7 Essential Project Documents [+ Templates]
Gebruik deze sjablonen voor projectdocumenten om belangrijke projectinformatie op te slaan en te delen.
Bij elk succesvol project komt een overvloed aan documenten kijken. Ze bevatten alle projectverwachtingen, doelstellingen en middelen. Als je een vraag over het project hebt, kijk dan in de documenten. Als ze volledig zijn ingevuld, zou je antwoord daar moeten staan.
Projectdocumenten moeten duidelijk en beknopt zijn. Bij Guru beginnen we al onze projectdocumentatie vanuit deze sjablonen. Ze versnellen de voorbereidende fase van een project, zodat we sneller aan het werk kunnen aan het project zelf. We raden aan deze 7 sjablonen voor je projectdocumenten te verkennen.
Waarom zijn projectdocumenten belangrijk?
Ze zijn een enkele waarheid
De meeste projecten hebben veel bewegende onderdelen en betrokken belanghebbenden. Dit kan het moeilijk maken om belangrijke informatie bij te houden en te leveren. Je kunt projectdocumenten gebruiken als een enkele locatie waar alle belangrijke projectdocumentatie kan worden opgeslagen. Geen verspilde tijd meer zoeken naar antwoorden.
Ze kunnen gemakkelijk worden bijgewerkt met de meest recente informatie
Wanneer je jouw projectdocumenten hebt verklaard als de enige bestemming voor alle projectinformatie, kun je erop vertrouwen dat ze updates aan belanghebbenden geven. Pro-tip: overweeg Guru te gebruiken om meldingen in te stellen op regelmatige tijdstippen om de projectdocumenten te herzien en ervoor te zorgen dat alle informatie up-to-date is.
Ze schetsen de projectdoelstellingen
Leg de basis voor succes door de doelstellingen en behoeften van het project duidelijk te schetsen. Wanneer belanghebbenden hier beginnen, krijgen ze een volledig begrip van de reikwijdte van het project en begrijpen ze waar hun taken zich binnen de gehele projectlevenscyclus bevinden.
Ze verklaren wie verantwoordelijk is voor elke taak
Wanneer ze hand in hand samenwerken met jouw projectmanagementplan, maken jouw projectdocumenten aantekeningen van wie verantwoordelijk is voor wat en wanneer in het proces deze taken moeten plaatsvinden. Ontwikkel een duidelijke scheiding tussen taken om te begrijpen hoe de verantwoordelijkheden van elk individu in het grotere geheel passen.
7 essentiële projectdocumenten
1. Projectbrief
Beschouw de projectbrief als het overzicht van het project. Het moet een beschrijving van het project bevatten, wat het hoopt te bereiken, wie erbij betrokken is en hoe succes zal worden gemeten. Je kunt hier zo specifiek zijn als nodig is voor jouw project. Het is een geweldige plek om je weg te vinden, ideeën te brainstormen en het project te omkaderen.
2. Communicatie met belanghebbenden
Om in lijn te blijven met het zijn van een enkele bron van betrouwbare informatie, probeer een projecttemplate te gebruiken die verantwoordelijkheden van belanghebbenden en communicatie omvat. Laat informatie niet verloren gaan in Slack of e-mail.
3. Kostenbeheersplan
Het budget is een belangrijke factor om rekening mee te houden bij de ontwikkeling van jouw project. Probeer, indien mogelijk, enige ruimte voor aanpassingen te reserveren, want er zullen waarschijnlijk factoren optreden die je niet had voorzien.
4. Prestatiemetrics
In plaats van dit sjabloon alleen aan het einde van het project te gebruiken, overweeg om het te prestatiemetrics bij te houden gedurende de levenscyclus van het project. Dit zal helpen te bepalen of je op koers ligt om je doelen te bereiken of dat er aanpassingen nodig zijn.
5. Projectupdate
Om belanghebbenden en het bedrijf leiderschap geïnformeerd te houden, overweeg een sjabloon voor projectupdates te gebruiken om informatie te delen. Het sjabloon bevat secties waar regelmatige updates kunnen worden toegevoegd. Vergeet niet regelmatig in te checken met statusupdates om belanghebbenden geïnformeerd te houden.
Hier is hoe PetDesk teams op de hoogte houdt van projectupdates:
6. Wijzigingsbeheer
Als alle projecten altijd perfect volgens plan verliepen, zouden ze te eenvoudig zijn. Er zijn altijd plaatsen waar je aanpassingen moet maken en fouten moet oplossen. Je kunt rekening houden met deze wijzigingen in een wijzigingsmanagementplan. Dit sjabloon kan worden gebruikt om te detailleren hoe het project zal verlopen als veranderingen noodzakelijk zijn.
7. Projectmiddelen
Beschouw dit sjabloon als de een-stop voor alle informatie gerelateerd aan het project. Dit sjabloon kan al dan niet noodzakelijk zijn, afhankelijk van de reikwijdte van het project. Gebruik het als een referentiebibliotheek met links naar noodzakelijke informatie en houd het beschikbaar voor alle belanghebbenden. Ze bevatten alle projectverwachtingen, doelstellingen en middelen. Als je een vraag over het project hebt, kijk dan in de documenten. Als ze volledig zijn ingevuld, zou je antwoord daar moeten staan.
