Project Proposals: Free Templates & Simple Steps

Una propuesta de proyecto es tu primer apretón de manos con un cliente potencial. Conlleva el peso de causar una impresión memorable y mostrar al lector que eres la mejor opción para el trabajo.

Para los equipos de ventas, grandes propuestas de proyectos conducen a un desbordamiento de nuevos negocios. Y para los empleados internos, es la salsa secreta para hacer que la dirección actúe sobre tus ideas.

Saber cómo escribir una propuesta de proyecto persuasiva y tener un conjunto de plantillas a las que puedas referirte establece que tu envío se destaque sobre los demás.

En esta guía, explicaremos los beneficios de utilizar una propuesta de proyecto, qué incluir en la propuesta y cómo escribir una propuesta de proyecto que impulse la acción.

¿Qué es una propuesta de proyecto?

Una propuesta de proyecto es el primer documento utilizado para definir un proyecto externo o interno. Es un documento detallado que el cliente utiliza para determinar si asociarse o no con tu organización. Por lo tanto, necesita ser de alta calidad, bien escrito y fácil de entender. 

¿Por qué es importante una propuesta de proyecto?

Destácate entre los proveedores competidores

Las propuestas de proyectos ayudan a tu empresa a destacarse en un mar de competidores. Una propuesta de proyecto bien escrita te permite mostrar tu propuesta de valor única. 

¿Ofrece tu empresa mejores procesos, resultados o precios? Puedes mostrar estos beneficios con una propuesta de proyecto.

Crea una gran primera impresión

Una propuesta de proyecto suele ser tu primera interacción formal con un cliente potencial. La investigación que realizas sobre sus antecedentes, necesidades y objetivos mejora la propuesta y la hace más personalizada y memorable. Además, una buena primera impresión lleva a más discusiones con la posibilidad de un trabajo a largo plazo.

Asegura mejores proyectos e inversionistas

Al crear una propuesta no solicitada, una plantilla de propuesta de proyecto puede ayudarte a entregar una presentación persuasiva que impresione al lector. Si estás en el equipo encargado de asegurar financiamiento, las propuestas de proyecto muestran a los inversionistas y clientes potenciales los beneficios de asociarse con tu organización.

Muestra claramente los objetivos y resultados esperados para prevenir un aumento en el alcance

El aumento del alcance es la expansión injustificada del alcance del proyecto. Puede incluir entregables que no formaban parte del acuerdo original o resultados que no se discutieron anteriormente. 

Las propuestas de proyecto ayudan a prevenir el aumento del alcance a través de objetivos claramente definidos y resultados esperados que el cliente ya acordó antes del inicio del proyecto.

Mantén cronogramas manejables

Antes de enviar la propuesta, es una buena idea involucrar a las partes interesadas dentro de tu organización que han trabajado en proyectos similares. 

Pueden ayudarte a determinar si el cronograma para cada entregable es alcanzable o no. También necesitarás colaborar con el cliente para asegurarte de que están en la misma página respecto a los cronogramas y check-ins para el proyecto.

Mejora la planificación

Una propuesta de proyecto mejora la planificación. El documento se utiliza para finalizar el presupuesto, los procesos, los plazos y los entregables del contrato. Con una planificación adecuada, puedes asignar recursos y predecir el impacto del proyecto en el negocio de tu cliente.

Proceso de revisión eficiente

Las revisiones irrazonables cuestan dinero, tiempo y esfuerzo. Incluir cronogramas de revisión en la propuesta y el contrato te mantiene en el camino correcto. También optimiza la comunicación durante el proyecto.

¿Cuáles son los tipos de propuestas de proyectos?

Formalmente solicitadas

Las propuestas de proyectos formalmente solicitadas se escriben en respuesta a una solicitud de propuesta (RFP). Es fácil de escribir porque el cliente proporciona detalles del proyecto como plazos, cronogramas y entregables en la RFP. 

Informalmente solicitadas

Las propuestas informalmente solicitadas son similares a las propuestas de proyectos formalmente solicitadas. La principal diferencia es que las necesidades del cliente no están expuestas en un documento, lo que dificulta la redacción. Necesitarás hacer más investigación para definir criterios del proyecto como objetivos, procesos y entregables.

No solicitadas

Piensa en las propuestas de proyectos no solicitadas como en una llamada en frío. El prospecto no lo solicitó, pero si se hace bien, brinda mucho valor. Es el tipo más difícil de propuesta de escribir porque no tienes detalles iniciales. Necesitas reunir tanta información como sea posible para hacer tu propuesta convincente.

