プロジェクト概要を書く方法

このテンプレートを使用して、重要な関係者にプロジェクトの概要を提供します。

チームのプロジェクト概要は、すべてのプロジェクト情報を保管する1つの場所です – 概要から、プロジェクトの成功を定義するために使用される主要な指標まで。

プロジェクトの利害関係者に必要なすべてのプロジェクト関連情報をどのように提供しますか？スラックやメールのアドホックメッセージでは不十分でしょう。正式なプロジェクトコミュニケーション方法がないと、プロジェクト中にチームの知識にギャップが生じ、遅延を引き起こす可能性があります。必要なのは、利害関係者がプロジェクト全体を通じて参照でき、その情報が信頼できることを知っている情報の単一のソースです。

チームのプロジェクト概要を提示しましょう。これはすべてのプロジェクト情報を保管するための1つの場所です。 – 概要から、プロジェクトの成功を定義するために使用される主要な指標まで。名前が示すように、短く簡潔に保つようにしましょう。これは、あらゆるプロジェクトの核心となる情報を捉えて保存するための簡潔な方法です。次のプロジェクトでプロジェクト概要をどのように組み込むかを学び、以下のテンプレートをダウンロードしてください。

機能リリースの概要 — 私たちの用意したプロジェクト概要テンプレートを使用して、時間を節約し、創造的なアイデアを引き出しましょう。編集するには、以下のテンプレートを取得してください。

プロジェクト概要とは何ですか？

プロジェクト概要は、プロジェクトの簡単な概要です。それは、読者がプロジェクトの何、なぜ、いつ、そしてどのようにを理解するために必要な文脈的知識を含んでいます。利害関係者、目標、指標、タイムライン、そしてプロジェクトに関連するその他のすべてが概要に記載される場合があります。概要を、チーム内で簡単に配信できるコアプロジェクト情報の記録方法として考えてください。

概要は、プロジェクトの出発点です。それは、利害関係者に基本を提供し、提案をさせたり質問をさせたりすることを促します。プロジェクトの目的を示し、その組織の全体目標にどのように接続されるかを示すことで、プロジェクトを会社のリーダーシップに売り込むのを助けることができます。概要でプロジェクトを立ち上げると、次のことがわかります。

プロジェクト通信の改善
プロジェクト管理の効率化
利害関係者の協力の扉を開く
情報を提供し、サポートするリーダーシップ

概要はプロジェクトの核心です。一度作成されると、プロジェクト情報はプロセスの各部分に関する詳細な要件に基づいて拡張できます。他のドキュメントへのリンク、ビデオやグラフィックスの追加、またはプロジェクトの成功をサポートするその他の何でも含めることができます。

プロジェクト概要には何が含まれていますか？

プロジェクト概要のボーナスは、プロジェクト関連情報を利害関係者にコミュニケーションできることです。たとえば、以前のプロジェクトをケーススタディへのリンクを通じて参照したり、利害関係者がプロジェクトを理解するのをサポートするための外部リソースのリストで締めくくったりすることができます。すべてを実行できます。一般的なルールは、プロジェクトが正式に始まる前にチームを情報で圧倒しないように、できるだけスキミブルに保つことです。

各セクションを簡潔な文にまとめ、関連する内部または外部のソースへのリンクを含めてみてください。箇条書きリスト、グラフィックス、およびチャートは、テキストのブロックを分割して読みやすくするのに役立ちます。プロジェクト概要に一般的に含まれる情報は次のとおりです。

プロジェクトの要約
プロジェクトの意図
OKR および成果物
成功指標
プロジェクトのタイムライン
プロジェクトの利害関係者とチーム
プロジェクトの対象者

プロジェクト概要をフォーマットするための定められた形式はありませんが、利害関係者に必要な情報を提供することを確認したいです。プロジェクト概要は、プロジェクト通信と管理の出発点です。それを出発点として使用し、プロジェクト全体を通じて参照してください。

プロジェクト概要のフォーマット方法

チームにとって最も理解しやすい方法でプロジェクト概要をフォーマットしてください。テンプレートから始めることで、概要を作成するのが少し楽になります。概要に何を含めるかのためのいくつかのアイデアを以下に示します。

1. プロジェクトの要約

最初は：プロジェクトの要約です。プロジェクトの期待や範囲に関する重要な文をいくつか説明してください。ここにある情報は、プロジェクトの「なぜ？」に答える助けになるはずです。このプロジェクトについて知ったばかりの人のために、文脈を提供するための背景情報はありますか？このプロジェクトが解決しようとしている問題は何ですか？役立つ可能性のあるリンクやリソースをここに含めてください。これらの答えを使用して、次のセクションへ進みましょう。

2. プロジェクトの意図を定義する

プロジェクトの意図は、そのミッションステートメントのようなものです。目標は何ですか？どのような問題を解決しますか？プロジェクトの期待は何ですか、長期的および短期的に？将来のプロジェクトのメンテナンスが必要になりますか？プロジェクトの意図は最終目標です。プロジェクトの要約と意図を合わせることで、概要がより具体的な詳細に入る前のシーンをセットします。

