Project Proposals: Free Templates & Simple Steps

Une proposition de projet est votre première poignée de main avec un client potentiel. Elle porte le poids de faire une impression mémorable et de montrer au lecteur que vous êtes le meilleur choix pour ce travail.

Pour les équipes de vente, des propositions de projet excellentes entraînent un surplus de nouvelles affaires. Et pour les employés internes, c'est le secret pour inciter la direction à agir sur vos idées.

Savoir comment rédiger une proposition de projet persuasive et avoir un ensemble de modèles dont vous pouvez vous inspirer vous met en tête de la compétition.

Dans ce guide, nous expliquerons les avantages d'utiliser une proposition de projet, ce qu'il faut inclure dans la proposition et comment rédiger une proposition de projet qui suscite de l'action.

Qu'est-ce qu'une proposition de projet ?

Une proposition de projet est le premier document utilisé pour définir un projet externe ou interne. C'est un document détaillé que le client utilise pour déterminer s'il doit ou non s'associer à votre organisation. Ainsi, il doit être de haute qualité, bien rédigé et facile à comprendre. 

Pourquoi une proposition de projet est-elle importante ?

Distinguez-vous parmi les fournisseurs concurrents

Les propositions de projet aident votre entreprise à se démarquer dans une mer de concurrents. Une proposition de projet bien rédigée vous permet de mettre en valeur votre proposition de valeur unique. 

Votre entreprise offre-t-elle de meilleurs processus, résultats ou tarifs ? Vous pouvez montrer ces avantages avec une proposition de projet.

Faites une bonne première impression

Une proposition de projet est généralement votre première interaction formelle avec un client potentiel. Les recherches que vous effectuez sur leurs antécédents, leurs besoins et leurs objectifs améliorent la proposition et la rendent plus personnalisée et mémorable. De plus, une bonne première impression mène à plus de discussions avec une possibilité de travail à long terme.

Sécurisez de meilleurs projets et investisseurs

Lors de la création d'une proposition non sollicitée, un modèle de proposition de projet peut vous aider à fournir une présentation persuasive qui impressionne le lecteur. Si vous faites partie de l'équipe chargée de sécuriser des financements, les propositions de projet montrent aux investisseurs potentiels et aux clients les avantages d'un partenariat avec votre organisation.

Montrez clairement les objectifs et les résultats attendus pour éviter un élargissement du périmètre

L'élargissement du périmètre est l'expansion non justifiée du périmètre du projet. Cela peut inclure des livrables qui ne faisaient pas partie de l'accord initial ou des résultats qui n'ont pas été discutés au préalable. 

Les propositions de projet aident à prévenir l'élargissement du périmètre grâce à des objectifs clairement définis et des résultats attendus sur lesquels le client a déjà accepté avant le lancement du projet.

Maintenez des délais gérables

Avant de soumettre la proposition, il est bon d'impliquer les parties prenantes au sein de votre organisation qui ont travaillé sur des projets similaires. 

Ils peuvent vous aider à déterminer si le calendrier de chaque livrable est réalisable ou non. Vous devrez également collaborer avec le client pour garantir que vous êtes sur la même longueur d'onde concernant les délais et les vérifications pour le projet.

Améliorer la planification

Une proposition de projet améliore la planification. Le document est utilisé pour finaliser le budget, les processus, les délais et les livrables pour le contrat. Avec une bonne planification, vous pouvez allouer des ressources et prévoir l'impact du projet sur l'entreprise de votre client.

Processus de révision efficace

Des révisions déraisonnables coûtent de l'argent, du temps et des efforts. Ajouter des délais de révision dans la proposition et le contrat vous maintient sur la bonne voie. Cela facilite également la communication pendant le projet.

Quels sont les types de propositions de projet ?

Formellement sollicitées

Les propositions de projet formellement sollicitées sont rédigées en réponse à un appel d'offres. Il est facile de les rédiger car le client fournit les détails du projet tels que les délais, les délais et les livrables dans l'appel d'offres. 

Informellement sollicitées

Les propositions de projet informellement sollicitées ressemblent à des propositions de projet formellement sollicitées. La principale différence est que les besoins du client ne sont pas précisés dans un document, ce qui rend la rédaction plus difficile. Vous devrez faire plus de recherches pour définir les critères du projet tels que les objectifs, les processus et les livrables.

Non sollicitées

Pensez aux propositions de projet non sollicitées comme à un appel à froid. Le prospect ne l'a pas demandé, mais bien fait, cela apporte beaucoup de valeur. C'est le type de proposition le plus difficile à rédiger car vous n'avez aucun détail de départ. Vous devez recueillir autant d'informations que possible pour rendre votre proposition convaincante.

