7 Essential Project Documents [+ Templates]

Każdemu udanemu projektowi towarzyszy duża liczba dokumentów. Zawierają wszystkie oczekiwania, cele i zasoby projektu. Jeśli masz pytanie dotyczące projektu, zajrzyj do dokumentów. Jeśli zostały one wypełnione w całości, odpowiadające informacje powinny się tam znajdować. 

Dokumenty projektowe powinny być jasne i zwięzłe. W Guru zaczynamy wszystkie nasze dokumentacje projektowe od tych szablonów. Przyspieszają one fazę przygotowawczą projektu, dzięki czemu możemy szybciej przystąpić do pracy nad projektem. Zalecamy zapoznanie się z tymi 7 szablonami dla dokumentów projektowych.

Dlaczego dokumenty projektowe są ważne?

Są jedynym źródłem prawdy

Większość projektów ma wiele poruszających się elementów i zainteresowanych stron. Może to utrudniać śledzenie i dostarczanie ważnych informacji. Możesz użyć dokumentów projektowych jako jednego miejsca, w którym mogą się znajdować wszystkie ważne dokumenty projektowe. Koniec z marnowaniem czasu na szukanie odpowiedzi.

Można je łatwo zaktualizować o najnowsze informacje

Gdy ogłosisz dokumenty projektowe jako jedyne miejsce docelowe dla wszystkich informacji projektowych, możesz polegać na nich, aby dostarczały aktualizacje zainteresowanym stronom. Wskazówka: rozważ użycie Guru do ustawienia powiadomień w regularnych odstępach czasowych, aby przeglądać dokumenty projektowe i upewnić się, że wszystkie informacje są aktualne.

Określają cele projektu

Ustal kierunek do sukcesu, jasno określając cele i potrzeby projektu. Kiedy zainteresowane strony zaczynają tutaj, mają pełne pojęcie o zakresie projektu i rozumieją, gdzie mieszczą się ich zadania w całym cyklu życia projektu.

Określają, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie

Kiedy współpracują ściśle z Twoim planem zarządzania projektem, dokumenty projektowe podają, kto za co odpowiada i kiedy te zadania muszą być realizowane w procesie. Rozwijaj jasne rozróżnienie między zadaniami, aby zrozumieć, jak odpowiedzialności każdego człowieka wpływają na większą całość.

7 niezbędnych dokumentów projektowych

1. Krótki opis projektu

Rozważ krótki opis projektu jako całościowy widok projektu. Powinien on zawierać opis projektu, co ma na celu osiągnąć, kto jest zaangażowany oraz jak zostanie zmierzony sukces. Możesz być tak szczegółowy, jak potrzeba w przypadku swojego projektu. To świetne miejsce, aby zacząć uzyskiwać orientację, burzę mózgów i nakreślać projekt.

2. Komunikacja z interesariuszami

Aby dostosować się do bycia jedynym źródłem wiarygodnych informacji, spróbuj wykorzystać szablon projektu, który zawiera odpowiedzialności interesariuszy i komunikację. Nie pozwól, aby informacje zgubiły się w Slacku lub e-mailu.
‍

3. Plan zarządzania kosztami

Budżet to ogromny czynnik do rozważenia przy opracowywaniu projektu. Jeśli to możliwe, spróbuj pozostawić trochę miejsca na korekty, ponieważ prawdopodobnie pojawią się czynniki, których nie przewidziałeś.

4. Metryki wydajności

Zamiast odnosić się do tego szablonu tylko na końcu projektu, rozważ jego wykorzystanie do śledzenia metryk wydajności przez cały cykl życia projektu. To pomoże ocenić, czy jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów lub czy potrzebne są korekty.

5. Aktualizacja projektu

Aby informować zainteresowane strony i kierownictwo firmy, rozważ użycie szablonu aktualizacji projektu, aby dzielić się informacjami. Szablon ma sekcje, w których można dodawać regularne aktualizacje. Pamiętaj, aby regularnie sprawdzać aktualizacje statusu, aby informować zainteresowane strony.

Oto jak PetDesk informuje zespoły o aktualizacjach projektu:

6. Zarządzanie zmianą

Gdyby wszystkie projekty zawsze przebiegały zgodnie z planem, byłyby zbyt łatwe. Zawsze są miejsca, gdzie musisz dokonać korekt i rozwiązać problemy. Możesz uwzględnić te poprawki w planie zarządzania zmianą. Ten szablon może być używany do dokładnego przedstawienia, jak projekt będzie przebiegał, jeśli zmiany będą konieczne.

7. Zasoby projektu

Rozważ ten szablon jako jedyne miejsce na wszystkie informacje związane z projektem. Ten szablon może, ale nie musi być konieczny w zależności od zakresu projektu. Używaj go jako biblioteki odniesienia z linkami do niezbędnych informacji i miej go dostępnym dla wszystkich zainteresowanych stron. Zawierają wszystkie oczekiwania, cele i zasoby projektu. Jeśli masz pytanie dotyczące projektu, zajrzyj do dokumentów. Jeśli zostały one wypełnione w całości, odpowiadające informacje powinny się tam znajdować.