

Użyj tych szablonów propozycji projektów i prezentacji, aby poprawić sposób, w jaki twoja następna propozycja zostanie odebrana i pomóc zapewnić sukces projektu.
Zwycięska propozycja projektowa zapewnia poparcie, wyjaśnia Twoją ofertę wartości i ustawia Cię na sukces.
Propozycja projektu to twoje pierwsze przywitanie z potencjalnym klientem. Niesie ze sobą ciężar pozostawienia niezatartego wrażenia i pokazania czytelnikowi, że jesteś najlepszym kandydatem do pracy.
Dla zespołów sprzedażowych, świetne propozycje projektów prowadzą do natłoku nowych biznesów. A dla pracowników wewnętrznych to sekret sukcesu, który sprawia, że zarząd podejmuje działania wobec twoich pomysłów.
Wiedza, jak napisać przekonującą propozycję projektu i posiadanie zestawu szablonów, na które możesz się odwołać, stawia twoje zgłoszenie ponad innymi.
W tym przewodniku wyjaśnimy korzyści płynące z korzystania z propozycji projektu, co należy uwzględnić w propozycji i jak napisać propozycję projektu, która skłoni do działania.
Propozycja projektu to pierwszy dokument używany do zdefiniowania projektu zewnętrznego lub wewnętrznego. Jest to szczegółowy dokument, z którego klient korzysta, aby określić, czy chce współpracować z twoją organizacją. Dlatego musi być wysokiej jakości, dobrze napisany i łatwy do zrozumienia.
Propozycje projektów pomagają twojej firmie wyróżnić się w morzu konkurentów. Dobrze napisana propozycja projektu pozwala ci zaprezentować swoją unikalną propozycję wartości.
Czy twoja firma oferuje lepsze procesy, wyniki lub ceny? Możesz pokazać te korzyści w propozycji projektu.
Propozycja projektu to zazwyczaj twoja pierwsza formalna interakcja z potencjalnym klientem. Badania, które przeprowadzasz na temat ich tła, potrzeb i celów poprawiają propozycję i czynią ją bardziej spersonalizowaną i niezatarte. Dobre pierwsze wrażenie prowadzi również do większej liczby rozmów i możliwości długoterminowej współpracy.
Tworząc niezamówioną propozycję, szablon propozycji projektu pomoże ci dostarczyć przekonującą prezentację, która zrobi wrażenie na czytelniku. Jeśli jesteś w zespole odpowiedzialnym za zdobycie funduszy, propozycje projektów pokazują potencjalnym inwestorom i klientom korzyści wynikające ze współpracy z twoją organizacją.
Creep zakresu to nieuzasadniona ekspansja zakresu projektu. Może obejmować dostawy, które nie były częścią pierwotnej umowy lub wyniki, które nie były wcześniej omawiane.
Propozycje projektów pomagają zapobiegać creepingu zakresu poprzez jasno zdefiniowane cele i oczekiwane wyniki, na które klient już zgodził się przed rozpoczęciem projektu.
Przed złożeniem propozycji warto zaangażować interesariuszy w swojej organizacji, którzy pracowali nad podobnymi projektami.
Mogą pomóc ci ustalić, czy harmonogram dla każdego dostarczanego elementu jest osiągalny czy nie. Będziesz także musiał współpracować z klientem, aby upewnić się, że jesteś na tej samej stronie, jeśli chodzi o harmonogramy i kontrolne spotkania w projekcie.
Propozycja projektu poprawia planowanie. Dokument używany jest do sfinalizowania budżetu, procesów, terminów i dostarczanych materiałów w umowie. Przy odpowiednim planowaniu możesz przydzielić zasoby i przewidzieć wpływ projektu na biznes klienta.
Nierozsądne poprawki kosztują pieniądze, czas i wysiłek. Dodanie terminów przeglądu w propozycji i umowie pozwala ci być na właściwej drodze. Przyspiesza to również komunikację w trakcie projektu.
Formalnie zamówione propozycje projektów są pisane w odpowiedzi na zapytanie o propozycję (RFP). Łatwo jest je napisać, ponieważ klient podaje szczegóły projektu, takie jak terminy, harmonogramy i dostarczalne materiały w RFP.
Nieformalnie zamówione propozycje są podobne do formalnie zamówionych propozycji projektów. Główna różnica polega na tym, że potrzeby klienta nie są przedstawione w dokumencie, co utrudnia sporządzenie projektu. Będziesz musiał przeprowadzić więcej badań, aby określić kryteria projektu, takie jak cele, procesy i dostarczalne materiały.
Pomyśl o niezamówionych propozycjach projektów jak o zimnym połączeniu. Perspektywa ich nie prosiła, ale jeśli jest właściwie zrealizowana, dostarcza wiele wartości. To najtrudniejszy rodzaj propozycji do napisania, ponieważ nie masz początkujących szczegółów. Musisz zgromadzić jak najwięcej informacji, aby uczynić swoją propozycję przekonującą.
