20+ Project Timeline Templates

Ketika memulai proyek baru, Anda mungkin sudah memiliki visi tentang apa yang perlu dicapai agar proyek dianggap sukses. Manajemen proyek Anda sejak hari pertama meminimalkan risiko kehilangan peluang atau tenggat waktu yang terlewat. Cukup katakan, proyek yang memiliki transparansi dan tenggat waktu yang tegas (tetapi realistis!) adalah proyek dengan potensi untuk menghasilkan hasil yang luar biasa, dan di sinilah garis waktu proyek berperan penting. 

Garis waktu proyek menghilangkan risiko kehilangan kendali di mana pun dalam proyek. Ini menguraikan setiap langkah dari proyek dan siapa yang bertanggung jawab, baik dalam menetapkan harapan kinerja maupun mempertanggungjawabkan pemangku kepentingan. Memulai persiapan proyek Anda dengan template garis waktu proyek memperlancar proses lebih lanjut. Kami telah menyusun daftar contoh template garis waktu proyek di bawah ini untuk membantu Anda memulai.

Mengapa membuat template garis waktu proyek?

Menetapkan harapan yang jelas

Ketika harapan proyek tidak jelas sejak hari pertama, ada ruang untuk kehilangan peluang. Sebelum memulai proyek Anda, pastikan Anda telah mengomunikasikan tujuan, sasaran, dan tenggat waktu proyek kepada pemangku kepentingan. Ini akan memastikan bahwa semua orang tahu peran dan tujuan mereka untuk bagian proyek mereka. Harapan yang jelas dan komunikasi yang baik menjaga semua pemangku kepentingan dalam pemahaman yang sama, menghilangkan kebingungan dan frustrasi. 

Meningkatkan komunikasi

Berbicara tentang komunikasi, itu kunci saat berkolaborasi dalam proyek berskala besar. Pembaruan status yang sering, baik itu dalam bentuk template pembaruan status proyek atau pertemuan mingguan, memastikan semua pemangku kepentingan tahu tentang status terbaru proyek dan langkah selanjutnya. Menggunakan garis waktu membuat mudah untuk melacak kemajuan proyek dan langkah selanjutnya tanpa menggali jawaban di Slack, email, atau perangkat lunak manajemen proyek. 

Mudah melacak kemajuan proyek

Dengan keberuntungan, Anda sudah membuat daftar kemungkinan hambatan dan solusi untuk hambatan ini. Garis waktu proyek bertujuan untuk membantu Anda melihat titik masalah potensial ini sebelum menjadi hambatan yang menakutkan. Garis waktu proyek Anda ada untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya. Ini adalah sumber referensi untuk menjawab pertanyaan "apa statusnya".

Meningkatkan motivasi tim

Ketika orang mulai melihat hasil, mereka ingin terus melihat hasil. Ini sangat memuaskan jika ada hubungan langsung antara usaha individu dan tujuan yang lebih besar dari proyek. Cara termudah untuk memastikan Anda mencapai tolok ukur proyek adalah dengan memulai dengan garis waktu dan mengenal setiap pemangku kepentingan. Garis waktu Anda akan menjaga proyek tetap pada jalurnya dan membuat anggota tim terus melihat hasil. 

Cara membuat garis waktu proyek

1. Miliki rincian proyek yang jelas

Rincian proyek menjelaskan semua detail penting dari proyek Anda. Ini termasuk hasil, pemangku kepentingan, dan tujuan. Ini adalah gambaran singkat tentang semua informasi yang terkait dengan proyek yang dapat digunakan oleh pemangku kepentingan sebagai titik awal dan referensi sepanjang proyek.

2. Buat daftar tugas utama

Garis waktu yang realistis mencakup daftar tugas yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek. Cobalah memecah bagian ini menjadi fase-fase proyek yang sesuai dengan garis waktu. Kemudian, buatlah daftar dalam setiap fase tugas yang harus diselesaikan untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya. 

3. Perkirakan waktu yang diperlukan untuk setiap tugas

Setelah Anda mengetahui tugas-tugas yang perlu dilakukan untuk proyek, Anda dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing tugas tersebut. Di sinilah mungkin bermanfaat untuk melibatkan pemangku kepentingan yang akan bertanggung jawab atas tugas-tugas tersebut. Mereka akan tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing tugas berdasarkan keahlian dan beban kerja mereka. 

4. Tugaskan dan organisasi ketergantungan

Mengorganisir ketergantungan melibatkan menentukan tugas-tugas yang penyelesaiannya bergantung pada penyelesaian tugas-tugas lainnya. Membuat hubungan antara tugas memastikan bahwa setiap pemangku kepentingan tahu apa yang bergantung pada pekerjaan mereka untuk menjaga proyek tetap bergerak. Ini akan membantu menghilangkan risiko tenggat waktu yang terlewat, penundaan tolok ukur, dan kebingungan karena buruknya komunikasi. 

5. Buat garis waktu proyek

Akhirnya, setelah Anda menetapkan semua informasi proyek dalam langkah satu sampai empat, saatnya untuk membuat garis waktu proyek Anda. Gunakan daftar tugas utama Anda, kebutuhan waktu untuk setiap tugas, dan ketergantungan untuk mengatur garis waktu proyek yang ringkas untuk dibagikan kepada tim Anda. Jangan ragu untuk berkreasi di sini berdasarkan jenis proyek yang Anda kerjakan mungkin garis waktu proyek Anda ditunjukkan melalui serangkaian tugas di Asana atau mungkin itu adalah dokumen tunggal yang mencakup beberapa elemen visual. 

6. Buat peta jalan proyek untuk dibagikan dengan pemangku kepentingan dan tim

Sekarang setelah Anda memiliki garis waktu proyek yang dibuat, bagikan dengan pemangku kepentingan dan tim Anda. Dapatkan umpan balik mereka tentang keseluruhan proses dan tanggapi setiap kekhawatiran yang mungkin mereka miliki. Gunakan garis waktu sebagai titik referensi untuk peluncuran resmi proyek Anda. 

Contoh template garis waktu proyek

Mengembangkan garis waktu proyek tidak semenyenangkan yang Anda kira. Tanyakan pada diri Anda, apa yang ingin Anda capai dengan proyek tersebut, lalu pecah menjadi bagian-bagian. Lihat contoh-contoh template garis waktu ini untuk membantu memulai proyek Anda.