How to Write a Project Brief
Gebruik dit sjabloon om een projectoverzicht te geven aan de belangrijkste spelers.
De projectbrief van jouw team is een enkele plek om alle projectinformatie te huisvesten – alles van de samenvatting tot de belangrijkste metrics die worden gebruikt om project succes te definiëren.
Hoe geef je jouw projectstakeholders alle projectgerelateerde informatie die ze nodig hebben? Ad hoc berichten op Slack en e-mails gaan waarschijnlijk niet voldoende zijn. Geen formele methode voor projectcommunicatie creëert hiaten in de kennis van jouw team, wat tegenslagen tijdens het project betekent. Wat je nodig hebt is een enkele bron van informatie waar stakeholders tijdens het hele project op kunnen terugvallen en waar ze weten dat de informatie betrouwbaar is.
Hier is de projectbrief van jouw team. Het is een enkele plek om alle projectinformatie op te slaan – alles, van de samenvatting tot de belangrijkste metrics die worden gebruikt om project succes te definiëren. Zoals de naam al zegt, probeer het kort en krachtig te houden. Het is een beknopte manier om informatie vast te leggen en op te slaan die essentieel is voor elk project. Blijf lezen om te leren hoe je een projectbrief in jouw volgende project kunt opnemen en krijg het downloadbare sjabloon hieronder.
Wat is een projectbrief?
Een projectbrief is een snel overzicht van jouw project. Het bevat de contextuele kennis die nodig is voor lezers om te begrijpen wat, waarom, wanneer en hoe van het project. Stakeholders, doelen, metrics, tijdslijnen en alles wat met het project te maken heeft, kan in de brief worden vermeld. Zie de brief als een beknopte en verteerbare manier om kernprojectinformatie vast te leggen om deze gemakkelijk te verspreiden binnen jouw team.
De brief is het startpunt voor jouw project. Het geeft stakeholders de basisinformatie en nodigt hen uit om suggesties te doen of vragen te stellen. Een projectbrief kan helpen een project bij het bedrijfsleiderschap te presenteren, omdat het het einddoel van het project weergeeft en hoe het aansluit bij de bredere doelstellingen van de organisatie. Begin jouw project met een brief en je zult merken:
- Een verbetering in projectcommunicatie
- Gestroomlijnd projectmanagement
- Deuren openen voor samenwerking met stakeholders
- Informatie en ondersteunend leiderschap
Een brief is de kern van een project. Zodra deze is gemaakt, kan projectinformatie uitbreiden op basis van gedetailleerde vereisten voor elk onderdeel van het proces. Link naar andere stukken documentatie, voeg video's of graphics toe, of iets anders dat de succes van jouw project zal ondersteunen.
Wat is er inbegrepen in een projectbrief?
De bonus van een projectbrief is dat het je in staat stelt om elke projectgerelateerde informatie aan stakeholders te communiceren die je wilt. Bijvoorbeeld, misschien wil je een vorig project verwijzen via een link naar een casestudy of afsluiten met een lijst van externe bronnen om het begrip van een stakeholder over het project te ondersteunen. Je kunt het allemaal doen. De algemene vuistregel is om het zo scanbaar mogelijk te houden om jouw team niet te overweldigen met informatie voordat het project officieel is begonnen.
Probeer elk gedeelte tot een paar beknopte zinnen te beperken met links naar gerelateerde interne of externe bronnen. Opsommingstekens, graphics en grafieken kunnen helpen blokken tekst te onderbreken voor gemakkelijker lezen. Informatie die je vaak zult vinden in een projectbrief omvat:
- Projectsamenvatting
- Projectintentie
- OKR's en leveringen
- Succesindicatoren
- Projecttijdlijn
- Projectstakeholders en teams
- Projectpubliek
Hoewel er geen voorgeschreven manier is om jouw projectbrief op te maken, wil je ervoor zorgen dat je stakeholders de nodige informatie biedt. Een projectbrief is de start van jouw projectcommunicatie en -beheer. Gebruik het als een springplank en als referentie door het hele project.
Hoe een projectbrief te formatteren
Formatteer je projectbrief op een manier die het meest logisch is voor jouw team. Beginnend met een sjabloon kan het creëren van je brief iets gemakkelijker maken. Hier zijn een paar ideeën voor wat je in je brief kunt opnemen om je op weg te helpen.
