Project Proposals: Free Templates & Simple Steps

Een projectvoorstel is je eerste handdruk met een potentiële klant. Het draagt het gewicht van het maken van een blijvende indruk en laat de lezer zien dat jij de beste keuze voor de klus bent.

Voor verkoopteams leiden geweldige projectvoorstellen tot een overvloed aan nieuwe zaken. En voor interne medewerkers is het de geheime saus om het management in beweging te krijgen voor jouw ideeën.

Weten hoe je een overtuigend projectvoorstel schrijft en een set van sjablonen hebt waar je naar kunt verwijzen, plaatst jouw indiening boven de rest.

In deze gids zullen we de voordelen uitleggen van het gebruik van een projectvoorstel, wat er in het voorstel moet worden opgenomen en hoe je een projectvoorstel schrijft dat actie genereert.

Wat is een projectvoorstel?

Een projectvoorstel is het eerste document dat wordt gebruikt om een extern of intern project te definiëren. Het is een gedetailleerd document dat de klant gebruikt om te bepalen of ze wel of niet met jouw organisatie willen samenwerken. Daarom moet het van hoge kwaliteit zijn, goed geschreven en gemakkelijk te begrijpen. 

Waarom is een projectvoorstel belangrijk?

Uitblinken tussen concurrerende aanbieders

Projectvoorstellen helpen jouw bedrijf op te vallen in een zee van concurrenten. Een goed geschreven projectvoorstel stelt je in staat om jouw unieke waardepropositie te tonen. 

Biedt jouw bedrijf betere processen, resultaten of prijzen? Je kunt deze voordelen tonen met een projectvoorstel.

Maak een geweldige eerste indruk

Een projectvoorstel is meestal jouw eerste formele interactie met een potentiële klant. Het onderzoek dat je doet naar hun achtergrond, behoeften en doelen verbetert het voorstel en maakt het persoonlijker en memorabeler. Bovendien leidt een goede eerste indruk tot meer discussies met de mogelijkheid van langdurig werk.

Zeker betere projecten en investeerders

Bij het maken van een ongevraagd voorstel kan een projectvoorstelsjabloon je helpen om een overtuigende presentatie af te leveren die de lezer onder indruk maakt. Als je deel uitmaakt van het team dat verantwoordelijk is voor het veiligstellen van financiering, laten projectvoorstellen potentiële investeerders en klanten de voordelen zien van het samenwerken met jouw organisatie.

Toon duidelijk de doelstellingen en verwachte uitkomsten om scope creep te voorkomen

Scope creep is de ongewenste uitbreiding van de projectomvang. Het kan leveringen omvatten die geen deel uitmaakten van de originele overeenkomst of resultaten die niet eerder zijn besproken. 

Projectvoorstellen helpen scope creep te voorkomen door duidelijk gedefinieerde doelstellingen en verwachte uitkomsten die de klant voorafgaand aan de projectstart al heeft goedgekeurd.

Behoud beheersbare tijdschema's

Voor het indienen van het voorstel is het een goed idee om belanghebbenden binnen jouw organisatie bij betrokken te laten zijn die aan soortgelijke projecten hebben gewerkt. 

Zij kunnen je helpen bepalen of de tijdslijn voor elke levering haalbaar is of niet. Je moet ook met de klant samenwerken om ervoor te zorgen dat je op dezelfde lijn zit wat betreft tijdschema's en check-ins voor het project.

Verbeter planning

Een projectvoorstel verbetert de planning. Het document wordt gebruikt om het budget, de processen, deadlines en leveringen voor het contract af te ronden. Met de juiste planning kun je middelen alloceren en de impact van het project op het bedrijf van de klant voorspellen.

Efficiënt revisieproces

Onredelijke revisies kosten geld, tijd en moeite. Revisietijdlijnen in het voorstel en contract opnemen houdt je op schema. Het stroomlijnt ook de communicatie tijdens het project.

Wat zijn de types van projectvoorstellen?

Formeel aangevraagd

Formeel aangevraagde projectvoorstellen worden geschreven als reactie op een aanvraag voor voorstel (RFP). Het is gemakkelijk te schrijven omdat de klant projectdetails zoals deadlines, tijdschema's en leveringen in de RFP verstrekt. 

