Free Press Release Templates and Simple, Step-by-Step Guide

Согласно исследованию Muck Rack, 48% журналистов получают от 1 до 5 предложений в день, а 13% - более 20 предложений в день.  Связи с общественностью становятся все сложнее. Журналисты перегружены предложениями, и только лучшие поднимаются на вершину кучи.

PR – это не только создание новостного цикла. Традиционный, скучный пресс-релиз, написанный стажером для быстрой ссылки с высоко оцененного сайта, больше не подходит. 

Вы должны делиться актуальной информацией в нужное время, через правильные каналы и делать это так, как хочет ваша аудитория.

Если все сделать правильно, пресс-релиз станет ключевой частью вашей стратегии по связям с общественностью. Это отличный способ оставаться в центре внимания вашей аудитории, строить отношения с журналистами, продвигать ваши бизнес-услуги и повышать авторитет вашего бренда.

В этой статье мы покажем вам, как написать пресс-релиз, который будет замечен журналистами, а также лучшие практики, к которым стоит обращаться при составлении ваших предложений.

Что такое пресс-релиз?

Пресс-релиз - это официальное заявление, которое ваша организация использует для объявления публичной информации. Новости могут быть наградой, предстоящим событием, назначением нового CEO или чем-то, что ваша организация считает новостью.

Пресс-релизы - это важный аспект стратегии по связям с общественностью. Постоянный поток информации от вашей компании (особенно положительных новостей) помогает вам оставаться актуальными и привлекать потенциальных клиентов.

Ваш пресс-релиз должен быть лаконичным и основываться на фактах. Хотя тон формальный, вы можете использовать изображения, статистику, числа и цитаты, чтобы удерживать внимание читателей.

Преимущества пресс-релизов для вашей организации 

Моментальный выход на вашу целевую аудиторию

Для малых предприятий и стартапов пресс-релизы обеспечивают немедленное распознавание бренда от устоявшегося издания с большой аудиторией. 

С помощью пресс-релизов вы строите доверие и авторитет на разных фронтах. Вы даете потенциальным клиентам причину посетить ваш веб-сайт и узнать больше о том, что вы предлагаете.

Доступные и эффективные

Считайте пресс-релизы бесплатной рекламой. Когда его заметит журналист, работающий в крупном СМИ, он помогает вам распространить информацию о вашей компании бесплатно. 

Помимо того, что ваши продукты или услуги становятся более привлекательными для покупателей, они привлекают внимание инвесторов, которые могут стать будущими спонсорами, способствующими развитию вашего бизнеса.

Увеличение веб-трафика и преимущества SEO

Ваш пресс-релиз индексируется Google и другими поисковыми системами. Это означает, что ваш сайт, вероятно, появится в результатах поиска, когда пользователи будут искать ключевое слово, связанное с темой пресс-релиза. Кроме того, вы получаете ценные обратные ссылки, которые помогают вам занять более высокие позиции для основного ключевого слова, а также направляют трафик обратно на ваш веб-сайт.

Преимущество SEO заключается не только в поисковой оптимизации. Вы получаете признание бренда, увеличенную видимость, взаимодействие в социальных сетях и ссылки.

Станьте лидером отрасли

Пресс-релизы не всегда направлены на саморекламу. Отличная PR-кампания предлагает возможность заявить о себе как об авторитете в отрасли. Вы делитесь уникальной информацией, которая позволяет вам стать мыслительным лидером. С течением времени ваш бренд может завоевать доверие, развивая осведомленность и доверие вашей целевой аудитории.

Авторитет особенно важен для малых и средних предприятий, так как это может помочь вам увеличить вашу клиентскую базу и построить идентичность бренда.

Проактивное управление репутацией

Лучший продукт или обслуживание клиентов не остановит несколько людей от негативных отзывов о вашем бренде. Как вы справляетесь с негативными отзывами - это то, что имеет значение.

Вы можете сместить негативные новости в результатах поиска с помощью положительных новостей о вашем бренде. Это еще более эффективно, когда вы используете платформы распространения, чтобы привлечь больше внимания к вашему контенту.

