How to Write a Project Brief
Gunakan template ini untuk memberikan gambaran proyek kepada pemain kunci.
Project brief tim Anda adalah tempat tunggal untuk menyimpan semua informasi proyek – semuanya dari ringkasan hingga metrik utama yang digunakan untuk mendefinisikan keberhasilan proyek.
Bagaimana Anda memberikan semua informasi yang terkait dengan proyek kepada pemangku kepentingan proyek Anda? Pesan ad hoc di slack dan email mungkin tidak akan mencukupi. Tidak adanya metode komunikasi proyek yang formal menciptakan celah dalam pengetahuan tim Anda yang dapat menyebabkan kemunduran selama proyek. Apa yang Anda butuhkan adalah sumber informasi tunggal yang dapat dirujuk pemangku kepentingan sepanjang proyek dan mengetahui informasi yang mereka baca dapat dipercaya.
Ayo tim Anda menyiapkan project brief. Ini adalah tempat tunggal untuk menyimpan semua informasi proyek – semuanya dari ringkasan hingga metrik utama yang digunakan untuk mendefinisikan keberhasilan proyek. Seperti namanya, coba untuk menjaganya tetap singkat dan jelas. Ini adalah cara ringkas untuk menangkap dan menyimpan informasi di inti proyek apapun. Terus baca untuk belajar bagaimana mengintegrasikan project brief ke dalam proyek Anda berikutnya dan dapatkan template yang dapat diunduh di bawah ini.
Apa itu project brief?
Project brief adalah gambaran cepat tentang proyek Anda. Ini memuat pengetahuan kontekstual yang diperlukan bagi pembaca untuk memahami apa, mengapa, kapan, dan bagaimana proyek tersebut. Pemangku kepentingan, tujuan, metrik, timeline, dan hal lainnya yang terkait dengan proyek dapat dicantumkan dalam brief. Anggaplah brief sebagai cara ringkas dan bisa dicerna untuk merekam informasi inti proyek agar mudah didistribusikan di seluruh tim Anda.
Brief adalah titik awal untuk proyek Anda. Ini memberikan pemangku kepentingan informasi dasar dan mengundang mereka untuk memberikan saran atau mengajukan pertanyaan. Project brief dapat membantu memaparkan proyek kepada pimpinan perusahaan karena menunjukkan tujuan akhir proyek dan bagaimana hal itu terhubung dengan tujuan keseluruhan organisasi. Mulailah proyek Anda dengan brief dan Anda akan melihat:
- Peningkatan komunikasi proyek
- Manajemen proyek yang lebih efisien
- Membuka peluang untuk kolaborasi pemangku kepentingan
- Kepemimpinan yang terinformasi dan mendukung
Brief adalah inti suatu proyek. Setelah dibuat, informasi proyek dapat berkembang berdasarkan kebutuhan detail untuk setiap bagian dari proses. Tautkan ke dokumen lainnya, sertakan video atau grafik, atau apa pun yang akan mendukung keberhasilan proyek Anda.
Apa yang termasuk dalam project brief?
Bonus dari project brief adalah memungkinkan Anda untuk mengomunikasikan informasi terkait proyek kepada pemangku kepentingan yang Anda inginkan. Misalnya, mungkin Anda ingin merujuk pada proyek sebelumnya melalui tautan ke studi kasus atau menyelesaikan dengan daftar sumber eksternal untuk mendukung pemahaman pemangku kepentingan tentang proyek ini. Anda dapat melakukan semua itu. Aturan umum adalah jaga agar tetap bisa dibaca sebanyak mungkin untuk menghindari membanjiri tim Anda dengan informasi sebelum proyek bahkan resmi dimulai.
Cobalah untuk menjaga setiap bagian pada beberapa kalimat ringkas dengan tautan ke sumber internal atau eksternal terkait. Daftar berpoin, grafik, dan diagram dapat membantu memecah blok teks untuk pembacaan yang lebih mudah. Informasi yang biasanya Anda temukan dalam project brief meliputi:
- Ringkasan proyek
- Niat proyek
- OKR dan hasil yang diharapkan
- Indikator keberhasilan
- Timeline proyek
- Pemangku kepentingan dan tim proyek
- Audiens proyek
Sementara tidak ada cara yang ditentukan untuk memformat project brief Anda, Anda harus memastikan memberikan informasi yang diperlukan kepada pemangku kepentingan. Project brief adalah langkah awal dalam komunikasi dan manajemen proyek Anda. Gunakan ini sebagai titik awal dan untuk referensi sepanjang proyek.
