Project Proposals: Free Templates & Simple Steps

Uma proposta de projeto é seu primeiro cumprimento de mão com um cliente potencial. Ela carrega o peso de causar uma impressão memorável e mostrar ao leitor que você é a melhor opção para o trabalho.

Para equipes de vendas, ótimas propostas de projeto levam a um transbordamento de novos negócios. E para funcionários internos, é o molho secreto para fazer a gestão agir sobre suas ideias.

Saber como escrever uma proposta de projeto persuasiva e ter um conjunto de templates que você pode consultar coloca sua submissão acima das demais.

Neste guia, explicaremos os benefícios de usar uma proposta de projeto, o que incluir na proposta e como escrever uma proposta de projeto que gere ação.

O que é uma proposta de projeto?

Uma proposta de projeto é o primeiro documento usado para definir um projeto externo ou interno. É um documento detalhado que o cliente usa para determinar se deve ou não fazer parceria com sua organização. Portanto, ele precisa ser de alta qualidade, bem escrito e fácil de entender. 

Por que uma proposta de projeto é importante?

Destacar-se entre os fornecedores concorrentes

Propostas de projetos ajudam sua empresa a se destacar em um mar de concorrentes. Uma proposta de projeto bem escrita permite que você destaque sua proposta de valor única. 

Sua empresa oferece melhores processos, resultados ou preços? Você pode mostrar esses benefícios com uma proposta de projeto.

Causar uma ótima primeira impressão

Uma proposta de projeto é geralmente sua primeira interação formal com um cliente potencial. A pesquisa que você faz sobre o histórico, necessidades e objetivos deles melhora a proposta e a torna mais personalizada e memorável. Além disso, uma boa primeira impressão leva a mais discussões com a possibilidade de trabalho a longo prazo.

Garanta melhores projetos e investidores

Ao criar uma proposta não solicitada, um template de proposta de projeto pode ajudá-lo a apresentar uma apresentação persuasiva que impressione o leitor. Se você está na equipe encarregada de garantir financiamento, propostas de projeto mostram a investidores e clientes potenciais os benefícios de fazer parceria com sua organização.

Mostre claramente os objetivos e resultados esperados para evitar o aumento do escopo

Aumentar o escopo é a expansão não justificada do escopo do projeto. Isso pode incluir entregas que não faziam parte do acordo original ou resultados que não foram discutidos anteriormente. 

Propostas de projetos ajudam a evitar o aumento do escopo por meio de objetivos e resultados esperados claramente definidos que o cliente já concordou antes do início do projeto.

Mantenha prazos gerenciáveis

Antes de submeter a proposta, é uma boa ideia envolver as partes interessadas dentro de sua organização que trabalharam em projetos semelhantes. 

Eles podem ajudá-lo a determinar se o cronograma para cada entrega é viável ou não. Você também precisará colaborar com o cliente para garantir que estão na mesma página quanto aos prazos e check-ins do projeto.

Melhorar o planejamento

Uma proposta de projeto melhora o planejamento. O documento é usado para finalizar o orçamento, processos, prazos e entregas do contrato. Com um planejamento adequado, você pode alocar recursos e prever o impacto do projeto nos negócios de seu cliente.

Processo de revisão eficiente

Revisões não razoáveis custam dinheiro, tempo e esforço. Adicionar prazos de revisão na proposta e no contrato mantém você no caminho certo. Isso também simplifica a comunicação durante o projeto.

Quais são os tipos de propostas de projeto?

Formalmente solicitadas

Propostas de projeto formalmente solicitadas são escritas em resposta a uma solicitação de proposta (RFP). É fácil de escrever porque o cliente fornece detalhes do projeto, como prazos, cronogramas e entregas na RFP. 

Informalmente solicitadas

Propostas informais solicitadas são semelhantes às propostas de projeto formalmente solicitadas. A principal diferença é que as necessidades do cliente não estão descritas em um documento, o que dificulta a redação. Você precisará fazer mais pesquisas para definir critérios do projeto, como objetivos, processos e entregas.

Não solicitadas

Pense nas propostas de projeto não solicitadas como uma ligação fria. O potencial não pediu, mas se for feito corretamente, traz muito valor. É o tipo mais difícil de proposta para escrever porque você não tem detalhes iniciais. Você precisa reunir o máximo de informações possível para tornar sua proposta convincente.

