Process Documentation: How-to with Examples

成長の痛み、火災の対処、無駄な時間にストレスを感じていますか？ 十分に文書化されたプロセスなしでスケーリングすることは、非効率性のレシピであり、80％の労働者が現在の役割に必要なスキルを欠いていると、Gartnerの7,000人の従業員に関する調査によると、

解決策は？ プロセスを文書化し、時間を節約し、シンプルにし、生産性を失うことなくスケールできるようにします。 プロセスを文書化することで、新しい従業員に必要な学習資源とスキルを提供し、仕事をより効率的に行えるようになります。

プロセス文書を作成するためのベストプラクティスと、なぜあなたの文書を改善すべきかを見ていきましょう。

プロセス文書とは何ですか？ 

プロセス文書は品質基準を繰り返し達成するための手順と文脈のリストです。 私たちのプロセステンプレートから始めることで、文書が明確であり、チームの時間を節約できます。

ビジネスには必要なだけ多くのプロセス文書を持つことができます。 作成するプロセス文書の数は、通常、組織の規模、部門数、および各タスクに必要なプロセスの数に依存します。 

たとえば、販売文書プロセスはマーケティングプロセスとは異なります。 同様に、人事、研究開発、その他の部門。 

これらは、企業がプレイブック、標準業務手順（SOP）、または運用マニュアルと呼ぶものに組み合わされることがよくあります。

プロセス文書を作成することの利点は何ですか？

新人のトレーニング

プロセスが十分に文書化されていると、新しい従業員のオンボーディングが容易になります。 繰り返し可能なプロセスを利用して新入社員をトレーニングすることで、時間を節約します。 

分析

プロセスを文書化することで、従業員のパフォーマンスを追跡できます。 既存の文書を使用して、機能しているものと機能していないものを分析できます。 その洞察により、ワークフローの調整が必要な部分が明らかになります。 

プロセスの透明性を確保する

文書は会社の透明性を維持するのに役立ちます。 特定の業務領域に近くない従業員も、他の部門や即時チーム外でのタスクの実行方法についての洞察を得ることができます。 

新しい洞察は、重複するステップやタスクを排除するなど、ワークフローの改善につながる可能性があります。 また、高い痛点を明らかにし、それがアクションアイテムになります。 問題のある領域を認識することが、プロセスの漸進的な改善につながることがあります。

予期しない事態に備える

新しい従業員がチームに加わるとき、通常は空席を埋めるためであり、そのため他の従業員は新入社員が完全にオンボーディングされるまで、より多くの仕事を引き受ける必要があります。

文書化されたプロセスがなければ、納期の遅れ、生産性の低下、そして苛立つ従業員を抱えることになります。

プロセスを文書化しておくことで、従業員が一時的または永久に休暇を取る場合でも、新しい従業員をトレーニングするためのリソースを常に持つことができます。

内部コミュニケーションの改善

プロセス文書は、単なる文書以上のものであり、内部コミュニケーションの一形態です。 新しい従業員が会社の運営方法を学ぶには時間がかかり、プロセス文書が組織の理解を向上させます。 

全員が組織における自分の役割を知り、助けが必要なときに誰に相談するかを知っていると、生産性が向上します。 

知識共有の奨励

専門的な知識とスキルを持った従業員がプロセスを文書化せずに退職した場合、知識のギャップが発生します。 マネージャーが優れた結果を出すためのベストプラクティスを文書化すれば、チームの全員が同様のプロセスを使用して同じ結果を再現できます。 

コストと運用の曖昧さの削減

プロセスを文書化することで、役割と責任の曖昧さを取り除くことができます。 文書化は混乱を排除し、明確さを確保します。 従業員が焦点を持つことができれば、会社の収益を生み出すためにより多くの時間を使い、既に存在する答えを探す時間を減らすことができます。

全てのチームメンバーは、誰が何を行うべきか、または特定のタスクがどのように実行されるべきかについての疑問が生じた場合に文書を参照することができます。

あなたのプロセス文書は次のことを説明します：

• 誰がタスクに割り当てられているか
• プロセスを完了するために実行しなければならない特定のタスク
• タスクを実行するためのステップバイステップガイド

プロセス文書には誰が関与していますか？ 

ビジネスプロセス文書には、3つの関係者が関与します： 

• 利害関係者 
• プロジェクトチーム 
• 外部関係者 

利害関係者 

利害関係者は、ビジネスに利害関心を持つ誰でもなりえます。  特定の部門における専門知識を持つ利害関係者は、必要に応じてプロセス文書にフィードバックを提供するために入力を行うべきです。 

プロジェクトチーム 

プロジェクトチームはプロセス文書に責任があります。 プロジェクトチームの各従業員は、タスクを実行する際に各自のプロセスを文書化し、プロセスのすべてのステップが適切に記録されるようにしなければなりません。 

しかし、作業をしながらプロセスを文書化することは気を散らすことがあります。 良い実践は、追加された情報の確認を1人または2人の専門家に任命して、情報が信頼できる唯一のソースであることを保証することです。 

外部関係者 

コンサルタントを雇って新しい視点を提供し、ビジネス慣行についての偏りのない評価を受けることを選択できます。 一歩下がることで、透明性を得て、業務機能をより効率的に完了させる方法を見つけることができます。

利害関係者や外部関係者からの推薦を記録するために、ここに変更要求テンプレートがあります。

ビジネスプロセス文書に何を含めるべきか？ 

プロセス文書には以下の詳細を含める必要があります： 

• ポリシー：プロセスと手順を導く基本的な原則。  これらは通常、上級管理職によって設定されます。 
• プロセス：これは、入力を出力に変換するために実行される一連の活動です。 
• 手順：各ステップがどのように実行されるかの詳細。 

