9 Free Excel Project Management Templates & Examples

Non sono più i giorni di lunghe tabelle, centinaia di note sparse tra i quaderni e decisioni importanti sui progetti perse in una casella di posta zeppa. Ogni progetto ha bisogno di comunicazioni di progetto chiare e precise per partire subito. Con i giusti strumenti di gestione progetti e modelli, raggiungerai i tuoi obiettivi con facilità.

Abbiamo creato nove modelli di Excel per Microsoft adattati a determinati tipi di progetti o fasi del progetto. Hai bisogno di un posto dove tenere traccia delle spese del tuo progetto e assicurarti di rimanere nel budget? Forse hai bisogno di un modello per aggiornamenti veloci del rapporto di stato settimanale da inviare al tuo team. La tua programmazione, budgeting e tracciamento possono tutti coesistere all'interno di questi modelli come un'unica risorsa per tutte le informazioni relative al progetto. Semplificherai il processo e ridurrai il rischio di perdere opportunità fondamentali. Controllali qui sotto.

modello di tracciamento del progetto

Sia che i tuoi rapporti di stato del progetto arrivino tramite email o durante una riunione, dovrai rimanere organizzato affinché i tuoi aggiornamenti rimangano in carreggiata. Collega gli aggiornamenti a questo modello di tracciamento dello stato del progetto per risparmiare tempo a te e al tuo team. Quali traguardi ha raggiunto il tuo team? Sottolinea questi individui per dare loro il giusto riconoscimento. Ci sono rischi o problemi che devono essere affrontati? Ecco un posto dove documentare potenziali ostacoli e offrire soluzioni. Usa il modello di tracciamento del progetto per dare aggiornamenti al tuo team così come alla leadership aziendale.

Porta questo modello un passo avanti archiviandolo per riferimento futuro. Puoi valutare cosa è andato storto e cosa ha funzionato bene. I modelli di tracciamento del progetto sono personalizzabili per il tuo caso di lavoro unico.

modello di elenco attività del progetto

Pensa al tuo modello di elenco attività del progetto come alla panoramica generale di tutti i compiti e sottocompiti legati al tuo progetto. Scomponilo in sezioni che parallele le fasi del progetto. Elenca i compiti, i loro stakeholder, le date di scadenza e la priorità. Dai accesso agli stakeholder per lasciare aggiornamenti dei compiti del progetto mentre lavorano, comprese le date di inizio e fine, la percentuale di completamento e quando è finito. Tratta questo modello come l'autorità su chi è responsabile di quale risorsa. Gli stakeholder con domande possono fare riferimento a questo documento quando cercano qualcuno che risponda alle loro domande o per scoprire con chi collaboreranno più da vicino.

Sii creativo con il tuo modello di elenco attività del progetto, mantenendolo affiancato al tuo piano di progetto per confrontare i progressi e evidenziare le piccole vittorie.

modello di elenco attività

Ogni progetto ha un elenco prioritario di attività necessarie per raggiungere obiettivi e traguardi finali. Introdurre un modello di attività nel tuo flusso di lavoro fornisce una rappresentazione visiva di queste attività. Nel tuo modello, puoi caratterizzare queste attività come di alta, media o bassa priorità. Puoi elencare le date di scadenza e gli stakeholder responsabili. A seconda dell'ambito del tuo progetto, il modello di elenco attività può essere organizzato per una fase del progetto o adattato alle attività di un team.

Il modello di attività funziona bene per mostrare quali compiti dipendono dal completamento di altri compiti, fornendo un elenco di come i compiti siano collegati dall'inizio alla fine del progetto.

modello di diagramma di Gantt

Se hai un team di studenti visivi, ecco un modello che potrebbe funzionare per te. Un diagramma di Gantt è una suddivisione visiva delle fasi del progetto, degli stakeholder e dei compiti utilizzando barre colorate disposte su una visualizzazione orizzontale del calendario. Scegli un colore per ogni team o singolo stakeholder. Puoi vedere i progressi di ogni compito mentre appare sul calendario della timeline del progetto. Può anche esserci una visualizzazione a elenco che mostra i compiti in una sequenza più tradizionale.

Usare queste due modalità in combinazione può aiutare ogni stakeholder a sentirsi in grado di tenere traccia del progetto in modo che abbia più senso per loro. Se un layout a elenco tipico è poco attraente, dai la possibilità di un design più accattivante per il tuo tracciamento del progetto.

modello di budget per la gestione del progetto

Quasi ogni progetto, grande o piccolo, avrà un budget assegnato. Il budget di un progetto non è sicuramente il posto per errori potenziali o comunicazioni errate. È importante tenere traccia delle spese durante la durata del progetto per evitare pesanti bollette impreviste alla fine. All'inizio del progetto, disponi le spese previste nel modello. Dividile in base alla fase del progetto, al team o a qualsiasi altro criterio sensato per il tuo progetto. Poi, usa il modello come guida per tenere traccia delle varie spese e assicurarti che siano in linea con le tue previsioni.