3. OKR および成果物の概要

最初のプロジェクトブレインストーミング中に、主要な結果や成果物を概説することが最も可能性が高いです。ここで必要に応じて詳細を記入することができます。このセクションを使用して、プロジェクトをセクションに分割し、それぞれに期待される成果物を記録します。プロジェクトの目標と成果物を関連付けて、プロセスの各ステップが全体のプロジェクト目標の達成にどのように寄与するかを示すことができます。あなたの OKR（目標と主要成果）は、プロジェクトを通じて成功がどのように測定されるかの枠組みを設定します。

4. 成功がどのように測定されるかを定義してください。

プロジェクトの成功を最もよく示す測定基準を選択することが重要です。ウェブサイトトラフィックの増加、新しい顧客数、またはクリック率の増加にかかわらず、プロジェクトが始まる前に測定基準を決定して、プロジェクト全体を通じて定期的にチェックできるようにしてください。ブレインストーミング段階で指標を決定し、プロジェクト概要にリストしてください。利害関係者がプロジェクトの測定方法を知ることで、プロジェクト目標達成のために彼らの作業をよりよく調整できます。

5. プロジェクトのタイムラインを伝えます

プロジェクトの最も重要な要素の1つはタイムラインです。結局、無期限のタイムライン内でプロジェクトを開始することはできません。プロジェクトタイムラインは、各プロジェクトフェーズの長さと成果物がいつ終了するかを通知します。プロジェクトタイムラインを作成する際は、最終完了日から逆に作業を進めることをお勧めします。タイムラインを作成する際は、すべての成果物、マイルストーン、タスクの見積もり期間のリストを準備しておくことをお勧めします。各フェーズの必要時間よりも少し多めに時間を確保することを考えてみてください。このようにすると、潜在的な遅延がプロジェクト全体を路線変更しないようになります。

6. 利害関係者やチームを含めます

利害関係者がプロジェクトの各フェーズについて誰とコミュニケーションを取るかを知っていることは、生産性を向上させ、常に肩をトンと叩かれることを取り除きます。各プロジェクトの利害関係者は、自分の分野の専門家です。 - プロジェクト概要にこれらの人々をメモしておくことが重要です。すべての人が質問を持っている人、または誰と協力しているかを知っていれば、みんな時間を節約できます。

7. 対象者を定義する

すべてのプロジェクトには、対象にしようとする人がいます。この対象者を定義することによって、プロジェクト概要を締めくくります。このプロジェクトは誰のためのものですか？このプロジェクトは誰のためのものですか？これはおそらくプロジェクトの意図と密接に一致します。

プロジェクト概要、プロジェクト要約、および経営要約の違いは何ですか？

簡単に言うと、プロジェクト概要はプロジェクトの目で見る全体像です。これは、利害関係者がプロジェクトについて知っておくべきすべてのことの省略版です。プロジェクト概要は、プロジェクトで使用する唯一の情報源ではありません。プロジェクト概要に含まれる内容を理解した後、他のプロジェクト文書のいくつかやそれらの違いについて疑問を持っているかもしれません。プロジェクト要約や経営要約を見てみましょう。

プロジェクト要約

プロジェクト概要がプロジェクトの各部分を広く概観するのに対し、プロジェクト要約は単一の側面に焦点を当てます：要約です。プロジェクトの背景、対処している問題、なぜプロジェクトが作成されたのか、そして何を達成すると期待されているのかが含まれます。プロジェクト要約には、プロジェクトの各フェーズについての数文と、それらのフェーズが全体のプロジェクト目標に与える影響の期待が含まれる場合があります。これは、プロジェクトの「なぜ」と「何」での裏側の詳細をのぞき見る視点です。

経営要約

ある程度類似していますが、経営要約はプロジェクト要約やプロジェクト概要とは異なり、プロジェクト情報の伝達方法が異なります。経営要約は通常、会社のリーダーシップによって書かれ、プロジェクトの重要なビジネスポイントに重点を置いています。プロジェクトがどのように会社の目標や目的に適合するのかを定義しています。ここに記録される情報は通常迅速で要点が凝縮されており、すべての利害関係者にとって読みやすくなっています。箇条書きや短い段落が一般的です。経営要約も「なぜ？」の質問に答えますが、リーダーシップの観点から行います。

プロジェクト概要がプロジェクト管理で重要な理由は？

プロジェクト概要は、プロジェクトのトーンを設定します。情報をどのように伝達し、その情報の単一の参照ポイントになるかは、全体的なプロジェクト管理をサポートします。利害関係者は、古いメール、スラックメッセージ、または主題の専門家に質問する必要がある時間を減らすことができます。プロジェクトの透明性が向上し、知識の欠如による障壁が取り除かれます。

プロジェクト概要は、関与するすべての人が何が起こっているか、いつ起こっているか、各フェーズの責任者を知ることを意味します。それはプロジェクトのフレームワークと、重要なプロジェクト通信のためのコミュニケーションツールとして機能します。プロジェクト管理を効率的かつ効果的にする背景情報です。