Kontynuacyjne propozycje projektów są przypomnieniami i aktualizacjami dla trwających projektów. Nie prezentujesz tu swojego rozwiązania. Raczej przypominasz klientowi o postępach projektu, zmianach w projekcie, które wymagają dodatkowego finansowania, oraz prośbę o kontynuację.
Propozycja odnowienia jest pisana w celu przekonania klienta do zachowania twoich usług zamiast zakończenia projektu. Celem jest pokazanie wartości bieżących usług i zwrotu z inwestycji.
Użyj dodatkowej propozycji projektu, gdy potrzebujesz więcej zasobów niż początkowo zaplanowano w budżecie projektu. Celem jest uzasadnienie dodatkowych zasobów i pokazanie oszacowań, ile projekt będzie kosztować.

Najbardziej przekonującym elementem propozycji projektu jest tło projektu. To etap, aby wzmocnić punkt bólu klienta, jednocześnie wyjaśniając, jak twoja firma może wprowadzić mierzalną różnicę.
Twoje tło projektu powinno wyjaśnić, dlaczego projekt został stworzony w pierwszej kolejności. Możesz podzielić tło projektu na kilka rozróżnialnych sekcji:
Tło projektu powinno kończyć się krótkim stwierdzeniem na temat tego, jak zakończony projekt wprowadzi różnicę dla twojego klienta.
Zgłoszenie potrzeby lub zgłoszenie wymagań odnosi się do 'po co' twojego projektu. Pomyśl o tej sekcji jak o wprowadzeniu do książki. Zrób to krótko, zwięźle i na temat.
Oto kilka pytań, które pomogą stworzyć zgłoszenie potrzeby i wymagań:
Cele projektu opisują mierzalne wyniki projektu. Wyniki mogą być dostarczanym lub rezultatem. Dostarczane są namacalne rzeczy, które przekażesz klientowi. Wyniki są metrykami do pomiaru tych dostarczanych.
Dobrze napisana cel projektu to dowód na to, że całkowicie rozumiesz cele projektu. Działa również jako punkt wyjściowy do planowania projektu. Każdy cel stanie się kamieniem milowym, który twój zespół musi osiągnąć przed przejściem do następnej fazy projektu.
Podobnie jak laboratoria, które pisałeś na zajęciach z nauki, metodologia projektu omawia proces i techniki, które będą używane do osiągnięcia celów.
Na przykład, jeśli planujesz zbudowanie sprzętu dla klienta, twoją pierwszą metodą byłoby przeprowadzenie badań użytkowników, aby zrozumieć odbiorców i problemy, które będzie rozwiązywać. Wynikiem byłby ukończony sprzęt.
Twoje metody i wyniki powinny być zapisane w formalny sposób. Według TeamStage, około 73% organizacji, które używają formalnego zarządzania projektami, zawsze lub często osiągają swoje cele. Tworzenie przemyślanej metodologii projektu opartej na sprawdzonych technikach znacznie zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia celów projektu.
Oto kilka strategii pisania sekcji metodologii projektu:
Twój zakres projektu powinien omawiać konkretne szczegóły twojego projektu. Zazwyczaj jest to najdłuższa część propozycji projektu. Sekcja ta ustala oczekiwania dla klientów i obejmuje cele SMART, które są konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i terminowe.
Dodaj te sekcje do zakresu projektu:
Żadna propozycja projektu nie jest kompletna bez sekcji budżetowej. Podobnie jak inne sekcje twojej propozycji, budżet powinien być bardzo konkretny i obejmować wszystkie wydatki.
Użyj tabel, aby liczby były łatwiejsze do przetworzenia. Napisz narrację, aby wyjaśnić, gdzie każdy element pasuje do dostarczanych materiałów i wyników.
Przedstaw czytelnikowi budżet awaryjny na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń. Na przykład możesz napisać akapit o tym, dlaczego przeszacowałeś budżet dla pewnych dostarczanych.
Idealnie, budżet projektu powinien być napisany przez kierownika projektu. Jednak powinieneś zaangażować księgowego firmy, który prawdopodobnie ma lepszą głowę do liczb. Mogą również pomóc upewnić się, że twój budżet jest zharmonizowany z resztą propozycji projektu.
Kilka wskazówek, które mogą pomóc ci w tworzeniu budżetu projektu, obejmują:
Twój harmonogram projektu jasno określa, ile czasu zajmie ukończenie każdego elementu projektu. Powinieneś wymienić terminy ukończenia dostarczanych materiałów i faz projektu w tej sekcji.
Harmonogramy powinny mieć przymocowane nazwy członków zespołu do indywidualnych zadań. Na przykład, jeśli twój projektant UX będzie odpowiedzialny za badania i projektowanie części twojego projektu, wymień nazwisko projektanta, harmonogram i przewidywaną datę zakończenia.
