Project Proposals: Free Templates & Simple Steps

Una proposta di progetto è la tua prima stretta di mano con un potenziale cliente. Essa comporta la responsabilità di lasciare un’impressione memorabile e mostra al lettore che sei il candidato ideale per il lavoro.

Per i team di vendita, ottime proposte di progetto portano a un afflusso di nuovi affari. E per i dipendenti interni, è il segreto per convincere la direzione a intraprendere azioni sulle tue idee.

Sapere come scrivere una proposta di progetto persuasiva e avere a disposizione una serie di modelli di riferimento rende la tua presentazione superiore alle altre.

In questa guida, spiegheremo i vantaggi di utilizzare una proposta di progetto, cosa includere nella proposta e come scrivere una proposta di progetto che generi azione.

Che cos'è una proposta di progetto?

Una proposta di progetto è il primo documento utilizzato per definire un progetto esterno o interno. È un documento dettagliato che il cliente utilizza per determinare se collaborare o meno con la tua organizzazione. Pertanto, deve essere di alta qualità, ben scritto e facile da comprendere. 

Perché è importante una proposta di progetto?

Fatti notare tra i fornitori concorrenti

Le proposte di progetto aiutano la tua azienda a distinguersi in un mare di concorrenti. Una proposta di progetto ben scritta ti consente di mettere in mostra la tua proposta di valore unica. 

La tua azienda offre processi, risultati o prezzi migliori? Puoi dimostrare questi vantaggi con una proposta di progetto.

Fai una buona prima impressione

Una proposta di progetto è di solito la tua prima interazione formale con un potenziale cliente. La ricerca che conduci sul loro background, bisogni e obiettivi migliora la proposta e la rende più personalizzata e memorabile. Inoltre, una buona prima impressione porta a ulteriori discussioni con la possibilità di lavoro a lungo termine.

Garantire progetti e investitori migliori

Quando crei una proposta non richiesta, un modello di proposta di progetto può aiutarti a presentare una presentazione persuasiva che impressioni il lettore. Se sei nel team incaricato di assicurare i finanziamenti, le proposte di progetto mostrano ai potenziali investitori e clienti i vantaggi di collaborare con la tua organizzazione.

Mostra chiaramente gli obiettivi e i risultati attesi per prevenire l'espansione dell'ambito

L'espansione dell'ambito è l'espansione ingiustificata dell'ambito del progetto. Potrebbe includere deliverables che non facevano parte dell'accordo originale o risultati che non erano stati precedentemente discussi. 

Le proposte di progetto aiutano a prevenire l'espansione dell'ambito attraverso obiettivi chiaramente definiti e risultati attesi che il cliente ha già accettato prima dell'inizio del progetto.

Mantieni scadenze gestibili

Prima di presentare la proposta, è una buona idea coinvolgere gli stakeholder della tua organizzazione che hanno lavorato a progetti simili. 

Possono aiutarti a determinare se la scadenza per ciascun deliverable è raggiungibile o meno. Dovrai inoltre collaborare con il cliente per assicurarti di essere sulla stessa lunghezza d’onda riguardo a scadenze e verifiche per il progetto.

Migliora la pianificazione

Una proposta di progetto migliora la pianificazione. Il documento viene utilizzato per finalizzare il budget, i processi, le scadenze e i deliverables per il contratto. Con una pianificazione adeguata, puoi allocare risorse e prevedere l'impatto del progetto sull'attività del tuo cliente.

Processo di revisione efficiente

Revisioni irragionevoli costano denaro, tempo e sforzo. Aggiungere tempistiche di revisione nella proposta e nel contratto ti mantiene in carreggiata. Aiuta anche a semplificare la comunicazione durante il progetto.

Quali sono i tipi di proposte di progetto?

Formali richieste

Le proposte di progetto formalmente richieste sono scritte in risposta a un richiesta di proposta (RFP). È facile scriverlo perché il cliente fornisce dettagli sul progetto come scadenze, tempistiche e deliverables nell’RFP. 

Richieste informali

Le proposte informali richieste sono simili alle proposte di progetto formalmente richieste. La principale differenza è che le esigenze del cliente non sono esplicitate in un documento, il che rende più difficile la redazione. Dovrai fare più ricerche per definire i criteri del progetto come obiettivi, processi e deliverables.

Non richieste

Pensa alle proposte di progetto non richieste come a una chiamata a freddo. Il potenziale cliente non l’ha chiesta, ma se fatta bene, offre molto valore. È il tipo di proposta più difficile da scrivere perché non hai dettagli iniziali. Devi raccogliere quante più informazioni possibili per rendere convincente la tua proposta.