Informeel aangevraagd

Informeel aangevraagde voorstellen zijn vergelijkbaar met formeel aangevraagde projectvoorstellen. Het grote verschil is dat de behoeften van de klant niet zijn vastgelegd in een document, wat het moeilijker maakt om te schrijven. Je zult meer onderzoek moeten doen om projectcriteria zoals doelen, processen en leveringen te definiëren.

Ongevraagd

Denk aan ongevraagde projectvoorstellen als een koude bel. De prospect vroeg er niet om, maar als het goed wordt gedaan, biedt het veel waarde. Het is het moeilijkste type voorstel om te schrijven omdat je geen startdetails hebt. Je moet zoveel mogelijk informatie verzamelen om je voorstel overtuigend te maken.

Vervolg

Vervolgprojectvoorstellen zijn herinneringen en updates voor lopende projecten. Je bent niet aan het pitchen van jouw oplossing. In plaats daarvan herinner je de klant aan de voortgang van een project, veranderingen aan het project die meer financiering vereisen, en toestemming om door te gaan.

Verlenging

Een verlengingsvoorstel wordt geschreven om de klant te overtuigen om jouw diensten te behouden in plaats van het project te beëindigen. Het doel is om de waarde van voortdurende diensten en het rendement op investering te tonen.

Supplementair

Gebruik een aanvullend projectvoorstel wanneer je meer middelen nodig hebt dan oorspronkelijk voor het project begroot. Het doel is om de extra middelen te rechtvaardigen en schattingen te tonen van wat het project zal kosten.

Wat moet er in een projectvoorstel worden opgenomen?

Projectachtergrond

Het meest overtuigende element van het projectvoorstel is de projectachtergrond. Dit is de stage om het pijnpunt van de klant te versterken terwijl je uitlegt hoe jouw bedrijf een meetbaar verschil kan maken.

Jouw projectachtergrond moet uitleggen waarom het project in de eerste plaats is gemaakt. Je kunt de projectachtergrond opsplitsen in een paar onderscheidbare secties:

• Zakelijke uitdagingen en obstakels
• Zakelijke zwaktes of beperkingen
• Projectsterkte en kansen

De projectachtergrond moet eindigen met een korte verklaring over hoe het voltooide project een verschil zal maken voor jouw klant.

Verklaring van behoefte of vereisten

De verklaring van behoefte of verklaring van vereisten behandelt het 'waarom' van jouw project. Denk aan deze sectie als de inleiding van een boek. Houd het kort, zoet en to the point.

Hier zijn een paar vragen om te helpen bij het opstellen van een verklaring van behoefte en vereiste:

• Wat heeft mijn klant nodig en waarom?
• Wie profiteert van de uitkomst van het project?
• Waarom gebeurt het project nu? 
• Wat maakte het noodzakelijk? 
• Hoe is mijn oplossing uniek? 
• Wat kan ik beter doen dan mijn concurrenten?

Projectdoelstellingen

De projectdoelstellingen beschrijven de meetbare uitkomsten van het project. De resultaten kunnen leveringen of uitkomsten zijn. Leveringen zijn tastbare items die je aan de klant zult leveren. Resultaten zijn statistieken om deze leveringen te meten.

Een goed geschreven projectdoelstelling is bewijs dat je de doelen van het project volledig begrijpt. Het fungeert ook als een startpunt voor projectplanning. Elke doelstelling zal een mijlpaal worden die jouw team moet aanpakken voordat ze naar de volgende fase van het project gaan.

Projectmethodologie en resultaten

Net als de labs die je in de les wetenschap hebt geschreven, bespreekt de projectmethodologie het proces en de technieken die zullen worden gebruikt om de doelstellingen te bereiken.

Als je bijvoorbeeld hardware voor een klant wilt bouwen, zou jouw eerste methode het uitvoeren van gebruikersonderzoek zijn om het publiek en het probleem te begrijpen dat het zal oplossen. De uitkomst zou de voltooide hardware zijn. 

Jouw methoden en resultaten moeten formeel worden geschreven. Volgens TeamStage haalt ongeveer 73% van de organisaties die formeel projectmanagement gebruiken altijd of vaak hun doelen. Een doordachte projectmethodologie, gebaseerd op bewezen technieken, verhoogt aanzienlijk je waarschijnlijkheid om de doelen van jouw project te behalen.