Continuation

Les propositions de projet de continuation sont des rappels et des mises à jour pour des projets en cours. Vous ne présentez pas votre solution. Au lieu de cela, vous rappelez au client l'avancement d'un projet, des modifications au projet nécessitant plus de financement et la demande de continuer.

Renouvellement

Une proposition de renouvellement est rédigée pour convaincre le client de conserver vos services au lieu de mettre fin au projet. L'objectif est de montrer la valeur des services en cours et le retour sur investissement.

Supplémentaire

Utilisez une proposition de projet supplémentaire lorsque vous avez besoin de plus de ressources que ce qui était initialement prévu pour le projet. L'objectif est de justifier les ressources supplémentaires et de montrer les estimations de ce que le projet coûtera.

Que devrait contenir une proposition de projet ?

Contexte du projet

L'élément le plus persuasif de la proposition de projet est le contexte du projet. C'est l'étape pour renforcer le point de douleur du client tout en expliquant comment votre entreprise peut faire une différence mesurable.

Votre contexte de projet devrait expliquer pourquoi le projet a été créé en premier lieu. Vous pouvez diviser le contexte du projet en quelques sections distinctes :

• Défis et obstacles commerciaux
• Faiblesses ou limitations commerciales
• Forces et opportunités du projet

Le contexte du projet doit se terminer par une brève déclaration sur la façon dont le projet achevé fera une différence pour votre client.

Énoncé des besoins ou des exigences

L'énoncé des besoins ou l'énoncé des exigences aborde le 'pourquoi' de votre projet. Considérez cette section comme l'introduction d'un livre. Gardez-le court, doux et concis.

Voici quelques questions pour aider à rédiger un énoncé de besoin et d'exigence :

• Que fait mon client ?
• Qui bénéficie des résultats du projet ?
• Pourquoi le projet a-t-il lieu maintenant ? 
• Qu'est-ce qui l'a rendu nécessaire ? 
• Comment ma solution est-elle unique ? 
• Qu'est-ce que je peux faire de mieux que mes concurrents ?

Objectifs de projet

Les objectifs du projet décrivent les résultats mesurables du projet. Les résultats pourraient être des livrables ou des résultats. Les livrables sont des éléments tangibles que vous remettrez au client. Les résultats sont des indicateurs pour mesurer ces livrables.

Un objectif de projet bien rédigé prouve que vous comprenez pleinement les objectifs du projet. Cela sert également de point de départ pour la planification du projet. Chaque objectif deviendra une étape que votre équipe doit traiter avant de passer à la phase suivante du projet.

Méthodologie de projet et résultats

Tout comme les laboratoires que vous avez rédigés en cours de sciences, la méthodologie du projet discute du processus et des techniques qui seront utilisés pour atteindre les objectifs.

Par exemple, si vous prévoyez de construire du matériel pour un client, votre première méthode consisterait à réaliser des recherches auprès des utilisateurs pour comprendre le public et le problème que cela résoudra. Le résultat serait le matériel achevé. 

Vos méthodes et résultats doivent être rédigés de manière formelle. Selon TeamStage, environ 73 % des organisations qui utilisent une gestion de projet formelle atteignent toujours ou souvent leurs objectifs. Élaborer une méthodologie de projet réfléchie basée sur des techniques éprouvées augmente considérablement vos chances d'atteindre les objectifs de votre projet.

Voici quelques stratégies pour rédiger la section méthodologie du projet :

• Expliquez pourquoi vos méthodes fonctionnent 
• Déléguez des responsabilités et assignez des membres de l'équipe à chaque livrable
• Inclure des délais importants

Portée du projet

La portée de votre projet doit discuter des détails spécifiques de votre projet. C'est généralement la plus longue partie de la proposition de projet. Cette section définit les attentes des clients et comprend des objectifs SMART qui sont spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et opportunes.

Ajoutez ces sections à votre portée de projet :

• Chaque processus qui entre dans les livrables
• Comment vous mesurerez le succès de chaque livrable
• Ce que le projet ne couvrira pas

Budget

Aucune proposition de projet n'est complète sans une section budget. Comme les autres sections de votre proposition, le budget doit être très spécifique et couvrir toutes les dépenses.

Utilisez des tableaux pour rendre les chiffres plus faciles à digérer. Rédigez un récit pour expliquer où chaque pièce s'intègre dans les livrables et les résultats. 

Présentez au lecteur un budget de secours en cas d'événements imprévus. Par exemple, vous pouvez rédiger un paragraphe expliquant pourquoi vous avez surévalué certains livrables.