Cara memformat project brief
Format project brief Anda dengan cara yang paling masuk akal untuk tim Anda. Mulai dari template dapat membuat penciptaan brief Anda sedikit lebih mudah. Berikut adalah beberapa ide untuk apa yang perlu disertakan dalam brief Anda untuk membantu Anda memulai.
1. Ringkasan proyek
Pertama: ringkasan proyek. Jelaskan proyek dalam beberapa kalimat kunci yang menggarisbawahi harapan dan ruang lingkup proyek. Informasi di sini seharusnya membantu menjawab pertanyaan ‘mengapa’ untuk proyek ini. Apakah ada informasi latar belakang yang dapat membantu memberikan konteks untuk proyek ini bagi mereka yang baru belajar tentangnya? Masalah apa yang ingin diatasi oleh proyek ini? Sertakan tautan atau sumber yang bisa membantu di sini. Gunakan jawaban ini untuk beralih ke bagian berikutnya.
2. Tentukan niat proyek
Anggaplah niat proyek sebagai pernyataan misinya. Apa tujuannya? Masalah apa yang akan dipecahkan? Apa harapan proyek, baik jangka pendek maupun panjang? Apakah iterasi proyek di masa mendatang diperlukan untuk pemeliharaan? Niat proyek adalah tujuan akhir. Bersama-sama, ringkasan proyek dan niat menetapkan suasana sebelum brief Anda menyelami rincian yang lebih spesifik.
3. Garis besar OKR dan deliverables
Selama brainstorming proyek awal Anda, Anda kemungkinan telah menggariskan hasil kunci dan deliverables. Anda bisa menjelaskan sedetail yang Anda rasa perlu. Gunakan bagian ini untuk mulai memecah proyek menjadi bagian-bagian dan hasil yang diharapkan terkait dengan masing-masing. Anda bisa menghubungkan tujuan proyek dan deliverables untuk menampilkan bagaimana setiap langkah proses membantu mencapai tujuan akhir proyek. OKR (tujuan dan hasil kunci) Anda mengatur kerangka bagaimana keberhasilan akan diukur sepanjang proyek.
4. Tentukan bagaimana keberhasilan akan diukur
Sangat penting bagi Anda untuk memilih metrik yang akan menunjukkan keberhasilan proyek Anda dengan terbaik. Baik itu peningkatan lalu lintas situs web, jumlah pelanggan baru, atau peningkatan tingkat klik, metrik Anda harus diputuskan sebelum proyek dimulai sehingga Anda dapat memeriksa kemajuan secara teratur sepanjang proyek. Tentukan metrik Anda selama fase brainstorming dan cantumkan mereka dalam project brief Anda. Ketika para pemangku kepentingan tahu bagaimana proyek ini akan diukur, mereka dapat lebih baik menyesuaikan pekerjaan mereka untuk mencapai tujuan proyek.
5. Komunikasikan timeline proyek
Salah satu elemen terpenting dari proyek adalah timeline. Setelah semua, Anda tidak bisa memulai proyek dalam timeline yang tidak pasti. Timeline proyek memberi tahu durasi setiap fase proyek dan kapan deliverables diharapkan selesai. Saat membuat timeline proyek Anda, coba kerjakan mundur dari tanggal penyelesaian akhir Anda. Miliki daftar semua deliverables, tonggak sejarah, dan perkiraan durasi tugas di tangan untuk referensi saat Anda membuat timeline. Pertimbangkan untuk memberi diri Anda sedikit lebih banyak waktu dari yang Anda perkirakan Anda butuhkan untuk setiap fase. Dengan cara ini, setiap kemungkinan kemunduran tidak akan mengganggu proyek Anda secara keseluruhan.
