Process Documentation: How-to with Examples

성장통, 화재 진압, 낭비되는 시간에 스트레스를 받으셨습니까? 잘 문서화되지 않은 프로세스로 확장하는 것은 비효율성이 발생하고 근로자의 80%가 현재 역할에 필요한 기술이 부족하다는 Gartner의 7,000명 조사 결과와 같은 충격적인 결과를 초래합니다.

해결책은 무엇인가요? 프로세스를 문서화하여 시간을 절약하고 단순화하며 생산성을 잃지 않고 확장할 수 있습니다. 프로세스를 문서화하면 새로운 직원이 작업을 더 효율적으로 수행하는 데 필요한 학습 자료와 기술을 제공합니다.

프로세스 문서화를 작성하는 최고의 관행과 개선해야 하는 이유에 대해 알아보겠습니다.

프로세스 문서화란 무엇인가요? 

프로세스 문서화는 품질 기준을 지속적으로 전달하기 위한 단계 및 컨텍스트 목록입니다. 우리와 같은 프로세스 템플릿을 사용하면 문서가 명확해지고 팀의 시간이 절약됩니다.

귀사의 비즈니스는 필요에 따라 무수한 프로세스 문서를 가질 수 있습니다. 생성하는 프로세스 문서 수는 일반적으로 귀하의 조직 규모, 부서 수 및 각 업무에 필요한 프로세스 수에 따라 달라집니다. 

예를 들어, 판매 문서화 프로세스는 마케팅 프로세스와 다릅니다. HR, R&D 및 기타 부서도 마찬가지입니다. 

이들은 종종 기업에서 플레이북, 표준 운영 절차 (SOP) 또는 운영 매뉴얼이라고 부르는 것으로 통합됩니다.

프로세스 문서화를 생성하는 이점은 무엇인가요?

신규 직원 교육

프로세스가 잘 문서화되어 있으면 신입 사원 교육이 더 쉬워집니다. 반복 가능한 프로세스를 사용하여 신규 직원 교육에 시간을 절약합니다. 

분석

귀하의 프로세스를 문서화하면 직원 성과를 추적하는 데 도움이 됩니다. 기존 문서를 사용하여 무엇이 효과가 있고 무엇이 효과가 없는지를 분석할 수 있습니다. 이 통찰력은 조정이 필요한 작업 흐름의 부분을 보여줍니다. 

프로세스 투명성 보장

문서화는 귀사의 투명성을 유지하는 데 도움이 됩니다. 특정 비즈니스 운영 영역에 가까운 직원이 아니라도 부서나 즉각적인 팀의 외부에서 작업이 수행되는 방식을 파악할 수 있습니다. 

새로운 통찰력은 중복 단계나 작업을 제거하는 것과 같은 작업 흐름 개선으로 이어질 수 있습니다. 또한 이는 행동 항목으로 전환될 수 있는 주요 고충 지점을 드러냅니다. 문제 영역에 대한 인지는 때때로 프로세스의 점진적 개선을 이루는 데 필요한 전부입니다.

예상치 못한 상황에 대비하는

신규 직원이 팀에 합류할 때, 이는 대개 공석을 채우기 위한 것이기 때문에 다른 직원은 신규 직원이 완전히 적응할 때까지 더 많은 작업을 수행해야 합니다.

문서화된 프로세스가 없으면 마감일을 놓치고 생산성이 낮아지며 귀하의 손에 고통받는 직원이 있습니다.

프로세스를 문서화하면 직원이 일시적으로 또는 영구적으로 휴가를 가더라도 새로운 직원 교육을 위한 리소스를 항상 확보할 수 있습니다.

내부 커뮤니케이션 개선

단순한 문서 이상의 의미를 갖는 프로세스 문서화는 내부 커뮤니케이션의 형태입니다. 신입 사원이 회사가 운영되는 방식을 배우는 데는 시간이 걸리며, 프로세스 문서를 통해 조직에 대한 이해도가 향상됩니다. 

모두가 조직 내 자신의 역할을 알고 도움을 필요로 할 때 누구에게 말을 걸어야 하는지 알면 생산성이 높아집니다. 

지식 공유 장려

전문 지식과 기술 세트를 보유한 직원이 문서화 없이 떠나는 경우 지식의 격차가 발생합니다. 관리자가 훌륭한 결과를 생성하기 위한 모범 사례를 문서화할 때, 팀의 모든 구성원이 유사한 프로세스를 사용하여 동일한 결과를 재현할 수 있습니다. 

비용 절감 및 운영 모호성 감소

프로세스를 문서화하면 역할과 책임에 대한 모호성을 제거합니다. 문서화는 혼란을 없애고 명확성을 보장합니다. 직원들이 집중력이 명확해지면 답을 찾으려고 검색하는 데 덜 시간을 소비하고, 귀하의 회사에 수익을 올리기 위한 더 많은 시간을 보냅니다.