Idéalement, le budget du projet devrait être rédigé par le chef de projet. Cependant, vous devriez faire appel au comptable de l'entreprise qui a probablement un meilleur sens des chiffres. Il peut également aider à garantir que votre budget s'harmonise avec le reste de la proposition de projet.

Quelques conseils pour vous guider lors de la création d'un budget de projet comprennent :

• Commencez à élaborer votre budget et laissez-le évoluer avec votre proposition, plutôt que de l'attendre jusqu'à la fin
• Assurez-vous que les chiffres s'additionnent et que vous avez les bons prix du marché pour tous les éléments listés
• Assurez-vous que votre budget suit un format facile à comprendre
• Vérifiez plusieurs fois les calculs

Calendrier du projet

Votre calendrier de projet indique clairement combien de temps il faudra pour compléter chaque élément du projet. Vous devriez lister les délais pour compléter les livrables et les phases du projet dans cette section.

Les calendriers devraient avoir les noms des membres de l'équipe attachés à chaque mission. Par exemple, si votre designer UX est responsable de la recherche et de la conception de votre projet, indiquez le nom du designer, le calendrier et la date limite attendue. 

Rapport

Le section de rapport explique :

• Comment le client recevra des mises à jour de projet (email, Slack, SMS ou rapport intégré)
• À quelle fréquence votre entreprise enverra-t-elle des rapports ? Allez-vous créer un tableau de bord pour le client ?
• Qui est le point de contact qui recevra des rapports ou des mises à jour régulières ?
• Combien de réunions le client peut-il attendre au cours du projet ? Si des réunions supplémentaires sont disponibles, seront-elles facturées en supplément ?
• Quand, où et comment les réunions auront-elles lieu ?

Risques et problèmes prévus

Prendre en compte les risques du projet joue un grand rôle dans l'exécution réussie du projet. Y a-t-il des problèmes imprévus que vous pensez pouvoir survenir pendant le projet ? Notez tous les problèmes qui pourraient survenir avant, pendant ou après la fin du projet. Cette section non seulement vous maintiendra honnête, mais elle pourrait également vous aider à naviguer dans les pièges du projet.

Alors que vous rédigez cette section, assurez-vous de revoir le calendrier de votre projet. Par exemple, vous pourriez créer un tampon de 1,5 ou 2 fois la durée estimée du projet afin d'avoir de la marge pour accommoder des surprises sans manquer la date limite. Cela peut prévenir des clients mécontents, des critiques dévastatrices, des maux de tête et des nuits blanches. 

Critères de succès

Les critères de succès expliquent comment vous mesurerez le succès du projet. Incluez des indicateurs, des résultats et des livrables qui doivent être présents pour que le succès se produise.

Le PMI répertorie les critères suivants pour mesurer le succès :

• Indicateurs et statistiques
• Qualité des livrables
• Potentiel futur
• Satisfaction des parties prenantes
• Performance de l'entreprise

Feuille de route du projet

La feuille de route du projet est un aperçu général qui décrit tous les éléments importants d'un projet. C'est la dernière partie de votre proposition de projet et elle doit être rédigée comme un résumé.

Il est plus facile de comprendre si vous utilisez un visuel comme un graphique ou un calendrier. Mettez en évidence les dates clés et leurs résultats attendus, ainsi que tous les livrables.

Vous voudrez peut-être également inclure un résumé de :

• Objectifs
• Jalons
• Ressources
• Coûts budgétaires
• Phases de projet

Exemples de propositions de projet

Modèle de proposition de projet simple

Un modèle de proposition de projet simple est rédigé dans une mise en page organisée qui est facile à utiliser et à comprendre. Ce modèle est idéal pour plusieurs types de projets, des projets internes aux projets scolaires.

Modèle de collecte des exigences

Le modèle de collecte des exigences est une base solide pour tout projet. Il sert de pont d'information entre le client et le chef de projet. Le client communique clairement ce qu'il exige du projet et vous assurez que ses objectifs sont pris en compte dans la collecte des exigences.

Modèle de proposition de gestion de projet

Un modèle de proposition de gestion de projet devrait fournir suffisamment d'informations pour aider le client ou le sponsor à prendre une décision. En règle générale, commencez par rédiger un résumé exécutif convaincant, car c'est la première rencontre que le client a avec le document. Si le résumé exécutif est engageant, il est plus probable qu'ils continuent à lire le reste de la proposition.