6. Sertakan pemangku kepentingan dan tim
Ketika pemangku kepentingan tahu siapa yang harus dikomunikasikan tentang setiap fase proyek, itu akan memperlancar produktivitas dan menghilangkan kebiasaan bertanya terus-menerus. Setiap pemangku kepentingan proyek adalah ahli di bidang mereka–catatlah setiap orang ini dalam project brief. Jika semua orang tahu kepada siapa mereka harus mengajukan pertanyaan mereka atau siapa yang akan mereka ajak berkolaborasi, semua orang akan menghemat waktu.
7. Tentukan audiens
Setiap proyek memiliki seseorang yang ingin mereka capai. Apakah itu kampanye pemasaran yang dirancang untuk meningkatkan kesadaran merek dan menarik pelanggan baru yang potensial atau pembaruan produk yang akan memenuhi permintaan pelanggan saat ini, selalu ada seseorang di sisi lain proyek yang akan mendapatkan manfaat dari hasilnya. Tutup project brief Anda dengan mendefinisikan audiens ini. Siapa proyek ini untuk? Ini kemungkinan besar akan sejalan dengan niat proyek.
Apa perbedaan antara project brief, ringkasan proyek, dan executive summary?
Sederhananya, project brief Anda adalah pandangan keseluruhan dari proyek dan semua bagiannya yang bergerak. Ini adalah versi singkat dari semua yang mungkin perlu diketahui pemangku kepentingan tentang proyek. Project brief bukanlah satu-satunya sumber informasi yang mungkin Anda gunakan dalam proyek. Setelah membaca tentang apa yang termasuk dalam project brief, Anda mungkin bertanya tentang dokumen proyek lainnya dan bagaimana perbedaannya. Lihatlah ringkasan proyek dan executive summary.
Ringkasan proyek
Alih-alih menjelaskan setiap bagian proyek dalam gambaran luas seperti yang dilakukan oleh project brief, ringkasan proyek fokus pada satu aspek: ringkasan. Ini mencakup latar belakang proyek, masalah yang dihadapinya, mengapa proyek ini dibuat, dan apa yang diharapkan untuk dicapai. Ringkasan proyek mungkin mencakup beberapa kalimat tentang setiap fase proyek dan bagaimana fase-fase tersebut diharapkan berdampak pada tujuan keseluruhan proyek. Ini adalah pandangan mendalam tentang mengapa dan apa dari proyek ini.
Executive summary
Meskipun mirip dalam beberapa hal, executive summary berbeda dari ringkasan proyek dan project brief dalam cara menyampaikan informasi proyek. Executive summary biasanya ditulis oleh pemimpin perusahaan untuk menyoroti poin-poin bisnis kunci dari suatu proyek. Ini mendefinisikan bagaimana suatu proyek cocok ke dalam gambaran yang lebih besar dari tujuan dan sasaran perusahaan. Informasi yang dicatat di sini biasanya cepat dan langsung, menjadikannya mudah dibaca bagi semua pemangku kepentingan. Poin-poin atau paragraf pendek umum. Executive summary juga menjawab pertanyaan ‘mengapa’, tetapi dari perspektif pimpinan.
Mengapa project brief penting dalam manajemen proyek?
Project brief menetapkan nada untuk proyek. Bagaimana ia mengomunikasikan informasi dan menjadi titik referensi tunggal untuk informasi tersebut mendukung manajemen proyek secara keseluruhan. Pemangku kepentingan dapat menghabiskan lebih sedikit waktu mencaricari email lama, pesan Slack, atau meminta ahli materi untuk menjawab pertanyaan mereka. Anda akan meningkatkan transparansi proyek dan menghilangkan hambatan karena kurangnya pengetahuan.
Project brief berarti bahwa semua orang yang terlibat tahu apa yang sedang terjadi, kapan itu terjadi, dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap fase. Ini berfungsi baik sebagai kerangka kerja untuk proyek maupun sebagai alat komunikasi untuk komunikasi proyek yang penting. Ini adalah informasi latar belakang yang membuat pengelolaan proyek menjadi efisien dan efektif.
Contoh project brief
Singkatnya, template project brief dapat membantu Anda menangkap semua informasi proyek Anda di satu lokasi yang praktis. Buat salinan Anda sendiri dari template yang dapat diunduh di bawah ini untuk mulai mendokumentasikan kebutuhan dan harapan proyek Anda.