Sekcja raportowania wyjaśnia:
Uwzględnienie ryzyk projektu odgrywa dużą rolę w pomyślnej realizacji projektu. Czy są jakieś nieprzewidziane problemy, które mogą się pojawić podczas projektu? Zapisz wszelkie problemy, które mogą wystąpić przed, w trakcie lub po zakończeniu projektu. Ta sekcja nie tylko zapewni Ci uczciwość, ale także pomoże w nawigacji przez pułapki projektu.
Tworząc tę sekcję, upewnij się, że przeglądasz swój harmonogram projektu. Na przykład możesz stworzyć zapas 1,5 lub 2 razy oszacowanego czasu trwania projektu, aby mieć przestrzeń na wszelkie niespodzianki bez przekraczania terminu. Może to zapobiec niezadowolonym klientom, katastrofalnym recenzjom, bólom głowy i nieprzespanym nocom.
Kryteria sukcesu wyjaśniają, jak zmierzysz sukces projektu. Uwzględnij metryki, rezultaty i dostarczane elementy, które powinny być obecne, aby sukces miał miejsce.
PMI wymienia następujące kryteria pomiaru sukcesu:
Mapa projektu to ogólny przegląd, który opisuje wszystkie ważne elementy projektu. Jest to ostatnia część Twojej propozycji projektu i powinna być napisana jak podsumowanie.
Łatwiej to zrozumieć, jeśli użyjesz wizualizacji, takiej jak wykres lub harmonogram. Podkreśl kluczowe daty i ich oczekiwane wyniki, a także wszelkie dostarczane elementy.
Możesz również chcieć uwzględnić podsumowanie:
Prosty szablon propozycji projektu jest napisany w zorganizowanym układzie, który jest łatwy w użyciu i zrozumieniu. Ten szablon jest idealny dla różnych typów projektów, od projektów wewnętrznych po projekty szkolne.
Szablon zbierania wymagań jest solidną podstawą dla każdego projektu. Służy jako most informacji pomiędzy klientem a menedżerem projektu. Klient jasno komunikuje, czego wymaga od projektu, a Ty upewniasz się, że ich cele są uwzględnione w procesie zbierania wymagań.
Szablon propozycji zarządzania projektem powinien dostarczać wystarczająco dużo informacji, aby pomóc klientowi lub sponsorowi podjąć decyzję. Zasadniczo zaczynaj od napisania interesującego podsumowania wykonawczego, ponieważ to pierwsze spotkanie klienta z dokumentem. Jeśli podsumowanie wykonawcze jest angażujące, będą bardziej skłonni do kontynuowania czytania reszty propozycji.
Sekcje, które należy uwzględnić w szablonie propozycji zarządzania projektem, to:
Twoja propozycja sprzedaży powinna pomóc klientowi wyobrazić sobie przyszłość, w której twój produkt rozwiązał dla niego istotny problem. Wiele zespołów sprzedażowych wpada w pułapkę zbyt ogólnych, niestandardowych lub długaśnych propozycji sprzedaży.
Propozycja sprzedaży powinna przekonać klienta, że rozumiesz jego potrzeby i masz najlepsze rozwiązanie. Powinna również zainspirować go do działania.
Kilka rzeczy, które należy uwzględnić w swojej propozycji sprzedaży, to:
Propozycja biznesowa wypełnia lukę pomiędzy Tobą a Twoimi klientami. Określa Twoją propozycję wartości w sposób, który przekonuje organizację do współpracy z Tobą.
Podobnie jak w propozycji sprzedaży, będziesz musiał wyjaśnić swoje „dlaczego” w podsumowaniu wykonawczym, które jasno pokazuje korzyści płynące z Twoich usług lub produktu i jak mogą one rozwiązać problem.
Sekcje, które należy uwzględnić w propozycji biznesowej, to:
Propozycja oprogramowania to dokument marketingowy, w którym przedstawić swoje oprogramowanie organizacji. Celem propozycji jest przedstawienie Twojego oprogramowania potencjalnemu klientowi i pokazanie wartości Twojego produktu.
Propozycja powinna opisywać, jak zamierzasz zautomatyzować proces ręczny i zaoszczędzić czas. Zwrot z inwestycji wynikający z używania Twojego oprogramowania powinien być wyraźnie widoczny w propozycji sprzedaży.
Większość propozycji projektów inżynierskich powstaje w odpowiedzi na zapytanie o propozycję. Celem jest pokazanie, że rozumiesz problem wymieniony w RFP i jesteś najlepszą opcją.
Twoja propozycja projektu inżynierskiego powinna również przekonać klienta, że Twój zespół inżynieryjny jest najbardziej wykwalifikowany do zadania.
Średni czas uwagi wynosi 8,25 sekundy. To bardzo krótki czas, aby przyciągnąć uwagę i ją utrzymać. Często najlepsze propozycje to po prostu slajd lub dwa w prezentacji z marką Twojej firmy. Bądź zwięzły i unikaj pokusy, aby dodawać zbędne szczegóły.