1. Projectsamenvatting
Als eerste: een projectsamenvatting. Leg het project in een paar kernzinnen uit die de verwachtingen en reikwijdte van het project raken. De informatie hier moet helpen om de ‘waarom’ van het project te beantwoorden. Is er achtergrondinformatie die kan helpen om het project voor degenen die er net over leren in context te plaatsen? Welk probleem probeert het project aan te pakken? Voeg hier alle links of bronnen toe die nuttig kunnen zijn. Gebruik deze antwoorden om over te gaan naar het volgende gedeelte.
2. Definieer de projectintentie
Zie de intentie van het project als de missieverklaring. Wat is het doel? Welke problemen zal het oplossen? Wat zijn de verwachtingen van het project, zowel op lange als korte termijn? Zullen toekomstige iteraties van het project nodig zijn voor onderhoud? De projectintentie is het einddoel. Samen stellen de projectsamenvatting en de intentie de scène in voordat jouw brief in meer specifieke details duikt.
3. Omvat OKR's en leveringen
Tijdens jouw eerste brainstorm over het project heb je waarschijnlijk belangrijke resultaten en leveringen uitgestippeld. Je kunt hier zo gedetailleerd zijn als je nodig acht. Gebruik dit gedeelte om het project in secties op te splitsen en de verwachte leveringen die bij elk horen. Je kunt projectdoelstellingen en leveringen koppelen om te laten zien hoe elke stap van het proces bijdraagt aan het bereiken van het algemene projectdoel. Je OKR's (doelstellingen en belangrijke resultaten) stellen een kader voor hoe succes gedurende het project zal worden gemeten.
4. Definieer hoe succes zal worden gemeten
Het is belangrijk dat je metrics kiest die het beste het succes van jouw project laten zien. Of het nu gaat om een verhoogde websiteverkeer, het aantal nieuwe klanten, of een verhoogde doorklikratio, jouw metrics moeten vóór het begin van het project worden vastgesteld, zodat je regelmatig kunt controleren tijdens het project. Beslis tijdens de brainstormfase over jouw metrics en vermeld deze in jouw projectbrief. Wanneer stakeholders weten hoe het project zal worden gemeten, kunnen ze beter hun werk afstemmen op het behalen van de projectdoelen.
5. Communiceer de projecttijdlijn
Een van de belangrijkste elementen van jouw project is de tijdlijn. Natuurlijk kun je een project niet starten binnen een onbepaalde tijdlijn. De projecttijdlijn geeft de lengte van elke projectfase aan en wanneer leveringen moeten zijn afgerond. Probeer bij het creëren van jouw projecttijdlijn terug te werken vanaf jouw einddatum. Heb een lijst van alle leveringen, mijlpalen en geschatte tijdsduur van taken bij de hand als referentie terwijl je de tijdlijn maakt. Overweeg jezelf iets meer tijd te geven dan je schat dat je voor elke fase nodig hebt. Op deze manier zullen eventuele mogelijke tegenslagen jouw gehele project niet uit koers brengen.
6. Betrek stakeholders en teams
Wanneer stakeholders weten met wie ze moeten communiceren over elke fase van het project, stroomlijnt dit de productiviteit en verwijdert het constante schakelen. Elke projectstakeholder is de expert in zijn gebied–maak een aantekening van elk van deze mensen in de projectbrief. Als iedereen weet tot wie ze hun vragen kunnen richten of met wie ze zullen samenwerken, bespaart iedereen tijd.
7. Definieer het publiek
Elk project heeft iemand in gedachten die ze proberen te bereiken. Of het nu gaat om een marketingcampagne die is ontworpen om de merkbekendheid te vergroten en potentiële nieuwe klanten aan te trekken, of productupdates die de huidige klantverzoeken zullen vervullen, er is altijd iemand aan de andere kant van het project die zal profiteren van de resultaten. Sluit je projectbrief af door dit publiek te definiëren. Voor wie is het project? Dit zal waarschijnlijk nauw aansluiten bij de intentie van het project.
Wat zijn de verschillen tussen een projectbrief, projectsamenvatting en een executive summary?
Eenvoudig gezegd is jouw projectbrief het overzicht van het project en al zijn bewegende onderdelen. Het is een verkorte versie van alles wat een stakeholder moet weten over het project. Een projectbrief is niet de enige informatiesource die je in een project kunt gebruiken. Na het lezen over wat een projectbrief inhoudt, vraag je je misschien af wat andere stukken projectdocumentatie zijn en hoe ze verschillen. Bekijk projectsamenvattingen en executive summaries.
