीक्षाओं, सिरदर्द, और रात्रिभर काम को रोक सकता है। 

सफलता के लिए मानदंड

सफलता के लिए मानदंड समझाते हैं कि आप परियोजना की सफलता को कैसे मापेंगे। सफलता के लिए आवश्यक मापदंडों, परिणामों, और डिलिवरेबल्स को शामिल करें।

पीएमआई सूचीबद्ध करता है सफलता को मापने के लिए निम्नलिखित मानदंड:

• मापदंड और आंकड़े
• डिलिवरेबल्स की गुणवत्ता
• भविष्य की संभावनाएँ
• हितधारक संतोष
• कंपनी का प्रदर्शन

परियोजना रोडमैप

परियोजना रोडमैप एक व्यापक अवलोकन है जो एक परियोजना के सभी महत्वपूर्ण तत्वों का वर्णन करता है। यह आपके परियोजना प्रस्ताव का अंतिम भाग है और इसे एक सारांश के रूप में लिखा जाना चाहिए।

यदि आप चार्ट या टाइमलाइन जैसी दृश्याओं का उपयोग करते हैं, तो इसे समझना आसान है। मुख्य तिथियों और उनकी अपेक्षित परिणामों को उजागर करें, साथ ही किसी भी डिलिवरेबल्स को भी।

आप एक सारांश भी शामिल करना चाह सकते हैं:

• उद्देश्य
• मीलस्टोन
• संसाधन
• बजट लागत
• परियोजना चरण

परियोजना प्रस्तावों के उदाहरण

सरल परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट

एक सरल परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट एक संगठित रूपरेखा में लिखा गया है जो उपयोग और समझ में आसान है। यह टेम्पलेट आंतरिक परियोजनाओं से लेकर स्कूल परियोजनाओं तक कई परियोजना प्रकारों के लिए आदर्श है।

आवश्यकताओं की एकत्रीकरण टेम्पलेट

आवश्यकताओं की एकत्रीकरण टेम्पलेट किसी भी परियोजना के लिए एक मजबूत आधार है। यह क्लाइंट और परियोजना प्रबंधक के बीच जानकारी का एक पुल का कार्य करता है। क्लाइंट स्पष्ट रूप से संप्रेषित करता है कि उन्हें परियोजना से क्या चाहिए और आप यह सुनिश्चित करते हैं कि उनके लक्ष्य आवश्यकताओं की एकत्रीकरण में ध्यान में रखे जाएं।

परियोजना प्रबंधन प्रस्ताव टेम्पलेट

एक परियोजना प्रबंधन प्रस्ताव टेम्पलेट को क्लाइंट या प्रायोजक को निर्णय लेने में मदद के लिए पर्याप्त जानकारी प्रदान करनी चाहिए। एक सामान्य नियम के अनुसार, सबसे पहले एक आकर्षक कार्यकारी सारांश लिखें क्योंकि यह वह पहला अनुभव है जिससे क्लाइंट दस्तावेज के साथ मिलता है। यदि कार्यकारी सारांश आकर्षक है, तो वे संभावना रखते हैं कि वे प्रस्ताव के बाकी हिस्से को पढ़ें।

आपके परियोजना प्रबंधन प्रस्ताव टेम्पलेट में शामिल होने वाले अनुभाग हैं:

• शीर्षक पृष्ठ
• कार्यकारी सारांश
• परियोजना विवरण और लक्ष्य
• डिलिवरेबल्स
• परियोजना का दायरा
• बजट और संसाधन
• मीलस्टोन और समयरेखाएँ

सेल्स प्रस्ताव टेम्पलेट

आपका सेल्स प्रस्ताव क्लाइंट को उस भविष्य की कल्पना करने में मदद करनी चाहिए जहाँ आपका उत्पाद उनके लिए एक महत्वपूर्ण समस्या का समाधान हो गया है। कई सेल्स टीमें अपने सेल्स प्रस्ताव को बहुत सामान्य, अथवा लंबे करने के जाल में गिर जाती हैं।

एक सेल्स प्रस्ताव क्लाइंट को यह विश्वास दिलाना चाहिए कि आप उनकी आवश्यकताओं को समझते हैं और सबसे अच्छा समाधान आपके पास है। इससे उन्हें कार्रवाई के लिए प्रेरित भी होना चाहिए।

आपके सेल्स प्रस्ताव में शामिल करने के लिए कुछ बातें हैं:

• कंपनी की पृष्ठभूमि
• चुनौतियाँ जो आपका उत्पाद हल करेगा
• बजट
• निर्णायक व्यक्तियों और हितधारकों
• आपका अनोखा मूल्य
• पिछले क्लाइंट के साथ आरओआई दिखाने वाले प्रशंसापत्र

बिजनेस प्रोजेक्ट प्रस्ताव टेम्पलेट

एक व्यवसाय प्रस्ताव आपके और आपके क्लाइंट के बीच की खाई को पाटता है। यह आपके मूल्य प्रस्ताव को इस प्रकार रेखांकित करता है कि एक संगठन को आपके साथ व्यवसाय करने के लिए मनाए। 

सेल्स प्रस्ताव के समान, आपको एक कार्यकारी सारांश के साथ अपने "क्यों" को समझाना होगा जो आपके सेवाओं या उत्पादों के लाभ और यह कैसे समस्या का समाधान कर सकता है, को स्पष्ट रूप से दिखाता है।

एक व्यवसाय प्रस्ताव में शामिल करने के लिए अनुभाग हैं:

• सारांश की भूमिका
• शीर्षक पृष्ठ
• कार्यकारी सारांश
• समस्या कथन
• समाधान
• समयसीमा
• योग्यता
• मूल्य निर्धारण विकल्प
• शर्तें और शर्तें

सॉफ़्टवेयर परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट

सॉफ़्टवेयर प्रस्ताव एक विपणन दस्तावेज है जहाँ आप अपने सॉफ़्टवेयर का एक संगठन को प्रचार करते हैं। प्रस्ताव का उद्देश्य आपके सॉफ़्टवेयर को एक संभावित ग्राहक के सामने प्रस्तुत करना और आपके उत्पाद का मूल्य दिखाना है। 

प्रस्ताव में यह वर्णन किया जाना चाहिए कि आप एक मैनुअल प्रक्रिया को स्वचालित करने और समय कैसे बचाने की योजना बना रहे हैं। आपके सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने से प्राप्त आरओआई स्पष्ट रूप से बिक्री प्रस्ताव में देखा जाना चाहिए।

इंजीनियरिंग परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट

अधिकतम इंजीनियरिंग परियोजना प्रस्ताव ऐसे अनुरोध के प्रति बनाए जाते हैं। उद्देश्य यह दिखाना है कि आप आरएफपी में उल्लेखित समस्या को समझते हैं और आप सबसे अच्छे विकल्प हैं। 

आपका इंजीनियरिंग परियोजना प्रस्ताव यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि आपकी इंजीनियरिंग टीम कार्य के लिए सबसे योग्य है।

12 सरल चरण एक परियोजना प्रस्ताव लिखने के लिए

प्रो टिप: इसे छोटा रखें

औसत ध्यान अवधि है 8.25 सेकंड. यह ध्यान आकर्षित करने और इसे बनाए रखने के लिए एक बहुत संक्षिप्त विंडो है। अक्सर, सबसे अच्छे प्रस्ताव आपके कंपनी के ब्रांडिंग के साथ एक या दो स्लाइड में होते हैं। संक्षिप्त रखें और अनावश्यक विवरण शामिल करने के प्रलोभन से बचें।

1. अपने परियोजना प्रस्ताव के लिए एक रूपरेखा लिखें

जब आपने शोध किया हो और आपके पास परियोजना के बारे में सारी जानकारी हो, तो एक रूपरेखा बनाएं। परफेक्शन के बारे में चिंता न करें, प्रमुख जानकारी को एक पृष्ठ पर लाने पर ध्यान दें। हालांकि रूपरेखा का सही लेआउट प्रारूप के आधार पर भिन्न हो सकता है, आपको शामिल करना चाहिए:

• समस्या
• एक परिचय
• समाधान
• आपकी प्रक्रिया
• बजट
• निष्कर्षा

2. सारांश की भूमिका का उपयोग करें

बिना सारांश की भूमिका के प्रस्ताव असंगठित हैं। सारांश की भूमिका आपके पाठक को उनके सामने पढ़ने के लिए तैयार करती है और महत्वपूर्ण जानकारी को तेजी से खोजने में आसानी करती है।

3. सुनिश्चित करें कि आपका परिचय आकर्षक है

परिचय वह स्थान होता है जहाँ आप अपने पाठकों को आकर्षित करते हैं। यदि वे परिचय से आगे नहीं बढ़ते हैं, तो उन्हें आपके लाभ के बारे में मनाना लगभग असंभव है।