Utwórz zarys, gdy przeprowadzisz badania i masz wszystkie informacje na temat projektu. Nie martw się o perfekcję, skup się na umieszczeniu istotnych informacji na jednej stronie. Podczas gdy dokładny układ zarysu może się różnić w zależności od formatu, powinieneś uwzględnić:
Propozycja bez spisu treści jest jak skakanie w nieznane. Spis treści przygotowuje publiczność na to, co zamierzają przeczytać i ułatwia szybkie znalezienie najważniejszych informacji.
Wprowadzenie to moment, w którym przyciągasz swoją publiczność. Trudno jest przekonać ich do korzyści, jeśli nie będą czytać po wprowadzeniu.
Wspaniałą wskazówką jest rozpoczęcie od statystyki dotyczącej problemu. Napisz drugie zdanie, które wyjaśnia, dlaczego sytuacja jest tak ciężka. Dostarcz ulgę inną statystyką, która pokazuje, że Twoje rozwiązanie działa. Następnie użyj reszty propozycji, aby pokazać, jak zamierzasz rozwiązać problem.
Zachowaj swoje wprowadzenie do maksymalnie czterech linii. Krótsze wprowadzenia są łatwiejsze do przeczytania i pozwalają czytelnikowi skupić się na ważnych szczegółach.
Uwzględnij podsumowanie problemu, którym się zajmujesz. Jeśli przeprowadziłeś badania, będziesz miał wiele materiałów do wykorzystania przy pisaniu tej sekcji. W kilku zdaniach wyjaśnij:
Jaki jest aktualny stan problemu, którym się zajmujesz? Dlaczego istniejące rozwiązania nie działają? Opisanie punktu bólu ułatwia zrozumienie szerszego kontekstu i docenienie rozwiązania.
Oto kilka sposobów wyjaśnienia wpływu swojego rozwiązania:
Pamiętaj o 5W
Kiedy nie wiesz, jak wyjaśnić rozwiązanie lub funkcję, pamiętaj o 5W:
Możesz zagłębić się więcej niż myślałeś, odpowiadając na te pytania.
Jakie pytania mógłby zadać potencjalny klient dotyczące Twoich dostaw, rozwiązań i procesów? Upewnij się, że odpowiedziałeś na te pytania w sposób kompleksowy. Czasami, stojąc przed wyborem, klient może wybrać propozycję, która eliminuje wszystkie przeszkody i cele.
Nie ma lepszego dowodu, że masz umiejętności niż usłyszeć to z ust swojego klienta. Świadectwa ożywiają Twoją propozycję. Pozwala to potencjalnemu klientowi wyobrazić sobie, jak rozwiążesz ich problem na podstawie podobnej umowy, którą zrealizowałeś w przeszłości.
Upewnij się, że świadectwo jest bezpośrednio związane z branżą i problemem klienta. Dołącz twarz, imię i dane kontaktowe klienta do świadectwa, aby Twój potencjalny klient mógł skontaktować się w celu weryfikacji, jeśli zechce.
Na tym etapie potencjalny klient jest na pokładzie i zastanawia się, ile będzie kosztować realizacja projektu. Rozbij koszty na etapy i dostarczone elementy z powiązanym harmonogramem dla każdego.
Upewnij się, że uwzględniłeś budżet awaryjny na dodatkowe wydatki i nieprzewidziane okoliczności. Jeśli masz zasoby wewnętrzne, które oszczędzają klientowi pieniądze, warto to tutaj zaznaczyć, aby ułatwić transakcję.
Bez strukturalnego sposobu śledzenia postępów ani Ty, ani klient nie będą wiedzieć, czy projekt jest na właściwej drodze. W rzeczywistości, to czerwony flag, gdy potencjalny klient rozważa opcje i zauważa, że zamierzasz zostawić ich w niepewności do końca projektu.
Jak wykryjesz problemy w najwcześniejszym etapie? Jakie będą milowe etapy, w których skontaktujesz się z klientem? Czy są określone interwały raportowania? Danie tej pewności jest oznaką przejrzystości, która buduje zaufanie u klienta.
Przed wysłaniem propozycji projektu do potencjalnego klienta, pozwól jej odpocząć przez noc. Świeża para odpoczętych oczu dostrzega więcej błędów, których wcześniej nie widziałeś. Poproś kogoś innego z Twojego zespołu, aby przeczytał dokument i upewnił się, że jest poprawny gramatycznie. Dobra gramatyka sprawia, że komunikacja jest jaśniejsza.
Oto kilka sposobów, w jakie skorzystasz na korzystaniu z szablonów propozycji projektowych:
Teraz stworzyłeś swój pierwszy szablon propozycji projektowej. To świetnie! Wciąż potrzebujesz platformy do zarządzania swoimi szablonami i integrowania ich z Twoim przepływem pracy. Tu wkracza Guru. Możesz pobierać różne szablony propozycji i dostosować je do potrzeb swojej organizacji. Możesz także połączyć się z tysiącami aplikacji lub integracją API, aby zaoszczędzić czas i zautomatyzować swój przepływ pracy w ramach Guru.
