Project Proposals: Free Templates & Simple Steps

プロジェクト提案は潜在的な顧客との最初の手を差し伸べるものです。 覚えやすい印象を与え、読者にあなたがその仕事に最も適していることを示す重みを持っています。

営業チームにとって、優れたプロジェクト提案は新たなビジネスの流入をもたらします。 社内の従業員にとって、これはアイデアに基づいて管理部門が行動を起こすための秘密の秘訣です。

説得力のあるプロジェクト提案を書く方法を知り、参照できるテンプレートを持っていることは、あなたの提出物を他のものよりも優れたものにします。

このガイドでは、プロジェクト提案を使用するメリット、提案に含めるべき内容、および行動を促すプロジェクト提案の書き方を説明します。

プロジェクト提案とは何ですか？

プロジェクト提案は、外部または内部のプロジェクトを定義するために使用される最初のドキュメントです。 これは、クライアントがあなたの組織と提携するかどうかを判断するために使用する詳細なドキュメントです。 したがって、高品質でよく書かれ、理解しやすいものである必要があります。 

なぜプロジェクト提案は重要なのですか？

競合Vendorの中で際立つ

プロジェクト提案はあなたの会社が競争相手の海の中で際立つのを助けます。 よく書かれたプロジェクト提案は、あなたのユニークな価値提案を示すことを可能にします。 

あなたの会社は、より良いプロセス、結果、または価格を提供していますか？ これらの利点をプロジェクト提案で示すことができます。

素晴らしい第一印象を与える

プロジェクト提案は通常、潜在的なクライアントとの最初の正式なやり取りです。 彼らの背景、ニーズ、目標について調査を行うことで、提案が改善され、個別化され、記憶に残りやすくなります。 良い第一印象は、長期的に働く可能性があるさらなる議論を引き起こすことにつながります。

より良いプロジェクトと投資家を確保する

当てのない提案を作成する際には、プロジェクト提案テンプレートが役立ちます。読者に印象を与える説得力のあるプレゼンテーションを提供します。 資金調達の任務があるチームにいるなら、プロジェクト提案は潜在的な投資家やクライアントにあなたの組織との提携の利点を示します。

範囲の拡大を防ぐために、目標と期待される結果を明確に示します。

範囲の拡大とは、プロジェクト範囲の不要な拡大のことです。 元々の合意の一部でなかった成果物や、以前に話し合われていなかった成果を含むことがあります。 

プロジェクト提案は、クライアントがプロジェクト開始前にすでに合意した明確な目標と期待される結果を通じて、範囲の拡大を防ぐのに役立ちます。

管理可能なタイムラインを維持する

提案を提出する前に、類似のプロジェクトに取り組んだことのある自社の関係者を巻き込むことをお勧めします。 

彼らは、各成果物のタイムラインが実現可能かどうかを判断するのに役立ちます。 あなたはさらに、クライアントと協力して、タイムラインやプロジェクトのチェックインに関して同じ考えを持っていることを確認する必要があります。

計画の改善

プロジェクト提案は計画を改善します。 このドキュメントは、契約のための予算、プロセス、締切、および成果物を最終決定するために使用されます。 適切な計画により、リソースを割り当て、プロジェクトがクライアントのビジネスに与える影響を予測することができます。

効率的な見直しプロセス

不合理な見直しはお金、時間、そして労力を消費します。 提案と契約に見直しタイムラインを追加すれば、あなたを軌道に乗せることができます。 また、プロジェクト中のコミュニケーションも円滑にします。

プロジェクト提案の種類にはどのようなものがありますか？

正式に依頼された

正式に依頼されたプロジェクト提案は、提案要求(RFP)に対する応答として書かれます。 クライアントはRFPで締切やタイムライン、成果物などのプロジェクト詳細を提供するため、書くのが簡単です。 

非公式に依頼された

非公式に依頼された提案は、正式に依頼されたプロジェクト提案と似ています。 主な違いは、クライアントのニーズが文書に書かれていないことです。これにより、草案が難しくなります。 プロジェクトの基準を定義するために、目標、プロセス、そして成果物についてさらに多くの調査を行う必要があります。

無頼な

無頼なプロジェクト提案をコールドコールのように考えてください。 見込み客はそれを求めていませんが、正しく実行すれば大きな価値を提供します。 これは、詳細がないため、書くのが最も難しい提案です。 あなたは、提案を納得できるものにするためにできるだけ多くの情報を集める必要があります。