Sections à inclure dans votre modèle de proposition de gestion de projet :

• Page de titre
• Résumé exécutif
• Détails du projet et objectifs
• Livrables
• Portée du projet
• Budget et ressources
• Jalons et délais

Modèle de proposition de vente

Votre proposition de vente doit aider le client à imaginer un avenir où votre produit a résolu un problème urgent pour eux. De nombreuses équipes de vente tombent dans le piège de rendre leur proposition de vente trop vague, générique ou longue.

Une proposition de vente doit convaincre le client que vous comprenez ses besoins et que vous avez la meilleure solution. Elle doit également les inspirer à agir.

Quelques éléments à inclure dans votre proposition de vente sont :

• Contexte de l'entreprise
• Défis que votre produit résoudra
• Le budget
• Décideurs et parties prenantes
• Votre valeur unique
• Témoignages montrant le ROI avec des clients passés

Modèle de proposition de projet commercial

Une proposition commerciale comble le fossé entre vous et vos clients. Elle décrit votre proposition de valeur d'une manière qui convainc une organisation de faire affaire avec vous. 

Tout comme une proposition de vente, vous devrez expliquer votre « pourquoi » avec un résumé exécutif qui montre clairement les avantages de vos services ou produits et comment cela peut résoudre un problème.

Sections à inclure dans une proposition commerciale :

• Table des matières
• Page de titre
• Résumé exécutif
• Énoncé du problème
• Solution
• Chronologie
• Qualifications
• Options de tarification
• Termes et conditions

Modèle de proposition de projet logiciel

Une proposition de logiciel est un document marketing où vous présentez votre logiciel à une organisation. Le but de la proposition est d'introduire votre logiciel à un client potentiel et de montrer la valeur de votre produit. 

La proposition doit décrire comment vous prévoyez d'automatiser un processus manuel et de gagner du temps. Le ROI de l'utilisation de votre logiciel doit être clairement visible dans la proposition de vente.

Modèle de proposition de projet d'ingénierie

La plupart des propositions de projet d'ingénierie sont faites en réponse à une demande de propositions. Le but est de montrer que vous comprenez le problème mentionné dans la RFP et que vous êtes la meilleure option. 

Votre proposition de projet d'ingénierie doit également convaincre le client que votre équipe d'ingénierie est la plus qualifiée pour la tâche.

12 étapes simples pour rédiger une proposition de projet

Conseil pro : Restez bref

La durée d'attention moyenne est de 8,25 secondes. C'est une fenêtre très brève pour capter l'attention et la maintenir. Souvent, les meilleures propositions ne sont que quelques diapositives dans un diaporama avec la marque de votre entreprise. Soyez concis et évitez la tentation d'inclure des détails superflus.

1. Rédigez un plan pour votre proposition de projet

Créez un plan quand vous avez fait des recherches et que vous avez toutes les informations sur le projet. Ne vous inquiétez pas de la perfection, concentrez-vous sur la mise des informations importantes sur une page. Bien que la mise en page exacte du plan puisse différer en fonction du format, vous devez inclure :

• Le problème
• Une introduction
• La solution
• Votre processus
• Budget
• Conclusion

2. Utilisez une table des matières

Une proposition sans table des matières est comme plonger dans l'inconnu. La table des matières prépare votre audience à ce qu'elle est sur le point de lire et facilite la recherche des informations les plus importantes rapidement.

3. Assurez-vous que votre introduction est engageante

L'introduction est l'endroit où vous accrochez votre audience. Il est presque impossible de les convaincre des avantages s'ils ne lisent pas au-delà de l'intro.

Un excellent conseil est d'ouvrir avec une statistique autour du problème. Rédigez une seconde phrase qui explique pourquoi la situation est si grave. Fournissez un répit avec une autre statistique qui montre que votre solution fonctionne. Ensuite, utilisez le reste de la proposition pour montrer comment vous allez aborder le problème.

Gardez votre intro à quatre lignes maximum. Des introductions plus courtes sont plus faciles à lire et permettent au lecteur de se concentrer sur les détails importants.

4. Indiquez le problème à traiter

Incluez un résumé du problème que vous abordez. Si vous avez fait les recherches, vous aurez beaucoup de matériel à extraire lors de la rédaction de cette section. En quelques phrases, expliquez :

• Quel est le problème ?
• Qu'est-ce qui a été fait jusqu'à présent, à la fois en interne avec l'entreprise du prospect et à travers des solutions externalisées ?
• Pourquoi le prospect devrait-il se soucier de résoudre le problème ?

5. Décrivez l'état actuel des solutions existantes

Quel est l'état actuel du problème que vous traitez ? Pourquoi les solutions existantes ne fonctionnent-elles pas ? Décrire le point de douleur permet de voir le tableau d'ensemble et d'apprécier la solution.