모든 팀 구성원은 누가 무엇을 하는지 또는 특정 작업이 어떻게 수행되어야 하는지에 대한 경계가 모호할 때 문서를 참조할 수 있습니다.

귀하의 프로세스 문서는 다음을 설명합니다:

• 업무에 할당된 사람
• 프로세스를 완료하기 위해 수행해야 할 특정 작업들
• 작업을 수행하기 위한 단계별 가이드

누가 프로세스 문서화에 관여합니까? 

비즈니스 프로세스 문서화에는 세 가지 당사자가 관련됩니다: 

• 이해관계자 
• 프로젝트 팀 
• 외부 당사자 

이해관계자 

이해관계자는 비즈니스에 깊은 이해관계를 가진 누구나 될 수 있습니다.  특정 부서에 대한 전문성이 있는 이해관계자는 프로세스 문서화에 피드백을 제공해야 합니다. 

프로젝트 팀 

프로젝트 팀은 프로세스 문서화에 대한 책임이 있습니다. 프로젝트 팀의 각 직원은 작업을 수행하면서 자신의 프로세스를 문서화해야 프로세스의 모든 단계를 잘 기록할 수 있습니다. 

하지만 작업하면서 프로세스를 문서화하는 것은 주의가 산만해질 수 있습니다. 좋은 방법은 각 문서에 추가된 불확실한 정보의 검증을 한두 명의 주제 전문가에게 위임하여 해당 정보가 단일 진실의 원천이 되도록 하는 것입니다. 

외부 당사자 

컨설턴트를 고용하여 새로운 관점을 제공하고 비즈니스 관행에 대한 편견 없는 평가를 받을 수 있습니다. 한 걸음 물러서서 명확성을 제공하고 작업 기능을 더 효율적으로 수행할 방법을 찾을 수 있습니다.

이해관계자와 외부 당사자로부터의 권장 사항을 수집하기 위해, 다음은 귀하를 안내할 변경 요청 템플릿입니다.

비즈니스 프로세스 문서화에 무엇을 포함해야 하나요? 

귀하의 프로세스 문서에는 다음 세부정보가 포함되어야 합니다: 

• 정책: 프로세스와 절차를 안내하는 전반적인 원칙입니다.  보통 고위 관리자가 설정합니다. 
• 프로세스: 입력을 출력으로 전환하기 위해 수행해야 할 일련의 활동입니다. 
• 절차: 각 단계가 수행되는 방법에 대한 세부 사항입니다. 

정책은 규칙으로 생각하고, 프로세스는 실행해야 할 모든 단계의 개요로 생각하며, 절차는 각 단계를 위한 세부 설명으로 생각하세요. 

최종 문서는 템플릿, 비디오, 체크리스트, 스크린샷 또는 이러한 것들의 조합으로 작성할 수 있습니다. 

성공적인 프로세스 문서화를 위한 모범 사례  

프로세스 문서화 도구 평가 

최고의 프로세스 문서화 도구의 주요 요구 사항: 

• 팀과 함께 확장할 수 있도록 설계됨
• 또 다른 목적지 추가 대신 작업 흐름을 유지하도록 합니다.
• 내용이 항상 최신인지 확인하기 위한 내장 검증 기능
• 작업하는 곳에 지식을 가져오는 직관적인 브라우저 확장
• 정보를 쉽게 찾을 수 있는 검색 기능이 있습니다.
• 대량 작업
• 슬랙 통합
• 분석 제공
• API
• 귀하의 팀이 좋아하는 도구와 강력한 통합
• 귀하의 시간을 절약할 템플릿입니다. 

프로세스 식별 및 명명 

어떤 프로세스를 먼저 문서화할 건가요? 이 프로세스가 귀하의 조직에 어떤 이점을 줄까요?  예를 들어, 귀하의 팀이 구매 주기를 보다 효율적으로 이끌 수 있도록 도와주는 판매 프로세스를 개발하고 있습니까? 프로세스가 귀하의 조직에 어떤 혜택을 줄까요?  예를 들어, 팀이 구매 주기를 통해 잠재 고객을 보다 효율적으로 인도하기 위해 판매 프로세스를 개발하고 있습니까?

이름을 정하고 프로세스를 간략하게 설명하세요.

프로세스의 범위 정의  프로세스에 포함된 내용과 작업 범위를 넘어서는 것은 무엇인가요?

또한 프로세스를 효과적으로 만들기 위해 필요한 리소스를 고려하세요. 