Когда вы признаете ошибки, такие как утечки данных, отзыв продуктов или проблемы с безопасностью заранее, это позволяет вам контролировать нарратив, а не позволять конкурентам делать это за вас. Это также показывает, что вы заботитесь о потребительском опыте вашего бренда. 

Виды пресс-релизов

Пресс-релиз о запуске нового продукта

Используйте пресс-релиз о новом продукте, чтобы вызвать интерес перед запуском продукта. В пресс-релизе следует выделить не только характеристики, но и преимущества и уникальные функции, которые отличают продукт от конкурентов. Распределите пресс-релиз за несколько дней до этого, чтобы дать журналистам достаточно времени, чтобы написать статью.

Пресс-релиз о запуске продукта должен включать: 

• Дата выхода продукта
• Ключевые особенности и преимущества продукта
• Цену
• Цитату от руководителя
• Визуалы

Пресс-релиз об обновлении продукта

Пресс-релиз об обновлении продукта направлен на информирование вашей существующей аудитории о новых изменениях в продукте. Целевая аудитория - это ваши клиенты, а не потенциальные клиенты. 

Пресс-релиз об обновлении продукта должен включать: 

• Основные изменения, которые были внесены
• Объяснение изменений
• Как изменения выгодны пользователю

Пример пресс-релиза об обновлении продукта

Пресс-релиз о мероприятиях

Пресс-релиз - важная часть вашей стратегии маркетинга мероприятия. Цели - привлечь внимание СМИ, повысить общественный интерес и продать как можно больше билетов.

Ваш пресс-релиз о мероприятии должен включать:

• Время и место
• Цены на вход (если есть)
• Интересные детали о мероприятии (дайте людям причину прийти)

Обязательно укажите все детали в начале пресс-релиза, желательно в первых 1-2 абзацах.

Пример пресс-релиза о мероприятии

Пресс-релиз о слияниях и поглощениях

Когда две компании объединяются или одна приобретает другую, пресс-релиз информирует заинтересованные стороны и клиентов о предстоящих изменениях в компании. 

Пресс-релиз о слиянии и поглощении включает:

• Важные детали о обеих организациях
• Причина слияния или поглощения
• Изменения, происходящие из-за слияния или поглощения
• Цитаты от руководителей обеих компаний
• Как изменения могут повлиять на клиентов

Пример пресс-релиза о слиянии и поглощении

Пресс-релиз о ребрендинге

Пресс-релиз о ребрендинге устраняет путаницу среди пользователей, когда вы вносите значительные изменения в ваш веб-сайт, продукт, логотип или название. 

Пресс-релиз о ребрендинге должен включать:

• Как будет выглядеть новый веб-сайт или продукт
• Когда изменения вступят в силу
• Почему были внесены изменения
• Цитаты от руководства, чтобы развеять сомнения или опасения клиентов

Пример пресс-релиза о ребрендинге

Пресс-релиз о грандиозном открытии

Грандиозное открытие или праздник обычно происходит, когда бизнес открывает новый офис или переезжает. 

Пресс-релиз о грандиозном открытии должен включать:

•  Дата, время и место
•  Причина переезда или открытия нового офиса
•  Любые специальные мероприятия во время открытия

Пример пресс-релиза о грандиозном открытии

Пресс-релиз об наградах

Когда ваша компания получает награду, вы можете распространить пресс-релиз, чтобы закрепить вашу позицию как лидера отрасли. Награды и отличия прекрасно подходят для получения общественного внимания и повышения доверия клиентов. 

Пресс-релиз о наградах должен включать:

•  Что означает эта награда для вашей компании
• Почему ваша компания ее получила 
• Цитаты от руководства
• Детали о любых торжественных мероприятиях или предложениях

Пример пресс-релиза о наградах

Пресс-релиз о новом партнерстве

Когда две организации объединяются, вы можете отправить пресс-релиз, чтобы объяснить, почему было сформировано партнерство и как это выгодно для обеих аудиторий. 