Propozycja projektu to twoje pierwsze przywitanie z potencjalnym klientem. Niesie ze sobą ciężar pozostawienia niezatartego wrażenia i pokazania czytelnikowi, że jesteś najlepszym kandydatem do pracy.
Dla zespołów sprzedażowych, świetne propozycje projektów prowadzą do natłoku nowych biznesów. A dla pracowników wewnętrznych to sekret sukcesu, który sprawia, że zarząd podejmuje działania wobec twoich pomysłów.
Wiedza, jak napisać przekonującą propozycję projektu i posiadanie zestawu szablonów, na które możesz się odwołać, stawia twoje zgłoszenie ponad innymi.
W tym przewodniku wyjaśnimy korzyści płynące z korzystania z propozycji projektu, co należy uwzględnić w propozycji i jak napisać propozycję projektu, która skłoni do działania.
Propozycja projektu to pierwszy dokument używany do zdefiniowania projektu zewnętrznego lub wewnętrznego. Jest to szczegółowy dokument, z którego klient korzysta, aby określić, czy chce współpracować z twoją organizacją. Dlatego musi być wysokiej jakości, dobrze napisany i łatwy do zrozumienia.
Propozycje projektów pomagają twojej firmie wyróżnić się w morzu konkurentów. Dobrze napisana propozycja projektu pozwala ci zaprezentować swoją unikalną propozycję wartości.
Czy twoja firma oferuje lepsze procesy, wyniki lub ceny? Możesz pokazać te korzyści w propozycji projektu.
Propozycja projektu to zazwyczaj twoja pierwsza formalna interakcja z potencjalnym klientem. Badania, które przeprowadzasz na temat ich tła, potrzeb i celów poprawiają propozycję i czynią ją bardziej spersonalizowaną i niezatarte. Dobre pierwsze wrażenie prowadzi również do większej liczby rozmów i możliwości długoterminowej współpracy.
Tworząc niezamówioną propozycję, szablon propozycji projektu pomoże ci dostarczyć przekonującą prezentację, która zrobi wrażenie na czytelniku. Jeśli jesteś w zespole odpowiedzialnym za zdobycie funduszy, propozycje projektów pokazują potencjalnym inwestorom i klientom korzyści wynikające ze współpracy z twoją organizacją.
Creep zakresu to nieuzasadniona ekspansja zakresu projektu. Może obejmować dostawy, które nie były częścią pierwotnej umowy lub wyniki, które nie były wcześniej omawiane.
Propozycje projektów pomagają zapobiegać creepingu zakresu poprzez jasno zdefiniowane cele i oczekiwane wyniki, na które klient już zgodził się przed rozpoczęciem projektu.
Przed złożeniem propozycji warto zaangażować interesariuszy w swojej organizacji, którzy pracowali nad podobnymi projektami.
Mogą pomóc ci ustalić, czy harmonogram dla każdego dostarczanego elementu jest osiągalny czy nie. Będziesz także musiał współpracować z klientem, aby upewnić się, że jesteś na tej samej stronie, jeśli chodzi o harmonogramy i kontrolne spotkania w projekcie.
Propozycja projektu poprawia planowanie. Dokument używany jest do sfinalizowania budżetu, procesów, terminów i dostarczanych materiałów w umowie. Przy odpowiednim planowaniu możesz przydzielić zasoby i przewidzieć wpływ projektu na biznes klienta.
Nierozsądne poprawki kosztują pieniądze, czas i wysiłek. Dodanie terminów przeglądu w propozycji i umowie pozwala ci być na właściwej drodze. Przyspiesza to również komunikację w trakcie projektu.
Formalnie zamówione propozycje projektów są pisane w odpowiedzi na zapytanie o propozycję (RFP). Łatwo jest je napisać, ponieważ klient podaje szczegóły projektu, takie jak terminy, harmonogramy i dostarczalne materiały w RFP.
Nieformalnie zamówione propozycje są podobne do formalnie zamówionych propozycji projektów. Główna różnica polega na tym, że potrzeby klienta nie są przedstawione w dokumencie, co utrudnia sporządzenie projektu. Będziesz musiał przeprowadzić więcej badań, aby określić kryteria projektu, takie jak cele, procesy i dostarczalne materiały.
Pomyśl o niezamówionych propozycjach projektów jak o zimnym połączeniu. Perspektywa ich nie prosiła, ale jeśli jest właściwie zrealizowana, dostarcza wiele wartości. To najtrudniejszy rodzaj propozycji do napisania, ponieważ nie masz początkujących szczegółów. Musisz zgromadzić jak najwięcej informacji, aby uczynić swoją propozycję przekonującą.