Continuità

Le proposte di progetto di continuità sono promemoria e aggiornamenti per progetti in corso. Non stai proponendo la tua soluzione. Piuttosto, stai ricordando al cliente il progresso di un progetto, i cambiamenti al progetto che richiedono ulteriori finanziamenti e il permesso di continuare.

Rinnovo

Una proposta di rinnovo è scritta per convincere il cliente a mantenere i tuoi servizi anziché interrompere il progetto. L'obiettivo è dimostrare il valore dei servizi continuativi e il ritorno sull'investimento.

Supplementare

Usa una proposta di progetto supplementare quando hai bisogno di più risorse di quanto originariamente previsto per il progetto. L'obiettivo è giustificare le risorse aggiuntive e mostrare le stime di quanto costerà il progetto.

Cosa dovrebbe essere incluso in una proposta di progetto?

Sfondo del progetto

L'elemento più persuasivo della proposta di progetto è lo sfondo del progetto. Questa è la fase per rafforzare il punto dolente del cliente mentre spieghi come la tua azienda può fare la differenza in modo misurabile.

Il tuo sfondo del progetto dovrebbe spiegare perché il progetto è stato creato in primo luogo. Puoi suddividere lo sfondo del progetto in poche sezioni distinguibili:

• Sfide e ostacoli aziendali
• Debolezze o limitazioni aziendali
• Punti di forza e opportunità del progetto

Lo sfondo del progetto dovrebbe concludersi con una breve dichiarazione su come il progetto completato farà la differenza per il tuo cliente.

Dichiarazione di necessità o requisiti

La dichiarazione di necessità o dichiarazione dei requisiti affronta il ‘perché’ del tuo progetto. Pensa a questa sezione come all'introduzione di un libro. Rendila breve, dolce e diretta.

Ecco alcune domande per aiutarti a redigere una dichiarazione di necessità e requisiti:

• Cosa ha bisogno il mio cliente e perché?
• Chi beneficia del risultato del progetto?
• Perché il progetto sta accadendo ora? 
• Cosa l'ha reso necessario? 
• In che modo la mia soluzione è unica? 
• Cosa posso fare meglio dei miei concorrenti?

Obiettivi del progetto

Gli obiettivi del progetto descrivono i risultati misurabili del progetto. I risultati potrebbero essere deliverables o risultati. I deliverables sono elementi tangibili che consegnerai al cliente. I risultati sono metriche per misurare questi deliverables.

Un obiettivo di progetto ben scritto è prova che comprendi pienamente gli obiettivi del progetto. Funge anche da punto di partenza per la pianificazione del progetto. Ogni obiettivo diventerà una pietra miliare che il tuo team dovrà affrontare prima di passare alla fase successiva del progetto.

Metodologia e risultati del progetto

Proprio come i laboratori che hai scritto nella lezione di scienze, la metodologia del progetto discute il processo e le tecniche che verranno utilizzati per raggiungere gli obiettivi.

Ad esempio, se prevedi di costruire hardware per un cliente, il tuo primo metodo sarebbe condurre ricerche sugli utenti per comprendere il pubblico e il problema che risolverà. Il risultato sarebbe l'hardware completato. 

I tuoi metodi e risultati dovrebbero essere scritti in modo formale. Secondo TeamStage, circa il 73% delle organizzazioni che utilizzano la gestione formale dei progetti raggiungono sempre o spesso i loro obiettivi. Creare una metodologia di progetto pensata e fondata su tecniche comprovate aumenta significativamente le possibilità di raggiungere gli obiettivi del tuo progetto.

Ecco alcune strategie per scrivere la sezione della metodologia del progetto:

• Spiega perché i tuoi metodi funzionano 
• Delega responsabilità e assegna membri del team a ciascun deliverable
• Includi scadenze importanti

Ambito del progetto

Il tuo ambito di progetto dovrebbe discutere i dettagli specifici del tuo progetto. Di solito è la porzione più lunga della proposta di progetto. Questa sezione stabilisce le aspettative per i clienti e include obiettivi SMART che sono specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e tempestivi.

Aggiungi queste sezioni al tuo ambito di progetto:

• Ogni processo che entra nei deliverables
• Come misurerai il successo di ciascun deliverable
• Cosa non coprirà il progetto

Budget

Nessuna proposta di progetto è completa senza una sezione budget. Come le altre sezioni della tua proposta, il budget dovrebbe essere molto specifico e coprire tutte le spese.