続き

続きのプロジェクト提案は、進行中のプロジェクトのリマインダーと更新です。 あなたは解決策を提案しているのではありません。 むしろ、プロジェクトの進捗、プロジェクトに必要な追加資金の変更、および継続の許可についてクライアントに思い出させています。

更新

更新提案は、クライアントにあなたのサービスを維持させるために書かれます。 目標は、継続的なサービスの価値と投資収益率を示すことです。

補足的

プロジェクトに必要なリソースが元の予算を超える必要がある場合は、補足的なプロジェクト提案を使用します。 目標は、追加のリソースを正当化し、プロジェクトの費用の見積もりを示すことです。

プロジェクト提案に何を含めるべきですか？

プロジェクトの背景

プロジェクト提案の最も説得力のある要素はプロジェクトの背景です。 この段階では、クライアントの痛点を強調し、あなたの会社が有意義な違いを生み出せる方法を説明します。

あなたのプロジェクトの背景には、プロジェクトが最初に作成された理由を説明する必要があります。 プロジェクトの背景は、いくつかの区別可能なセクションに分けることができます：

• ビジネス上の課題と障害
• ビジネスの弱みや制限
• プロジェクトの強みと機会

プロジェクトの背景は、完成したプロジェクトがクライアントのためにどのような違いを生み出すかについての簡単な声明で終了するべきです。

必要性または要件の声明

必要性の声明または要件の声明は、プロジェクトの「なぜ」を説明します。 このセクションを本の紹介として考えてください。 短く、甘く、要点を押さえて作成してください。

必要性と要件の声明を作成するために役立ついくつかの質問を以下に示します：

• クライアントは何を必要とし、なぜですか？
• プロジェクトの成果から誰が利益を得るのですか？
• なぜこのプロジェクトは現在行われているのですか？ 
• 何が必要だったのですか？ 
• 私の解決策はどのようにユニークですか？ 
• 競合よりも何ができますか？

プロジェクトの目的

プロジェクトの目的は、プロジェクトの測定可能な成果を説明します。 成果は成果物や結果である可能性があります。 成果物は、クライアントに提供する具体的なアイテムです。 結果は、これらの成果物を測定するための指標です。

よく書かれたプロジェクトの目的は、プロジェクトの目標を完全に理解していることの証拠です。 それはまた、プロジェクト計画の出発点として機能します。 各目標は、あなたのチームが次のプロジェクトのフェーズに進む前に対処しなければならないマイルストーンになります。

プロジェクトの方法論と成果

科学の授業で書いた実験室のように、プロジェクトの方法論では、目標を達成するために使用されるプロセスと技術について説明します。

例えば、クライアントのためにハードウェアを構築する予定がある場合、最初の方法は、オーディエンスや解決する問題を理解するためのユーザーリサーチを行うことです。 成果は完成したハードウェアになります。 

あなたの方法と成果は、正式な方法で書くべきです。 TeamStageによると、正式なプロジェクト管理を使用する組織の約 73% は、常にまたはしばしば目標を達成しています。 思慮深いプロジェクト方法論を確立された技術に基づいて構成することで、プロジェクトの目標を達成する可能性が大幅に向上します。

プロジェクト方法論セクションを書くためのいくつかの戦略は次のとおりです：

• あなたの方法がなぜ機能するのかを説明します 
• 責任を分担し、各成果物にチームメンバーを割り当てます
• 重要な締切を含めます

プロジェクトの範囲

プロジェクトの範囲では、プロジェクトの具体的な詳細について説明する必要があります。 通常、これはプロジェクト提案の最も長い部分です。 このセクションは、クライアントの期待を設定し、具体的かつ測定可能であり、達成可能で現実的で、タイムリーであるSMART目標を含む必要があります。

プロジェクトの範囲に次のセクションを追加します：

• 成果物に入るすべてのプロセス
• 各成果物の成功をどのように測定するか
• プロジェクトが何をカバーしないか

予算

予算セクションなしでは、プロジェクト提案は完成しません。 他のセクションと同様に、予算は非常に具体的であり、すべての経費をカバーする必要があります。

数字を分かりやすくするためにテーブルを使用します。 各項目が成果物と成果にどのように適合するかを説明するナarrativeを書きます。 

予期しない事態に備えて、読者にコンティンジェンシー予算を提示します。 例えば、特定の成果物に対して予算をオーバーした理由について段落を書くことができます。

理想的には、プロジェクト予算はプロジェクトマネージャーによって書かれるべきです。 ただし、数がわかっている会計士に参加させるべきです。 彼らはまた、あなたの予算がプロジェクト提案の他の部分と一貫していることを確認するのを手伝ってくれます。