Kontynuacyjne propozycje projektów są przypomnieniami i aktualizacjami dla trwających projektów. Nie prezentujesz tu swojego rozwiązania. Raczej przypominasz klientowi o postępach projektu, zmianach w projekcie, które wymagają dodatkowego finansowania, oraz prośbę o kontynuację.
Propozycja odnowienia jest pisana w celu przekonania klienta do zachowania twoich usług zamiast zakończenia projektu. Celem jest pokazanie wartości bieżących usług i zwrotu z inwestycji.
Użyj dodatkowej propozycji projektu, gdy potrzebujesz więcej zasobów niż początkowo zaplanowano w budżecie projektu. Celem jest uzasadnienie dodatkowych zasobów i pokazanie oszacowań, ile projekt będzie kosztować.

Najbardziej przekonującym elementem propozycji projektu jest tło projektu. To etap, aby wzmocnić punkt bólu klienta, jednocześnie wyjaśniając, jak twoja firma może wprowadzić mierzalną różnicę.
Twoje tło projektu powinno wyjaśnić, dlaczego projekt został stworzony w pierwszej kolejności. Możesz podzielić tło projektu na kilka rozróżnialnych sekcji:
Tło projektu powinno kończyć się krótkim stwierdzeniem na temat tego, jak zakończony projekt wprowadzi różnicę dla twojego klienta.
Zgłoszenie potrzeby lub zgłoszenie wymagań odnosi się do 'po co' twojego projektu. Pomyśl o tej sekcji jak o wprowadzeniu do książki. Zrób to krótko, zwięźle i na temat.
Oto kilka pytań, które pomogą stworzyć zgłoszenie potrzeby i wymagań:
Cele projektu opisują mierzalne wyniki projektu. Wyniki mogą być dostarczanym lub rezultatem. Dostarczane są namacalne rzeczy, które przekażesz klientowi. Wyniki są metrykami do pomiaru tych dostarczanych.
Dobrze napisana cel projektu to dowód na to, że całkowicie rozumiesz cele projektu. Działa również jako punkt wyjściowy do planowania projektu. Każdy cel stanie się kamieniem milowym, który twój zespół musi osiągnąć przed przejściem do następnej fazy projektu.
Podobnie jak laboratoria, które pisałeś na zajęciach z nauki, metodologia projektu omawia proces i techniki, które będą używane do osiągnięcia celów.
Na przykład, jeśli planujesz zbudowanie sprzętu dla klienta, twoją pierwszą metodą byłoby przeprowadzenie badań użytkowników, aby zrozumieć odbiorców i problemy, które będzie rozwiązywać. Wynikiem byłby ukończony sprzęt.
Twoje metody i wyniki powinny być zapisane w formalny sposób. Według TeamStage, około 73% organizacji, które używają formalnego zarządzania projektami, zawsze lub często osiągają swoje cele. Tworzenie przemyślanej metodologii projektu opartej na sprawdzonych technikach znacznie zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia celów projektu.
Oto kilka strategii pisania sekcji metodologii projektu:
Twój zakres projektu powinien omawiać konkretne szczegóły twojego projektu. Zazwyczaj jest to najdłuższa część propozycji projektu. Sekcja ta ustala oczekiwania dla klientów i obejmuje cele SMART, które są konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i terminowe.
Dodaj te sekcje do zakresu projektu:
Żadna propozycja projektu nie jest kompletna bez sekcji budżetowej. Podobnie jak inne sekcje twojej propozycji, budżet powinien być bardzo konkretny i obejmować wszystkie wydatki.
Użyj tabel, aby liczby były łatwiejsze do przetworzenia. Napisz narrację, aby wyjaśnić, gdzie każdy element pasuje do dostarczanych materiałów i wyników.
Przedstaw czytelnikowi budżet awaryjny na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń. Na przykład możesz napisać akapit o tym, dlaczego przeszacowałeś budżet dla pewnych dostarczanych.
Idealnie, budżet projektu powinien być napisany przez kierownika projektu. Jednak powinieneś zaangażować księgowego firmy, który prawdopodobnie ma lepszą głowę do liczb. Mogą również pomóc upewnić się, że twój budżet jest zharmonizowany z resztą propozycji projektu.
Kilka wskazówek, które mogą pomóc ci w tworzeniu budżetu projektu, obejmują:
Twój harmonogram projektu jasno określa, ile czasu zajmie ukończenie każdego elementu projektu. Powinieneś wymienić terminy ukończenia dostarczanych materiałów i faz projektu w tej sekcji.
Harmonogramy powinny mieć przymocowane nazwy członków zespołu do indywidualnych zadań. Na przykład, jeśli twój projektant UX będzie odpowiedzialny za badania i projektowanie części twojego projektu, wymień nazwisko projektanta, harmonogram i przewidywaną datę zakończenia.