Continuação

Propostas de projetos de continuação são lembretes e atualizações para projetos em andamento. Você não está propondo sua solução. Em vez disso, você está lembrando o cliente sobre o progresso de um projeto, mudanças no projeto que requerem mais financiamento e permissão para continuar.

Renovação

Uma proposta de renovação é redigida para convencer o cliente a manter seus serviços em vez de encerrar o projeto. O objetivo é mostrar o valor dos serviços contínuos e o retorno sobre o investimento.

Suplementar

Use uma proposta de projeto suplementar quando precisar de mais recursos do que o inicialmente orçado para o projeto. O objetivo é justificar os recursos adicionais e mostrar estimativas de quanto o projeto custará.

O que deve ser incluído em uma proposta de projeto?

Contexto do projeto

O elemento mais persuasivo da proposta de projeto é o contexto do projeto. Esta é a fase para reforçar o ponto de dor do cliente enquanto explica como sua empresa pode fazer uma diferença mensurável.

Seu contexto de projeto deve explicar por que o projeto foi criado em primeiro lugar. Você pode dividir o contexto do projeto em algumas seções distinguíveis:

• Desafios e obstáculos comerciais
• Fraquezas ou limitações comerciais
• Forças do projeto e oportunidades

O contexto do projeto deve terminar com uma breve declaração sobre como o projeto concluído fará a diferença para seu cliente.

Declaração de necessidade ou requisitos

A declaração de necessidade ou declaração de requisitos aborda o ‘porquê’ do seu projeto. Pense nesta seção como a introdução de um livro. Mantenha-a curta, doce e ao ponto.

Aqui estão algumas perguntas para ajudar a elaborar uma declaração de necessidade e requisitos:

• O que meu cliente precisa e por quê?
• Quem se beneficia do resultado do projeto?
• Por que o projeto está acontecendo agora? 
• O que tornou isso necessário? 
• Como minha solução é única? 
• O que eu posso fazer melhor do que meus concorrentes?

Objetivos do projeto

Os objetivos do projeto descrevem os resultados mensuráveis do projeto. Os resultados podem ser entregas ou resultados. Entregas são itens tangíveis que você entregará ao cliente. Resultados são métricas para medir essas entregas.

Um objetivo de projeto bem escrito é a prova de que você entende completamente os objetivos do projeto. Isso também atua como um ponto de partida para o planejamento do projeto. Cada objetivo se tornará um marco que sua equipe deve abordar antes de passar para a próxima fase do projeto.

Metodologia do projeto e resultados

Assim como os laboratórios que você escreveu nas aulas de ciências, a metodologia do projeto discute o processo e as técnicas que serão usadas para alcançar os objetivos.

Por exemplo, se você planeja construir hardware para um cliente, seu primeiro método seria conduzir pesquisa de usuários para entender o público e o problema que será resolvido. O resultado seria o hardware completo. 

Seus métodos e resultados devem ser redigidos de forma formal. De acordo com a TeamStage, aproximadamente 73% das organizações que usam gerenciamento de projetos formal sempre ou frequentemente alcançam seus objetivos. Desenvolver uma metodologia de projeto reflexiva baseada em técnicas comprovadas aumenta significativamente a probabilidade de atingir os objetivos do seu projeto.

Aqui estão algumas estratégias para redigir a seção de metodologia do projeto:

• Explique por que seus métodos funcionam 
• Delegue responsabilidades e atribua membros da equipe a cada entrega
• Inclua prazos importantes

Escopo do projeto

O escopo do seu projeto deve discutir os detalhes específicos do seu projeto. É geralmente a parte mais longa da proposta de projeto. Esta seção define as expectativas para os clientes e inclui objetivos SMART que são específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e pontuais.

Adicione estas seções ao escopo do seu projeto:

• Cada processo que compõe as entregas
• Como você medirá o sucesso de cada entrega
• O que o projeto não abordará

Orçamento

Nenhuma proposta de projeto está completa sem uma seção de orçamento. Assim como outras seções de sua proposta, o orçamento deve ser muito específico e cobrir todas as despesas.

Use tabelas para tornar os números mais fáceis de entender. Escreva uma narrativa para explicar onde cada peça se encaixa nas entregas e resultados. 

Apresente ao leitor um orçamento de contingência no caso de eventos imprevistos. Por exemplo, você pode escrever um parágrafo sobre por que você orçou a mais para certas entregas.