Пресс-релиз о новом партнерстве должен включать:

• Резюме обеих компаний
• Почему было заключено партнерство
• Как это выгодно обеим аудиториям
• Дополнительная информация для текущих и будущих заинтересованных сторон

Пример пресс-релиза о новом партнерстве

Пресс-релиз о новом сотруднике

Пресс-релиз о новом сотруднике информирует клиентов и инвесторов о изменениях в руководящих позициях, обычно высокопрофильных руководителей. 

Пресс-релиз о новом сотруднике должен включать: 

• Профессиональные достижения нового сотрудника
• Их миссия и видение для организации
• Цитаты от нового сотрудника 
• Цитаты от одного или двух текущих руководителей, объясняющих ценность нового сотрудника

Пример пресс-релиза нового сотрудника

Пресс-релиз благотворительных инициатив

Благотворительные инициативы — отличный способ показать вашей аудитории, что вам важны не только деньги. Пресс-релиз должен дать клиентам и обществу представление о культуре вашей компании. Ваша цель — поделиться высокоуровневой информацией о выполняемой работе и призвать других внести свой вклад в вашу благую цель.

Пресс-релиз о благотворительной инициативе должен включать:

• Как ваши инициативы помогли нуждающимся (без излишней рекламы)
• Конкретные цифры, показывающие влияние
• Цитаты от организаций, которым вы помогаете

Пример пресс-релиза о благотворительной инициативе

Как написать пресс-релиз

Заголовок

Заголовок или название arguably — самая важная часть пресс-релиза.  В среднем, 8 из 10 людей читают заголовок, но только 2 из 10 читают остальной текст. Цель заголовка — убедить читателей прочитать введение.

Вот несколько советов по написанию заголовков: 

• Держите его коротким (обычно одна строка)
• Добавьте статистику в ваш заголовок
• Используйте динамичные глаголы, чтобы вызвать эмоции
• Сосредоточьтесь на информативных заголовках, а не на кликбейте
• Определите и используйте тон, подходящий для вашей целевой аудитории
• Используйте заглавные буквы 
• Избегайте восклицательных знаков и пунктуации

Дата и месторасположение

Напишите дату, штат и город в первой строке пресс-релиза. Ваша дата должна указывать дату публикации пресс-релиза, а не дату его написания.

Введение

Во введении кратко излагается основная цель пресс-релиза. Он должен быть прямым и недвусмысленным, так как, вероятно, это первое, что прочитает журналист, у которого мало времени.

Ведущий абзац (также известный как «лед»)

Ваш ведущий абзац, или лед, содержит наиболее важную информацию, которую вы хотите донести. Он отвечает на 5 Ws: кто, что, когда, где и почему. Читатели должны получить всю соответствующую информацию в лид-абзаце.

Поддерживающие цитаты

Используйте поддерживающие цитаты, чтобы оживить ваш пресс-релиз. Включите цитату от руководителя отдела, из которого поступают новости, чтобы объяснить, почему эта новость важна. Используйте цитаты от партнеров и клиентов, чтобы повысить доверие к вашему объявлению.

Стандартный текст

Стандартный текст — это, по сути, раздел «О нас» для компании. Это краткий абзац (100 слов или меньше), который сосредотачивается на истории компании и том, чем она занимается. Стандартный текст часто отделяется от основного текста пресс-релиза с помощью отдельного заголовка.

Вот несколько советов, которые помогут вам при написании стандартного текста:

• Определите угол: Ваш стандартный текст может сосредоточиться на истории вашей компании, корпоративной культуре, бренде, инвесторах или достижениях. Решите, что из этого лучше всего подходит для вашего пресс-релиза. 
• Описание бизнеса: Напишите одно-два предложения о вашем бизнесе. 
• Углубитесь в детали: После ввода, включите детали о том, чем занимается ваш бизнес, в какой отрасли вы работаете, такие как важные партнерства или инвестиции, недавние награды (если имеются) и доля на рынке.

Призыв к действию

Призыв к действию (CTA) побуждает читателей к действию. Здесь действие может заключаться в посещении целевой страницы на вашем сайте.

