How to Write a Project Brief

Come si forniscono ai portatori di interesse del progetto tutte le informazioni necessarie relative al progetto? Messaggi ad hoc su slack e email probabilmente non bastano. L'assenza di un metodo formale di comunicazione del progetto crea lacune nella conoscenza del tuo team che portano a ritardi durante il progetto. Ciò di cui hai bisogno è una fonte unica di informazioni che i portatori di interesse possono consultare durante l'intero progetto e sapere che le informazioni che stanno leggendo sono affidabili. 

Inizia con il progetto di sintesi del tuo team. È un unico luogo per raccogliere tutte le informazioni sul progetto – tutto, dal riassunto alle metriche chiave utilizzate per definire il successo del progetto. Come suggerisce il nome, cerca di mantenerlo breve e dolce. È un modo conciso per catturare e memorizzare informazioni al centro di qualsiasi progetto. Continua a leggere per scoprire come incorporare un progetto di sintesi nel tuo prossimo progetto e ricevi il template scaricabile qui sotto.

Cos'è un progetto di sintesi?

Un progetto di sintesi è una rapida panoramica del tuo progetto. Contiene le conoscenze contestuali necessarie affinché i lettori possano comprendere il cosa, il perché, il quando e il come del progetto. I portatori di interesse, gli obiettivi, le metriche, le scadenze e qualsiasi altra cosa relativa al progetto possono essere elencati nella sintesi. Pensa alla sintesi come a un modo succinto e digeribile per registrare informazioni fondamentali del progetto da distribuire facilmente tra il tuo team. 

La sintesi è il punto di partenza per il tuo progetto. Fornisce ai portatori di interesse le informazioni di base e li invita a fare suggerimenti o a porre domande. Un progetto di sintesi può aiutare a presentare un progetto alla dirigenza aziendale poiché mostra l'obiettivo finale del progetto e come si collega agli obiettivi generali dell'organizzazione. Inizia il tuo progetto con una sintesi e vedrai:

• Un miglioramento nella comunicazione del progetto
• Gestione del progetto semplificata
• Aprire porte alla collaborazione dei portatori di interesse
• Una leadership informata e di supporto
  

Una sintesi è il nucleo di un progetto. Una volta creata, le informazioni del progetto possono espandersi in base ai requisiti dettagliati per ciascuna parte del processo. Collegare ad altri documenti, includere video o grafica, o qualsiasi altra cosa che supporterà il successo del tuo progetto.

Cosa è incluso in una sintesi del progetto?

Il vantaggio di una sintesi del progetto è che consente di comunicare qualsiasi informazione relativa al progetto ai portatori di interesse che desideri. Ad esempio, forse vuoi fare riferimento a un progetto precedente tramite un link a uno studio di caso o concludere con un elenco di risorse esterne per supportare la comprensione del progetto da parte di un portatore di interesse. Puoi fare tutto. La regola generale è di mantenerlo il più leggibile possibile per evitare di sopraffare il tuo team con informazioni prima che il progetto sia anche ufficialmente iniziato. 

Cerca di mantenere ogni sezione a poche frasi concisi con link a fonti interne o esterne correlate. Elenco puntato, grafica e grafici possono aiutare a suddividere i blocchi di testo per una lettura più semplice. Le informazioni che troverai comunemente in una sintesi del progetto includono: 

• Riepilogo del progetto
• Intenzione del progetto
• OKR e risultati
• Indicatori di successo
• Timeline del progetto
• Portatori di interesse e team del progetto
• Pubblico del progetto
  

Sebbene non ci sia un modo prescritto di formattare la tua sintesi del progetto, vuoi assicurarti di fornire ai portatori di interesse le informazioni necessarie. Una sintesi del progetto è il punto di partenza della tua comunicazione e gestione del progetto. Usala come punto di partenza e come riferimento per l'intero progetto.

Come formattare un progetto di sintesi

Formatta la tua sintesi del progetto in modo che abbia più senso per il tuo team. Partire da un template può rendere più facile la creazione della tua sintesi. Ecco alcune idee su cosa includere nella tua sintesi per aiutarti a iniziare. 

1. Riepilogo del progetto

Iniziamo: un riepilogo del progetto. Spiega il progetto in poche frasi chiave che tocchino le aspettative e l'ambito del progetto. Le informazioni qui dovrebbero aiutare a rispondere al 'perché' del progetto. C'è qualche informazione di base che potrebbe aiutare a contestualizzare il progetto per chi lo sta appena scoprendo? Quale problema sta cercando di affrontare il progetto? Includi qui eventuali link o risorse che potrebbero essere utili. Usa queste risposte per passare alla sezione successiva.

2. Definisci l'intenzione del progetto

Pensa all'intenzione del progetto come alla sua dichiarazione di missione. Qual è l'obiettivo? Quali problemi risolverà? Quali sono le aspettative del progetto, a breve e lungo termine? Saranno necessarie future iterazioni del progetto per la manutenzione? L'intenzione del progetto è l'obiettivo finale. Insieme, il riepilogo e l'intenzione del progetto pongono le basi prima che la sintesi si addentri in dettagli più specifici. 

3. Delimita gli OKR e i risultati

Durante il brainstorming iniziale del tuo progetto, è probabile che tu abbia delineato risultati chiave e deliverable. Puoi entrare nei dettagli qui quanto più ti senti necessario. Usa questa sezione per iniziare a suddividere il progetto in sezioni e i deliverable attesi associati a ciascuno di essi. Puoi collegare obiettivi e deliverable del progetto per mostrare in che modo ciascun passaggio del processo contribuisce a raggiungere l'obiettivo complessivo del progetto. I tuoi OKR (obiettivi e risultati chiave) impostano un quadro per come il successo verrà misurato durante il progetto.