6. Expliquez l'impact de votre solution

Voici quelques façons d'expliquer l'impact de votre solution :

• Qu'est-ce qui rend votre proposition efficace ?
• Comment allez-vous résoudre le problème ?
• Quel est le ROI direct de la solution ?
• Générera-t-il des revenus ou conduira-t-il à une efficacité accrue ?

N'oubliez pas les 5W

En cas de doute sur la façon d'expliquer une solution ou une fonctionnalité, rappelez-vous les 5W :

• Quoi
• Pourquoi
• Qui
• Quand
• Où

Vous pouvez approfondir plus que vous ne le pensiez en répondant à ces questions.

7. Anticipez les questions

Quelles questions un client potentiel pourrait-il poser sur vos livrables, solutions et processus ? Assurez-vous d'avoir répondu complétement à ces questions. Parfois, face à un choix, le client pourrait choisir la proposition qui lève tous les obstacles et objectifs.

8. Inclure des témoignages de clients

Il n’y a pas de meilleure preuve que vous avez les compétences que de l’entendre de la bouche de votre client. Les témoignages donnent vie à votre proposition. Cela permet au prospect d’imaginer comment vous résoudrez leur problème sur la base d’un contrat similaire que vous avez exécuté dans le passé.

Assurez-vous que le témoignage est directement lié à l'industrie et au problème du client. Inclure le visage, le nom et les coordonnées du client dans le témoignage afin que votre prospect puisse le contacter pour vérifier s'il le souhaite.

9. Établissez le budget

À ce stade, le prospect est en phase et se demande combien cela coûtera d'exécuter le projet. Décomposez le coût en étapes et livrables avec un calendrier associé pour chaque. 

Assurez-vous d'avoir inclus un budget de réserve pour les extras et les imprévus. Si vous avez des ressources internes qui font économiser de l'argent au client, cela vaut la peine de le mentionner ici pour renforcer l’offre.

10. Montrez comment les progrès seront suivis

Sans une méthode structurée pour suivre les progrès, ni vous ni le client ne saurez si le projet est sur la bonne voie. En fait, c'est un signal d'alarme lorsque le client potentiel pèse les options et remarque que vous prévoyez de les laisser dans l'ignorance jusqu'à la fin du projet.

Comment détecterez-vous les problèmes dès que possible ? Quels seront les jalons où vous contacterez le client ? Y aura-t-il des intervalles prédéterminés pour les rapports ? Donner cette assurance est un signe de transparence qui crée la confiance avec le client.

11. Relisez votre travail

Avant d'envoyer votre proposition de projet au prospect, laissez-la reposer une nuit. Une paire d'yeux frais et reposés repérera plus d'erreurs que vous n'en avez vues auparavant. Demandez à quelqu'un d'autre de votre équipe de parcourir le document et de vous assurer qu'il est grammaticalement correct. Une bonne grammaire rend la communication plus claire.

🚀Faites exploser votre productivité avec un modèle de proposition de projet

Voici quelques façons dont vous bénéficierez de l'utilisation de modèles de propositions de projet :

• ‍Gérez les attentes: Si vous envoyez des propositions modélisées à des clients récurrents, ils reconnaîtront facilement votre soumission parmi les autres. Ils sauront combien de temps la proposition prend et quelles informations attendre rien qu’en voyant la première page.‍
• Formalisez les processus : Utiliser un modèle de proposition de projet garantit que tout le monde au sein de votre organisation suit le même processus lors de l'envoi de propositions.‍
• Centralisez les connaissances: Stocker vos modèles de propositions de projet dans une plateforme de gestion des connaissances comme Guru facilite l’accès de vos employés aux documents passés. Ils peuvent utiliser ces documents comme source d'inspiration pour créer une proposition gagnante.‍
• Rationalisez la proposition: Les modèles de propositions de projet vous aident à gagner du temps afin que vous puissiez vous concentrer davantage sur le projet en question. Les modèles garantissent également que vous ne manquez jamais d'informations importantes puisque tous les segments sont déjà inclus dans le modèle.

Gérez vos propositions de projet avec Guru

Vous avez maintenant créé votre premier modèle de proposition de projet. C'est génial ! Vous avez toujours besoin d'une plateforme pour gérer vos modèles et les intégrer à votre flux de travail. C'est là qu'intervient Guru. Vous pouvez télécharger une gamme de modèles de propositions et les personnaliser pour répondre aux besoins de votre organisation. Vous pouvez également vous connecter à des milliers d'applications ou faire une intégration API pour gagner du temps et automatiser votre flux de travail dans Guru.