Idealmente, o orçamento do projeto deve ser escrito pelo gerente do projeto. No entanto, você deve incluir o contador da empresa que provavelmente tem uma melhor noção de números. Eles também podem ajudar a garantir que seu orçamento esteja alinhado com o restante da proposta de projeto.

Algumas dicas para guiá-lo ao criar um orçamento de projeto incluem:

• Comece a elaborar seu orçamento e permita que ele evolua com sua proposta, em vez de deixá-lo por último
• Certifique-se de que os números somam e que você tem os preços de mercado corretos para todos os itens listados
• Garanta que seu orçamento siga um formato que seja fácil de entender
• Verifique a matemática várias vezes

Cronograma do projeto

Seu cronograma do projeto declara claramente quanto tempo levará para completar cada elemento do projeto. Você deve listar prazos para completar entregas e fases do projeto nesta seção.

Os cronogramas devem ter os nomes dos membros da equipe anexados a atribuições individuais. Por exemplo, se seu designer de UX for responsável pela pesquisa e pela parte de design do seu projeto, liste o nome do designer, o cronograma e a data prevista de entrega. 

Relatórios

A seção de relatórios explica:

• Como o cliente receberá atualizações do projeto (e-mail, Slack, SMS ou relatórios no aplicativo)
• Com que frequência sua empresa enviará relatórios? Você irá construir um painel para o cliente?
• Quem é o ponto de contato que receberá relatórios ou atualizações regulares?
• Quantas reuniões o cliente pode esperar durante o projeto? Se reuniões adicionais estiverem disponíveis, elas serão cobradas a um custo adicional?
• Quando, onde e como as reuniões ocorrerão?

Riscos e problemas esperados

Levar em conta os riscos do projeto desempenha um grande papel na execução bem-sucedida do projeto. Há algum problema imprevisto que você acha que pode surgir durante o projeto? Anote quaisquer problemas que possam ocorrer antes, durante ou após a conclusão do projeto.  Não apenas esta seção manterá você honesto, mas também poderá ajudá-lo a navegar por armadilhas do projeto.

À medida que você elabora esta seção, certifique-se de revisar seu cronograma do projeto. Por exemplo, você pode criar um buffer de 1,5 ou 2 vezes a duração estimada do projeto para ter espaço para acomodar surpresas sem perder o prazo. Isso pode prevenir clientes insatisfeitos, avaliações devastadoras, dores de cabeça e noites sem dormir. 

Critérios de sucesso

Os critérios de sucesso explicam como você medirá o sucesso do projeto. Inclua métricas, resultados e entregas que devem estar presentes para que o sucesso aconteça.

O PMI lista os seguintes critérios para medir o sucesso:

• Métricas e estatísticas
• Qualidade das entregas
• Potencial futuro
• Satisfação das partes interessadas
• Desempenho da empresa

Roteiro do projeto

O roteiro do projeto é uma visão geral ampla que descreve todos os elementos importantes de um projeto. É a parte final da sua proposta de projeto e deve ser escrita como um resumo.

É mais fácil de entender se você usar um visual, como um gráfico ou cronograma. Destaque as datas-chave e seus resultados esperados, bem como quaisquer entregas.

Você também pode querer incluir um resumo de:

• Objetivos
• Marcos
• Recursos
• Custos orçamentários
• Fases do projeto

Exemplos de propostas de projeto

Modelo simples de proposta de projeto

Um modelo simples de proposta de projeto é escrito em um layout organizado que é fácil de usar e entender. Este modelo é ideal para vários tipos de projetos, desde projetos internos até projetos escolares.

Modelo de coleta de requisitos

O modelo de coleta de requisitos é uma base sólida para qualquer projeto. Ele funciona como uma ponte de informações entre o cliente e o gerente do projeto. O cliente comunica claramente o que precisa do projeto e você se certifica de que seus objetivos sejam incluídos na coleta de requisitos.

Modelo de proposta de gerenciamento de projeto

Um modelo de proposta de gerenciamento de projeto deve fornecer informações suficientes para ajudar o cliente ou patrocinador a tomar uma decisão. Como regra geral, comece elaborando um resumo executivo atraente, pois essa é a primeira interação do cliente com o documento. Se o resumo executivo for envolvente, é mais provável que eles continuem lendo o restante da proposta.