Continuación

Las propuestas de proyectos de continuación son recordatorios y actualizaciones para proyectos en curso. No estás presentando tu solución. Más bien, estás recordando al cliente acerca del progreso de un proyecto, cambios en el proyecto que requieren más financiamiento y permiso para continuar.

Renovación

Una propuesta de renovación se escribe para convencer al cliente de retener tus servicios en lugar de finalizar el proyecto. El objetivo es mostrar el valor de los servicios continuos y el retorno de la inversión.

Suplemental

Usa una propuesta de proyecto suplemental cuando necesites más recursos de los presupuestados originalmente para el proyecto. El objetivo es justificar los recursos adicionales y mostrar estimaciones de lo que costará el proyecto.

¿Qué debe incluirse en una propuesta de proyecto?

Antecedentes del proyecto

El elemento más persuasivo de la propuesta del proyecto son los antecedentes del proyecto. Esta es la etapa para reforzar el punto de dolor del cliente mientras explicas cómo tu empresa puede hacer una diferencia medible.

Tus antecedentes del proyecto deben explicar por qué se creó el proyecto en primer lugar. Puedes dividir los antecedentes del proyecto en algunas secciones distinguibles:

• Desafíos y obstáculos del negocio
• Debilidades o limitaciones del negocio
• Fortalezas y oportunidades del proyecto

Los antecedentes del proyecto deben terminar con una breve declaración sobre cómo el proyecto completado marcará la diferencia para tu cliente.

Declaración de necesidad o requisitos

La declaración de necesidad o declaración de requisitos aborda el 'por qué' de tu proyecto. Piensa en esta sección como la introducción de un libro. Hazlo breve, dulce y al grano.

Aquí hay algunas preguntas para ayudar a redactar una declaración de necesidad y requisitos:

• ¿Qué necesita mi cliente y por qué?
• ¿Quién se beneficia del resultado del proyecto?
• ¿Por qué está sucediendo el proyecto ahora? 
• ¿Qué lo hizo necesario? 
• ¿Cómo es única mi solución? 
• ¿Qué puedo hacer mejor que mis competidores?

Objetivos del proyecto

Los objetivos del proyecto describen los resultados medibles del proyecto. Los resultados podrían ser entregables o resultados. Los entregables son elementos tangibles que entregarás al cliente. Los resultados son métricas para medir estos entregables.

Un objetivo de proyecto bien escrito es prueba de que entiendes completamente los objetivos del proyecto. También actúa como un punto de partida para la planificación del proyecto. Cada objetivo se convertirá en un hito que tu equipo debe abordar antes de pasar a la siguiente fase del proyecto.

Metodología del proyecto y resultados

Al igual que los laboratorios que escribiste en clase de ciencias, la metodología del proyecto discute el proceso y las técnicas que se utilizarán para lograr los objetivos.

Por ejemplo, si planeas construir hardware para un cliente, tu primer método sería realizar una investigación de usuarios para comprender la audiencia y el problema que resolverá. El resultado sería el hardware completado. 

Tus métodos y resultados deben escribirse de manera formal. Según TeamStage, aproximadamente el 73% de las organizaciones que utilizan gestión de proyectos formal siempre o a menudo cumplen sus objetivos. Redactar una metodología de proyecto reflexiva basada en técnicas probadas aumenta significativamente la probabilidad de alcanzar los objetivos de tu proyecto.

Aquí hay algunas estrategias para escribir la sección de metodología del proyecto:

• Explica por qué tus métodos funcionan 
• Delegar responsabilidades y asignar miembros del equipo a cada entregable
• Incluir plazos importantes

Alcance del proyecto

El alcance de tu proyecto debe discutir los detalles específicos de tu proyecto. Es la sección más larga de la propuesta del proyecto. Esta sección establece expectativas para los clientes e incluye metas SMART que son específicas, medibles, alcanzables, realistas y oportunas.

Agrega estas secciones a tu alcance del proyecto:

• Cada proceso que entra en los entregables
• Cómo medirás el éxito de cada entregable
• Lo que el proyecto no cubrirá

Presupuesto

Ninguna propuesta de proyecto está completa sin una sección de presupuesto. Al igual que otras secciones de tu propuesta, el presupuesto debe ser muy específico y cubrir todos los gastos.

Usa tablas para que los números sean más fáciles de digerir. Escribe una narrativa para explicar dónde encaja cada parte en los entregables y resultados. 

Presenta al lector un presupuesto de contingencia en caso de eventos imprevistos. Por ejemplo, puedes escribir un párrafo sobre por qué presupuestaste de más para ciertos entregables.

