12+ Action Plan Templates, Example & How To

Plan działania to kręgosłup Twojego projektu. Utrzymuje projekt w pionie, a każdy kręg to zadanie lub krok do odhaczenia, gdy pracujesz nad osiągnięciem celów projektu. To jedno miejsce, w którym możesz źródłem główną listę zadań dla łatwej referencji dla siebie i swojego zespołu. 

W każdym projekcie, dużym czy małym, ważne jest, aby utrzymać swoją wiedzę uporządkowaną w jednym wiarygodnym miejscu, do którego interesariusze mają łatwy dostęp. Ułatwia to znalezienie informacji, zmniejsza powtarzające się pytania do ekspertów w zespole i oszczędza czas całego zespołu, nie zmuszając ich do przeszukiwania stosu e-maili w poszukiwaniu aktualizacji projektu. 

Najlepszym sposobem na rozpoczęcie planu działania jest szablon, a my mamy dokładnie to, czego potrzebujesz. Oto przykłady szablonów planu działania, które zainspirują Twoją przyszłą organizację projektu.

Czym jest plan działania?

Szablon planu działania to zwięzły sposób przedstawienia zadań i kroków niezbędnych do osiągnięcia sukcesu w projekcie. To lista "do zrobienia" dla Twojego projektu. Właściwie budujesz główną listę zadań lub kroków wymaganych do osiągnięcia celów projektu w określonym terminie. Te zadania można podzielić na podzadania dla jeszcze większej precyzji. Możesz przedstawić ten dokument podczas rozpoczęcia projektu, aby zapewnić interesariuszom ogólny przegląd projektu, by mieli jasne oczekiwania co do tego, co nadchodzi i czego się od nich oczekuje.

Jaki jest cel planu działania?

Plan działania wspiera ogólną organizację i komunikację projektu. Możesz podejść do tworzenia planu działania jak do spisu treści swojego projektu. Spis treści przedstawia rozdziały książki – pomyśl o każdym zadaniu projektu lub fazie jako o rozdziale. Różni się od harmonogramu projektu lub streszczenia, ponieważ przedstawia projekt na podstawie zadań do wykonania, a nie dat czy wskaźników. Chociaż terminy i kamienie milowe mogą być odniesione w Twoim planie działania, nie kierują nim. Posiadając solidny plan na początku projektu, pomożesz, aby całość przebiegła sprawnie. Oto korzyści płynące z posiadania planu działania:

• Zapewnia jasny i zwięzły kierunek projektu dla interesariuszy, pokazując dokładnie, co musi się stać i kiedy, aby osiągnąć określone cele projektu.
• Prowadzenie rejestru celów projektu w miejscu dostępnym ułatwia skupienie się na ostatecznym celu i utrzymanie motywacji.
• Używaj planu działania, aby śledzić postępy w projekcie i upewnić się, że robisz wszystko, co możliwe, aby osiągnąć swoje docelowe cele.
• Posiadając główną listę zadań projektowych, można łatwiej ustalić priorytety, co należy zrobić najpierw, a co można "lekko uruchomić" i wrócić do tego później.
• Cały Twój zespół pozostaje odpowiedzialny za swoje obowiązki. 

Jakie są 5 kroków planu działania?

Jest pięć kroków, o których warto pamiętać podczas rozpoczynania budowy planu działania. Jeśli jesteś na etapie planowania projektu, prawdopodobnie masz cel lub założenie dotyczące tego, co Twój projekt ma osiągnąć. Teraz przekształć te cele w zadania, które można wykonać i zmierzyć. 

Po sfinalizowaniu listy zadań musisz ustalić terminy realizacji celów. Staraj się, aby każdy termin miał trochę marginesu, jeśli to możliwe. Ten czas uwzględnia wszelkie przeszkody lub opóźnienia, jakie mogą wystąpić, a przy tym utrzymuje projekt na właściwej drodze. Na końcu swojego planu działania zapewnij interesariuszom zestaw zasobów, aby dopełnić ich zrozumienie projektu. 

Każdy projekt jest inny, ale kierując się tymi prostymi krokami, szybko stworzysz solidny plan działania. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu poszczególnemu krokowi. 

Jak napisać plan działania?

Rozumiemy, że rozpoczęcie czegokolwiek z pustej strony jest onieśmielające. Dlatego decydujemy się rozpocząć nasze plany działania od szablonu. Zawierają sekcje, które mogą być potrzebne w Twoim planie działania, z możliwością pełnej personalizacji. 