एक बेहतरीन टिप यह है कि समस्या के चारों ओर एक सांख्यिकी के साथ शुरू करें। एक दूसरी वाक्य लिखें जो बताता है कि स्थिति कितनी गंभीर है। दूसरी सांख्यिकी के साथ राहत प्रदान करें जो यह दिखाती है कि आपका समाधान काम करता है। फिर प्रस्ताव के शेष भाग का उपयोग यह दिखाने के लिए करें कि आप समस्या का समाधान कैसे करेंगे।

अपने परिचय को चार लाइनों तक ही रखें। छोटे परिचय पढ़ने में आसान होते हैं और पाठक को महत्वपूर्ण विवरण पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देते हैं।

4. समस्या को स्पष्ट रूप से बताएं जिसे सुलझाना है

जिस समस्या से आप निपट रहे हैं उसका एक सारांश शामिल करें। यदि आपने शोध किया है, तो आपके पास इस अनुभाग को लिखने के लिए बहुत सारे सामग्री होंगे। कुछ वाक्यों में समझाएं:

• समस्या क्या है?
• अब तक क्या किया गया है, इसमें संभावित कंपनी के आंतरिक प्रयास और आउटसोर्स समाधान शामिल हैं?
• संभावित को समस्या का समाधान करने के लिए क्यों चिंतित होना चाहिए?

5. अवस्थित समाधानों की वर्तमान स्थिति का वर्णन करें

आप जिस समस्या का सामना कर रहे हैं उसकी वर्तमान स्थिति क्या है? क्योंकि मौजूदा समाधान काम नहीं कर रहे हैं? दर्द बिंदु का वर्णन करना बड़ा चित्र देखने और समाधान का मूल्यांकन करने में आसान बनाता है।

6. अपने समाधान के प्रभाव को स्पष्ट करें

यहाँ आपके समाधान के प्रभाव को समझाने के कुछ तरीके हैं:

• आपका प्रस्ताव प्रभावी क्यों है?
• आप समस्या को कैसे हल करेंगे?
• समाधान का प्रत्यक्ष आरओआई क्या है?
• क्या यह राजस्व उत्पन्न करेगा या दी गई मुस्कान में सुधार करेगा?

5Ws को याद रखें

यदि आपने किसी समाधान या विशेषता को समझाने के बारे में संदेह में हैं, तो 5Ws को याद रखें:

• क्या
• क्यों
• कौन
• कब
• कहाँ

आप इन प्रश्नों का उत्तर देकर गहराई में जा सकते हैं जितना आपने सोचा था।

7. प्रश्नों का अनुमान लगाएं

आपके डिलीवरी, समाधानों और प्रक्रियाओं के बारे में संभावित ग्राहक क्या प्रश्न पूछेंगे? सुनिश्चित करें कि आपने इन प्रश्नों का व्यापक रूप से उत्तर दिया है। कभी-कभी, जब विकल्पों का सामना करना पड़ता है, तो ग्राहक उस प्रस्ताव को चुन सकते हैं जो सभी रास्ते की बाधाओं और लक्ष्यों को दूर करता है।

8. ग्राहक की प्रशंसा शामिल करें

इससे बेहतर कोई सबूत नहीं है कि आपके पास कौशल हैं जितना कि आपके ग्राहक से सुनना। प्रशंसा आपके प्रस्ताव में जान फूंक देती है। यह संभावित ग्राहक को यह देखने की अनुमति देता है कि आप उनके समस्या को किस प्रकार हल करेंगे जो आपने अतीत में समान अनुबंध पर किया है।

सुनिश्चित करें कि प्रशंसा सीधे ग्राहक के उद्योग और समस्या से संबंधित है। आपके संभावित ग्राहक यदि चाहें तो सत्यापन के लिए अनुसरण कर सकें, इसके लिए टेस्टिमोनियल में ग्राहक का चेहरा, नाम और संपर्क विवरण शामिल करें।

9. बजट तैयार करें

इस बिंदु पर, संभावित ग्राहक इस बारे में सोच रहे हैं कि इस परियोजना को लागू करने की लागत कितनी होगी। लागत को चरणों और डिलीवरी में विभाजित करें, प्रत्येक के लिए एक संबंधित समयरेखा के साथ। 

सुनिश्चित करें कि आपने अतिरिक्त और अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए एक आकस्मिक बजट शामिल किया है। यदि आपके पास ऐसे इन-हाउस संसाधन हैं जो ग्राहक को पैसे बचाते हैं, तो यह यहाँ नोट करना उचित है ताकि सौदा और मधुर हो सके।

