12+ Action Plan Templates, Example & How To

アクションプランはプロジェクトの背骨です。 プロジェクト目標を達成するために作業を進めるにつれて、各椎骨がタスクまたはステップとしてチェックオフされます。 あなたとあなたのチームが簡単に参照できるマスタタスクリストを利用するための場所でもあります。 

いかなるプロジェクトでも、大きいにせよ小さいにせよ、利害関係者が簡単にアクセスできる信頼できる単一の宛先に知識を整理することが重要です。 これにより、情報を見つけるのが容易になり、チームの専門家への繰り返しの質問が減り、チーム全体の時間を節約できます。メールのゴミ山の中からプロジェクトの更新を探させることなく。 

アクションプランの開始に最適な方法はテンプレートを使うことで、私たちがあなたにぴったりのものを用意しています。 将来のプロジェクトの組織にインスピレーションを与えるアクションプランテンプレートの例を紹介します。

アクションプランとは何ですか？

アクションプランテンプレートは、プロジェクトの成功に必要なタスクやステップを要約する簡潔な方法です。 あなたのプロジェクトの「やるべきリスト」です。 あなたは、指定された期限内にプロジェクトの目標を達成するために必要なタスクやステップのマスターリストを実質的に構築しています。 これらのタスクは、さらに細かい詳細に分解できます。 この文書をプロジェクトの開始時に提示し、利害関係者にプロジェクトの全体像を提供し、今後の期待や求められることを明確にします。

アクションプランの目的は何ですか？

アクションプランは、プロジェクトの全体的な組織とコミュニケーションに役立ちます。 アクションプランを作成することを、あなたのプロジェクトの目次と考えてください。 目次は本の章を概説します。各プロジェクトタスクやフェーズを章と考えてください。 それは、タスクの完了に基づいてプロジェクトを概説するもので、日付やベンチマークに基づくものではありません。 締め切りやベンチマークはアクションプランに参照として含めることができますが、それに導かれるものではありません。 プロジェクトを開始する際には、しっかりとした計画を立てることで全体がスムーズに進むよう助けてくれます。 アクションプランを持つことで得られるメリットは以下の通りです。

• 利害関係者に対してプロジェクトの明確で簡潔な方向性を提供し、何をいつ実行する必要があるのかを示します。
• プロジェクト目標の記録を容易にアクセスできる場所に保管することで、最終目的に集中し続けることが容易になります。
• アクションプランを使用してプロジェクトの進捗を追跡し、目標を達成するために可能な限りすべてを行っていることを確認します。
• プロジェクトタスクのマスターリストを持つことで、最初に達成すべきことと、後で再訪するために「ソフトローンチ」できることを優先しやすくなります。
• チーム全体がそれぞれの責任を果たすことが求められます。 

アクションプランの5つのステップは何ですか？

アクションプランを構築する際に念頭に置くべき5つのステップがあります。 プロジェクトの計画段階にある場合、実現したい目標や目的があるかもしれません。 さて、この目標を具体的で測定可能なタスクに変えましょう。 

タスクリストを最終化した後、目標の締め切りを設定する必要があります。 可能であれば、各締め切りに少し余裕を持たせてください。 この時間は、発生する可能性のある遅れやセットバックを考慮しつつ、プロジェクトを順調に進めるためのものです。 アクションプランの終了時に、プロジェクトの利害関係者にリソースのコレクションを提供して、プロジェクトの理解を深めます。 

すべてのプロジェクトは異なりますが、これらの簡単なステップに大まかに従うことで、すぐにしっかりとしたアクションプランを持つことができます。 各ステップをさらに詳しく見てみましょう。 

アクションプランはどのように作成しますか？

何かを白紙のページから始めるのは怖いことです。 だからこそ、私たちはアクションプランをテンプレートから始めることを選んでいます。 それらは、アクションプランで欲しいと思うすべてのセクションが含まれており、完全にカスタマイズ可能です。 

1. SMARTな目標を設定する

あなたは、仕事を通じて「SMARTな目標」と呼ばれるものを一度や二度耳にしたことがあるかもしれません。 「SMART」とは、具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、時間に基づいたものを意味します。これらは、成功を測定し評価するのが容易な具体的な目標です。 プロジェクトを弱いまたはあいまいな目標で開始すると、後で混乱を招く可能性があります。 明確なプロジェクトコミュニケーションは、全員が同じページにいることを保証し、チームの士気を高めます。 

2. タスクとアクションを特定する

すでにSMARTな目標が定まっているので、それぞれの目標を達成するために必要なタスクに取り組みましょう。 ここでは、最終目標から逆算して作業を進めることが便利です。 達成したいことを知っています。 次に、そこに到達するために何が必要かを自問してください。 チームと彼らの専門性を考慮し、彼らの強みを基にタスクを作成し、割り当てます。 完了すべきタスクがわかると、チームと共有するためのマスターリストを作成します。 

3. タイムラインとマイルストーンを設定する

タスクリストを手に持っていれば、プロジェクトを完了するために必要なものがはっきりしています。 これらのタスクに期限を設定することが3つ目のステップです。 すでにプロジェクトのタイムラインテンプレートを作成しているかもしれません。 もしそうなら、今が既に行った作業を取り込む良い機会です。 各タスクを完了までにかかる時間に基づいて間隔を空け、できれば万一のために数日間の余裕を持たせます。 あなたが設定した締め切りに対するチームの進捗を確認して、タスクが各利害関係者の作業負荷に合わせて適合することを確認します。 

4. リソースを特定し利用する

アクションプランテンプレートはプロジェクトリソースが存在するのに適した場所です。 これには、添付された文書、外部リファレンスへのリンク、またはチームを支援し通知するための視覚的コンポーネントが含まれる場合があります。 一般的なルール：チームに一度にあまりにも多くの情報を与えるのは避けてください。 プロジェクト概要から始め、最も関連するセクションに進ませます。 プロジェクトが開始される前に、利害関係者が情報過多に追いやられる必要はありません。 チームがタスクをこなすために必要な知識を提供します。 

5. 評価、評価、改善する

プロジェクトを進めながら、どのように評価し、評価するのでしょうか？ チームとの定期的なチェックインとプロジェクトの進捗は、小さな調整を行い、プロジェクトをスムーズに進めるのに役立ちます。 定期的な小さな変更が、プロジェクトの長期的ライフサイクルに大きな影響を与えることがあります。 プロジェクトの進捗を評価するための指標を特定し、発見に基づいてプロジェクトを変更できるようにします。 

WordおよびExcel用のアクションプランの例

チームの作業スタイルに応じて、あなたに最適なアクションプランテンプレートがあります。 テンプレートから始めることで、時間とエネルギーを節約し、白紙のドキュメントのレイアウトをデザインする必要がなくなります。 アクションプランテンプレートが手元にあれば、将来のプロジェクトのために保存することもできます。 チームや組織全体でシェアし、皆の時間を節約しましょう。 

12以上の無料アクションプランテンプレートでプロジェクトを開始する

選ぶべきアクションプランテンプレートがたくさんあります。 プロジェクト情報のレイアウトを決定する前に、これらの例や無料のアクションプランテンプレートを確認してください。 それぞれ完全にカスタマイズ可能です。 オリジナルのテンプレートドキュメントのコピーを作成し、編集を始めてください。 テンプレートをPowerPoint、PDF、Excelスプレッドシート、Googleスライドなど、プロジェクトニーズに最適な媒体でエクスポートできます。 

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