Projectsamenvatting
In plaats van elk onderdeel van het project in een algemeen overzicht aan te raken zoals een projectbrief doet, richt een projectsamenvatting zich op één aspect: de samenvatting. Het omvat de achtergrond van het project, eventuele problemen waar het mee te maken heeft, waarom het project is opgezet, en wat het wordt verwacht te bereiken. Een projectsamenvatting kan verschillende zinnen bevatten over elke fase van het project en hoe die fasen worden verwacht de algehele projectdoelstelling te beïnvloeden. Het is een diepgaande blik achter de schermen op de waarom en wat van het project.
Executive summary
Hoewel vergelijkbaar in sommige opzichten, verschilt een executive summary van een projectsamenvatting en projectbrief in hoe het projectinformatie overbrengt. Een executive summary wordt meestal geschreven door leiderschap om de belangrijkste zakelijke punten van een project aan te stippen. Het definieert hoe een project past in het grotere geheel van bedrijfsdoelen en -objectieven. De hier vastgelegde informatie is meestal snel en to the point, waardoor het voor alle stakeholders gemakkelijk leesbaar is. Opsommingstekens of korte alinea's komen vaak voor. De executive summary beantwoordt ook de ‘waarom’-vraag, maar doet dit vanuit het perspectief van de leiding.
Waarom is een projectbrief belangrijk in projectbeheer?
Een projectbrief zet de toon voor het project. Hoe het informatie communiceert en een enkel referentiepunt voor die informatie wordt, ondersteunt het algemeen projectbeheer. Stakeholders kunnen minder tijd besteden aan het doorzoeken van oude e-mails, Slack-berichten, of het vragen aan vakspecialisten om hun vragen te beantwoorden. Je zult projecttransparantie vergroten en eventuele barrières door gebrek aan kennis verwijderen.
Een projectbrief betekent dat iedereen die betrokken is weet wat er gebeurt, wanneer het gebeurt, en wie verantwoordelijk is voor elke fase. Het fungeert zowel als een kader voor het project als een communicatiemiddel voor essentiële projectcommunicatie. Het is de achtergrondinformatie die het beheren van een project efficiënt en effectief maakt.
Voorbeeld van projectbrief
Kortom, een projectbrief-sjabloon kan je helpen al jouw projectinformatie op één handige locatie vast te leggen. Maak je eigen kopie van het downloadbare sjabloon hieronder om jouw projectbehoeften en -verwachtingen te documenteren.
Hoe geef je jouw projectstakeholders alle projectgerelateerde informatie die ze nodig hebben? Ad hoc berichten op Slack en e-mails gaan waarschijnlijk niet voldoende zijn. Geen formele methode voor projectcommunicatie creëert hiaten in de kennis van jouw team, wat tegenslagen tijdens het project betekent. Wat je nodig hebt is een enkele bron van informatie waar stakeholders tijdens het hele project op kunnen terugvallen en waar ze weten dat de informatie betrouwbaar is.
Hier is de projectbrief van jouw team. Het is een enkele plek om alle projectinformatie op te slaan – alles, van de samenvatting tot de belangrijkste metrics die worden gebruikt om project succes te definiëren. Zoals de naam al zegt, probeer het kort en krachtig te houden. Het is een beknopte manier om informatie vast te leggen en op te slaan die essentieel is voor elk project. Blijf lezen om te leren hoe je een projectbrief in jouw volgende project kunt opnemen en krijg het downloadbare sjabloon hieronder.
Wat is een projectbrief?
Een projectbrief is een snel overzicht van jouw project. Het bevat de contextuele kennis die nodig is voor lezers om te begrijpen wat, waarom, wanneer en hoe van het project. Stakeholders, doelen, metrics, tijdslijnen en alles wat met het project te maken heeft, kan in de brief worden vermeld. Zie de brief als een beknopte en verteerbare manier om kernprojectinformatie vast te leggen om deze gemakkelijk te verspreiden binnen jouw team.
De brief is het startpunt voor jouw project. Het geeft stakeholders de basisinformatie en nodigt hen uit om suggesties te doen of vragen te stellen. Een projectbrief kan helpen een project bij het bedrijfsleiderschap te presenteren, omdat het het einddoel van het project weergeeft en hoe het aansluit bij de bredere doelstellingen van de organisatie. Begin jouw project met een brief en je zult merken:
- Een verbetering in projectcommunicatie
- Gestroomlijnd projectmanagement
- Deuren openen voor samenwerking met stakeholders
- Informatie en ondersteunend leiderschap
Een brief is de kern van een project. Zodra deze is gemaakt, kan projectinformatie uitbreiden op basis van gedetailleerde vereisten voor elk onderdeel van het proces. Link naar andere stukken documentatie, voeg video's of graphics toe, of iets anders dat de succes van jouw project zal ondersteunen.