Sekcja raportowania wyjaśnia:
Uwzględnienie ryzyk projektu odgrywa dużą rolę w pomyślnej realizacji projektu. Czy są jakieś nieprzewidziane problemy, które mogą się pojawić podczas projektu? Zapisz wszelkie problemy, które mogą wystąpić przed, w trakcie lub po zakończeniu projektu. Ta sekcja nie tylko zapewni Ci uczciwość, ale także pomoże w nawigacji przez pułapki projektu.
Tworząc tę sekcję, upewnij się, że przeglądasz swój harmonogram projektu. Na przykład możesz stworzyć zapas 1,5 lub 2 razy oszacowanego czasu trwania projektu, aby mieć przestrzeń na wszelkie niespodzianki bez przekraczania terminu. Może to zapobiec niezadowolonym klientom, katastrofalnym recenzjom, bólom głowy i nieprzespanym nocom.
Kryteria sukcesu wyjaśniają, jak zmierzysz sukces projektu. Uwzględnij metryki, rezultaty i dostarczane elementy, które powinny być obecne, aby sukces miał miejsce.
PMI wymienia następujące kryteria pomiaru sukcesu:
Mapa projektu to ogólny przegląd, który opisuje wszystkie ważne elementy projektu. Jest to ostatnia część Twojej propozycji projektu i powinna być napisana jak podsumowanie.
Łatwiej to zrozumieć, jeśli użyjesz wizualizacji, takiej jak wykres lub harmonogram. Podkreśl kluczowe daty i ich oczekiwane wyniki, a także wszelkie dostarczane elementy.
Możesz również chcieć uwzględnić podsumowanie:
Prosty szablon propozycji projektu jest napisany w zorganizowanym układzie, który jest łatwy w użyciu i zrozumieniu. Ten szablon jest idealny dla różnych typów projektów, od projektów wewnętrznych po projekty szkolne.
Szablon zbierania wymagań jest solidną podstawą dla każdego projektu. Służy jako most informacji pomiędzy klientem a menedżerem projektu. Klient jasno komunikuje, czego wymaga od projektu, a Ty upewniasz się, że ich cele są uwzględnione w procesie zbierania wymagań.
Szablon propozycji zarządzania projektem powinien dostarczać wystarczająco dużo informacji, aby pomóc klientowi lub sponsorowi podjąć decyzję. Zasadniczo zaczynaj od napisania interesującego podsumowania wykonawczego, ponieważ to pierwsze spotkanie klienta z dokumentem. Jeśli podsumowanie wykonawcze jest angażujące, będą bardziej skłonni do kontynuowania czytania reszty propozycji.
Sekcje, które należy uwzględnić w szablonie propozycji zarządzania projektem, to:
Twoja propozycja sprzedaży powinna pomóc klientowi wyobrazić sobie przyszłość, w której twój produkt rozwiązał dla niego istotny problem. Wiele zespołów sprzedażowych wpada w pułapkę zbyt ogólnych, niestandardowych lub długaśnych propozycji sprzedaży.
Propozycja sprzedaży powinna przekonać klienta, że rozumiesz jego potrzeby i masz najlepsze rozwiązanie. Powinna również zainspirować go do działania.
Kilka rzeczy, które należy uwzględnić w swojej propozycji sprzedaży, to:
Propozycja biznesowa wypełnia lukę pomiędzy Tobą a Twoimi klientami. Określa Twoją propozycję wartości w sposób, który przekonuje organizację do współpracy z Tobą.
Podobnie jak w propozycji sprzedaży, będziesz musiał wyjaśnić swoje „dlaczego” w podsumowaniu wykonawczym, które jasno pokazuje korzyści płynące z Twoich usług lub produktu i jak mogą one rozwiązać problem.
Sekcje, które należy uwzględnić w propozycji biznesowej, to:
Propozycja oprogramowania to dokument marketingowy, w którym przedstawić swoje oprogramowanie organizacji. Celem propozycji jest przedstawienie Twojego oprogramowania potencjalnemu klientowi i pokazanie wartości Twojego produktu.
Propozycja powinna opisywać, jak zamierzasz zautomatyzować proces ręczny i zaoszczędzić czas. Zwrot z inwestycji wynikający z używania Twojego oprogramowania powinien być wyraźnie widoczny w propozycji sprzedaży.
Większość propozycji projektów inżynierskich powstaje w odpowiedzi na zapytanie o propozycję. Celem jest pokazanie, że rozumiesz problem wymieniony w RFP i jesteś najlepszą opcją.
Twoja propozycja projektu inżynierskiego powinna również przekonać klienta, że Twój zespół inżynieryjny jest najbardziej wykwalifikowany do zadania.
Średni czas uwagi wynosi 8,25 sekundy. To bardzo krótki czas, aby przyciągnąć uwagę i ją utrzymać. Często najlepsze propozycje to po prostu slajd lub dwa w prezentacji z marką Twojej firmy. Bądź zwięzły i unikaj pokusy, aby dodawać zbędne szczegóły.