Hier zijn enkele strategieën voor het schrijven van de sectie projectmethodologie:

• Leg uit waarom jouw methoden werken 
• Delegeer verantwoordelijkheden en wijs teamleden toe aan elke levering
• Neem belangrijke deadlines op

Omvang van het project

De scope van jouw project moet de specifieke details van jouw project bespreken. Het is meestal het langste gedeelte van het projectvoorstel. Deze sectie stelt verwachtingen voor klanten in en omvat SMART-doelen die specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden zijn.

Voeg deze secties toe aan de scope van jouw project:

• Elk proces dat ingaat op de leveringen
• Hoe je het succes van elke levering zult meten
• Wat het project niet zal dekken

Budget

Geen projectvoorstel is compleet zonder een budgetsectie. Net als andere secties van jouw voorstel, moet het budget heel specifiek zijn en alle uitgaven dekken.

Gebruik tabellen om cijfers gemakkelijker te begrijpen. Schrijf een verhaal om uit te leggen waar elk stuk in de leveringen en uitkomsten past. 

Presenteer de lezer een noodbudget in geval van onvoorziene gebeurtenissen. Bijvoorbeeld, je kunt een paragraaf schrijven over waarom je over-gebudgetteerd hebt voor bepaalde leveringen.

Bij voorkeur moet het projectbudget worden geschreven door de projectmanager. Maar je moet de accountant van het bedrijf betrekken, die waarschijnlijk meer verstand van cijfers heeft. Zij kunnen ook helpen om ervoor te zorgen dat jouw budget in lijn is met de rest van het projectvoorstel.

Een paar tips om je te begeleiden bij het maken van een projectbudget zijn:

• Begin met het opstellen van jouw budget en laat het evolueren met jouw voorstel, in plaats van het tot het laatst te laten liggen
• Zorg ervoor dat de cijfers kloppen en dat je de juiste marktprijzen hebt voor alle vermelde items
• Zorg ervoor dat jouw budget een formaat volgt dat gemakkelijk te begrijpen is
• Controleer de rekenkundige meerdere keren

Projecttijdlijn

Jouw projecttijdlijn geeft duidelijk aan hoe lang het zal duren om elk element van het project te voltooien. Je moet deadlines voor het voltooien van leveringen en projectfases in deze sectie opnemen.

Tijdschema's moeten de namen van teamleden gekoppeld aan individuele opdrachten hebben. Bijvoorbeeld, als jouw UX-ontwerper verantwoordelijk zal zijn voor het onderzoeks- en ontwerpelement van jouw project, vermeld dan de naam van de ontwerper, het tijdschema en de verwachte due date. 

Rapportage

De rapportage sectie legt uit:

• Hoe de klant projectupdates ontvangt (e-mail, Slack, SMS of in-app rapportage)
• Hoe vaak zal uw bedrijf rapporten versturen? Zult u een klantendashboard bouwen?
• Wie is het contactpersoon dat reguliere rapporten of updates zal ontvangen?
• Hoeveel vergaderingen kan de klant verwachten gedurende het project? Als er extra vergaderingen beschikbaar zijn, zullen ze dan tegen een extra vergoeding worden gefactureerd?
• Wanneer, waar en hoe zullen de vergaderingen plaatsvinden?

Verwachte risico's en problemen

Risico's bij het project in overweging nemen speelt een grote rol bij succesvolle uitvoering. Zijn er onvoorziene problemen waarvan u denkt dat ze tijdens het project kunnen optreden? Neem eventuele problemen op die zich voor kunnen doen voor, tijdens of na de voltooiing van het project.  Deze sectie zal u niet alleen eerlijk houden, maar kan u ook helpen om projectvalkuilen te navigeren.

Terwijl u deze sectie samenstelt, zorg ervoor dat u uw projecttijdlijn bekijkt. Bijvoorbeeld, u zou een buffer van 1,5 of 2 keer de geschatte projectduur kunnen creëren, zodat u ruimte heeft om eventueel verrassingen op te vangen zonder de deadline te missen. Dit kan ongelukkige klanten, verwoestende recensies, hoofdpijn en nachten zonder slaap voorkomen. 