1. Ustaw cele SMART

Prawdopodobnie słyszałeś o "celach SMART" w trakcie swojej kariery zawodowej. "SMART" oznacza Konkretne, Mierzalne, Osiągalne, Istotne i Oparte na czasie – to konkretne cele, które można łatwo mierzyć i oceniać pod kątem sukcesu. Rozpoczęcie projektu z niejasnymi lub luźnymi celami może prowadzić do późniejszych nieporozumień. Jasna komunikacja projektu zapewnia, że wszyscy są na tej samej stronie i podnosi morale zespołu. 

2. Zidentyfikuj zadania i działania

Teraz, gdy masz już zaakceptowane cele SMART, zanurkujmy w zadania potrzebne do realizacji każdego celu. Tutaj praktyczne jest zaczęcie od celu końcowego i pracy wstecz. Wiesz, co chcesz osiągnąć. Następnie zapytaj siebie, co musi się stać, aby tam dotrzeć. Weź pod uwagę swój zespół i jego specjalność – twórz i przypisuj zadania w oparciu o ich umiejętności. Gdy masz już pomysł na to, jakie zadania należy wykonać, stwórz główną listę do udostępnienia swojemu zespołowi. 

3. Ustal harmonogram i kamienie milowe

Mając na ręku listę zadań, dokładnie wiesz, co jest potrzebne do zakończenia projektu. Trzeci krok to przypisanie terminu do każdego z tych zadań. Być może już masz szablon harmonogramu projektu w trakcie pracy. Jeśli tak, teraz jest dobry czas, aby włączyć już wykonaną pracę. Rozkładaj każde zadanie w oparciu o to, jak długo może zająć jego zakończenie, a najlepiej dodaj kilka dodatkowych dni jako rezerwę na wszelki wypadek. Upewnij się, że sprawdzasz terminy, które ustalasz, aby upewnić się, że te zadania pasują do możliwości każdego z interesariuszy. 

4. Zidentyfikuj i wykorzystaj zasoby

Szablon planu działania to dobre miejsce na zasoby projektu. Mogą to być dołączone dokumenty, linki do materiałów zewnętrznych lub elementy wizualne wspierające i informujące Twój zespół. Ogólna zasada: unikaj dostarczania zespołowi zbyt dużo informacji na raz. Rozpocznij od przeglądu projektu, a następnie pozwól im przejść do sekcji najbardziej istotnych dla ich pracy. Nie ma potrzeby zmuszania interesariuszy do przysłonięcia ich informacjami przed rozpoczęciem projektu. Dostarcz swojemu zespołowi wiedzę, której potrzebują, aby doskonale poradzić sobie z zadaniami. 

5. Oceń, ewaluuj i popraw

Jak będziesz oceniać i oceniać projekt w miarę postępów? Regularne spotkania z zespołem oraz status projektu mogą pomóc Ci dokonywać drobnych korekt w trakcie projektu, aby wszystko przebiegało sprawnie. Okresowe małe zmiany mogą mieć ogromny wpływ na długoterminowy cykl życia projektu. Określ metryki, których będziesz używać do oceny postępów projektu na różnych kamieniach milowych, a następnie pozwól sobie na wprowadzenie zmian w projekcie w zależności od ustaleń. 

Przykłady planów działania dla programu Word i Excela

W zależności od trybu pracy Twojego zespołu, istnieje szablon planu działania, który najlepiej będzie dla Ciebie. Rozpoczęcie od szablonu zaoszczędzi Twój czas i energię, unikając potrzeby projektowania układu pustego dokumentu. Gdy masz już szablon planu działania, możesz go zachować również na przyszłe projekty. Udostępnij go swojemu zespołowi lub całej organizacji, aby pomóc wszystkim zaoszczędzić czas. 

Rozpocznij projekt z naszymi 12+ darmowymi szablonami planu działania

Istnieje wiele szablonów planu działania do wyboru. Zanim sfinalizujesz, jak chcesz zaprezentować informacje o projekcie, spójrz na te przykłady i darmowe szablony planu działania. Każdy z nich jest w pełni konfigurowalny. Po prostu zrób kopię oryginalnego dokumentu szablonu, a następnie zacznij edytować. Możesz eksportować szablon jako prezentację PowerPoint, PDF, arkusz kalkulacyjny Excel, Google Slide i inne – cokolwiek najlepiej wspiera twoje potrzeby projektowe. 

‍