Ideales, el presupuesto del proyecto debe ser redactado por el gerente del proyecto. Sin embargo, deberías involucrar al contador de la empresa que probablemente tiene mejor conocimiento de los números. También pueden ayudar a asegurarte de que tu presupuesto esté alineado con el resto de la propuesta del proyecto.

Algunos consejos para guiarte al crear un presupuesto de proyecto incluyen:

• Comienza a redactar tu presupuesto y permítele evolucionar con tu propuesta, en lugar de dejarlo para el final
• Asegúrate de que los números sumen y que tengas los precios de mercado correctos para todos los elementos listados
• Asegúrate de que tu presupuesto siga un formato que sea fácil de entender
• Revisa las matemáticas varias veces

Cronograma del proyecto

Tu cronograma del proyecto establece claramente cuánto tiempo tomará completar cada elemento del proyecto. Deberías listar plazos para completar entregables y fases del proyecto en esta sección.

Los cronogramas deben tener los nombres de los miembros del equipo adjuntos a asignaciones individuales. Por ejemplo, si tu diseñador de UX será responsable de la parte de investigación y diseño de tu proyecto, lista el nombre del diseñador, el cronograma y la fecha de vencimiento esperada. 

Informes

La sección de informes explica:

• Cómo el cliente recibirá actualizaciones del proyecto (correo electrónico, Slack, SMS o informes dentro de la aplicación)
• ¿Con qué frecuencia enviará su empresa informes? ¿Construirá un panel de clientes?
• ¿Quién es el punto de contacto que recibirá informes o actualizaciones regulares?
• ¿Cuántas reuniones puede esperar el cliente durante el transcurso del proyecto? Si hay reuniones adicionales disponibles, ¿se cobrarán con un cargo adicional?
• ¿Cuándo, dónde y cómo se llevarán a cabo las reuniones?

Riesgos y problemas esperados

Tener en cuenta los riesgos del proyecto juega un papel importante en la ejecución exitosa del proyecto. ¿Hay algún problema imprevisto que crees que podría surgir durante el proyecto? Anote cualquier problema que podría ocurrir antes, durante o después de que se complete el proyecto.  No solo esta sección te mantendrá honesto, sino que también puede ayudarte a navegar por los obstáculos del proyecto.

A medida que redactes esta sección, asegúrate de revisar la línea de tiempo de tu proyecto. Por ejemplo, podrías crear un margen de 1.5 o 2 veces la duración estimada del proyecto para tener espacio para acomodar cualquier sorpresa sin perder el plazo. Esto puede prevenir clientes descontentos, críticas devastadoras, dolores de cabeza y noches sin dormir. 

Criterios de éxito

Los criterios de éxito explican cómo medirás el éxito del proyecto. Incluye métricas, resultados y entregables que deben estar presentes para que se logre el éxito.

PMI enumera los siguientes criterios para medir el éxito:

• Métricas y estadísticas
• Calidad de los entregables
• Potencial futuro
• Satisfacción de las partes interesadas
• Desempeño de la empresa

Hoja de ruta del proyecto

La hoja de ruta del proyecto es una visión general que describe todos los elementos importantes de un proyecto. Es la última parte de tu propuesta de proyecto y debe escribirse como un resumen.

Es más fácil de entender si usas un visual, como un gráfico o una línea de tiempo. Resalta las fechas clave y sus resultados esperados, así como cualquier entregable.

También puedes querer incluir un resumen de:

• Objetivos
• Hitos
• Recursos
• Costos presupuestarios
• Fases del proyecto

Ejemplos de propuestas de proyectos

Plantilla simple de propuesta de proyecto

Una plantilla simple de propuesta de proyecto está escrita en un formato organizado que es fácil de usar y entender. Esta plantilla es ideal para múltiples tipos de proyectos, desde proyectos internos hasta proyectos escolares.

Plantilla de recopilación de requisitos

La plantilla de recopilación de requisitos es una base sólida para cualquier proyecto. Actúa como un puente de información entre el cliente y el gerente del proyecto. El cliente comunica claramente lo que requiere del proyecto y tú te aseguras de que sus objetivos se tengan en cuenta en la recopilación de requisitos.

Plantilla de propuesta de gestión de proyectos

Una plantilla de propuesta de gestión de proyectos debe proporcionar suficiente información para ayudar al cliente o patrocinador a tomar una decisión. Como regla general, comienza escribiendo un resumen ejecutivo convincente, ya que esa es el primer contacto que tiene el cliente con el documento. Si el resumen ejecutivo es atractivo, es más probable que continúen leyendo el resto de la propuesta.