ポリシーをルールとして、プロセスを実行すべきステップの概要として、手順を各ステップの詳細な説明として考えてください。 

最終文書はテンプレート、ビデオ、チェックリスト、スクリーンショット、またはこれらの組み合わせの形になることがあります。 

プロセス文書の成功に向けたベストプラクティス  

プロセス文書ツールを評価する 

最高のプロセス文書ツールの主な要件： 

• チームとともにスケールできるように設計されている
• 別の目的地を追加するのではなく、ワークフロー内に留めます
• コンテンツが常に最新であることを保証する組み込みの確認
• 知識をあなたの作業場所にもたらす直感的なブラウザ拡張機能
• 情報を簡単に見つけるために使用できる検索機能を備えている
• バルクアクション
• Slack統合
• 分析を提供する
• API
• チームが愛するツールとの堅牢な統合
• 時間を節約するためのテンプレート。 

プロセスを特定し、名前を付ける 

最初に文書化するプロセスはどれですか？ このプロセスは、あなたの組織にどのように利益をもたらしますか？  たとえば、チームが購入サイクルを通じて見込み客をより効率的にリードできるような販売プロセスを開発していますか？ プロセスの名前を付けて、そのプロセスを簡単に説明してください。

プロセスの範囲を定義する 

プロセスに何が含まれ、作業の範囲外は何ですか？ また、プロセスを効果的にするために必要なリソースについても考慮してください。 

情報を収集し、手順を整理する

複数の従業員が関与するプロセスの場合は、関連するチームメンバー全員とブレーンストーミングセッションを開催してください。 タスクを一人で行う場合は、実行中に文書化してください。

情報を収集したら、明確な指示を持って手順を整理します。 事前に録画した説明ビデオ、図、フローチャート、スクリーンショットなどの視覚的手がかりを使用すると役立ちます。

関与する人を定義する 

プロセスの各ステップを実行する責任のある従業員を説明してください。 名前ではなく役割のみを言及するようにしてください。なぜなら、あなたが作成しているプロセスは、従業員が退職した後でも使用されるからです。 

通常のプロセスの例外に注意する

プロセス文書は厳密であるべきではなく、なぜなら一部のプロセスは常に線形ルートに従わないからです。 柔軟性は良いワークフローの重要な特徴の一つです。 例外が発生するのはどこで、従業員はそれを軽減するためにどのような手順を踏むべきかを明確にしてください。

プロセスの境界を説明する 

プロセスを引き起こすのは何か？ プロセスはどこで始まり、どこで終わりますか？  それはいつ完了しますか？ それを記録してください。 明確さを求めるために境界を定義してください。

制御ポイントを追加する 

制御ポイントは、プロセス内でリスクが発生する可能性のある戦略的ポイントに追加されます。 プロセスを作成する際は、注意深く監視すべきリスクのある状況のメモを取ってください。  

プロセスの入力と出力を特定する 

プロセスを開始するために必要なリソースのリストを作成します。 また、プロセスが完了したときに期待される出力についても説明します。 

標準化アプローチと最終文書のためにテンプレートを使用する

テンプレートは、すべてのプロセス文書に一貫性を持たせるのに役立ちます。 また、チームメンバーが何を期待するかを知っているため、指示を守りやすくします。

こちらが、マネージャーがチームの内部プロセスを記録する方法を標準化するのに役立つテンプレートです。 

視覚的に仕上げる 

67％の人々は、視覚形式で情報をよりよく吸収します。  テキストと視覚要素を組み合わせることで、理解しやすく、記憶しやすくなります。  

レビュー、テスト、および微調整

過程文書をレビューするために、意見を提供したすべての人を集めます。 あなたの文書をチームと共有します。 チームメンバーに自分でプロセスを試してみて、それがどのように機能するかを確認してもらいます。 プロセスをテストして、ステップを見逃していないか確認したり、文書を微調整する必要があるかを判断します。 

配布 

プロセスを作成することは一部であり、それが簡単にアクセスできることを確認することは別の部分です。 あなたのプロセス文書をウィキや企業イントラネットに保管し、全員が簡単にアクセスできるようにしましょう。

定期的に再確認して、検証または更新します 

BPtrendsによると、96%の企業は文書化されたプロセスを持っていますが、4%がそれを測定・レビューしています。 ワークフローが進化するにつれて、ステップを定期的に更新し、公開する情報が正確であることを確認する必要があります。 

Guruの検証エンジンを使用することで、すべてのプロセスが最新で正確であることを確信できます。 カードの検証者を選択することができるか、GuruのAIが類似のカードに基づいて検証者を提案することができます。

内部でプロセス文書をレビューおよび更新するための間隔を決定し、それを検証間隔としてGuruに選択してください。 適切な間隔が不明な場合は、デフォルトの90日または最大タイムラインである12ヶ月を選択できます。 協力するチームは、カードが検証済みまたは未確認として表示されるため、混乱はありません。 

プロセス文書を通じてチームの集合知を向上させましょう

知識を保持する唯一の方法は、すべての従業員が自分のプロセスを文書化することを確実にすることです。 新しい従業員のオンボーディングの時間を節約し、より効率的にタスクを完了できるようにします。

知識共有の文化を築くことで、一人が成功する際に、他のすべての人がその知識を活用でき、それが生産性の向上と企業の収益増加につながる乗数効果を生み出します。