12+ Action Plan Templates, Example & How To

Un piano d'azione è la spina dorsale del tuo progetto. Mantiene il progetto eretto, con ogni vertebra un compito o un passo da spuntare mentre lavori per raggiungere i tuoi obiettivi di progetto. È un luogo dove puoi reperire un elenco master delle attività per un facile riferimento da parte tua e del tuo team. 

In qualsiasi progetto, grande o piccolo, è importante mantenere la tua conoscenza organizzata in una singola destinazione affidabile a cui gli stakeholder possano facilmente accedere. Questo rende più facile trovare informazioni, riduce le domande ripetute agli esperti del soggetto del tuo team e fa risparmiare tempo all'intero team non costringendoli a frugare in un cumulo di email per aggiornamenti del progetto. 

Il modo migliore per avviare il tuo piano d'azione è con un modello, e abbiamo proprio quelli per te. Ecco alcuni esempi di modelli di piano d'azione per ispirare la tua futura organizzazione del progetto.

Cos'è un piano d'azione?

Un modello di piano d'azione è un modo conciso per delineare i compiti e i passi necessari per il successo di un progetto. È l'elenco delle cose da fare per il tuo progetto. Stai effettivamente costruendo un elenco master di compiti o passi richiesti affinché il progetto raggiunga i suoi obiettivi entro una scadenza stabilita. Questi compiti possono essere suddivisi in sotto-attività per ulteriori specificità. Puoi presentare questo documento all'avvio di un progetto per fornire agli stakeholder una panoramica del progetto, in modo che abbiano aspettative chiare su cosa sta per arrivare e su cosa ci si aspetta da loro.

Qual è lo scopo di un piano d'azione?

Il piano d'azione aiuta nell'organizzazione generale e nella comunicazione del tuo progetto. Puoi affrontare la creazione di un piano d'azione come se fosse l'indice del tuo progetto. Un indice del libro del contenuto del progetto - pensa a ogni compito o fase del progetto come a un capitolo. Si differenzia da una cronologia o un riepilogo di progetto in quanto delinea il progetto in base ai compiti da completare, anziché a date o riferimenti di riferimento. Sebbene scadenze e riferimenti possano essere menzionati nel tuo piano d'azione, essi non guidano. Avere un piano solido in atto quando inizi un progetto aiuterà a far funzionare tutto senza intoppi. Ecco i benefici di avere un piano d'azione:

• Fornisce una direzione chiara e concisa del progetto agli stakeholder, mostrando esattamente cosa deve succedere e quando per raggiungere gli obiettivi definiti del progetto.
• Tenere traccia degli obiettivi del progetto in un luogo facilmente accessibile rende più facile rimanere concentrati sull'obiettivo finale e rimanere motivati.
• Utilizza il piano d'azione per monitorare i progressi del progetto e assicurati di fare tutto il possibile per raggiungere i tuoi obiettivi.
• Avere un elenco master delle attività del progetto può rendere più facile dare priorità a ciò che deve essere fatto prima e a ciò che può essere "lanciato soft" per essere rivisitato in un secondo momento.
• L'intero team rimane responsabile delle proprie responsabilità. 

Quali sono i 5 passaggi di un piano d'azione?

Ci sono cinque passaggi da tenere a mente mentre avvii la costruzione del tuo piano d'azione. Se sei nella fase di pianificazione del tuo progetto, probabilmente hai un obiettivo o un obiettivo in mente per ciò che il tuo progetto spera di realizzare. Ora, trasforma questi obiettivi in compiti azionabili e misurabili. 

Dopo aver finalizzato un elenco di compiti, devi impostare le scadenze degli obiettivi. Cerca di dare a ogni scadenza un certo margine di flessibilità se possibile. Questo tempo tiene conto di eventuali ritardi o imprevisti che potrebbero verificarsi, mantenendo comunque il tuo progetto in carreggiata. Alla fine del tuo piano d'azione, fornisci agli stakeholder del progetto una raccolta di risorse per completare la loro comprensione del progetto. 

Ogni progetto è diverso, ma seguendo approssimativamente questi semplici passaggi, avrai un piano d'azione solido in poco tempo. Diamo un'occhiata più da vicino a ciascun passaggio individuale. 

Come scrivo un piano d'azione?

