Process Documentation: How-to with Examples

Stressato da dolori di crescita, spegnere incendi e tempo perso? Crescere senza processi ben documentati è una ricetta per l'inefficienza e uno choc l'80% dei lavoratori manca delle competenze per i loro ruoli attuali, secondo un sondaggio di Gartner su 7.000 dipendenti.

La soluzione? Documenta i tuoi processi in modo da poter risparmiare tempo, semplificare e scalare senza perdere produttività. Documentare i tuoi processi fornisce ai nuovi dipendenti le risorse di apprendimento e le competenze necessarie per svolgere il loro lavoro in modo più efficiente.

Immergiamoci nelle migliori pratiche per creare la documentazione di processo e perché dovresti migliorare la tua.

Che cos'è la documentazione di processo? 

La documentazione del processo è un elenco di passaggi e contesto per fornire ripetutamente uno standard di qualità. Partire da un modello di processo come il nostro garantisce che la tua documentazione sia chiara e faccia risparmiare tempo ai team.

La tua attività può avere quanti più documenti di processo hai bisogno. Il numero di documenti di processo che crei di solito dipende dalle dimensioni della tua organizzazione, dal numero di dipartimenti e dal numero di processi richiesti da ciascun compito. 

Ad esempio, il processo di documentazione delle vendite sarà diverso dal processo di marketing. Allo stesso modo HR, R&D e altri dipartimenti. 

Questi sono spesso combinati in quello che le aziende chiamano un playbook, procedure operative standard (SOP) o un manuale operativo.

Quali sono i vantaggi della creazione della documentazione di processo?

Formazione dei nuovi dipendenti

L'inserimento dei nuovi dipendenti è più semplice quando i tuoi processi sono ben documentati. Risparmi tempo utilizzando processi ripetibili per formare i tuoi nuovi assunti. 

Analisi

Documentare il tuo processo ti aiuta a tenere traccia delle prestazioni dei tuoi dipendenti. Puoi utilizzare la documentazione esistente per analizzare cosa funziona e cosa non funziona. Le informazioni ti mostrano le parti del tuo flusso di lavoro che necessitano di essere aggiustate. 

Assicurare la trasparenza del processo

La documentazione aiuta a mantenere la trasparenza nella tua azienda. I dipendenti che non sono vicini a un'area specifica delle operazioni aziendali possono avere un'idea di come vengono svolti i compiti al di fuori del loro dipartimento o team immediato. 

Le nuove informazioni potrebbero portare a miglioramenti del flusso di lavoro come l'eliminazione di passaggi o compiti duplicati. Rivela anche i punti critici che si trasformano in azioni. Essere a conoscenza delle aree problematiche è a volte tutto ciò che serve per apportare miglioramenti incrementali nel tuo processo.

Prepararsi all'imprevisto

Quando un nuovo assunto si unisce al tuo team, di solito è per coprire una posizione vacante, il che significa che altri dipendenti devono assumere più lavoro fino al completo inserimento del nuovo assunto.

Se non hai un processo documentato, ci saranno scadenze mancate, bassa produttività e un dipendente frustrato.

Documentare il tuo processo assicura che, indipendentemente dal fatto che un dipendente si prenda una pausa temporanea o permanente, avrai sempre risorse quando c'è un bisogno immediato di formare un nuovo dipendente.

Migliorare la comunicazione interna

Più di un semplice documento, la documentazione dei processi è una forma di comunicazione interna. Ci vuole tempo per un nuovo dipendente per imparare come opera un'azienda e avere un documento di processo migliora la comprensione della tua organizzazione. 

Quando tutti conoscono i propri ruoli in un'organizzazione e chi possono contattare quando hanno bisogno di aiuto, la produttività aumenta. 

Incoraggiare la condivisione delle conoscenze

Si verificano lacune di conoscenza quando i dipendenti con conoscenze e competenze specializzate se ne vanno senza documentare il proprio processo. Quando i manager documentano le loro migliori pratiche per produrre ottimi risultati,  tutti nel tuo team possono riprodurre gli stessi risultati utilizzando un processo simile. 