Las secciones a incluir en tu plantilla de propuesta de gestión de proyectos incluyen:

• Página de título
• Resumen ejecutivo
• Detalles y objetivos del proyecto
• Entregables
• Alcance del proyecto
• Presupuesto y recursos
• Hitos y plazos

Plantilla de propuesta de ventas

Tu propuesta de ventas debe ayudar al cliente a imaginar un futuro donde tu producto haya resuelto un problema urgente para ellos. Muchos equipos de ventas caen en la trampa de hacer que su propuesta de ventas sea demasiado vaga, genérica o larga.

Una propuesta de ventas debe convencer al cliente de que entiendes sus necesidades y tienes la mejor solución. También debe inspirarles a tomar acción.

Algunas cosas que incluir en tu propuesta de ventas son:

• Antecedentes de la empresa
• Desafíos que resolverá tu producto
• El presupuesto
• Responsables de la toma de decisiones y partes interesadas
• Tu valor único
• Testimonios que muestran el ROI con clientes anteriores

Plantilla de propuesta de proyecto empresarial

Una propuesta empresarial cierra la brecha entre tú y tus clientes. Esboza tu propuesta de valor de una manera que convenza a una organización de hacer negocios contigo. 

Al igual que una propuesta de ventas, necesitarás explicar tu "por qué" con un resumen ejecutivo que muestre claramente los beneficios de tus servicios o productos y cómo puede resolver un problema.

Las secciones a incluir en una propuesta empresarial incluyen:

• Tabla de contenidos
• Página de título
• Resumen ejecutivo
• Declaración del problema
• Solución
• Línea de tiempo
• Calificaciones
• Opciones de precios
• Términos y condiciones

Plantilla de propuesta de proyecto de software

Una propuesta de software es un documento de marketing donde presentas tu software a una organización. El objetivo de la propuesta es presentar tu software a un cliente potencial y mostrar el valor de tu producto. 

La propuesta debe describir cómo planeas automatizar un proceso manual y ahorrar tiempo. El ROI de usar tu software debe verse claramente en la propuesta de ventas.

Plantilla de propuesta de proyecto de ingeniería

La mayoría de las propuestas de proyectos de ingeniería se realizan en respuesta a una solicitud de propuesta. El objetivo es mostrar que entiendes el problema mencionado en la RFP y que eres la mejor opción. 

Tu propuesta de proyecto de ingeniería también debe convencer al cliente de que tu equipo de ingeniería es el más calificado para la tarea.

12 pasos simples para escribir una propuesta de proyecto

Consejo profesional: Mantenlo corto

La duración promedio de atención es 8.25 segundos. Esa es una ventana muy breve para captar y mantener la atención. A menudo, las mejores propuestas son simplemente una diapositiva o dos en una presentación con la marca de tu empresa. Sé conciso y evita la tentación de incluir detalles innecesarios.

1. Escribe un esquema para tu propuesta de proyecto

Crea un esquema cuando hayas hecho la investigación y tengas toda la información sobre el proyecto. No te preocupes por la perfección, concéntrate en obtener la información importante en una página. Si bien el formato del esquema puede variar, debes incluir:

• El problema
• Una introducción
• La solución
• Tu proceso
• Presupuesto
• Conclusión

2. Usa una tabla de contenidos

Una propuesta sin tabla de contenidos es como zambullirse en lo desconocido. La tabla de contenidos prepara a tu audiencia para lo que están a punto de leer y facilita encontrar la información más importante rápidamente.

3. Asegúrate de que tu introducción sea atractiva

La introducción es donde enganchas a tu audiencia. Es casi imposible convencerles de los beneficios si no leen más allá de la introducción.

Un gran consejo es empezar con una estadística relacionada con el problema. Escribe una segunda oración que explique por qué la situación es tan grave. Proporciona alivio con otra estadística que muestre que tu solución funciona. Luego utiliza el resto de la propuesta para mostrar cómo vas a abordar el problema.

Mantén tu introducción en un máximo de cuatro líneas. Las introducciones más cortas son más fáciles de leer y permiten al lector centrarse en los detalles más importantes.

4. Estado del problema a abordar

Incluye un resumen del problema que estás abordando. Si has hecho la investigación, tendrás mucho material del cual extraer al escribir esta sección. En un par de oraciones, explica:

• ¿Cuál es el problema?
• ¿Qué se ha hecho hasta ahora, tanto internamente en la empresa del prospecto como a través de soluciones externalizadas?
• ¿Por qué debería importarle al prospecto resolver el problema?

5. Explicar el estado actual de las soluciones existentes

¿Cuál es el estado actual del problema que estás abordando? ¿Por qué las soluciones existentes no están funcionando? Describir el punto de dolor facilita ver el panorama general y apreciar la solución.