Bagaimana Anda memberikan semua informasi yang terkait dengan proyek kepada pemangku kepentingan proyek Anda? Pesan ad hoc di slack dan email mungkin tidak akan mencukupi. Tidak adanya metode komunikasi proyek yang formal menciptakan celah dalam pengetahuan tim Anda yang dapat menyebabkan kemunduran selama proyek. Apa yang Anda butuhkan adalah sumber informasi tunggal yang dapat dirujuk pemangku kepentingan sepanjang proyek dan mengetahui informasi yang mereka baca dapat dipercaya.
Ayo tim Anda menyiapkan project brief. Ini adalah tempat tunggal untuk menyimpan semua informasi proyek – semuanya dari ringkasan hingga metrik utama yang digunakan untuk mendefinisikan keberhasilan proyek. Seperti namanya, coba untuk menjaganya tetap singkat dan jelas. Ini adalah cara ringkas untuk menangkap dan menyimpan informasi di inti proyek apapun. Terus baca untuk belajar bagaimana mengintegrasikan project brief ke dalam proyek Anda berikutnya dan dapatkan template yang dapat diunduh di bawah ini.
Apa itu project brief?
Project brief adalah gambaran cepat tentang proyek Anda. Ini memuat pengetahuan kontekstual yang diperlukan bagi pembaca untuk memahami apa, mengapa, kapan, dan bagaimana proyek tersebut. Pemangku kepentingan, tujuan, metrik, timeline, dan hal lainnya yang terkait dengan proyek dapat dicantumkan dalam brief. Anggaplah brief sebagai cara ringkas dan bisa dicerna untuk merekam informasi inti proyek agar mudah didistribusikan di seluruh tim Anda.
Brief adalah titik awal untuk proyek Anda. Ini memberikan pemangku kepentingan informasi dasar dan mengundang mereka untuk memberikan saran atau mengajukan pertanyaan. Project brief dapat membantu memaparkan proyek kepada pimpinan perusahaan karena menunjukkan tujuan akhir proyek dan bagaimana hal itu terhubung dengan tujuan keseluruhan organisasi. Mulailah proyek Anda dengan brief dan Anda akan melihat:
- Peningkatan komunikasi proyek
- Manajemen proyek yang lebih efisien
- Membuka peluang untuk kolaborasi pemangku kepentingan
- Kepemimpinan yang terinformasi dan mendukung
Brief adalah inti suatu proyek. Setelah dibuat, informasi proyek dapat berkembang berdasarkan kebutuhan detail untuk setiap bagian dari proses. Tautkan ke dokumen lainnya, sertakan video atau grafik, atau apa pun yang akan mendukung keberhasilan proyek Anda.
Apa yang termasuk dalam project brief?
Bonus dari project brief adalah memungkinkan Anda untuk mengomunikasikan informasi terkait proyek kepada pemangku kepentingan yang Anda inginkan. Misalnya, mungkin Anda ingin merujuk pada proyek sebelumnya melalui tautan ke studi kasus atau menyelesaikan dengan daftar sumber eksternal untuk mendukung pemahaman pemangku kepentingan tentang proyek ini. Anda dapat melakukan semua itu. Aturan umum adalah jaga agar tetap bisa dibaca sebanyak mungkin untuk menghindari membanjiri tim Anda dengan informasi sebelum proyek bahkan resmi dimulai.
Cobalah untuk menjaga setiap bagian pada beberapa kalimat ringkas dengan tautan ke sumber internal atau eksternal terkait. Daftar berpoin, grafik, dan diagram dapat membantu memecah blok teks untuk pembacaan yang lebih mudah. Informasi yang biasanya Anda temukan dalam project brief meliputi:
- Ringkasan proyek
- Niat proyek
- OKR dan hasil yang diharapkan
- Indikator keberhasilan
- Timeline proyek
- Pemangku kepentingan dan tim proyek
- Audiens proyek
Sementara tidak ada cara yang ditentukan untuk memformat project brief Anda, Anda harus memastikan memberikan informasi yang diperlukan kepada pemangku kepentingan. Project brief adalah langkah awal dalam komunikasi dan manajemen proyek Anda. Gunakan ini sebagai titik awal dan untuk referensi sepanjang proyek.