4. Definire come verrà misurato il successo

È importante scegliere metriche che dimostrino al meglio il successo del tuo progetto. Che si tratti di traffico web aumentato, numero di nuovi clienti o tasso di click through aumentato, le tue metriche dovrebbero essere decise prima dell'inizio del progetto, così potrai controllare regolarmente durante il progetto. Decidi le tue metriche durante la fase di brainstorming e elencale nella tua sintesi del progetto. Quando i portatori di interesse sanno come verrà misurato il progetto, possono meglio orientare il loro lavoro per raggiungere gli obiettivi del progetto. 

5. Comunicare la timeline del progetto

Uno degli elementi più importanti del tuo progetto è la timeline. Dopo tutto, non puoi avviare un progetto all'interno di una timeline indefinita. La timeline del progetto informa sulla durata di ciascuna fase del progetto e quando i deliverable devono essere completati. Quando crei la tua timeline del progetto, prova a lavorare a ritroso dalla data di completamento finale. Tieni a disposizione un elenco di tutti i deliverable, le pietre miliari e la durata stimata delle attività mentre crei la timeline. Considera di darti un po' più di tempo di quanto stimi necessario per ciascuna fase. In questo modo, eventuali problemi non comprometteranno l'intero progetto. 

6. Includere portatori di interesse e team

Quando i portatori di interesse sanno con chi comunicare riguardo ciascuna fase del progetto, si semplifica la produttività e si rimuove il continuo bussare sulle spalle. Ogni portatore di interesse del progetto è un esperto nel proprio ambito–prendi nota di ciascuna di queste persone nella sintesi del progetto. Se tutti sanno a chi rivolgersi per le loro domande o con chi collaborare, tutti risparmiano tempo. 

7. Definire il pubblico

Ogni progetto ha qualcuno in mente che sta cercando di raggiungere. Che si tratti di una campagna di marketing progettata per aumentare la consapevolezza del marchio e attrarre potenziali nuovi clienti o aggiornamenti del prodotto che soddisferanno le richieste attuali dei clienti, c'è sempre qualcuno dall'altra parte del progetto che beneficerà del suo esito. Concludi la tua sintesi del progetto definendo questo pubblico. Per chi è il progetto? Questo probabilmente si allinea strettamente con l'intenzione del progetto.

Quali sono le differenze tra una sintesi del progetto, un riepilogo del progetto e un riepilogo esecutivo?

In parole semplici, la tua sintesi del progetto è la panoramica del progetto e di tutte le sue parti in movimento. È una versione abbreviata di tutto ciò che un portatore di interesse potrebbe dover sapere sul progetto. Una sintesi del progetto non è l'unica fonte di informazioni che potresti utilizzare in un progetto. Dopo aver letto cosa include una sintesi del progetto, potresti chiederti di altri documenti di progetto e come differiscono. Dai un'occhiata ai riepiloghi dei progetti e ai riepiloghi esecutivi. 

Riepilogo del progetto

Invece di toccare ogni parte del progetto in una panoramica generale come fa una sintesi del progetto, un riepilogo del progetto si concentra su un singolo aspetto: il riepilogo. Include il background del progetto, eventuali problemi che sta affrontando, perché è stato creato e cosa si prevede di conseguire. Un riepilogo del progetto potrebbe includere diverse frasi su ciascuna fase del progetto e su come quelle fasi si prevede influenzino l'obiettivo complessivo del progetto. È uno sguardo approfondito dietro le quinte sul perché e sul cosa del progetto. 

Riepilogo esecutivo

Sebbene simile sotto alcuni aspetti, un riepilogo esecutivo differisce da un riepilogo di progetto e da una sintesi di progetto nel modo in cui comunica le informazioni sul progetto. Un riepilogo esecutivo è solitamente redatto dalla leadership aziendale per evidenziare i punti chiave di un progetto. Definisce come un progetto si inserisce nel quadro generale degli obiettivi e delle finalità dell'azienda. Le informazioni registrate qui sono solitamente rapide e dirette, rendendo facile la lettura per tutti i portatori di interesse. I bullet point o brevi paragrafi sono comuni. Il riepilogo esecutivo risponde anche alla domanda 'perché', ma lo fa dalla prospettiva della leadership. 

Perché è importante una sintesi del progetto nella gestione dei progetti?

Una sintesi del progetto fissa il tono per il progetto. Come comunica le informazioni e diventa un unico punto di riferimento per tali informazioni a supporto della gestione complessiva del progetto. I portatori di interesse possono trascorrere meno tempo a setacciare email vecchie, messaggi su Slack o a chiedere a esperti di materia di rispondere alle loro domande. Aumenterai la trasparenza del progetto e rimuoverai eventuali ostacoli dovuti alla mancanza di conoscenza. 

Una sintesi del progetto significa che tutti i coinvolti sanno cosa sta accadendo, quando sta accadendo e chi è responsabile di ciascuna fase. Funziona sia come quadro per il progetto che come strumento di comunicazione per la comunicazione essenziale del progetto. È l'informazione di base che rende la gestione di un progetto efficiente ed efficace. 

Esempio di sintesi del progetto

In breve, un template di sintesi del progetto può aiutarti a catturare tutte le informazioni del tuo progetto in un unico luogo utile. Crea la tua copia del template scaricabile qui sotto per iniziare a documentare le esigenze e le aspettative del tuo progetto.