정보 수집 및 단계 정리 여러 직원이 참여하는 프로세스인 경우, 모든 관련 팀 구성원과 브레인스토밍 세션을 주최하십시오.

작업을 혼자 수행하면, 수행하면서 문서화하세요. 정보 수집 후, 명확한 지침과 함께 단계를 구성합니다.

사전 녹화된 설명 비디오, 다이어그램, 흐름도 및 스크린샷과 같은 시각적 도움을 사용하는 것이 유용합니다.

누가 관련되어 있는지 정의하세요.  각 단계 실행을 책임지는 직원을 설명하세요.

일반적인 프로세스에서의 예외를 기록해 주세요.

프로세스 문서는 굳건하지 않아야 하며, 일부 프로세스는 항상 선형 경로를 따르지 않습니다. 유연성은 좋은 작업 흐름의 중요한 특성 중 하나입니다. 예외가 발생할 위치와 직원이 이를 완화하기 위해 취해야 할 단계는 무엇인지 기록해 두세요.

프로세스의 경계 설명 

프로세스를 유발하는 요소는 무엇인가요? 프로세스의 시작 또는 종료 지점은 어디인가요?  언제 완료됩니까? 기록하세요. 경계 정의는 모호성을 제거하는 데 필요합니다.

제어 점 추가 

제어 점은 위험이 발생할 수 있는 프로세스의 전략적 지점에 추가됩니다. 프로세스를 작성하면서 주의 깊게 모니터링해야 할 가능한 위험한 상황을 기록하세요.  

프로세스 입력 및 출력 식별 

프로세스를 시작하는 데 필요한 자원의 목록을 작성하세요. 또한 프로세스가 완료되었을 때 기대해야 할 출력을 설명하세요. 

템플릿을 사용하여 접근 방식 및 최종 문서 표준화

템플릿은 모든 프로세스 문서의 일관성을 생성하는 데 이롭습니다. 이 또한 팀 구성원들이 어떤 기대를 해야 하는지 알기 때문에 지침을 따르는 것이 더 용이합니다.

관리자가 귀하의 팀이 내부 프로세스를 기록하는 방식을 표준화하는 데 도움이 되는 템플릿입니다. 

시각적으로 만드세요. 

65%의 사람들이 정보는 시각적인 형식으로 더 잘 흡수됩니다.  텍스트와 시각적 요소를 혼합하면 이해하고 기억하기가 더 쉬워집니다.  

검토, 테스트 및 조정

프로세스 문서를 검토하기 위해 의견을 제공한 모든 사람을 모으세요. 귀하의 문서를 팀과 공유하세요. 팀 구성원에게 프로세스를 혼자 시도해 보도록 요청하고 어떻게 작동하는지 확인하세요. 프로세스를 테스트하여 단계를 놓쳤는지 확인하고 문서를 조정해야 하는지 판단하세요. 

배포 

프로세스를 만드는 것은 한 부분이고, 쉽게 접근 가능하게 만드는 것은 또 다른 부분입니다. 귀하의 프로세스 문서를 위키 또는 회사 인트라넷에 저장하여 모두가 쉽게 접근할 수 있도록 합니다.

정기적으로 재검토하여 확인하거나 업데이트 

BPtrends에 따르면, 96%의 기업가 문서화된 프로세스를 가지고 있지만, 4%만이 측정하고 검토합니다.  작업 흐름이 발전함에 따라, 단계를 정기적으로 업데이트하고 공개하는 정보가 정확한지 확인해야 합니다. 

Guru의 검증 엔진을 통해 모든 프로세스가 최신 상태이고 정확하다는 확신을 가질 수 있습니다. 카드를 검증할 주제 전문가를 선택하거나 유사 카드에 기반해 Guru의 AI가 검증자를 제안하도록 할 수 있습니다.

내부적으로 프로세스 문서를 검토하고 업데이트할 간격을 결정한 후, 해당 날짜를 Guru의 검증 간격으로 선택하십시오. 올바른 간격이 확실하지 않은 경우, 기본 90일 또는 최대 12개월의 일정을 선택할 수 있습니다.  함께 협력하는 팀은 카드를 검증되었거나 검증되지 않은 상태로 볼 수 있으므로 혼란이 없을 것입니다. 

프로세스 문서로 팀의 집단 지성을 향상시키세요

지식을 유지하는 유일한 방법은 모든 직원이 자신의 프로세스를 문서화하도록 하는 것입니다. 신입 직원 onboarding에 시간을 절약하고, 보다 효율적으로 업무를 완료할 수 있도록 합니다.

지식 공유 문화를 구축하면 한 사람이 성공할 때 다른 모든 사람이 그 지식을 활용하여 생산성을 증가시키고 회사의 수익을 높일 수 있는 곱셈 효과를 창출할 수 있습니다.