Usa tabelle per rendere i numeri più facili da digerire. Scrivi una narrazione per spiegare dove si colloca ciascuna voce nei deliverables e nei risultati. 

Presenta al lettore un budget di riserva in caso di eventi imprevisti. Ad esempio, puoi scrivere un paragrafo su perché hai sovrastimato il budget per certi deliverables.

Idealmente, il budget di progetto dovrebbe essere scritto dal project manager. Tuttavia, dovresti coinvolgere l'esperto contabile dell'azienda che probabilmente ha una migliore comprensione dei numeri. Possono anche aiutare a garantire che il tuo budget sia allineato con il resto della proposta di progetto.

Alcuni suggerimenti per guidarti nella creazione di un budget di progetto includono:

• Inizia a creare il tuo budget e permetti che si evolva con la tua proposta, piuttosto che lasciarlo all’ultimo.
• Assicurati che i numeri sommino e che tu abbia i giusti prezzi di mercato per tutti gli elementi elencati.
• Assicurati che il tuo budget segua un formato facile da capire.
• Controlla i calcoli più volte

Cronologia del progetto

La tua cronologia di progetto indica chiaramente quanto tempo ci vorrà per completare ciascun elemento del progetto. Dovresti elencare le scadenze per il completamento dei deliverables e delle fasi del progetto in questa sezione.

Le cronologie dovrebbero avere i nomi dei membri del team allegati ai singoli incarichi. Ad esempio, se il tuo designer UX sarà responsabile della ricerca e del design della tua proposta, elenca il nome del designer, la tempistica e la data di scadenza prevista. 

Reporting

La sezione reportistica spiega:

• Come il cliente riceverà aggiornamenti sul progetto (email, Slack, SMS o report in-app)
• Con quale frequenza la tua azienda invierà report? Costruirai un cruscotto per il cliente?
• Chi è il punto di contatto che riceverà report o aggiornamenti regolari?
• Quante riunioni può aspettarsi il cliente durante il progetto? Se ci sono riunioni aggiuntive disponibili, verranno addebitate a un costo aggiuntivo?
• Quando, dove e come si svolgeranno le riunioni?

Rischi e problemi attesi

Tenere conto dei rischi del progetto gioca un ruolo importante nel successo dell'esecuzione del progetto. Ci sono problemi imprevisti che pensi possano sorgere durante il progetto? Annota eventuali problemi che potrebbero verificarsi prima, durante o dopo il completamento del progetto.  Questa sezione non solo ti manterrà onesto, ma potrebbe anche aiutarti a navigare negli ostacoli del progetto.

Mentre elabori questa sezione, assicurati di rivedere la tempistica del tuo progetto. Ad esempio, potresti creare un margine di 1.5 o 2 volte la durata stimata del progetto in modo da avere spazio per affrontare eventuali sorprese senza perdere la scadenza. Questo può prevenire clienti scontenti, recensioni devastanti, mal di testa e notti insonni. 

Criteri di successo

I criteri di successo spiegano come misurerai il successo del progetto. Includi metriche, risultati e deliverables che dovrebbero essere presenti affinché si verifichi il successo.

Il PMI elenca i seguenti criteri per misurare il successo:

• Metriche e statistiche
• Qualità dei deliverables
• Potenziale futuro
• Soddisfazione degli stakeholder
• Prestazioni aziendali

Roadmap del progetto

La roadmap del progetto è una panoramica generale che descrive tutti gli elementi importanti di un progetto. È l'ultima parte della tua proposta di progetto e dovrebbe essere scritta come un riepilogo.

È più facile da capire se utilizzi un elemento visivo come un grafico o una timeline. Evidenzia le date chiave e i loro risultati attesi, così come eventuali deliverables.

Potresti anche voler includere un riepilogo di:

• Obiettivi
• Traguardi
• Risorse
• Costi del budget
• Fasi del progetto

Esempi di proposte di progetto

Template semplice per proposta di progetto

Un semplice template per proposta di progetto è scritto in un layout organizzato che è facile da usare e comprendere. Questo template è ideale per più tipi di progetto, da progetti interni a progetti scolastici.

Template per raccolta requisiti

Il template per la raccolta requisiti è una solida base per qualsiasi progetto. Funziona come un ponte informativo tra il cliente e il project manager. Il cliente comunica chiaramente ciò di cui ha bisogno dal progetto e tu ti assicuri che i suoi obiettivi siano considerati nella raccolta requisiti.