10. दिखाएँ कि प्रगति को कैसे ट्रैक किया जाएगा

प्रगति को ट्रैक करने का कोई संरचित तरीका नहीं होने पर, न तो आप और न ही ग्राहक यह पता लगाने में सक्षम होंगे कि परियोजना सही रास्ते पर है या नहीं। वास्तव में, यह एक चेतावनी का संकेत है जब संभावित ग्राहक विकल्पों पर विचार कर रहा हो और देखता है कि आप उन्हें परियोजना के अंत तक अंधेरे में छोड़ने की योजना बना रहे हैं।

आप सबसे पहले समस्याओं का पता कैसे लगाएंगे? वे मील के पत्थर क्या होंगे जहाँ आप ग्राहक के साथ चेक इन करेंगे? क्या रिपोर्टिंग के लिए पूर्व निर्धारित अंतराल हैं? इस आश्वासन को देना एक पारदर्शिता का संकेत है जो ग्राहक के साथ विश्वास बनाता है।

11. अपने काम का प्रूफरीड करें

अपने परियोजना प्रस्ताव को संभावित ग्राहक को भेजने से पहले, इसे रात भर आराम करने दें। आराम किए हुए एक ताजा जोड़ी आँखें अधिक त्रुटियों को देखेगी जिन्हें आप पहले नहीं देख सके। अपनी टीम में किसी और को दस्तावेज़ पढ़ने के लिए कहें और सुनिश्चित करें कि यह व्याकरणिक रूप से सही है। अच्छी व्याकरण संचार को स्पष्ट बनाती है।

🚀प्रोजेक्ट प्रस्ताव टेम्पलेट के साथ उत्पादकता को बढ़ावा दें

यहाँ कुछ तरीके हैं जिनसे आप परियोजना प्रस्ताव टेम्पलेट का उपयोग करने से लाभान्वित होंगे:

• ‍उम्मीदों का प्रबंधन करें: यदि आप फिर से ग्राहकों को टेम्पलेटेड प्रस्ताव भेज रहे हैं, तो वे सहजता से आपके सबमिशन को झुंड में से पहचान लेंगे। वे जानेंगे कि प्रस्ताव कितना लंबा है और पहले पृष्ठ को देखकर किस जानकारी की उम्मीद करनी है।‍
• प्रक्रियाओं को औपचारिक बनाएं: प्रोजेक्ट प्रस्ताव टेम्पलेट का उपयोग करना सुनिश्चित करता है कि आपकी संगठन के भीतर सभी प्रस्ताव भेजने के समय समान प्रक्रिया का पालन करें।‍
• ज्ञान को केंद्रीकृत करें: आपके प्रोजेक्ट प्रस्ताव टेम्पलेट को एक ज्ञान प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म जैसे गुरु में संग्रहित करना कर्मचारियों को पिछले दस्तावेजों तक पहुँचने में आसान बनाता है। वे इन दस्तावेजों का उपयोग एक जीतने वाला प्रस्ताव बनाने के लिए प्रेरणा के रूप में कर सकते हैं।‍
• प्रस्ताव को सरल बनाएं: प्रोजेक्ट प्रस्ताव टेम्पलेट आपको समय बचाने में मदद करते हैं ताकि आप वर्तमान परियोजना पर अधिक ध्यान केंद्रित कर सकें। टेम्पलेट यह सुनिश्चित करते हैं कि आप किसी भी महत्वपूर्ण जानकारी को कभी भी मिस न करें क्योंकि सभी खंड पहले से टेम्पलेट में शामिल होते हैं।

गुरु के साथ अपने प्रोजेक्ट प्रस्तावों का प्रबंधन करें

अब आपने अपना पहला प्रोजेक्ट प्रस्ताव टेम्पलेट बना लिया है। यह अद्भुत है! आपको अभी भी अपने टेम्पलेट का प्रबंधन करने और उन्हें अपने कार्यप्रवाह के साथ एकीकृत करने के लिए एक प्लेटफ़ॉर्म की आवश्यकता है। यही जगह गुरु आता है। आप प्रस्ताव टेम्पलेट की एक श्रृंखला डाउनलोड कर सकते हैं और उन्हें आपकी संगठन की आवश्यकताओं के अनुसार कस्टमाइज़ कर सकते हैं। आप हजारों ऐप्स या एपीआई एकीकरण से भी कनेक्ट कर सकते हैं ताकि आप अपने कार्यप्रवाह के भीतर समय बचा सकें और अपने कार्य को स्वचालित कर सकें।