Capita che iniziare qualsiasi cosa da una pagina vuota sia scoraggiante. Ecco perché scegliamo di avviare i nostri piani d'azione da un modello. Essi includono tutte le sezioni che potresti voler avere nel tuo piano d'azione, con la possibilità di essere completamente personalizzati. 

1. Imposta obiettivi SMART

Probabilmente hai sentito parlare di "obiettivi SMART" un paio di volte nella tua carriera professionale. "SMART" sta per Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Pertinenti e Basati sul Tempo: sono obiettivi concreti che possono essere facilmente misurati e valutati per il successo. Avviare un progetto con obiettivi vaghi o imprecisi può portare a confusione in seguito. Una chiara comunicazione del progetto assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e aumenta il morale del team. 

2. Identifica i compiti e le azioni

Ora che hai i tuoi obiettivi SMART delineati, immergiamoci nei compiti necessari per raggiungere ciascun obiettivo. Qui è utile partire dall'obiettivo finale e lavorare all'indietro. Sai cosa vuoi raggiungere. Poi chiediti cosa deve accadere per arrivarci. Tieni conto del tuo team e delle loro specialità: crea e assegna compiti in base ai loro punti di forza. Quando hai un'idea di quali compiti devono essere completati, crea un elenco master da condividere con il tuo team. 

3. Imposta la scadenza e le tappe

Con il tuo elenco di compiti in mano, sai esattamente cosa è necessario per finire il tuo progetto. Il passo tre consiste nell'assegnare una scadenza a ciascuno di questi compiti. Potresti già avere un modello di cronologia di progetto in lavorazione. Se sì, ora è un buon momento per integrare il lavoro che hai già svolto. Distribuisci ogni compito in base a quanto tempo potrebbe richiedere il completamento, aggiungendo idealmente qualche giorno extra come buffer nel caso si presenti. Assicurati di controllare con il tuo team sulle scadenze che hai impostato per garantire che questi compiti rientrino nella capacità di lavoro di ogni stakeholder. 

4. Identifica e utilizza le risorse

Il modello di piano d'azione è un buon posto per conservare le risorse del progetto. Questi possono includere documenti allegati, link a riferimenti esterni o componenti visivi per supportare e informare il tuo team. Una regola generale: evita di dare al tuo team troppo informazioni in una sola volta. Inizia con la panoramica del progetto, poi falla approfondire nelle sezioni più pertinenti al loro lavoro. Non c'è bisogno di costringere gli stakeholder a un sovraccarico di informazioni prima che il progetto sia iniziato. Fornisci al tuo team le conoscenze di cui hanno bisogno per eccellere nei loro compiti. 

5. Valuta, analizza e migliora

Come intendi valutare e analizzare il progetto mentre procedi? Controlli regolari con il tuo team e lo stato del progetto possono aiutarti a fare piccoli aggiustamenti durante il progetto per mantenerlo in movimento senza intoppi. Piccole modifiche periodiche possono avere un impatto enorme sul lungo termine ciclo di vita del progetto. Determina le metriche che utilizzerai per valutare i progressi del progetto in vari punti di riferimento, poi permetti a te stesso di apportare modifiche al progetto in base ai tuoi risultati. 

Esempi di piano d'azione per Word ed Excel

A seconda del modo di lavorare del tuo team, ci sarà un modello di piano d'azione che funzionerà meglio per te. Iniziare con un modello ti farà risparmiare tempo ed energie, evitando la necessità di progettare il layout di un documento vuoto. Una volta che hai un modello di piano d'azione pronto, puoi salvarlo anche per progetti futuri. Condividilo con il tuo team o l'intera organizzazione per aiutare a far risparmiare tempo a tutti. 

Avvia il progetto con i nostri 12+ modelli di piano d'azione gratuiti

Ci sono molti modelli di piano d'azione tra cui scegliere. Prima di finalizzare come vuoi organizzare le informazioni del tuo progetto, dai un'occhiata a questi esempi e modelli di piano d'azione gratuiti. Ognuno è completamente personalizzabile. Basta creare una copia del documento del modello originale e poi iniziare a modificarlo. Puoi esportare il modello come PowerPoint, PDF, foglio di calcolo Excel, Google Slide e altro–qualunque mezzo supporti meglio le esigenze del tuo progetto. 

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