7 Essential Project Documents [+ Templates]

Setiap proyek yang berhasil datang dengan tidak sedikit dokumen. Mereka menyimpan semua harapan, tujuan, dan sumber daya proyek. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang proyek, kunjungi dokumen-dokumen tersebut. Jika mereka diisi sepenuhnya, jawaban Anda seharusnya ada di sana. 

Dokumen proyek harus jelas dan ringkas. Di Guru, kami memulai semua dokumen proyek kami dari template ini. Mereka mempercepat fase persiapan sebuah proyek sehingga kami bisa segera bekerja pada proyek itu sendiri. Kami merekomendasikan untuk menjelajahi 7 template ini untuk dokumen proyek Anda.

Mengapa dokumen proyek itu penting?

Mereka adalah sumber kebenaran tunggal

Kebanyakan proyek memiliki banyak bagian yang bergerak dan pemangku kepentingan yang terlibat. Ini dapat menyulitkan untuk melacak dan menyampaikan informasi penting. Anda bisa menggunakan dokumen proyek sebagai lokasi tunggal di mana semua dokumentasi proyek penting dapat ditempatkan. Tidak ada lagi waktu yang terbuang mencari jawaban.

Mereka dapat dengan mudah diperbarui dengan informasi terbaru

Ketika Anda telah menyatakan dokumen proyek Anda sebagai satu-satunya tempat tujuan untuk semua informasi proyek, Anda dapat mengandalkan mereka untuk memberikan pembaruan kepada pemangku kepentingan. Tip profesional: pertimbangkan menggunakan Guru untuk mengatur pemberitahuan pada interval rutin untuk meninjau dokumen proyek dan memastikan semua informasinya terkini.

Mereka merinci tujuan proyek

Persiapkan panggung untuk kesuksesan dengan merincikan tujuan dan kebutuhan proyek secara jelas. Ketika pemangku kepentingan memulai di sini, mereka mendapatkan pemahaman penuh tentang cakupan proyek dan memahami di mana tugas mereka berada dalam siklus hidup proyek secara keseluruhan.

Mereka menyatakan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas

Ketika mereka bekerja sama dengan rencana manajemen proyek Anda, dokumen proyek Anda mencatat siapa yang bertanggung jawab untuk apa dan kapan dalam proses tugas-tugas ini perlu dilakukan. Membangun batasan yang jelas antara tugas-tugas untuk memahami bagaimana tanggung jawab setiap individu berperan dalam gambaran yang lebih besar.

7 dokumen proyek yang penting

1. Rangkuman proyek

Anggaplah rangkuman proyek merupakan gambaran umum proyek. Ini harus mencakup deskripsi proyek, apa yang ingin dicapai, siapa yang terlibat, dan bagaimana keberhasilan akan diukur. Anda bisa menjadi se-spesifik yang diperlukan di sini untuk proyek Anda. Ini adalah tempat yang bagus untuk mulai mendapatkan arahan, brainstorming, dan merencanakan proyek.

2. Komunikasi Pemangku Kepentingan

Untuk selaras dengan menjadi sumber informasi yang dapat diandalkan, coba manfaatkan template proyek yang mencakup tanggung jawab pemangku kepentingan dan komunikasi. Jangan biarkan informasi hilang di Slack atau email.
‍

3. Rencana manajemen biaya

Anggaran adalah faktor besar yang harus dipertimbangkan ketika mengembangkan proyek Anda. Jika memungkinkan, coba berikan sedikit ruang untuk penyesuaian karena kemungkinan akan ada faktor yang muncul yang tidak Anda antisipasi.

4. Metrik Kinerja

Alih-alih hanya merujuk template ini di akhir proyek, pertimbangkan untuk melacak metrik kinerja sepanjang siklus hidup proyek. Ini akan membantu memberitahu apakah Anda berada di jalur yang benar untuk mencapai tujuan Anda atau jika penyesuaian diperlukan.

5. Pembaharuan proyek

Untuk menjaga pemangku kepentingan dan pimpinan perusahaan tetap terinformasi, pertimbangkan untuk menggunakan template pembaruan proyek untuk berbagi informasi. Template ini memiliki bagian di mana pembaruan rutin dapat ditambahkan. Ingat untuk memeriksa pembaruan status secara rutin untuk menjaga pemangku kepentingan terinformasi.

Berikut adalah cara PetDesk menjaga tim tetap terinformasi tentang pembaruan proyek:

6. Manajemen Perubahan

Jika semua proyek berjalan sempurna sesuai rencana, mereka akan terlalu mudah. Selalu ada tempat di mana Anda harus melakukan penyesuaian dan menyelesaikan kesalahan. Anda dapat menghitung revisi ini dalam sebuah rencana manajemen perubahan. Template ini dapat digunakan untuk merinci bagaimana proyek akan berjalan jika perubahan diperlukan.

7. Sumber daya proyek

Anggaplah template ini sebagai satu-satunya tempat untuk semua informasi terkait proyek. Template ini mungkin perlu atau tidak diperlukan tergantung pada ruang lingkup proyek. Gunakan sebagai perpustakaan referensi dengan tautan ke informasi yang diperlukan dan tetap tersedia untuk semua pemangku kepentingan.Dengan proyek yang berhasil tidak akan sedikit dokumen. Mereka menyimpan semua harapan, tujuan, dan sumber daya proyek. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang proyek, kunjungi dokumen-dokumen tersebut. Jika mereka diisi sepenuhnya, jawaban Anda seharusnya ada di sana.