Questo è un modo rapido e facile per sapere se sei nel budget. Riceverai anche immediatamente un avviso se sei a rischio di spendere più di quanto previsto. Utilizzare un modello di budget standardizzato ti aiuterà a comunicare chiaramente le aspettative finanziarie al team.

modello di percorso critico

Per coloro che desiderano un diverso tipo di rappresentazione visiva del loro progetto che mostri collegamenti diretti tra i compiti, un modello di metodo del percorso critico potrebbe fare per te. Questo modello rappresenta una serie di cerchi (compiti di progetto o traguardi) collegati da linee che portano dall'inizio alla fine. Potrebbero avere diramazioni per ciascun team o per una serie di compiti correlati. Quando tutto è sviluppato, il tuo metodo del percorso critico somiglia a una rete di compiti e risorse.

Questo stile di gestione dei progetti Excel è ideale per massimizzare l'efficienza del team. Mostra chiaramente un diagramma a rete dei compiti necessari per completare ogni fase. I compiti ad alta priorità e quelli a bassa priorità possono essere contrassegnati come tali. Questo layout può inoltre aiutare con la pianificazione delle scadenze e nello sviluppo di una timeline del progetto.

modello di diagramma di burn down

Un diagramma di burn down assomiglia a un normale grafico con la linea orizzontale (asse x) come timeline del progetto e la linea verticale (asse y) che rappresenta il lavoro che deve essere completato. Punti lungo ciascuna linea vengono utilizzati per rappresentare traguardi o milestones durante il processo. Questo modello funziona a fianco del tuo piano di progetto. È una panoramica ad alto livello della timeline del progetto che supporta la documentazione e gli obiettivi del progetto.

Vedrai spesso modelli di diagrammi di burn down con due linee, una che rappresenta la timeline ideale e l'altra che rappresenta la timeline effettiva. Alla fine del progetto, confronta queste due linee per vedere come i progressi del progetto si siano allineati ai suoi obiettivi originali.

modello di dashboard per gestione progetti

Un dashboard di progetto potrebbe essere uno dei layout più familiari per la gestione dei progetti. Possono essere adattati a ciascun utente individuale per mostrare i loro compiti unici e come questi compiti si inseriscono nel progetto su una scala più ampia. È qui che puoi prendere diversi tipi di modelli e archiviarli tutti in un unico posto. Dividi il dashboard in collezioni di compiti per valutare rapidamente le scadenze imminenti, i potenziali punti critici e lo stato del progetto.

I dashboard sono efficaci nella comunicazione di metriche chiave delle prestazioni e dello stato del progetto attraverso una varietà di mezzi. Ad esempio, usa un grafico a barre per mostrare quali compiti sono in orario e quali stanno ritardando. Valuta il carico di lavoro di ciascun stakeholder e quanto tempo viene speso per ogni compito. Un modello di dashboard per progetto può essere un luogo completo per tutte le statistiche e metriche del progetto.

modello di roadmap del progetto

Questa roadmap di progetto ad alto livello contiene timeline del progetto, fasi, obiettivi e deliverable tutti in una collezione concisa di elenchi, riepiloghi e grafici. Può essere tanto visiva o densa di testo quanto vuoi e identificare elementi chiave del progetto. Dividi il tuo modello di roadmap del progetto in fasi. Fornisci a ciascuna fase una descrizione o un elenco di compiti pertinenti in quella fase.

Pensa a questo modello come uno dei primi passi nella fase di concettualizzazione del progetto. Tu e il tuo team avete effettuato il brainstorming iniziale, stabilito i vostri obiettivi e nominato i traguardi. Ora, devi comunicare queste informazioni a tutti gli stakeholder. Combina elementi visivi con testi concisi per comunicare il piano del progetto attraverso un modello di roadmap del progetto.

I benefici dell'uso di modelli per la gestione dei progetti in Excel

Utilizzare modelli di gestione progetti può fornire numerosi vantaggi a individui e organizzazioni di tutte le dimensioni. I modelli forniscono un framework standardizzato per gestire i progetti, garantendo coerenza, chiarezza e responsabilità durante il ciclo di vita del progetto. Risparmiano anche tempo e sforzi eliminando la necessità di creare documenti di progetto da zero. I modelli Excel possono essere personalizzati per adattarsi alle esigenze uniche di un progetto e fornire un punto di partenza per la pianificazione, esecuzione e monitoraggio dei progetti.

Con i modelli, i project manager possono tenere meglio traccia dei progressi, identificare potenziali problemi e rischi e adeguare i piani di conseguenza. I modelli promuovono anche la collaborazione e la comunicazione tra gli stakeholder del progetto fornendo una struttura chiara e concisa per la condivisione delle informazioni. In generale, i modelli di gestione progetti possono aiutare le organizzazioni a snellire i loro processi di gestione progetti, migliorare i risultati dei progetti e migliorare le prestazioni complessive del team.

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