Process Documentation: How-to with Examples

Teresak karena pertumbuhan yang cepat, memadamkan kebakaran, dan waktu terbuang? Skala tanpa proses yang didokumentasikan dengan baik adalah resep untuk ketidakefisienan dan kurangnya 80% pekerja kekurangan keterampilan untuk peran mereka saat ini, menurut survei Gartner terhadap 7.000 karyawan.

Solusinya? Dapatkan proses Anda yang terdokumentasi sehingga Anda dapat menghemat waktu, menyederhanakan, dan mengembangkan tanpa kehilangan produktivitas. Mendokumentasikan proses Anda memberikan karyawan baru sumber daya pembelajaran dan keterampilan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan lebih efisien.

Mari kita menggali praktik terbaik untuk membuat dokumentasi proses dan mengapa Anda harus memperbaiki milik Anda.

Apa itu dokumentasi proses? 

Dokumentasi proses adalah daftar langkah dan konteks untuk secara berulang memenuhi standar kualitas. Memulai dengan template proses seperti milik kami memastikan dokumentasi Anda jelas dan menghemat waktu tim.

Bisnis Anda dapat memiliki sebanyak mungkin dokumen proses yang Anda butuhkan. Jumlah dokumen proses yang Anda buat biasanya tergantung pada ukuran organisasi Anda, jumlah departemen, dan jumlah proses yang diperlukan setiap tugas. 

Misalnya, proses dokumentasi penjualan akan berbeda dari proses pemasaran. Begitu juga dengan HR, R&D, dan departemen lainnya. 

Ini sering digabungkan menjadi apa yang disebut perusahaan sebagai playbook, prosedur operasi standar (SOP), atau manual operasi.

Apa manfaat dari membuat dokumentasi proses?

Pelatihan karyawan baru

Onboarding karyawan baru lebih mudah ketika proses Anda terdokumentasi dengan baik. Anda menghemat waktu dengan menggunakan proses yang dapat diulang untuk melatih karyawan baru Anda. 

Analisis

Mendokumentasikan proses Anda membantu Anda melacak kinerja karyawan Anda. Anda dapat menggunakan dokumentasi yang ada untuk menganalisis apa yang berfungsi dan apa yang tidak. Wawasan menunjukkan kepada Anda bagian dari alur kerja Anda yang perlu disesuaikan. 

Memastikan transparansi proses

Dokumentasi membantu menjaga transparansi di perusahaan Anda. Karyawan yang tidak dekat dengan area spesifik dari operasi bisnis dapat mendapatkan wawasan tentang bagaimana tugas dilakukan di luar departemen atau tim langsung mereka. 

Wawasan baru ini dapat memicu perbaikan alur kerja seperti menghapus langkah atau tugas yang duplikat. Ini juga mengungkap titik nyeri tinggi yang berubah menjadi item tindakan. Kesadaran tentang area bermasalah kadang-kadang adalah yang dibutuhkan untuk membuat perbaikan bertahap dalam proses Anda.

Mempersiapkan untuk yang tak terduga

Ketika seorang karyawan baru bergabung dengan tim Anda, biasanya untuk mengisi kekosongan, yang berarti bahwa karyawan lain harus mengambil lebih banyak pekerjaan sampai karyawan baru sepenuhnya onboarding.

Jika Anda tidak memiliki proses yang terdokumentasi, akan ada tenggat waktu yang terlewat, produktivitas yang lebih rendah, dan karyawan yang frustrasi di tangan Anda.

Mendokumentasikan proses Anda memastikan bahwa baik karyawan mengambil cuti sementara atau permanen, Anda selalu memiliki sumber daya ketika ada kebutuhan mendesak untuk melatih karyawan baru.

Meningkatkan komunikasi internal

Lebih dari sekadar dokumen, dokumentasi proses adalah bentuk komunikasi internal. Dibutuhkan waktu bagi seorang karyawan baru untuk mempelajari bagaimana perusahaan beroperasi dan memiliki dokumen proses meningkatkan pemahaman tentang organisasi Anda. 

Ketika semua orang tahu peran mereka di organisasi, dan siapa yang dapat mereka ajak bicara ketika mereka membutuhkan bantuan, produktivitas meningkat. 

Mendorong berbagi pengetahuan

Kesenjangan pengetahuan terjadi ketika karyawan dengan pengetahuan dan keterampilan keahlian meninggalkan tanpa mendokumentasikan proses mereka. Ketika manajer mendokumentasikan praktik terbaik mereka untuk menghasilkan hasil luar biasa,  semua orang di tim Anda dapat mereproduksi hasil yang sama dengan menggunakan proses serupa. 