Criteria voor succes

Criteria voor succes legt uit hoe u het succes van het project zult meten. Neem metrics, uitkomsten en afleveringen op die aanwezig moeten zijn voor succes.

PMI vermeldt de volgende criteria voor het meten van succes:

• Metrics en statistieken
• Kwaliteit van afleveringen
• Toekomstig potentieel
• Tevredenheid van belanghebbenden
• Bedrijfsprestaties

Projectroadmap

De projectroadmap is een breed overzicht dat alle belangrijke elementen van een project beschrijft. Het is het laatste gedeelte van uw projectvoorstel en moet als een samenvatting worden geschreven.

Het is gemakkelijker te begrijpen als u een visueel hulpmiddel zoals een diagram of tijdlijn gebruikt. Benadruk belangrijke data en hun verwachte resultaten, evenals eventuele afleveringen.

U wilt misschien ook een samenvatting van opnemen:

• Doelstellingen
• Mijlpalen
• Hulpbronnen
• Begrotingskosten
• Projectfasen

Voorbeelden van projectvoorstellen

Sjabloon voor eenvoudig projectvoorstel

Een sjabloon voor een eenvoudig projectvoorstel is geschreven in een georganiseerde lay-out die gemakkelijk te gebruiken en te begrijpen is. Dit sjabloon is ideaal voor meerdere projecttypes van interne projecten tot schoolprojecten.

Sjabloon voor het verzamelen van vereisten

De sjabloon voor het verzamelen van vereisten is een sterke basis voor elk project. Het fungeert als een brug van informatie tussen de klant en de projectmanager. De klant communiceert duidelijk wat hij van het project nodig heeft en u zorgt ervoor dat hun doelen worden meegenomen in het verzamelen van vereisten.

Sjabloon voor projectmanagementvoorstel

Een sjabloon voor projectmanagementvoorstel moet voldoende informatie bieden om de klant of sponsor te helpen een beslissing te nemen. Als vuistregel moet u beginnen met het schrijven van een overtuigende executieve samenvatting, aangezien dat de eerste ontmoeting is die de klant met het document heeft. Als de executieve samenvatting boeiend is, is de kans groter dat ze de rest van het voorstel blijven lezen.

Secties die in uw sjabloon voor projectmanagementvoorstel moeten worden opgenomen, zijn:

• Titelpagina
• Executieve samenvatting
• Projectdetails en doelen
• Afleveringen
• Scope van het project
• Budget en middelen
• Mijlpalen en tijdslijnen

Sjabloon voor verkoopvoorstel

Uw verkoopvoorstel zou de klant moeten helpen zich een toekomst voor te stellen waarin uw product een dringend probleem voor hen heeft opgelost. Veel verkoopteams lopen in de val om hun verkoopvoorstel te vaag, generiek of lang te maken.

Een verkoopvoorstel moet de klant overtuigen dat u hun behoeften begrijpt en de beste oplossing heeft. Het moet hen ook inspireren om actie te ondernemen.

Een paar dingen die u in uw verkoopvoorstel moet opnemen zijn:

• Bedrijfsachtergrond
• Uitdagingen die uw product zal oplossen
• Het budget
• Besluitvormers en belanghebbenden
• Uw unieke waarde
• Getuigenissen die ROI met eerdere klanten tonen

Sjabloon voor zakelijk projectvoorstel

Een zakelijk voorstel overbrugt de kloof tussen u en uw klanten. Het schetst uw waardepropositie op een manier die een organisatie overtuigt om zaken met u te doen. 

Net als bij een verkoopvoorstel moet u uw “waarom” uitleggen met een executieve samenvatting die duidelijk de voordelen van uw diensten of product laat zien en hoe het een probleem kan oplossen.

Secties die in een zakelijk voorstel moeten worden opgenomen zijn:

• Inhoudsopgave
• Titelpagina
• Executieve samenvatting
• Probleemstelling
• Oplossing
• Tijdslijn
• Kwalificaties
• Prijsopties
• Algemene voorwaarden

Sjabloon voor softwareprojectvoorstel

Een softwarevoorstel is een marketingdocument waarin u uw software aan een organisatie pitcht. Het doel van het voorstel is om uw software aan een potentiële klant voor te stellen en de waarde van uw product te laten zien. 