Wat is er inbegrepen in een projectbrief?
De bonus van een projectbrief is dat het je in staat stelt om elke projectgerelateerde informatie aan stakeholders te communiceren die je wilt. Bijvoorbeeld, misschien wil je een vorig project verwijzen via een link naar een casestudy of afsluiten met een lijst van externe bronnen om het begrip van een stakeholder over het project te ondersteunen. Je kunt het allemaal doen. De algemene vuistregel is om het zo scanbaar mogelijk te houden om jouw team niet te overweldigen met informatie voordat het project officieel is begonnen.
Probeer elk gedeelte tot een paar beknopte zinnen te beperken met links naar gerelateerde interne of externe bronnen. Opsommingstekens, graphics en grafieken kunnen helpen blokken tekst te onderbreken voor gemakkelijker lezen. Informatie die je vaak zult vinden in een projectbrief omvat:
- Projectsamenvatting
- Projectintentie
- OKR's en leveringen
- Succesindicatoren
- Projecttijdlijn
- Projectstakeholders en teams
- Projectpubliek
Hoewel er geen voorgeschreven manier is om jouw projectbrief op te maken, wil je ervoor zorgen dat je stakeholders de nodige informatie biedt. Een projectbrief is de start van jouw projectcommunicatie en -beheer. Gebruik het als een springplank en als referentie door het hele project.
Hoe een projectbrief te formatteren
Formatteer je projectbrief op een manier die het meest logisch is voor jouw team. Beginnend met een sjabloon kan het creëren van je brief iets gemakkelijker maken. Hier zijn een paar ideeën voor wat je in je brief kunt opnemen om je op weg te helpen.
1. Projectsamenvatting
Als eerste: een projectsamenvatting. Leg het project in een paar kernzinnen uit die de verwachtingen en reikwijdte van het project raken. De informatie hier moet helpen om de ‘waarom’ van het project te beantwoorden. Is er achtergrondinformatie die kan helpen om het project voor degenen die er net over leren in context te plaatsen? Welk probleem probeert het project aan te pakken? Voeg hier alle links of bronnen toe die nuttig kunnen zijn. Gebruik deze antwoorden om over te gaan naar het volgende gedeelte.
2. Definieer de projectintentie
Zie de intentie van het project als de missieverklaring. Wat is het doel? Welke problemen zal het oplossen? Wat zijn de verwachtingen van het project, zowel op lange als korte termijn? Zullen toekomstige iteraties van het project nodig zijn voor onderhoud? De projectintentie is het einddoel. Samen stellen de projectsamenvatting en de intentie de scène in voordat jouw brief in meer specifieke details duikt.
3. Omvat OKR's en leveringen
Tijdens jouw eerste brainstorm over het project heb je waarschijnlijk belangrijke resultaten en leveringen uitgestippeld. Je kunt hier zo gedetailleerd zijn als je nodig acht. Gebruik dit gedeelte om het project in secties op te splitsen en de verwachte leveringen die bij elk horen. Je kunt projectdoelstellingen en leveringen koppelen om te laten zien hoe elke stap van het proces bijdraagt aan het bereiken van het algemene projectdoel. Je OKR's (doelstellingen en belangrijke resultaten) stellen een kader voor hoe succes gedurende het project zal worden gemeten.
4. Definieer hoe succes zal worden gemeten
Het is belangrijk dat je metrics kiest die het beste het succes van jouw project laten zien. Of het nu gaat om een verhoogde websiteverkeer, het aantal nieuwe klanten, of een verhoogde doorklikratio, jouw metrics moeten vóór het begin van het project worden vastgesteld, zodat je regelmatig kunt controleren tijdens het project. Beslis tijdens de brainstormfase over jouw metrics en vermeld deze in jouw projectbrief. Wanneer stakeholders weten hoe het project zal worden gemeten, kunnen ze beter hun werk afstemmen op het behalen van de projectdoelen.