Template per proposta di gestione del progetto

Un template per proposta di gestione del progetto dovrebbe fornire informazioni sufficienti per aiutare il cliente o il sponsor a prendere una decisione. Come regola generale, inizia scrivendo un sintesi executive convincente poiché è il primo incontro che il cliente ha con il documento. Se il sintesi executive è coinvolgente, è più probabile che continuino a leggere il resto della proposta.

Le sezioni da includere nella tua proposta di gestione del progetto includono:

• Pagina del titolo
• Sintesi executive
• Dettagli del progetto e obiettivi
• Deliverables
• Ambito del progetto
• Budget e risorse
• Traguardi e tempistiche

Template per proposta di vendita

La tua proposta di vendita dovrebbe aiutare il cliente a immaginare un futuro in cui il tuo prodotto ha risolto un problema pressante per loro. Molti team di vendita cadono nella trappola di rendere la loro proposta di vendita troppo vaga, generica o lunga.

Una proposta di vendita dovrebbe convincere il cliente che comprendi le loro esigenze e hai la migliore soluzione. Dovrebbe anche ispirarli ad agire.

Alcuni elementi da includere nella tua proposta di vendita sono:

• Profilo aziendale
• Le sfide che il tuo prodotto risolverà
• Il budget
• Decision maker e portatori d'interesse
• Il tuo valore unico
• Testimonianze che mostrano ROI con clienti precedenti

Template per proposta aziendale

Una proposta aziendale colma il divario tra te e i tuoi clienti. Delinea la tua proposta di valore in un modo che convince un'organizzazione a fare affari con te. 

Simile a una proposta di vendita, dovrai spiegare il tuo “perché” con un riassunto executive che mostra chiaramente i vantaggi dei tuoi servizi o prodotti e come possono risolvere un problema.

Sezioni da includere in una proposta aziendale includono:

• Indice
• Pagina del titolo
• Sintesi executive
• Dichiarazione del problema
• Soluzione
• Tempistiche
• Qualifiche
• Opzioni di prezzo
• Termini e condizioni

Template per proposta di progetto software

Una proposta software è un documento di marketing in cui proponi il tuo software a un'organizzazione. L'obiettivo della proposta è presentare il tuo software a un potenziale cliente e mostrare il valore del tuo prodotto. 

La proposta dovrebbe descrivere come intendi automatizzare un processo manuale e risparmiare tempo. Il ROI derivante dall'uso del tuo software dovrebbe essere chiaramente visibile nella proposta di vendita.

Template per proposta di progetto ingegneristico

La maggior parte delle proposte di progetto ingegneristico viene redatta in risposta a una richiesta di proposta. L'obiettivo è dimostrare che comprendi il problema menzionato nell'RFP e che sei la migliore opzione. 

La tua proposta di progetto ingegneristico dovrebbe anche convincere il cliente che il tuo team ingegneristico è il più qualificato per il compito.

12 semplici passi per scrivere una proposta di progetto

Suggerimento professionale: Mantienilo breve

La media dei tempi di attenzione è 8.25 secondi. Questo è un intervallo molto breve per catturare l'attenzione e mantenerla. Spesso, le migliori proposte sono semplicemente una o due diapositive in un deck con il branding della tua azienda. Sii conciso ed evita la tentazione di includere dettagli non necessari.

1. Scrivi un'outline per la tua proposta di progetto

Crea un'outline quando hai fatto la ricerca e hai tutte le informazioni sul progetto. Non preoccuparti della perfezione, concentrati sull'includere le informazioni importanti in una pagina. Sebbene il layout esatto dell'outline possa variare in base al formato, dovresti includere:

• Il problema
• Un'introduzione
• La soluzione
• Il tuo processo
• Budget
• Conclusione

2. Usa un indice

Una proposta senza un indice è come tuffarsi nell'ignoto. L'indice prepara il tuo pubblico a ciò che sta per leggere e rende più facile trovare le informazioni più importanti rapidamente.

3. Assicurati che la tua introduzione sia coinvolgente

L'introduzione è dove catturi il tuo pubblico. È quasi impossibile convincerli dei vantaggi se non leggono oltre l'introduzione.

Un ottimo suggerimento è iniziare con una statistica sul problema. Scrivi una seconda frase che spiega perché la situazione è così grave. Fornisci sollievo con un'altra statistica che mostra che la tua soluzione funziona. Poi usa il resto della proposta per mostrare come intendi affrontare il problema.

Mantieni la tua introduzione entro un massimo di quattro righe. Introduzioni più brevi sono più facili da leggere e permettono al lettore di concentrarsi sui dettagli importanti.