Mengurangi biaya dan ketidakpastian operasional

Mendokumentasikan proses Anda menghilangkan ketidakpastian peran dan tanggung jawab. Dokumentasi menghilangkan kebingungan dan memastikan kejelasan. Ketika karyawan memiliki kejelasan fokus, mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk menghasilkan pendapatan bagi perusahaan Anda dan lebih sedikit waktu untuk mencari jawaban yang sudah ada.

Semua anggota tim dapat merujuk dokumen ketika garisnya kabur tentang siapa yang melakukan apa atau bagaimana tugas tertentu harus dilakukan.

Dokumen proses Anda menjelaskan:

• Siapa yang ditugaskan untuk tugas tersebut
• Tugas spesifik yang harus dilakukan untuk menyelesaikan sebuah proses
• Panduan langkah demi langkah untuk melakukan tugas tersebut

Siapa yang terlibat dalam dokumentasi proses? 

Tiga pihak terlibat dalam dokumentasi proses bisnis: 

• Para pemangku kepentingan 
• Tim proyek 
• Pihak eksternal 

Para pemangku kepentingan 

Seorang pemangku kepentingan bisa siapa saja yang memiliki minat terhadap bisnis.  Pemangku kepentingan dengan keahlian di departemen tertentu harus memberikan masukan dalam dokumentasi proses untuk memberi umpan balik dimana diperlukan. 

Tim proyek 

Tim proyek bertanggung jawab atas dokumentasi proses. Setiap karyawan di tim proyek harus mendokumentasikan proses mereka saat melakukan tugas untuk memastikan bahwa setiap langkah dalam sebuah proses dicatat dengan baik. 

Namun, mendokumentasikan proses saat bekerja dapat mengganggu. Praktik baik adalah mendelegasikan verifikasi informasi yang ditambahkan ke setiap dokumentasi kepada satu atau dua ahli materi pelajaran untuk memastikan bahwa informasi tersebut merupakan satu sumber kebenaran. 

Pihak eksternal 

Anda dapat memilih untuk menyewa konsultan untuk memberikan perspektif yang segar dan menerima penilaian yang tidak memihak tentang praktik bisnis Anda. Melihat ke belakang memberikan kejelasan dan kemampuan untuk menemukan cara yang lebih efisien untuk menyelesaikan fungsi pekerjaan.

Untuk menangkap rekomendasi dari pemangku kepentingan dan pihak eksternal, di sini ada template permintaan perubahan untuk membimbing Anda.

Apa saja yang harus Anda sertakan dalam dokumentasi proses bisnis Anda? 

Dokumentasi proses Anda harus mencakup rincian berikut: 

• Kebijakan: Prinsip-prinsip yang mengarahkan proses dan prosedur.  Ini biasanya ditetapkan oleh manajemen senior. 
• Proses: Ini adalah serangkaian aktivitas yang harus dilakukan untuk mengubah input menjadi output. 
• Prosedur: Rincian tentang bagaimana setiap langkah akan dilaksanakan. 

Anggap saja kebijakan sebagai aturan, proses sebagai ikhtisar semua langkah yang harus dijalankan, dan prosedur sebagai penjelasan rinci dari setiap langkah. 

Dokumen akhir Anda dapat berupa bentuk template, video, daftar periksa, tangkapan layar, atau kombinasi dari ini semua. 

Praktik terbaik untuk dokumentasi proses yang sukses  

Tentukan alat dokumentasi proses Anda 

Persyaratan kunci dari alat dokumentasi proses terbaik: 

• Dirancang untuk skala dengan tim Anda
• Membuat Anda dalam alur kerja daripada menambahkan tujuan lain
• Verifikasi bawaan untuk memastikan konten selalu mutakhir
• Ekstensi browser intuitif untuk membawa pengetahuan dimana Anda bekerja
• Memiliki fitur pencarian yang dapat Anda gunakan dengan mudah untuk menemukan informasi
• Tindakan massal
• Integrasi Slack
• Menyediakan analitik
• API
• Integrasi yang kuat dengan alat yang disukai tim Anda
• Template yang akan menghemat waktu Anda. 

Identifikasi dan beri nama proses 

Proses mana yang akan Anda dokumentasikan pertama kali? Mengapa proses ini akan membawa manfaat bagi organisasi Anda?  Misalnya, apakah Anda mengembangkan proses penjualan untuk membantu tim Anda lebih efisien memimpin prospek melalui siklus pembelian? Berikan nama dan deskripsikan secara singkat proses tersebut.

Tentukan ruang lingkup proses 

Apa yang termasuk dalam proses dan apa yang berada di luar lingkup pekerjaan? Juga, pertimbangkan sumber daya yang diperlukan untuk membuat proses efektif. 

Kumpulkan informasi dan atur langkah-langkah

Jika ini adalah proses yang melibatkan beberapa karyawan, adakan sesi brainstorming dengan semua rekan tim yang relevan. Jika Anda melaksanakan tugas ini sendirian, dokumensikan saat Anda melakukannya.