Чтобы понять силу хорошего CTA, давайте используем Hubspot в качестве примера. Они оптимизировали CTA 12 старых постов и увидели 99% увеличение числа лидов и 87% увеличение коэффициента конверсии.

CTA также важны для пресс-релизов. Ваш пресс-релиз может не генерировать лиды или продажи без правильного CTA. 

Вот как вы можете написать убедительный пресс-релиз CTA:

• Начните с вашей цели: Учтите цель пресс-релиза и настройте свой CTA соответственно. Это может быть создание трафика, увеличение подписок или рост продаж. 
• Используйте динамичные глаголы: Вызовите эмоции и срочность, используя сильные динамичные глаголы.
• Включите ссылку с полным URL: URL сообщает вашему читателю, куда он идет. Контактные данные

Контактные данные

Многие эксперты по PR часто забывают указывать свои адреса электронной почты, отправляя предложение пресс-релиза. В 2019 году только 56% пресс-релизов содержали контактную информацию.

Добавьте контактные данные сотрудника, ответственного за рассылку пресс-релиза. Включите его имя, номер телефона и адрес электронной почты. 

Эта информация облегчает журналистам решение любых вопросов о вашей компании или релизе.

Закрытие

После CTA используйте этот знак «—###—» внизу страницы, чтобы обозначить конец пресс-релиза.

‍

8 профессиональных советов по написанию пресс-релиза

1. Используйте числа в заголовках

Есть причина, по которой большинство маркетологов любят числа в своем контенте. Числа резонируют с аудиторией. Они являются отличным способом добавить достоверность вашим утверждениям и вызвать интерес. 

Исследование Conductore, опубликованное на Moz, показало, что более 36% читателей предпочитали заголовки с числами.

Глубокое исследование более 700+ статей на Medium в 2020 году показало, что числа были вторыми по популярности добавлениям к заголовкам.

Числа — отличное средство визуализации. Например, если ваш пресс-релиз касается достижения в благотворительности, добавление суммы пожертвований или количества людей, которые получили выгоду от инициативы, помогает читателям понять, насколько вы действительно помогли делу.

2. Найдите новостной угол

Помимо стиля написания и грамматики, ваш заголовок должен сосредоточиться на новостном угле или перспективе. Почему ваш пресс-релиз заслуживает публикации раньше сотен других? Что делает его интересным или уникальным?

Некоторые новостные перспективы, которые следует подчеркнуть, включают:

• Местное влияние: Представьте мероприятия, которые ваша организация или сотрудники провели для улучшения местного сообщества.
• Прогресс: Поделитесь значительными достижениями вашей организации, такими как достижение цели или важного этапа.

Конфликт: Перспектива конфликта показывает другую сторону продолжающегося спора или разногласия.

3. Включите ваше ключевое слово

Проведите исследование ключевых слов, чтобы найти ключевые слова и фразы, которые относятся к вашему пресс-релизу. 

Вот несколько советов по добавлению ключевых слов к пресс-релизам:

• Используйте свое основное ключевое слово или его вариант в заголовке, введении и 2-4 раза в основном тексте
• Используйте второстепенные ключевые слова (желательно длинные) естественно в основном тексте
• Добавьте основное ключевое слово или его вариант в мета-описание и alt-текст изображения

4. Включите мультимедиа

Показывайте, а не рассказывайте. Это главное правило написания увлекательной истории. Нет лучшего способа помочь вашему читателю визуализировать историю, чем с помощью мультимедиа. 

Пресс-релизы с визуальными элементами получают в три раза больше просмотров, чем без них. Чтобы визуальные элементы были эффективными, они должны быть качественными и соответствовать содержанию. 

Однако важно помнить, что журналисты не примут изображения или видеозаписи, на которые у вас нет прав.

Примеры мультимедийного контента, который следует включить:

PDF-документы – Ссылка на длинный текст, например, электронную книгу или брошюру.

Изображения – Используйте изображения, чтобы поддержать объявления компаний, запуски продуктов или награды. Изображения для пресс-релизов должны иметь разрешение не менее 300 dpi. Малые изображения могут выглядеть размытыми и растянутыми. 