Ridurre i costi e l'ambiguità operativa

Documentare il tuo processo rimuove l'ambiguità dei ruoli e delle responsabilità. La documentazione elimina la confusione e assicura chiarezza. Quando i dipendenti hanno chiarezza di focus, trascorrono più tempo a generare entrate per la tua azienda e meno tempo a cercare risposte già esistenti.

Tutti i membri del team possono fare riferimento al documento quando le linee sono sfocate riguardo a chi fa cosa o come dovrebbero essere eseguiti certi compiti.

Il tuo documento di processo spiega:

• Chi è assegnato al compito
• Attività specifiche che devono essere eseguite per completare un processo
• Una guida passo-passo per eseguire il compito

Chi è coinvolto nella documentazione di processo? 

Tre parti sono coinvolte nella documentazione dei processi aziendali: 

• Gli stakeholder 
• Team di progetto 
• Parti esterne 

Stakeholder 

Uno stakeholder può essere chiunque abbia un interesse investito nell'azienda.  Gli stakeholder con esperienza in un dipartimento specifico dovrebbero avere un input nella documentazione del processo per fornire feedback quando necessario. 

Team di progetto 

Il team di progetto è responsabile della documentazione del processo. Ogni dipendente del team di progetto deve documentare il proprio processo mentre esegue compiti per garantire che ogni passaggio in un processo sia registrato correttamente. 

Tuttavia, documentare i processi mentre si lavora può essere distraente. Una buona pratica è delegare la verifica delle informazioni aggiunte a ciascuna documentazione a uno o due esperti della materia per garantire che le informazioni siano una singola fonte di verità. 

Parti esterne 

Potresti scegliere di assumere consulenti per fornire una prospettiva fresca e ricevere un giudizio imparziale sulle tue pratiche aziendali. Prendere un passo indietro fornisce chiarezza e la capacità di trovare modi più efficienti per completare le funzioni lavorative.

Per catturare le raccomandazioni da parte di stakeholder e parti esterne, ecco un modello di richiesta di modifica per guidarti.

Cosa dovresti includere nella tua documentazione di processo aziendale? 

La tua documentazione di processo dovrebbe includere i seguenti dettagli: 

• Politica: I principi generali che guidano il processo e le procedure.  Questi sono di solito fissati dalla direzione senior. 
• Processo: Questa è una serie di attività che devono essere eseguite per trasformare gli ingressi in output. 
• Procedura: I dettagli di come sarà eseguito ogni passaggio. 

Pensa alle politiche come alle regole, processo come una panoramica di tutti i passaggi da eseguire e procedura come una spiegazione dettagliata di ciascun passaggio. 

Il tuo documento finale può essere sotto forma di modelli, video, liste di controllo, screenshot o una combinazione di questi. 

Migliori pratiche per una documentazione di processo di successo  

Valuta il tuo strumento di documentazione del processo 

Requisiti chiave dei migliori strumenti di documentazione dei processi: 

• Progettato per scalare con il tuo team
• Ti tiene nel flusso di lavoro invece di aggiungere una nuova destinazione
• Verifica incorporata per garantire che il contenuto sia sempre aggiornato
• Estensione per browser intuitiva per portare la conoscenza dove lavori
• Ha una funzione di ricerca che puoi usare facilmente per trovare informazioni
• Azioni in blocco
• Integrazione Slack
• Fornisce analisi
• API
• Integrazioni robuste con gli strumenti che il tuo team ama
• Modelli che ti faranno risparmiare tempo. 

Identifica e nomina il processo 

Quale processo documenterai per primo? Perché questo processo giova alla tua organizzazione?  Ad esempio, stai sviluppando un processo di vendita per aiutare il tuo team a guidare i potenziali clienti attraverso il ciclo di acquisto in modo più efficiente? Dagli un nome e descrivi brevemente il processo.

Definire il campo di applicazione del processo 

Cosa è incluso nel processo e cosa rientrerebbe al di fuori dell'ambito di lavoro? Inoltre, considera le risorse necessarie per rendere il processo efficace. 

Raccogli informazioni e organizza i passaggi

Se è un processo che coinvolge più dipendenti, ospita una sessione di brainstorming con tutti i membri del team pertinenti. Se esegui il compito da solo, documenta mentre lo esegui.