Het voorstel moet beschrijven hoe u een handmatig proces zult automatiseren en tijd zult besparen. De ROI van het gebruik van uw software moet duidelijk zichtbaar zijn in het verkoopvoorstel.

Sjabloon voor voorstel voor engineeringprojecten

De meeste engineeringprojectvoorstellen worden gedaan als reactie op een verzoek om voorstel. Het doel is om te laten zien dat u het probleem vermeld in de RFP begrijpt en dat u de beste optie bent. 

Uw engineeringprojectvoorstel moet ook de klant overtuigen dat uw engineeringteam het meest gekwalificeerd is voor de taak.

12 eenvoudige stappen om een projectvoorstel te schrijven

Pro tip: Houd het kort

De gemiddelde aandachtspanne is 8.25 seconden. Dat is een zeer brief moment om aandacht te trekken en vast te houden. Vaak zijn de beste voorstellen gewoon een dia of twee in een presentatie met de branding van uw bedrijf. Wees beknopt en vermijd de verleiding om onnodige details op te nemen.

1. Schrijf een outline voor uw projectvoorstel

Creëer een outline wanneer u het onderzoek heeft gedaan en alle informatie over het project heeft. Maak u geen zorgen over perfectie, concentreer u op het krijgen van de belangrijke informatie op één pagina. Hoewel de exacte lay-out van de outline kan verschillen op basis van het formaat, moet u het volgende opnemen:

• Het probleem
• Een inleiding
• De oplossing
• Uw proces
• Budget
• Conclusie

2. Gebruik een inhoudsopgave

Een voorstel zonder inhoudsopgave is als duiken in het onbekende. De inhoudsopgave bereidt uw publiek voor op wat ze gaan lezen en maakt het gemakkelijker om de belangrijkste informatie snel te vinden.

3. Zorg ervoor dat uw inleiding boeiend is

De inleiding is waar u uw publiek haakt. Het is bijna onmogelijk om hen te overtuigen van de voordelen als ze niet verder dan de intro lezen.

Een geweldige tip is om te openen met een statistiek over het probleem. Schrijf een tweede zin die uitlegt waarom de situatie zo ernstig is. Bied verlichting met een andere statistiek die toont dat uw oplossing werkt. Gebruik de rest van het voorstel om te laten zien hoe u het probleem gaat aanpakken.

Houd uw intro tot maximaal vier regels. Kortere inleidingen zijn gemakkelijker te lezen en stellen de lezer in staat zich te concentreren op de belangrijke details.

4. Geef het probleem aan dat moet worden aangepakt

Neem een samenvatting op van het probleem dat u aanpakt. Als u het onderzoek heeft gedaan, heeft u voldoende materiaal om uit te putten bij het schrijven van deze sectie. Leg in een paar zinnen uit:

• Wat is het probleem?
• Wat is er tot nu toe gedaan, zowel intern met het bedrijf van de prospect als via externe oplossingen?
• Waarom zou de prospect zich moeten interesseren in het oplossen van het probleem?

5. Leg de huidige staat van bestaande oplossingen uit

Wat is de huidige staat van het probleem dat u aanpakt? Waarom werken bestaande oplossingen niet? Het beschrijven van de pijnpunten maakt het gemakkelijk om het grotere geheel te zien en de oplossing te waarderen.

6. Leg de impact van uw oplossing uit

Hier zijn een paar manieren om de impact van uw oplossing uit te leggen:

• Wat maakt uw voorstel effectief?
• Hoe gaat u het probleem oplossen?
• Wat is de directe ROI van de oplossing?
• Zal het omzet genereren of leiden tot verhoogde efficiëntie?

Vergeet de 5Ws niet

Als u twijfelt over hoe u een oplossing of functie moet uitleggen, vergeet dan de 5Ws niet:

• Wat
• Waarom
• Wie
• Wanneer
• Waar

Je kunt dieper graven dan je ooit voor mogelijk had gehouden door deze vragen te beantwoorden.