6. Explicar el impacto de tu solución

Aquí hay algunas formas de explicar el impacto de tu solución:

• ¿Qué hace que tu propuesta sea efectiva?
• ¿Cómo resolverás el problema?
• ¿Cuál es el ROI directo de la solución?
• ¿Generará ingresos o llevará a una mayor eficiencia?

Recuerda los 5W

Cuando dudes sobre cómo explicar una solución o característica, recuerda los 5W:

• Qué
• ¿Por qué?
• ¿Quién?
• ¿Cuándo?
• ¿Dónde?

Puedes profundizar más de lo que pensabas posible respondiendo a estas preguntas.

7. Anticipa preguntas

¿Qué preguntas haría un cliente potencial sobre tus entregables, soluciones y procesos? Asegúrate de haber respondido estas preguntas de manera exhaustiva. A veces, cuando se enfrenta a una elección, el cliente podría elegir la propuesta que elimine todos los obstáculos y objetivos.

8. Incluye testimonios de clientes

No hay mejor prueba de que tienes las habilidades que escucharla de la boca de tu cliente. Los testimonios dan vida a tu propuesta. Permite que el prospecto imagine cómo resolverás su problema basado en un contrato similar que hayas ejecutado en el pasado.

Asegúrate de que el testimonio esté directamente relacionado con la industria y problema del cliente. Incluye la cara, el nombre y los detalles de contacto del cliente en el testimonio para que tu prospecto pueda hacer seguimiento para verificar si lo desea.

9. Presenta el presupuesto

En este punto, el prospecto está a bordo y se pregunta cuánto costará ejecutar el proyecto. Desglosa el costo en pasos y entregables con un cronograma asociado para cada uno. 

Asegúrate de incluir un presupuesto de contingencia para extras y circunstancias imprevistas. Si tienes recursos internos que ahorran dinero al cliente, vale la pena mencionarlo aquí para mejorar la oferta.

10. Muestra cómo se monitorizará el progreso

Sin una forma estructurada de rastrear el progreso, ni tú ni el cliente sabrán si el proyecto está en marcha. De hecho, es una señal de advertencia cuando el cliente potencial está considerando opciones y nota que planeas dejarlos en la oscuridad hasta el final del proyecto.

¿Cómo detectarás problemas en la primera instancia? ¿Cuáles serán los hitos donde comprobarás con el cliente? ¿Hay intervalos predeterminados para informes? Dar esta garantía es una señal de transparencia que genera confianza con el cliente.

11. Revisa tu trabajo

Antes de enviar tu propuesta de proyecto al prospecto, déjala descansar overnight. Un par de ojos frescos y descansados detectarán más errores que no viste anteriormente. Haz que alguien más de tu equipo revise el documento y asegúrate de que sea gramaticalmente correcto. Una buena gramática hace que la comunicación sea más clara.

🚀Acelera la productividad con una plantilla de propuesta de proyecto

Aquí hay algunas maneras en las que te beneficiarás al usar plantillas de propuesta de proyecto:

• ‍Gestiona las expectativas: Si envías propuestas en plantilla a clientes recurrentes, ellos reconocerán fácilmente tu envío del resto. Sabrán cuánto dura la propuesta y qué información esperar solo con mirar la primera página.‍
• Formaliza procesos: Usar una plantilla de propuesta de proyecto garantiza que todos en tu organización sigan el mismo proceso al enviar propuestas. ‍
• Centraliza el conocimiento: Guardar tus plantillas de propuesta de proyecto en una plataforma de gestión de conocimiento como Guru facilita que los empleados accedan a documentos pasados. Pueden usar estos documentos como inspiración para crear una propuesta ganadora.‍
• Optimiza la propuesta: Las plantillas de propuestas de proyecto te ayudan a ahorrar tiempo para que puedas concentrarte más en el proyecto en cuestión. Las plantillas también garantizan que nunca te pierdas información importante ya que todos los segmentos ya están incluidos en la plantilla.

Gestiona tus propuestas de proyecto con Guru

Ahora has creado tu primera plantilla de propuesta de proyecto. ¡Eso es genial! Todavía necesitas una plataforma para gestionar tus plantillas e integrarlas en tu flujo de trabajo. Ahí es donde entra Guru. Puedes descargar una variedad de plantillas de propuesta y personalizarlas para satisfacer las necesidades de tu organización. También puedes conectarte a miles de aplicaciones o integraciones de API para ahorrar tiempo y automatizar tu flujo de trabajo dentro de Guru.