Видео – Отлично подходит для повышения вовлеченности аудитории в социальных сетях. Держите его коротким с максимальной длительностью 60 секунд-2 минут.

Инфографика – Превратите сложную информацию в простой график, который легко усваивается

5. Сделайте это увлекательным

Большинство пресс-релизов скучные и неинтересные. Они написаны в монотонном тоне, который убаюкивает читателя быстрее, чем колыбельная. Интересный пресс-релиз интересно читать. Он проводит читателя от захватывающего заголовка через каждую строку текста до окончательного действия в CTA.

Советы по написанию увлекательного пресс-релиза включают:

• Используйте простой язык, который легко понять
• Приоритизируйте намерение поиска 
• Сосредоточьтесь на преимуществах, а не на функциях
• Используйте голос клиента, чтобы обратиться к потребностям вашей целевой аудитории
• Наполните текст единым голосом бренда
• Проведите A/B тестирование ваших пресс-релизов, чтобы увидеть, какой из них работает лучше
• Добавьте статистику, изображения и цитаты для подтверждения вашего утверждения

6. Поместите вашу самую важную информацию на первое место

Большинство пресс-релизов следуют формату перевернутой пирамиды.

В начале помните о 5W:

• Что происходит
• Когда это происходит
• Почему это происходит
• Кто отвечает за событие
• Где это происходит

Посреди вы можете включить второстепенные детали, такие как цитаты. Внизу находится дополнительная информация, такая как шаблонный текст и к кому обращаться с дополнительными вопросами.

7. Следуйте стилю AP 

Руководство по стилю Ассошиэйтед Пресс, известное как стиль AP, является наиболее часто используемым справочником по стилю для написания пресс-релизов. 

Некоторые советы по написанию в стиле AP включают: 

• Упоминайте имя и фамилию человека при первом упоминании. После первого упоминания можете обращаться к ним по фамилии
• Расшифруйте каждую аббревиатуру и акроним при первом использовании
• Пишите все титулы полностью, кроме Dr., Mr. и Mrs., когда они используются в прямых цитатах
• Используйте числа при написании дат и лет
• Пишите названия месяцев полностью, если не ссылаетесь на конкретную дату

8. Избавьтесь от лишнего и удерживайте текст в пределах 500 слов

Журналисты не имеют времени просматривать бестолковые сведения, чтобы найти факты. Сделайте ваш пресс-релиз кратким и содержательным. Обычно ваш пресс-релиз должен составлять около 250 слов, но не более 500 слов.

Несколько советов, чтобы ваш пресс-релиз оставался лаконичным:

• Убирайте личные мнения, точки зрения и комментарии
• Держитесь фактов
• Используйте формальный, прямой тон
• Избегайте разговорных комментариев или непринужденных тонов
• Избегайте ненужных длинных предложений и находите наилучший способ донести ваше сообщение
• Используйте активный залог, а не пассивный
• Избегайте наречий и бессмысленных слов, таких как «просто», «просто», «совершенно», «как бы» и «на самом деле».
  

Лучшие практики для пресс-релизов

Обращайтесь напрямую к редакторам

Не отправляйте массовое письмо каждому журналисту и редактору. Вместо этого обращайтесь к конкретным редакторам в вашей отрасли и отправляйте им персонализированные сообщения. Также отличная идея предоставить редакторам эксклюзивный материал, чтобы увеличить шансы на публикацию.

Вы можете использовать программное обеспечение для управления знаниями, такое как Guru, чтобы отслеживать шаблоны пресс-релизов и предложения.

Используйте взаимное продвижение для повышения авторитета

Ваша PR-кампания начинается с поиска способов совместного продвижения, чтобы увеличить охват. Если у вас есть потенциальный партнер, который мог бы получить выгоду от бесплатной рекламы, рассмотрите взаимное продвижение как способ улучшить ваш охват и авторитет. Вы можете обратиться к тем, с кем вы уже сотрудничаете, или начать строить партнерства с брендами, которые добавляют ценность вашему бизнесу, не будучи конкурентами. 