7. Anticipeer op vragen

Welke vragen zou een potentiële klant stellen over jouw leveringen, oplossingen en processen? Zorg ervoor dat je deze vragen volledig hebt beantwoord. Soms, wanneer je voor een keuze staat, kan de klant de aanbieding kiezen die alle obstakels en doelen wegneemt.

8. Neem klantgetuigenissen op

Er is geen beter bewijs dat jij de capaciteiten hebt dan het te horen uit de mond van je klant. Getuigenissen geven leven aan jouw voorstel. Het stelt de prospect in staat om zich voor te stellen hoe jij hun probleem oplost op basis van een soortgelijk contract dat je in het verleden hebt uitgevoerd.

Zorg ervoor dat de getuigenis direct verband houdt met de branche en het probleem van de klant. Neem het gezicht, de naam en de contactgegevens van de klant op in de getuigenis zodat je prospect kan opvolgen om te verifiëren of ze dat willen.

9. Licht het budget toe

Op dit moment is de prospect aan boord en vraagt hij zich af hoeveel het zal kosten om het project uit te voeren. Verdeel de kosten in stappen en leveringen met een bijbehorend tijdschema voor elk. 

Zorg ervoor dat je een contingentiebudget hebt opgenomen voor extra's en onvoorziene omstandigheden. Als je interne middelen hebt die de klant geld besparen, is het de moeite waard om dit hier op te merken om de deal aantrekkelijker te maken.

10. Laat zien hoe de voortgang zal worden gemonitord

Zonder een gestructureerde manier om de voortgang te volgen, weten jij en de klant niet of het project op koers ligt. Het is zelfs een teken van een probleem wanneer de potentiële klant opties afweegt en zich realiseert dat je van plan bent om ze tot het einde van het project in het ongewisse te laten.

Hoe detecteer je problemen in een vroeg stadium? Wat zullen de mijlpalen zijn waarbij je bij de klant incheckt? Zijn er vooraf bepaalde intervallen voor rapportage? Deze garantie geven is een teken van transparantie die vertrouwen opbouwt bij de klant.

11. Controleer je werk

Voordat je je projectvoorstel naar de prospect verzendt, laat het een nacht rusten. Een frisse blik zal meer fouten ontdekken die je eerder niet zag. Laat iemand anders in je team het document nalezen en zorg ervoor dat het grammaticaal correct is. Goede grammatica maakt communicatie duidelijker.

🚀Verhoog de productiviteit met een projectvoorstel-sjabloon

Hier zijn een paar manieren waarop je voordeel hebt van het gebruik van projectvoorstel-sjablonen:

• ‍Beheer verwachtingen: Als je sjablonen verzendt naar terugkerende klanten, zullen ze jouw indiening gemakkelijk herkennen in de massa. Ze zullen weten hoe lang het voorstel is en welke informatie ze kunnen verwachten gewoon door naar de eerste pagina te kijken.‍
• Formaliseer processen: Het gebruik van een projectvoorstel-sjabloon zorgt ervoor dat iedereen binnen jouw organisatie hetzelfde proces volgt bij het indienen van voorstellen.‍
• Centraliseer kennis: Het opslaan van je projectvoorstel-sjablonen in een kennisbeheersplatform zoals Guru maakt het gemakkelijk voor medewerkers om toegang te krijgen tot eerdere documenten. Ze kunnen deze documenten gebruiken als inspiratie voor het creëren van een winnend voorstel.‍
• Stroomlijn voorstellen: Projectvoorstel-sjablonen helpen je tijd te besparen zodat je je meer kunt concentreren op het project zelf. Sjablonen zorgen er ook voor dat je nooit belangrijke informatie mist, aangezien alle segmenten al in het sjabloon zijn opgenomen.

Beheer je projectvoorstellen met Guru

Nu heb je je eerste projectvoorstel-sjabloon gemaakt. Dat is geweldig! Je hebt nog een platform nodig om je sjablonen te beheren en deze te integreren in je workflow. Daar komt Guru om de hoek kijken. Je kunt een reeks voorstel-sjablonen downloaden en ze aanpassen aan de behoeften van jouw organisatie. Je kunt ook verbinding maken met duizenden apps of API-integratie om tijd te besparen en je workflow binnen Guru te automatiseren.