Seções a serem incluídas no modelo de proposta de gerenciamento de projeto incluem:

• Página de título
• Resumo executivo
• Detalhes e objetivos do projeto
• Entregas
• Escopo do projeto
• Orçamento e recursos
• Marcos e cronogramas

Modelo de proposta de vendas

Sua proposta de vendas deve ajudar o cliente a imaginar um futuro onde seu produto resolveu um problema urgente para ele. Muitos times de vendas caem na armadilha de fazer sua proposta de vendas muito vaga, genérica ou longa.

Uma proposta de vendas deve convencer o cliente de que você entende suas necessidades e tem a melhor solução. Ela também deve inspirá-los a agir.

Algumas coisas para incluir em sua proposta de vendas são:

• Contexto da Empresa
• Desafios que seu produto resolverá
• O orçamento
• Decisores e partes interessadas
• Seu valor único
• Depoimentos mostrando ROI com clientes anteriores

Modelo de proposta de projeto de negócios

Uma proposta de negócios fecha a lacuna entre você e seus clientes. Ela descreve sua proposta de valor de uma maneira que convence uma organização a fazer negócios com você. 

Semelhante a uma proposta de vendas, você precisará explicar seu “porquê” com um resumo executivo que mostre claramente os benefícios de seus serviços ou produtos e como ele pode resolver um problema.

Seções a serem incluídas em uma proposta de negócios incluem:

• Índice
• Página de título
• Resumo executivo
• Declaração do problema
• Solução
• Cronograma
• Qualificações
• Opções de preços
• Termos e condições

Modelo de proposta de projeto de software

Uma proposta de software é um documento de marketing onde você apresenta seu software para uma organização. O objetivo da proposta é apresentar seu software a um cliente potencial e mostrar o valor do seu produto. 

A proposta deve descrever como você planeja automatizar um processo manual e economizar tempo. O ROI do uso do seu software deve ser claramente visto na proposta de vendas.

Modelo de proposta de projeto de engenharia

A maioria das propostas de projetos de engenharia são feitas em resposta a um pedido de propostas. O objetivo é mostrar que você entende o problema mencionado no RFP e que você é a melhor opção. 

Sua proposta de projeto de engenharia também deve convencer o cliente de que sua equipe de engenharia é a mais qualificada para a tarefa.

12 passos simples para escrever uma proposta de projeto

Dica profissional: Mantenha-o curto

A média do tempo de atenção é 8,25 segundos. Essa é uma janela muito breve para capturar e manter a atenção. Frequentemente, as melhores propostas são simplesmente um slide ou dois em um deck com o branding da sua empresa. Seja conciso e evite a tentação de incluir detalhes desnecessários.

1. Escreva um esboço para sua proposta de projeto

Crie um esboço quando você tiver feito a pesquisa e tiver todas as informações sobre o projeto. Não se preocupe com a perfeição, concentre-se em colocar as informações importantes em uma página. Embora o layout exato do esboço possa diferir com base no formato, você deve incluir:

• O problema
• Uma introdução
• A solução
• Seu processo
• Orçamento
• Conclusão

2. Use um índice

Uma proposta sem um índice é como mergulhar no desconhecido. O índice prepara seu público para o que eles estão prestes a ler e facilita encontrar as informações mais importantes rapidamente.

3. Certifique-se de que sua introdução seja envolvente

A introdução é onde você atrai seu público. É quase impossível convencê-los dos benefícios se não lerem além da introdução.

Uma ótima dica é começar com uma estatística sobre o problema. Escreva uma segunda frase que explica por que a situação é tão grave. Forneça alívio com outra estatística que mostre que sua solução funciona. Então use o restante da proposta para mostrar como você vai resolver o problema.

Mantenha sua introdução com no máximo quatro linhas. Introduções mais curtas são mais fáceis de ler e permitem que o leitor se concentre nos detalhes importantes.

4. Declare o problema a ser tratado

Inclua um resumo do problema que você está abordando. Se você fez a pesquisa, terá muito material para puxar ao escrever esta seção. Em algumas frases, explique:

• Qual é o problema?
• O que foi feito até agora, tanto internamente na empresa do prospecto quanto através de soluções terceirizadas?
• Por que o prospecto deve se importar em resolver o problema?

5. Explique o estado atual das soluções existentes

Qual é o estado atual do problema que você está abordando? Por que as soluções existentes não estão funcionando? Descrever o ponto de dor facilita a visualização do quadro geral e a apreciação da solução.