Utwórz zarys, gdy przeprowadzisz badania i masz wszystkie informacje na temat projektu. Nie martw się o perfekcję, skup się na umieszczeniu istotnych informacji na jednej stronie. Podczas gdy dokładny układ zarysu może się różnić w zależności od formatu, powinieneś uwzględnić:
Propozycja bez spisu treści jest jak skakanie w nieznane. Spis treści przygotowuje publiczność na to, co zamierzają przeczytać i ułatwia szybkie znalezienie najważniejszych informacji.
Wprowadzenie to moment, w którym przyciągasz swoją publiczność. Trudno jest przekonać ich do korzyści, jeśli nie będą czytać po wprowadzeniu.
Wspaniałą wskazówką jest rozpoczęcie od statystyki dotyczącej problemu. Napisz drugie zdanie, które wyjaśnia, dlaczego sytuacja jest tak ciężka. Dostarcz ulgę inną statystyką, która pokazuje, że Twoje rozwiązanie działa. Następnie użyj reszty propozycji, aby pokazać, jak zamierzasz rozwiązać problem.
Zachowaj swoje wprowadzenie do maksymalnie czterech linii. Krótsze wprowadzenia są łatwiejsze do przeczytania i pozwalają czytelnikowi skupić się na ważnych szczegółach.
Uwzględnij podsumowanie problemu, którym się zajmujesz. Jeśli przeprowadziłeś badania, będziesz miał wiele materiałów do wykorzystania przy pisaniu tej sekcji. W kilku zdaniach wyjaśnij:
Jaki jest aktualny stan problemu, którym się zajmujesz? Dlaczego istniejące rozwiązania nie działają? Opisanie punktu bólu ułatwia zrozumienie szerszego kontekstu i docenienie rozwiązania.
Oto kilka sposobów wyjaśnienia wpływu swojego rozwiązania:
Pamiętaj o 5W
Kiedy nie wiesz, jak wyjaśnić rozwiązanie lub funkcję, pamiętaj o 5W:
Możesz zagłębić się więcej niż myślałeś, odpowiadając na te pytania.
Jakie pytania mógłby zadać potencjalny klient dotyczące Twoich dostaw, rozwiązań i procesów? Upewnij się, że odpowiedziałeś na te pytania w sposób kompleksowy. Czasami, stojąc przed wyborem, klient może wybrać propozycję, która eliminuje wszystkie przeszkody i cele.
Nie ma lepszego dowodu, że masz umiejętności niż usłyszeć to z ust swojego klienta. Świadectwa ożywiają Twoją propozycję. Pozwala to potencjalnemu klientowi wyobrazić sobie, jak rozwiążesz ich problem na podstawie podobnej umowy, którą zrealizowałeś w przeszłości.
Upewnij się, że świadectwo jest bezpośrednio związane z branżą i problemem klienta. Dołącz twarz, imię i dane kontaktowe klienta do świadectwa, aby Twój potencjalny klient mógł skontaktować się w celu weryfikacji, jeśli zechce.
Na tym etapie potencjalny klient jest na pokładzie i zastanawia się, ile będzie kosztować realizacja projektu. Rozbij koszty na etapy i dostarczone elementy z powiązanym harmonogramem dla każdego.
Upewnij się, że uwzględniłeś budżet awaryjny na dodatkowe wydatki i nieprzewidziane okoliczności. Jeśli masz zasoby wewnętrzne, które oszczędzają klientowi pieniądze, warto to tutaj zaznaczyć, aby ułatwić transakcję.
Bez strukturalnego sposobu śledzenia postępów ani Ty, ani klient nie będą wiedzieć, czy projekt jest na właściwej drodze. W rzeczywistości, to czerwony flag, gdy potencjalny klient rozważa opcje i zauważa, że zamierzasz zostawić ich w niepewności do końca projektu.
Jak wykryjesz problemy w najwcześniejszym etapie? Jakie będą milowe etapy, w których skontaktujesz się z klientem? Czy są określone interwały raportowania? Danie tej pewności jest oznaką przejrzystości, która buduje zaufanie u klienta.
Przed wysłaniem propozycji projektu do potencjalnego klienta, pozwól jej odpocząć przez noc. Świeża para odpoczętych oczu dostrzega więcej błędów, których wcześniej nie widziałeś. Poproś kogoś innego z Twojego zespołu, aby przeczytał dokument i upewnił się, że jest poprawny gramatycznie. Dobra gramatyka sprawia, że komunikacja jest jaśniejsza.
Oto kilka sposobów, w jakie skorzystasz na korzystaniu z szablonów propozycji projektowych:
Teraz stworzyłeś swój pierwszy szablon propozycji projektowej. To świetnie! Wciąż potrzebujesz platformy do zarządzania swoimi szablonami i integrowania ich z Twoim przepływem pracy. Tu wkracza Guru. Możesz pobierać różne szablony propozycji i dostosować je do potrzeb swojej organizacji. Możesz także połączyć się z tysiącami aplikacji lub integracją API, aby zaoszczędzić czas i zautomatyzować swój przepływ pracy w ramach Guru.