Оптимизация для SEO

Многие люди считают, что поскольку ссылки в пресс-релизе являются no-follow, у них нет SEO-ценности. Для таких людей единственным значимым показателем является только link juice. 

Это совсем не так. Когда вы учитываете цели, которые достигает пресс-релиз, такие как освещение в СМИ, реферальный трафик, создание репутации и управление кризисом, вы можете четко увидеть важность SEO.

Вот несколько советов, как оптимизировать ваш пресс-релиз для SEO

• Проведите исследование ключевых слов
• Включите правильные ключевые слова
• Используйте заголовок, основанный на ценности
• Избегайте жаргона в тексте
• Убедитесь, что ваш текст увлекателен
• Добавьте визуальные элементы и используйте текст alt-image, чтобы описать визуальные элементы
• Предлагайте решения проблемы
• Включите  шаблонный текст
• Закончите убедительным CTA, который ссылается на соответствующую страницу
• Поделитесь вашим пресс-релизом с правильным журналистом

По сути, выполните все рекомендации, приведенные в этом руководстве, и вы будете оптимизировать ваш текст для SEO, даже не осознавая этого.

Используйте сервис рассылки

В 2019 году 60.74% из 37,748 проанализированных пресс-релизов были отправлены с помощью сервиса рассылки. Сервис рассылки гарантирует, что каждое основное издание поделится вашими новостями. Большинство сервисов рассылки могут поделиться вашими новостями с более чем 30 000–100 000 журналистами и блогерами в сотнях стран. 

Вы можете отправить ваш пресс-релиз через распределительный или сервис рассылки, такой как Newswire или Cision. Лучшие результаты часто требуют высокой первоначальной стоимости. Рассматривайте, например, Berkshire Hathaway’s Business Wire, который стоит 400 долларов и более за каждый пресс-релиз с ограничением в 400 слов (больше, если хотите увеличить количество слов, добавить изображения, видео или сигналы в социальных сетях). Тем не менее, эти проверенные и надежные сервисы рассылки могут помочь вам получить освещение в крупных изданиях, таких как Wall Street Journal.

Оптимально выбирайте время для вашей рассылки

Время имеет значение для успеха вашего пресс-релиза. Согласно Shift, лучшее время для отправки пресс-релиза – рано утром во вторник, чтобы он дошел до изданий перед тем, как они назначат задания репортерам.

Поскольку большинство пресс-релизов публикуются в начале часа, избегайте отправки ваших в это время. Отправьте ваш пресс-релиз за несколько минут до часа. Например, вместо того чтобы отправлять ваш пресс-релиз в 9:00, отправьте его в 9:10.

Распространяйте и делитесь вашим медийным освещением

Помимо использования сервиса рассылки для распределения, вы можете создать специальный медиа-раздел на вашем сайте для публикации новостей и других пресс-релизов. Публикация пресс-релизов на вашем сайте облегчает вашим читателям следить за последними событиями в вашей организации.

Также используйте социальные медиа для привлечения внимания к медийному освещению. Делитесь опубликованными историями на своих платформах социальных медиа и побуждайте пользователей взаимодействовать с вашим контентом через комментарии, лайки и репосты. Например, вы можете продвигать свой пост в социальных сетях на Facebook с заголовком «San Francisco Chronicle освещает новый выпуск программного обеспечения для сервисных команд».

Управляйте вашими шаблонами пресс-релизов в Guru

Написание вашего первого пресс-релиза может показаться сложной задачей, если вы не знаете, с чего начать. Пишите так, как говорит ваша аудитория. Убедитесь, что ваш контент не превышает 250–500 слов. Используйте сервис рассылки, чтобы получить максимальное внимание к вашему пресс-релизу.

Упрощайте ваши шаблоны пресс-релизов с помощью платформы базы знаний, такой как Guru. Легко организовать ваши предложения по типу пресс-релиза, готовым к публикации и предложениям, которые не были приняты. Центральная платформа, такая как Guru, обеспечивает доступ к вашим сообщениям для всех сотрудников, работающих с клиентами, чтобы каждый звонок, электронное письмо и беседа были нацелены, не тратя время на видеозвонки.