Bij elk succesvol project komt een overvloed aan documenten kijken. Ze bevatten alle projectverwachtingen, doelstellingen en middelen. Als je een vraag over het project hebt, kijk dan in de documenten. Als ze volledig zijn ingevuld, zou je antwoord daar moeten staan.
Projectdocumenten moeten duidelijk en beknopt zijn. Bij Guru beginnen we al onze projectdocumentatie vanuit deze sjablonen. Ze versnellen de voorbereidende fase van een project, zodat we sneller aan het werk kunnen aan het project zelf. We raden aan deze 7 sjablonen voor je projectdocumenten te verkennen.
Waarom zijn projectdocumenten belangrijk?
Ze zijn een enkele waarheid
De meeste projecten hebben veel bewegende onderdelen en betrokken belanghebbenden. Dit kan het moeilijk maken om belangrijke informatie bij te houden en te leveren. Je kunt projectdocumenten gebruiken als een enkele locatie waar alle belangrijke projectdocumentatie kan worden opgeslagen. Geen verspilde tijd meer zoeken naar antwoorden.
Ze kunnen gemakkelijk worden bijgewerkt met de meest recente informatie
Wanneer je jouw projectdocumenten hebt verklaard als de enige bestemming voor alle projectinformatie, kun je erop vertrouwen dat ze updates aan belanghebbenden geven. Pro-tip: overweeg Guru te gebruiken om meldingen in te stellen op regelmatige tijdstippen om de projectdocumenten te herzien en ervoor te zorgen dat alle informatie up-to-date is.
Ze schetsen de projectdoelstellingen
Leg de basis voor succes door de doelstellingen en behoeften van het project duidelijk te schetsen. Wanneer belanghebbenden hier beginnen, krijgen ze een volledig begrip van de reikwijdte van het project en begrijpen ze waar hun taken zich binnen de gehele projectlevenscyclus bevinden.
Ze verklaren wie verantwoordelijk is voor elke taak
Wanneer ze hand in hand samenwerken met jouw projectmanagementplan, maken jouw projectdocumenten aantekeningen van wie verantwoordelijk is voor wat en wanneer in het proces deze taken moeten plaatsvinden. Ontwikkel een duidelijke scheiding tussen taken om te begrijpen hoe de verantwoordelijkheden van elk individu in het grotere geheel passen.
7 essentiële projectdocumenten
1. Projectbrief
Beschouw de projectbrief als het overzicht van het project. Het moet een beschrijving van het project bevatten, wat het hoopt te bereiken, wie erbij betrokken is en hoe succes zal worden gemeten. Je kunt hier zo specifiek zijn als nodig is voor jouw project. Het is een geweldige plek om je weg te vinden, ideeën te brainstormen en het project te omkaderen.
2. Communicatie met belanghebbenden
Om in lijn te blijven met het zijn van een enkele bron van betrouwbare informatie, probeer een projecttemplate te gebruiken die verantwoordelijkheden van belanghebbenden en communicatie omvat. Laat informatie niet verloren gaan in Slack of e-mail.
3. Kostenbeheersplan
Het budget is een belangrijke factor om rekening mee te houden bij de ontwikkeling van jouw project. Probeer, indien mogelijk, enige ruimte voor aanpassingen te reserveren, want er zullen waarschijnlijk factoren optreden die je niet had voorzien.
4. Prestatiemetrics
In plaats van dit sjabloon alleen aan het einde van het project te gebruiken, overweeg om het te prestatiemetrics bij te houden gedurende de levenscyclus van het project. Dit zal helpen te bepalen of je op koers ligt om je doelen te bereiken of dat er aanpassingen nodig zijn.
5. Projectupdate
Om belanghebbenden en het bedrijf leiderschap geïnformeerd te houden, overweeg een sjabloon voor projectupdates te gebruiken om informatie te delen. Het sjabloon bevat secties waar regelmatige updates kunnen worden toegevoegd. Vergeet niet regelmatig in te checken met statusupdates om belanghebbenden geïnformeerd te houden.
Hier is hoe PetDesk teams op de hoogte houdt van projectupdates:
6. Wijzigingsbeheer
Als alle projecten altijd perfect volgens plan verliepen, zouden ze te eenvoudig zijn. Er zijn altijd plaatsen waar je aanpassingen moet maken en fouten moet oplossen. Je kunt rekening houden met deze wijzigingen in een wijzigingsmanagementplan. Dit sjabloon kan worden gebruikt om te detailleren hoe het project zal verlopen als veranderingen noodzakelijk zijn.
7. Projectmiddelen
Beschouw dit sjabloon als de een-stop voor alle informatie gerelateerd aan het project. Dit sjabloon kan al dan niet noodzakelijk zijn, afhankelijk van de reikwijdte van het project. Gebruik het als een referentiebibliotheek met links naar noodzakelijke informatie en houd het beschikbaar voor alle belanghebbenden. Ze bevatten alle projectverwachtingen, doelstellingen en middelen. Als je een vraag over het project hebt, kijk dan in de documenten. Als ze volledig zijn ingevuld, zou je antwoord daar moeten staan.
.webp)
.webp)