5. Communiceer de projecttijdlijn
Een van de belangrijkste elementen van jouw project is de tijdlijn. Natuurlijk kun je een project niet starten binnen een onbepaalde tijdlijn. De projecttijdlijn geeft de lengte van elke projectfase aan en wanneer leveringen moeten zijn afgerond. Probeer bij het creëren van jouw projecttijdlijn terug te werken vanaf jouw einddatum. Heb een lijst van alle leveringen, mijlpalen en geschatte tijdsduur van taken bij de hand als referentie terwijl je de tijdlijn maakt. Overweeg jezelf iets meer tijd te geven dan je schat dat je voor elke fase nodig hebt. Op deze manier zullen eventuele mogelijke tegenslagen jouw gehele project niet uit koers brengen.
6. Betrek stakeholders en teams
Wanneer stakeholders weten met wie ze moeten communiceren over elke fase van het project, stroomlijnt dit de productiviteit en verwijdert het constante schakelen. Elke projectstakeholder is de expert in zijn gebied–maak een aantekening van elk van deze mensen in de projectbrief. Als iedereen weet tot wie ze hun vragen kunnen richten of met wie ze zullen samenwerken, bespaart iedereen tijd.
7. Definieer het publiek
Elk project heeft iemand in gedachten die ze proberen te bereiken. Of het nu gaat om een marketingcampagne die is ontworpen om de merkbekendheid te vergroten en potentiële nieuwe klanten aan te trekken, of productupdates die de huidige klantverzoeken zullen vervullen, er is altijd iemand aan de andere kant van het project die zal profiteren van de resultaten. Sluit je projectbrief af door dit publiek te definiëren. Voor wie is het project? Dit zal waarschijnlijk nauw aansluiten bij de intentie van het project.
Wat zijn de verschillen tussen een projectbrief, projectsamenvatting en een executive summary?
Eenvoudig gezegd is jouw projectbrief het overzicht van het project en al zijn bewegende onderdelen. Het is een verkorte versie van alles wat een stakeholder moet weten over het project. Een projectbrief is niet de enige informatiesource die je in een project kunt gebruiken. Na het lezen over wat een projectbrief inhoudt, vraag je je misschien af wat andere stukken projectdocumentatie zijn en hoe ze verschillen. Bekijk projectsamenvattingen en executive summaries.
Projectsamenvatting
In plaats van elk onderdeel van het project in een algemeen overzicht aan te raken zoals een projectbrief doet, richt een projectsamenvatting zich op één aspect: de samenvatting. Het omvat de achtergrond van het project, eventuele problemen waar het mee te maken heeft, waarom het project is opgezet, en wat het wordt verwacht te bereiken. Een projectsamenvatting kan verschillende zinnen bevatten over elke fase van het project en hoe die fasen worden verwacht de algehele projectdoelstelling te beïnvloeden. Het is een diepgaande blik achter de schermen op de waarom en wat van het project.
Executive summary
Hoewel vergelijkbaar in sommige opzichten, verschilt een executive summary van een projectsamenvatting en projectbrief in hoe het projectinformatie overbrengt. Een executive summary wordt meestal geschreven door leiderschap om de belangrijkste zakelijke punten van een project aan te stippen. Het definieert hoe een project past in het grotere geheel van bedrijfsdoelen en -objectieven. De hier vastgelegde informatie is meestal snel en to the point, waardoor het voor alle stakeholders gemakkelijk leesbaar is. Opsommingstekens of korte alinea's komen vaak voor. De executive summary beantwoordt ook de ‘waarom’-vraag, maar doet dit vanuit het perspectief van de leiding.
Waarom is een projectbrief belangrijk in projectbeheer?
Een projectbrief zet de toon voor het project. Hoe het informatie communiceert en een enkel referentiepunt voor die informatie wordt, ondersteunt het algemeen projectbeheer. Stakeholders kunnen minder tijd besteden aan het doorzoeken van oude e-mails, Slack-berichten, of het vragen aan vakspecialisten om hun vragen te beantwoorden. Je zult projecttransparantie vergroten en eventuele barrières door gebrek aan kennis verwijderen.
Een projectbrief betekent dat iedereen die betrokken is weet wat er gebeurt, wanneer het gebeurt, en wie verantwoordelijk is voor elke fase. Het fungeert zowel als een kader voor het project als een communicatiemiddel voor essentiële projectcommunicatie. Het is de achtergrondinformatie die het beheren van een project efficiënt en effectief maakt.
Voorbeeld van projectbrief
Kortom, een projectbrief-sjabloon kan je helpen al jouw projectinformatie op één handige locatie vast te leggen. Maak je eigen kopie van het downloadbare sjabloon hieronder om jouw projectbehoeften en -verwachtingen te documenteren.
.webp)
.webp)