Cara memformat project brief
Format project brief Anda dengan cara yang paling masuk akal untuk tim Anda. Mulai dari template dapat membuat penciptaan brief Anda sedikit lebih mudah. Berikut adalah beberapa ide untuk apa yang perlu disertakan dalam brief Anda untuk membantu Anda memulai.
1. Ringkasan proyek
Pertama: ringkasan proyek. Jelaskan proyek dalam beberapa kalimat kunci yang menggarisbawahi harapan dan ruang lingkup proyek. Informasi di sini seharusnya membantu menjawab pertanyaan ‘mengapa’ untuk proyek ini. Apakah ada informasi latar belakang yang dapat membantu memberikan konteks untuk proyek ini bagi mereka yang baru belajar tentangnya? Masalah apa yang ingin diatasi oleh proyek ini? Sertakan tautan atau sumber yang bisa membantu di sini. Gunakan jawaban ini untuk beralih ke bagian berikutnya.
2. Tentukan niat proyek
Anggaplah niat proyek sebagai pernyataan misinya. Apa tujuannya? Masalah apa yang akan dipecahkan? Apa harapan proyek, baik jangka pendek maupun panjang? Apakah iterasi proyek di masa mendatang diperlukan untuk pemeliharaan? Niat proyek adalah tujuan akhir. Bersama-sama, ringkasan proyek dan niat menetapkan suasana sebelum brief Anda menyelami rincian yang lebih spesifik.
3. Garis besar OKR dan deliverables
Selama brainstorming proyek awal Anda, Anda kemungkinan telah menggariskan hasil kunci dan deliverables. Anda bisa menjelaskan sedetail yang Anda rasa perlu. Gunakan bagian ini untuk mulai memecah proyek menjadi bagian-bagian dan hasil yang diharapkan terkait dengan masing-masing. Anda bisa menghubungkan tujuan proyek dan deliverables untuk menampilkan bagaimana setiap langkah proses membantu mencapai tujuan akhir proyek. OKR (tujuan dan hasil kunci) Anda mengatur kerangka bagaimana keberhasilan akan diukur sepanjang proyek.
4. Tentukan bagaimana keberhasilan akan diukur
Sangat penting bagi Anda untuk memilih metrik yang akan menunjukkan keberhasilan proyek Anda dengan terbaik. Baik itu peningkatan lalu lintas situs web, jumlah pelanggan baru, atau peningkatan tingkat klik, metrik Anda harus diputuskan sebelum proyek dimulai sehingga Anda dapat memeriksa kemajuan secara teratur sepanjang proyek. Tentukan metrik Anda selama fase brainstorming dan cantumkan mereka dalam project brief Anda. Ketika para pemangku kepentingan tahu bagaimana proyek ini akan diukur, mereka dapat lebih baik menyesuaikan pekerjaan mereka untuk mencapai tujuan proyek.
5. Komunikasikan timeline proyek
Salah satu elemen terpenting dari proyek adalah timeline. Setelah semua, Anda tidak bisa memulai proyek dalam timeline yang tidak pasti. Timeline proyek memberi tahu durasi setiap fase proyek dan kapan deliverables diharapkan selesai. Saat membuat timeline proyek Anda, coba kerjakan mundur dari tanggal penyelesaian akhir Anda. Miliki daftar semua deliverables, tonggak sejarah, dan perkiraan durasi tugas di tangan untuk referensi saat Anda membuat timeline. Pertimbangkan untuk memberi diri Anda sedikit lebih banyak waktu dari yang Anda perkirakan Anda butuhkan untuk setiap fase. Dengan cara ini, setiap kemungkinan kemunduran tidak akan mengganggu proyek Anda secara keseluruhan.