Dopo aver raccolto informazioni, organizza i passaggi con istruzioni chiare. È utile utilizzare strumenti visivi come video esplicativi preregistrati, diagrammi, flowchart e screenshot.

Definire chi è coinvolto 

Descrivi il dipendente responsabile dell'esecuzione di ciascun passaggio nel processo. Fai attenzione a menzionare solo i ruoli, non i nomi, perché il processo che stai redigendo sarà utilizzato anche dopo che i dipendenti se ne andranno. 

Nota le eccezioni al processo normale

Un documento di processo non dovrebbe essere rigido perché alcuni processi non seguono sempre un percorso lineare. La flessibilità è uno dei segni distintivi di un buon flusso di lavoro. Dove si verificheranno eccezioni e quali passaggi dovrebbe compiere un dipendente per mitigarli?

Spiega i confini del processo 

Cosa avvia un processo? Dove inizia o finisce un processo?  Quando è finito? Annotalo. Definisci i confini per eliminare qualsiasi ambiguità.

Aggiungi punti di controllo 

I punti di controllo vengono aggiunti a punti strategici nel processo dove potrebbe verificarsi un rischio. Mentre redigi il processo, prendi note delle possibili situazioni rischiose che dovrebbero essere monitorate attentamente.  

Identifica gli input e output del processo 

Fai un elenco delle risorse che saranno necessarie per avviare il processo. Inoltre, spiega il risultato che dovrebbe essere previsto quando il processo è completato. 

Utilizza modelli per standardizzare l'approccio e il documento finale

I modelli aiutano a creare coerenza con tutti i documenti di processo. Rende anche più facile per i membri del team seguire le istruzioni poiché sanno cosa aspettarsi

Ecco un modello per aiutare i manager a standardizzare il modo in cui il tuo team registra i processi interni. 

Rendi visivo 

Il 67% delle persone assorbe le informazioni meglio in un formato visivo.  Mescolare testo con elementi visivi rende più facile da capire e ricordare.  

Rivedi, testa e modifica

Raccogli tutti coloro che hanno fornito input per rivedere il documento di processo. Condividi il tuo documento con il tuo team. Chiedi ai membri del tuo team di provare il processo da soli e vedere come funziona. Testa il processo per assicurarti che non ti sia sfuggito nessun passaggio e per determinare se devi modificare il tuo documento. 

Distribuisci 

Creare un processo è una parte, assicurarsi che sia facilmente accessibile è un'altra. Conserva i documenti dei tuoi processi in wiki o intranet aziendali facilmente accessibili a tutti.

Rivedi regolarmente per verificare o aggiornare 

Secondo BPtrends, il 96% delle aziende ha processi documentati, ma solo il 4% li misura e rivede.  Man mano che il tuo flusso di lavoro evolve, dovrai aggiornare regolarmente i passaggi e assicurarti che le informazioni pubblicate siano accurate. 

Con il motore di verifica di Guru, sei sicuro che tutti i tuoi processi siano aggiornati e accurati. Puoi scegliere esperti di settore per verificare le Schede o lasciare che l'IA di Guru suggerisca Verificatori basati su Schede simili.

Determina l'intervallo per rivedere e aggiornare il tuo documento di processo internamente, quindi seleziona quella data come il tuo intervallo di verifica su Guru. Se non sei sicuro dell'intervallo giusto, puoi scegliere i 90 giorni predefiniti o la massima scadenza che è di 12 mesi.  I team con cui collabori possono vedere le schede come verificate o non verificate, quindi non ci sarà confusione. 

Migliora l'intelligenza collettiva del tuo team con la documentazione dei processi

L'unico modo per trattenere la conoscenza è garantire che ogni dipendente documenti il proprio processo. Risparmia tempo nell'inserimento dei nuovi dipendenti e consente loro di completare i compiti in modo più efficiente.

Costruire una cultura della condivisione delle conoscenze assicura che quando una persona ha successo, tutti gli altri possano attingere alle proprie conoscenze per creare un effetto moltiplicatore che porta a una maggiore produttività e maggiori entrate per la tua azienda.