プロジェクト予算を作成する際に役立ついくつかのヒントは次のとおりです：

• 予算の作成を開始し、提案に合わせて進化させるようにし、最後まで放置しないようにします。
• すべての項目に対して、価格が正しいことを確認し、合計が合うことを確認します。
• あなたの予算が理解しやすい形式に従っていることを確認します。
• 複数回数学を確認します。

プロジェクトタイムライン

プロジェクトタイムラインでは、プロジェクトの各要素を完了するのにかかる時間をはっきりと示します。 このセクションでは、成果物やプロジェクトフェーズの完了締切をリストする必要があります。

タイムラインには、各割り当てにチームメンバーの名前を付ける必要があります。 例えば、あなたのUXデザイナーがプロジェクトの調査とデザインの部分を担当している場合は、デザイナーの名前、タイムライン、および期待される締切をリストします。 

報告

報告セクションの説明:

• クライアントがプロジェクトの更新を受け取る方法（メール、Slack、SMS、またはアプリ内報告）
• あなたの会社はどのくらいの頻度で報告を送りますか？ クライアントダッシュボードを構築しますか？
• 定期的な報告や更新を受け取る連絡先は誰ですか？
• クライアントはプロジェクトの期間中にどのくらいのミーティングを期待できますか？ 追加のミーティングがある場合、追加料金は発生しますか？
• ミーティングはいつ、どこで、どのように行われますか？

予想されるリスクと問題

プロジェクトリスクを考慮することは、成功するプロジェクトの実行に大きく影響します。 プロジェクト中に発生する可能性のある予期しない問題はありますか？ プロジェクトが完了する前、もしくは後に発生する可能性のある問題を記録してください。 このセクションは、誠実さを保つだけでなく、プロジェクトの落とし穴を回避するのに役立ちます。

このセクションを書く際は、プロジェクトのタイムラインを確認してください。 例えば、予想されるプロジェクトの期間の1.5倍または2倍のバッファを作成し、期限を守るためにサプライズに対応できるようにします。 これにより、不満を持つクライアントや、悲惨なレビュー、頭痛、徹夜を防ぐことができます。 

成功の基準

成功の基準は、プロジェクトの成功をどのように測定するかを説明します。 成功を収めるために必要な指標、成果、納品物を含めます。

PMIは成功を測定するための基準を以下のように示しています:

• 指標と統計
• 納品物の質
• 将来の可能性
• ステークホルダーの満足度
• 会社のパフォーマンス

プロジェクトのロードマップ

プロジェクトのロードマップは、プロジェクトの重要な要素全体を記述する広範な概要です。 これはプロジェクト提案の最終部分であり、要約のように書くべきです。

チャートやタイムラインなどの視覚を使用すると理解しやすくなります。 重要な日付とその予想される結果、ならびに納品物を強調してください。

以下の内容の要約も含めることをお勧めします:

• 目標
• マイルストーン
• リソース
• 予算コスト
• プロジェクトのフェーズ

プロジェクト提案の例

シンプルなプロジェクト提案テンプレート

シンプルなプロジェクト提案テンプレートは、使いやすく理解しやすい整理されたレイアウトで書かれています。 このテンプレートは、内部プロジェクトから学校のプロジェクトまで、複数のプロジェクトタイプに最適です。

要件収集テンプレート

要件収集テンプレートは、あらゆるプロジェクトにとって強力な基盤です。 それは、クライアントとプロジェクトマネージャーの間の情報の橋渡しを行います。 クライアントはプロジェクトに必要なことを明確に伝え、要件収集の中で彼らの目標が考慮されることを確認します。

プロジェクト管理提案テンプレート

プロジェクト管理提案テンプレートは、クライアントやスポンサーが決定を下すのに十分な情報を提供するべきです。 一般的なルールとして、魅力的なエグゼクティブサマリーを書くことから始めてください。これは、クライアントが文書と最初に出会う部分です。 エグゼクティブサマリーが魅力的であれば、残りの提案を読み続ける可能性が高くなります。

プロジェクト管理提案テンプレートに含めるべきセクションには次のものがあります:

• タイトルページ
• エグゼクティブサマリー
• プロジェクトの詳細と目標
• 納品物
• プロジェクトの範囲
• 予算とリソース
• マイルストーンとタイムライン

営業提案テンプレート

営業提案は、クライアントがあなたの製品が彼らの差し迫った問題を解決した未来を想像できるようにするべきです。 多くの営業チームが彼らの営業提案をあまりにも漠然と、一般的に、または長くするという罠に陥る。

営業提案は、クライアントのニーズを理解し、最適なソリューションを持っていることを納得させるべきです。 また、行動を起こすように鼓舞しなければなりません。

営業提案に含めるべきいくつかの事項は:

• 会社の背景
• あなたの製品が解決する課題
• 予算
• 意思決定者とステークホルダー
• あなたのユニークな価値
• 過去のクライアントとのROIを示す証言

ビジネスプロジェクト提案テンプレート

ビジネス提案は、あなたとクライアントの間のギャップを埋めます。 あなたの価値提案を、組織があなたとビジネスを行うことを納得する方法で概要します。 

営業提案と同様に、あなたのサービスや製品の利点がどのように問題を解決できるかを明確に示すエグゼクティブサマリーの「なぜ」を説明する必要があります。

ビジネス提案に含めるべきセクションには次のものがあります:

• 目次
• タイトルページ
• エグゼクティブサマリー
• 問題の説明
• 解決策
• タイムライン
• 資格
• 価格オプション
• 契約条件

ソフトウェアプロジェクト提案テンプレート

ソフトウェア提案は、あなたのソフトウェアを組織に提案するマーケティング文書です。 提案の目的は、潜在的な顧客にあなたのソフトウェアを紹介し、製品の価値を示すことです。 

提案は、手動プロセスを自動化し、時間を節約する計画を説明する必要があります。 ソフトウェアを使用した際のROIは、営業提案に明確に示されるべきです。

エンジニアリングプロジェクト提案テンプレート

ほとんどのエンジニアリングプロジェクト提案は、提案の依頼に応じて作成されます。 目的は、RFPで述べられた問題を理解し、あなたが最適な選択肢であることを示すことです。 

あなたのエンジニアリングプロジェクト提案は、クライアントにあなたのエンジニアリングチームがそのタスクに最も適格であることを納得させる必要があります。

プロジェクト提案を書くための12の簡単なステップ

プロのヒント: 短く保つ

平均的な注意力の持続時間は8.25秒です。 それは、注意を引きつけて保持するための非常に短いウィンドウです。 しばしば、最高の提案は、あなたの会社のブランドを持つスライドを一、二枚含むだけです。 簡潔にし、必要のない詳細を含めたくなる誘惑を避けてください。

1. プロジェクト提案のアウトラインを書く

調査を終え、プロジェクトに関するすべての情報を持っているときにアウトラインを作成してください。 完璧さを心配することはせず、重要な情報を1ページにまとめることに集中してください。 アウトラインの正確なレイアウトは形式によって異なるかもしれませんが、次の項目を含めるべきです:

• 問題
• 紹介
• 解決策
• あなたのプロセス
• 予算
• 結論

2. 目次を使用する

目次のない提案は、未知の世界に飛び込むようなものです。 目次は、読者をして読む内容に備えさせ、最も重要な情報をすぐに見つけやすくします。

3. 魅力的な紹介を確保する

紹介では、聴衆を引き込むことが重要です。 もしイントロを読んでもらえなければ、彼らにその利点を納得させることはほぼ不可能です。

素晴らしいヒントは、問題に関する統計を用いて始めることです。 状況が非常に深刻な理由を説明する二文目を書きましょう。 提案がどのように機能するかを示すもう一つの統計を提供して、安心感を与えましょう。 次に、提案の残りの部分を使用して、問題にどのように対処するかを示します。

イントロを最大4行に抑えておきましょう。 短い紹介は読みやすく、読者が重要な詳細に集中できるようにします。

4. 取り組むべき問題を述べる

取り組むべき問題の概要を含めます。 調査を行ったら、このセクションを書くための素材が豊富にあるはずです。 数文で説明します:

• 問題は何か？
• 見込み客の会社内部でこれまでに行ったこと、及び外部のソリューションを通じて行ったことは何ですか？
• なぜ見込み客は問題を解決することに関心があるべきですか？