6. Sertakan pemangku kepentingan dan tim
Ketika pemangku kepentingan tahu siapa yang harus dikomunikasikan tentang setiap fase proyek, itu akan memperlancar produktivitas dan menghilangkan kebiasaan bertanya terus-menerus. Setiap pemangku kepentingan proyek adalah ahli di bidang mereka–catatlah setiap orang ini dalam project brief. Jika semua orang tahu kepada siapa mereka harus mengajukan pertanyaan mereka atau siapa yang akan mereka ajak berkolaborasi, semua orang akan menghemat waktu.
7. Tentukan audiens
Setiap proyek memiliki seseorang yang ingin mereka capai. Apakah itu kampanye pemasaran yang dirancang untuk meningkatkan kesadaran merek dan menarik pelanggan baru yang potensial atau pembaruan produk yang akan memenuhi permintaan pelanggan saat ini, selalu ada seseorang di sisi lain proyek yang akan mendapatkan manfaat dari hasilnya. Tutup project brief Anda dengan mendefinisikan audiens ini. Siapa proyek ini untuk? Ini kemungkinan besar akan sejalan dengan niat proyek.
Apa perbedaan antara project brief, ringkasan proyek, dan executive summary?
Sederhananya, project brief Anda adalah pandangan keseluruhan dari proyek dan semua bagiannya yang bergerak. Ini adalah versi singkat dari semua yang mungkin perlu diketahui pemangku kepentingan tentang proyek. Project brief bukanlah satu-satunya sumber informasi yang mungkin Anda gunakan dalam proyek. Setelah membaca tentang apa yang termasuk dalam project brief, Anda mungkin bertanya tentang dokumen proyek lainnya dan bagaimana perbedaannya. Lihatlah ringkasan proyek dan executive summary.
Ringkasan proyek
Alih-alih menjelaskan setiap bagian proyek dalam gambaran luas seperti yang dilakukan oleh project brief, ringkasan proyek fokus pada satu aspek: ringkasan. Ini mencakup latar belakang proyek, masalah yang dihadapinya, mengapa proyek ini dibuat, dan apa yang diharapkan untuk dicapai. Ringkasan proyek mungkin mencakup beberapa kalimat tentang setiap fase proyek dan bagaimana fase-fase tersebut diharapkan berdampak pada tujuan keseluruhan proyek. Ini adalah pandangan mendalam tentang mengapa dan apa dari proyek ini.
Executive summary
Meskipun mirip dalam beberapa hal, executive summary berbeda dari ringkasan proyek dan project brief dalam cara menyampaikan informasi proyek. Executive summary biasanya ditulis oleh pemimpin perusahaan untuk menyoroti poin-poin bisnis kunci dari suatu proyek. Ini mendefinisikan bagaimana suatu proyek cocok ke dalam gambaran yang lebih besar dari tujuan dan sasaran perusahaan. Informasi yang dicatat di sini biasanya cepat dan langsung, menjadikannya mudah dibaca bagi semua pemangku kepentingan. Poin-poin atau paragraf pendek umum. Executive summary juga menjawab pertanyaan ‘mengapa’, tetapi dari perspektif pimpinan.
Mengapa project brief penting dalam manajemen proyek?
Project brief menetapkan nada untuk proyek. Bagaimana ia mengomunikasikan informasi dan menjadi titik referensi tunggal untuk informasi tersebut mendukung manajemen proyek secara keseluruhan. Pemangku kepentingan dapat menghabiskan lebih sedikit waktu mencaricari email lama, pesan Slack, atau meminta ahli materi untuk menjawab pertanyaan mereka. Anda akan meningkatkan transparansi proyek dan menghilangkan hambatan karena kurangnya pengetahuan.
Project brief berarti bahwa semua orang yang terlibat tahu apa yang sedang terjadi, kapan itu terjadi, dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap fase. Ini berfungsi baik sebagai kerangka kerja untuk proyek maupun sebagai alat komunikasi untuk komunikasi proyek yang penting. Ini adalah informasi latar belakang yang membuat pengelolaan proyek menjadi efisien dan efektif.
Contoh project brief
Singkatnya, template project brief dapat membantu Anda menangkap semua informasi proyek Anda di satu lokasi yang praktis. Buat salinan Anda sendiri dari template yang dapat diunduh di bawah ini untuk mulai mendokumentasikan kebutuhan dan harapan proyek Anda.
.webp)
.webp)