Setelah mengumpulkan informasi, atur langkah-langkah dengan instruksi yang jelas. Bermanfaat untuk menggunakan alat bantu visual seperti video penjelasan yang direkam sebelumnya, diagram, bagan alir, dan tangkapan layar.

Tentukan siapa yang terlibat 

Deskripsikan karyawan yang bertanggung jawab untuk mengeksekusi setiap langkah dalam proses. Perhatikan untuk hanya menyebutkan peran, bukan nama karena proses yang Anda draf akan digunakan bahkan setelah karyawan keluar. 

Catat pengecualian dari proses normal

Dokumen proses tidak boleh kaku karena beberapa proses tidak selalu mengikuti rute linier. Fleksibilitas adalah salah satu tanda penting dari alur kerja yang baik. Di mana pengecualian akan terjadi dan langkah-langkah apa yang harus diambil karyawan untuk mengatasinya.

Jelaskan batasan proses 

Apa yang memicu sebuah proses? Di mana sebuah proses dimulai atau diakhiri?  Kapan selesai? Catat itu. Tentukan batas untuk menghilangkan setiap ambiguitas.

Tambahkan titik kontrol 

Titik kontrol ditambahkan ke titik strategis dalam proses di mana risiko bisa terjadi. Ketika Anda menyusun proses, ambil catatan tentang situasi berisiko yang harus dimonitor dengan hati-hati.  

Identifikasi input dan output proses 

Buat daftar sumber daya yang akan diperlukan untuk memulai proses. Jelaskan juga output yang diharapkan ketika proses selesai. 

Gunakan template untuk menstandarisasi pendekatan dan dokumen akhir

Template membantu menciptakan konsistensi dengan semua dokumen proses. Ini juga membuat lebih mudah bagi anggota tim untuk mengikuti instruksi karena mereka tahu apa yang diharapkan

Berikut adalah template untuk membantu manajer menstandarisasi cara tim Anda mencatat proses internal. 

Jadikan visual 

67% orang menyerap informasi lebih baik dalam format visual.  Menggabungkan teks dengan elemen visual membuatnya lebih mudah dipahami dan diingat.  

Tinjau, uji, dan sesuaikan

Kumpulkan semua orang yang memberikan masukan untuk meninjau dokumen proses. Bagikan dokumen Anda dengan tim Anda. Minta anggota tim Anda untuk mencoba proses sendiri dan lihat bagaimana hasilnya. Uji proses untuk memastikan Anda tidak melewatkan langkah dan untuk menentukan apakah Anda perlu menyesuaikan dokumen Anda. 

Distribusikan 

Membuat proses adalah satu bagian, memastikan itu mudah diakses adalah bagian yang lain. Simpan dokumen proses Anda di wiki atau intranet perusahaan yang mudah diakses oleh semua orang.

Kunjungi kembali secara teratur untuk memverifikasi atau memperbarui 

Menurut BPtrends, 96% perusahaan memiliki proses yang terdokumentasi, tetapi hanya 4% yang mengukur dan meninjaunya.  Seiring dengan evolusi alur kerja Anda, Anda perlu secara teratur memperbarui langkah-langkah dan memastikan bahwa informasi yang Anda terbitkan adalah akurat. 

Dengan mesin verifikasi Guru, Anda yakin bahwa semua proses Anda mutakhir dan akurat. Anda dapat memilih ahli materi pelajaran untuk memverifikasi Kartu atau membiarkan AI Guru menyarankan Verifikator berdasarkan Kartu yang serupa.

Tentukan interval untuk meninjau dan memperbarui dokumen proses Anda secara internal, lalu pilih tanggal tersebut sebagai interval verifikasi di Guru. Jika Anda tidak yakin tentang interval yang tepat, Anda dapat memilih 90 hari default atau rentang waktu maksimum yaitu 12 bulan.  Tim yang Anda kolaborasikan dapat melihat kartu sebagai terverifikasi atau tidak terverifikasi, sehingga tidak akan ada kebingungan. 

Tingkatkan kecerdasan kolektif tim Anda dengan dokumentasi proses

Satu-satunya cara untuk menjaga pengetahuan adalah memastikan bahwa setiap karyawan mendokumentasikan proses mereka. Ini menghemat waktu untuk melatih karyawan baru dan memberdayakan mereka untuk menyelesaikan tugas dengan lebih efisien.

Membangun budaya berbagi pengetahuan memastikan bahwa ketika satu orang berhasil, orang lain dapat memanfaatkan pengetahuan mereka untuk menciptakan efek penggandaan yang mengarah menuju produktivitas yang lebih tinggi dan pendapatan yang lebih besar untuk perusahaan Anda.