5. 既存のソリューションの現在の状態を説明します

取り組んでいる問題の現在の状態は何ですか？ 既存のソリューションはなぜ機能しないのですか？ 痛みのポイントを説明することで、より大きな全体像を把握し、解決策を評価しやすくします。

6. あなたの解決策の影響を説明します

あなたの解決策の影響を説明する方法はいくつかあります:

• あなたの提案がなぜ効果的であるか？
• どのように問題を解決しますか？
• 解決策の直接ROIは何ですか？
• 収益を生み出すのか、効率が向上するのか？

5Wを思い出してください

ソリューションや機能を説明する方法が分からない場合は、5Wを思い出してください:

• 何
• なぜ
• 誰
• いつ
• どこで

これらの質問に答えることで、あなたは思っている以上に深く掘り下げることができます。

7. 質問を予測する

見込み客はあなたの成果物、ソリューション、プロセスについてどのような質問をするでしょうか？ これらの質問に包括的に答えたことを確認してください。 時には、選択肢に直面した場合、クライアントは全ての障害と目標をクリアする提案を選ぶことがあります。

8. 顧客の推薦を含める

顧客の声から直接聞くこと以上に、あなたが優れた能力を持っている証拠はありません。 推薦はあなたの提案に命を吹き込みます。 それにより、見込み客はあなたが過去に実行した類似の契約に基づき、どのように問題を解決するかを想像できます。

推薦は、クライアントの業界と問題に直接関連していることを確認してください。 推薦には顧客の顔、名前、連絡先情報を含めることで、見込み客が確認するためにフォローアップできるようにします。

9. 予算をレイアウトする

この時点で、見込み客はプロジェクトを実行するのにどれくらいの費用がかかるかを考えています。 コストをステップと成果物に分解し、各ステップに関連したタイムラインを含めます。 

追加費用や予期せぬ事態に対する予備予算を含めたことを確認してください。 クライアントにお金を節約させる社内リソースがある場合は、契約を良くするためにここでそれを記す価値があります。

10. 進捗がどのように監視されるかを示す

進捗を追跡するための構造化された方法がなければ、あなたもクライアントもプロジェクトが計画通りに進んでいるかどうかわかりません。 実際、見込み客が選択肢を評価しているときに、あなたがプロジェクトの最後まで彼らを暗闇に置いておく計画があることに気づくのは警告信号です。

最初の段階で問題をどのように検出しますか？ クライアントとどのように会話をするマイルストーンがありますか？ 報告のための定められたインターバルはありますか？ この保証を提供することは、クライアントとの信頼を築く透明性のサインです。

11. 作業を校正する

提案を見込み客に送信する前に、一晩休ませてください。 新鮮な目で見ると、以前は見なかったエラーがより多く見つかります。 他のチームメンバーに文書を読ませ、文法が正しいか確認するようにします。 適切な文法はコミュニケーションを明確にします。

🚀プロジェクト提案テンプレートで生産性を急上昇させる

プロジェクト提案テンプレートを使用することで得られる利点をいくつか紹介します：

• ‍期待を管理する: リピートクライアントにテンプレート化された提案を送信している場合、彼らは群れの中からあなたの提出物を容易に認識します。 彼らは提案の長さと、最初のページを見ただけで期待する情報が何かを知っています。‍
• プロセスを形式化する：プロジェクト提案テンプレートを使用することで、提案を送信する際に組織内の全員が同じプロセスに従うことが保証されます。‍
• 知識の集中: プロジェクト提案テンプレートを知識管理プラットフォームに保存することで、従業員は過去の文書に簡単にアクセスできます。 これらの文書を勝利する提案のインスピレーションとして利用できます。‍
• 提案を合理化する: プロジェクト提案テンプレートは、時間を節約するのに役立ち、進行中のプロジェクトにもっと集中できるようにします。 テンプレートは、すべてのセグメントがすでに含まれているため、大切な情報が抜けることがないことを保証します。

Guruでプロジェクト提案を管理する

これであなたは最初のプロジェクト提案テンプレートを作成しました。 素晴らしい！ あなたはまだ、テンプレートを管理し、ワークフローと統合するプラットフォームが必要です。 それがGuruの出番です。 あなたはさまざまな提案テンプレートをダウンロードし、それをあなたの組織のニーズに合わせてカスタマイズできます。 また、数千のアプリやAPI統合に接続することで、時間を節約し、Guru内のワークフローを自動化できます。