6. Explique o impacto de sua solução

Aqui estão algumas maneiras de explicar o impacto de sua solução:

• O que torna sua proposta eficaz?
• Como você resolverá o problema?
• Qual é o ROI direto da solução?
• Isso gerará receita ou levará a uma maior eficiência?

Lembre-se das 5Ws

Quando estiver em dúvida sobre como explicar uma solução ou recurso, lembre-se das 5Ws:

• O que
• Por quê
• Quem
• Quando
• Onde

Você pode se aprofundar mais do que achou possível respondendo a essas perguntas.

7. Antecipe perguntas

Quais perguntas um cliente em potencial faria sobre suas entregas, soluções e processos? Certifique-se de que você respondeu essas perguntas de forma abrangente. Às vezes, quando confrontado com uma escolha, o cliente pode escolher a proposta que elimina todos os obstáculos e objetivos.

8. Inclua testemunhos de clientes

Não há melhor prova de que você tem a competência do que ouvir isso da boca do seu cliente. Testemunhos trazem vida à sua proposta. Isso permite que o potencial visualize como você resolverá seu problema com base em um contrato similar que você executou no passado.

Certifique-se de que o testemunho está diretamente relacionado à indústria e ao problema do cliente. Inclua o rosto, nome e dados de contato do cliente no testemunho para que seu potencial possa entrar em contato para verificar se quiser.

9. Apresente o orçamento

Neste ponto, o potencial está a bordo e se perguntando quanto custará executar o projeto. Quebre o custo em etapas e entregas com um cronograma associado para cada um. 

Certifique-se de ter incluído um orçamento de contingência para extras e circunstâncias imprevistas. Se você tiver recursos internos que economizam dinheiro para o cliente, vale a pena mencioná-los aqui para tornar a proposta mais atrativa.

10. Mostre como o progresso será monitorado

Sem uma maneira estruturada de rastrear o progresso, nem você nem o cliente saberão se o projeto está no caminho certo. Na verdade, é um sinal de alerta quando o cliente em potencial está avaliando opções e percebe que você planeja deixá-los no escuro até o final do projeto.

Como você detectará problemas na primeira instância? Quais serão os marcos onde você irá se conectar com o cliente? Existem intervalos predeterminados para relatórios? Dar essa garantia é um sinal de transparência que constrói confiança com o cliente.

11. Revise seu trabalho

Antes de enviar sua proposta de projeto ao potencial, deixe-a descansar durante a noite. Um par de olhos descansados perceberá mais erros que você não viu anteriormente. Peça a alguém da sua equipe para ler o documento e certifique-se de que está gramaticalmente correto. Uma boa gramática torna a comunicação mais clara.

🚀Aumente a produtividade com um modelo de proposta de projeto

Aqui estão algumas maneiras de você se beneficiar ao usar modelos de propostas de projeto:

• ‍Gerencie expectativas: Se você estiver enviando propostas padronizadas para clientes recorrentes, eles reconhecerão facilmente sua submissão no meio das outras. Eles saberão quanto tempo a proposta tem e quais informações esperar apenas de olhar para a primeira página.‍
• Formalize processos: Usar um modelo de proposta de projeto garante que todos dentro da sua organização sigam o mesmo processo ao enviar propostas.‍
• Centralize conhecimentos: Armazenar seus modelos de propostas de projeto em uma plataforma de gerenciamento do conhecimento como o Guru facilita para os funcionários acessarem documentos anteriores. Eles podem usar esses documentos como inspiração para criar uma proposta vencedora.‍
• Otimize a proposta: Modelos de propostas de projeto ajudam você a economizar tempo para que você possa se concentrar mais no projeto em questão. Os modelos também garantem que você nunca perca informações importantes uma vez que todos os segmentos já estão incluídos no modelo.

Gerencie suas propostas de projeto com o Guru

Agora você criou seu primeiro modelo de proposta de projeto. Isso é ótimo! Você ainda precisa de uma plataforma para gerenciar seus modelos e integrá-los ao seu fluxo de trabalho. É aqui que o Guru entra. Você pode baixar uma variedade de modelos de proposta e personalizá-los para atender às necessidades da sua organização. Você também pode se conectar a milhares de aplicativos ou integrações de API para economizar tempo e automatizar seu fluxo de trabalho dentro do Guru.