4. Espandi il problema da affrontare

Include un riepilogo del problema che stai affrontando. Se hai fatto la ricerca, avrai molto materiale da utilizzare quando scrivi questa sezione. In poche frasi, spiega:

• Qual è il problema?
• Cosa è stato fatto finora sia internamente nella società del potenziale cliente che attraverso soluzioni esterne?
• Perché il potenziale cliente dovrebbe interessarsi a risolvere il problema?

5. Espandi lo stato attuale delle soluzioni esistenti

Qual è lo stato attuale del problema che stai affrontando? Perché le soluzioni esistenti non funzionano? Descrivere il punto dolente rende facile vedere il quadro generale e apprezzare la soluzione.

6. Spiega l'impatto della tua soluzione

Ecco alcuni modi per spiegare l'impatto della tua soluzione:

• Cosa rende efficace la tua proposta?
• Come risolverai il problema?
• Qual è il ROI diretto della soluzione?
• Genererà entrate o porterà a un'efficienza aumentata?

Ricorda le 5W

Quando hai dubbi su come spiegare una soluzione o una funzione, ricordati delle 5W:

• Cosa
• Perché
• Chi
• Quando
• Dove

Puoi approfondire più di quanto pensassi possibile rispondendo a queste domande.

7. Anticipa le domande

Quali domande potrebbe porsi un cliente potenziale riguardo ai tuoi deliverables, soluzioni e processi? Assicurati di aver risposto a queste domande in modo completo. A volte, quando un cliente è di fronte a una scelta, potrebbe scegliere la proposta che elimina tutti gli ostacoli e obiettivi.

8. Includi le testimonianze dei clienti

Non c'è prova migliore che hai le capacità di sentirlo dalla bocca del tuo cliente. Le testimonianze danno vita alla tua proposta. Permette al potenziale cliente di immaginare come risolverai il loro problema basandoti su un contratto simile che hai eseguito in passato.

Assicurati che la testimonianza sia direttamente legata all'industria e al problema del cliente. Includi il volto del cliente, il nome e i dettagli di contatto nella testimonianza affinché il tuo potenziale cliente possa seguire per verificare se lo desiderano.

9. Presenta il budget

A questo punto, il potenziale cliente è a bordo e si sta chiedendo quanto costerà eseguire il progetto. Scomponi il costo in passaggi e deliverables con una timeline associata per ciascuno. 

Assicurati di aver incluso un budget di contingenza per extra e circostanze impreviste. Se hai risorse interne che fanno risparmiare soldi al cliente, è opportuno notarlo qui per rendere l'affare più attraente.

10. Mostra come sarà monitorato il progresso

Senza un modo strutturato per monitorare il progresso, né tu né il cliente saprete se il progetto è in corso. Infatti, è un campanello d'allerta quando il potenziale cliente sta valutando le opzioni e nota che intendi lasciarli al buio fino alla fine del progetto.

Come rileverai i problemi al primo indizio? Quali saranno i traguardi in cui controlli con il cliente? Ci sono intervalli predeterminati per la reportistica? Dare questa garanzia è un segno di trasparenza che costruisce fiducia con il cliente.

11. Correggi il lavoro

Prima di inviare la tua proposta di progetto al potenziale cliente, lasciala riposare per una notte. Un occhio fresco e riposato individuerà più errori che non hai visto prima. Fai leggere il documento a qualcun altro del tuo team e assicurati che sia grammaticalmente corretto. Una buona grammatica rende la comunicazione più chiara.

🚀Accelera la produttività con un template di proposta di progetto

Ecco alcuni modi in cui trarrai beneficio dall'uso di template per proposte di progetto:

• ‍Gestire le aspettative: Se invii proposte templatizzate a clienti abituali, riconosceranno facilmente la tua presentazione rispetto alle altre. SapranWhere quanto è lunga la proposta e quali informazioni aspettarsi solo guardando la prima pagina.‍
• Formalizza i processi: Utilizzare un template di proposta di progetto assicura che tutti all'interno della tua organizzazione seguano lo stesso processo quando inviano proposte.‍
• Centralizza le conoscenze: Memorizzare i tuoi template di proposta di progetto in una piattaforma di gestione della conoscenza come Guru rende facile per i dipendenti accedere ai documenti passati. Possono usare questi documenti come ispirazione per creare una proposta vincente.‍
• Snellire la proposta: I template di proposta di progetto ti aiutano a risparmiare tempo così puoi concentrarti di più sul progetto in questione. I template assicurano anche che tu non perda mai informazioni importanti poiché tutti i segmenti sono già inclusi nel template.

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