Free Press Release Templates and Simple, Step-by-Step Guide

De acordo com uma pesquisa da Muck Rack, 48% dos jornalistas recebem entre 1-5 propostas por dia e 13% recebem mais de 20 propostas por dia.  A comunicação está se tornando mais difícil. Os jornalistas estão sobrecarregados com propostas e apenas as melhores chegarão ao topo da pilha.

RP não é apenas sobre alimentar um ciclo de notícias. O comunicado de imprensa tradicional, sem graça, que foi escrito por um estagiário para conseguir um backlink rápido de um site altamente classificado não é mais suficiente. 

Você precisa compartilhar informações relevantes no momento certo, através dos canais adequados e de uma maneira que seu público queira consumir.

Se feito corretamente, um comunicado de imprensa se torna uma parte fundamental da sua estratégia de relações públicas. É uma ótima maneira de manter-se na mente do seu público, construir relacionamentos com jornalistas, promover as ofertas da sua empresa e aumentar a autoridade da sua marca.

Neste artigo, vamos mostrar como escrever um comunicado de imprensa que seja notado pelos jornalistas, assim como as melhores práticas a serem seguidas ao fazer sua proposta.

O que é um comunicado de imprensa?

Um comunicado de imprensa é uma declaração oficial que sua organização usa para fazer um anúncio para divulgação pública. A notícia pode ser um prêmio, um evento futuro, a contratação de um novo CEO, ou qualquer coisa que sua organização considere relevante.

Os comunicados de imprensa são um aspecto crucial de uma estratégia de relações públicas. Um fluxo constante de informações da sua empresa (especialmente boas notícias) ajuda você a se manter relevante e a atrair clientes potenciais.

Seu comunicado de imprensa deve ser conciso e ficar nos fatos. Embora o tom seja formal, você pode usar imagens, estatísticas, números e citações para manter os leitores engajados.

Benefícios dos comunicados de imprensa para sua organização 

Exposição instantânea ao seu público-alvo

Para pequenas empresas e startups, os comunicados de imprensa oferecem uma exposição imediata da marca por meio de uma publicação estabelecida com uma grande base de leitores. 

Com os comunicados de imprensa, você constrói confiança e autoridade em diferentes frentes. Você está dando aos clientes potenciais um motivo para visitar seu site e aprender mais sobre o que você oferece.

Acessível e eficaz

Considere os comunicados de imprensa como publicidade gratuita. Quando for notado por um jornalista de uma grande mídia, eles estão ajudando você a divulgar sua empresa sem custo. 

Além de tornar seus produtos ou serviços mais atraentes para os prospects, eles capturam a atenção de investidores que podem se tornar patrocinadores futuros que alimentam o crescimento do seu negócio.

Aumento do tráfego web e benefícios de SEO

Seu comunicado de imprensa é indexado pelo Google e outros motores de busca. Isso significa que seu site provavelmente aparecerá nos resultados de busca quando os usuários pesquisarem uma palavra-chave relacionada ao tema do comunicado de imprensa. Você também obtém valiosos backlinks que ajudam seu site a classificar melhor para a palavra-chave principal, assim como tráfego de referência de volta para seu site.

O benefício de SEO não se resume apenas ao ranking de busca. Você desfruta de reconhecimento de marca, aumento de visibilidade, engajamento nas redes sociais e citações.

Torne-se um líder do setor

Os comunicados de imprensa não são sempre autopromocionais. Uma excelente campanha de RP oferece a oportunidade de se posicionar como uma autoridade do setor. Você compartilha insights únicos que o posicionam como um líder de pensamento. Com o tempo, sua marca pode desenvolver credibilidade enquanto constrói reconhecimento e confiança com seu público-alvo.

A autoridade é especialmente crucial para pequenas e médias empresas, pois pode ajudar você a expandir sua base de clientes e construir uma identidade de marca.

Gerenciamento proativo de reputação

O melhor produto ou serviço ao cliente não vai impedir algumas pessoas de dizerem coisas ruins sobre sua marca. Como você lida com avaliações negativas é o que importa.

Você pode sufocar notícias negativas nos resultados de busca com notícias positivas sobre a sua marca. É ainda mais eficaz quando você usa plataformas de distribuição para atrair mais olhos para seu conteúdo.

Quando você admite erros como vazamentos de dados, recalls de produtos ou preocupações de segurança com antecedência, isso permite que você controle a narrativa, em vez de deixar concorrentes fazerem isso por você. Isso também mostra que você se preocupa com a experiência do consumidor com sua marca. 

Tipos de comunicados de imprensa

Comunicado de imprensa de lançamento de novo produto

Use um comunicado de imprensa sobre um novo produto para gerar interesse antes de um lançamento. Mais do que apenas características, o comunicado deve destacar os benefícios e funções únicas que diferenciam o produto dos concorrentes. Distribua o comunicado de imprensa alguns dias antes para dar aos jornalistas tempo suficiente para escrever uma matéria.

Um comunicado de imprensa de lançamento de produto deve incluir: 

• A data de lançamento do produto
• Características e benefícios principais do produto
• Preço
• Uma citação de um executivo
• Visuais

Comunicado de atualização de produto

Um comunicado de atualização de produto visa informar seu público atual sobre novas mudanças em um produto. O público-alvo são seus clientes, não potenciais clientes. 

O comunicado de atualização de produto deve incluir: 

• As principais mudanças realizadas
• A razão por trás das mudanças
• Como as mudanças beneficiam o usuário

Exemplo de comunicado de atualização de produto

Comunicado de imprensa de eventos

Um comunicado de imprensa é uma parte vital da sua estratégia de marketing de eventos. Os objetivos são atrair a atenção da mídia, aumentar o interesse público e vender o maior número possível de ingressos.

Seu comunicado de imprensa sobre o evento deve incluir:

• A hora e o local
• Preço de entrada (se houver)
• Detalhes interessantes sobre o evento (dar às pessoas um motivo para comparecer)

Certifique-se de incluir todos os detalhes no início do comunicado de imprensa, de preferência nos primeiros 1-2 parágrafos.

Exemplo de comunicado de imprensa de evento

Comunicado de imprensa de fusões e aquisições

Quando duas empresas se fundem ou uma adquire a outra, um comunicado de imprensa informa acionistas e clientes sobre as mudanças que virão na empresa. 

O comunicado de fusões e aquisições inclui:

• Detalhes importantes sobre ambas as organizações
• A razão pela qual a fusão ou aquisição ocorreu
• Mudanças incumbentes devido à fusão ou aquisição
• Citações dos líderes de ambas as empresas
• Como as mudanças podem afetar os clientes

Exemplo de comunicado de fusão e aquisição

Comunicado de imprensa de rebranding

Um comunicado de rebranding elimina confusões entre os usuários quando você faz mudanças significativas em seu site, produto, logo ou nome. 

Um comunicado de rebranding deve incluir:

• Como será o novo site ou produto
• Quando as mudanças entrarão em vigor
• Por que as mudanças foram feitas
• Citações da liderança para aliviar as dúvidas ou preocupações dos clientes

Exemplo de comunicado de rebranding

Comunicado de abertura de grande

Uma abertura grandiosa ou celebração geralmente ocorre quando uma empresa abre um novo escritório ou se muda. 

Um comunicado de abertura de grande deve incluir:

•  Data, hora e local
•  A razão pela qual houve a mudança ou a abertura de um novo escritório
•  Quaisquer eventos especiais durante a abertura

Exemplo de comunicado de abertura de grande

Comunicado de prêmio

Quando sua empresa ganha um prêmio, você pode distribuir um comunicado de imprensa para consolidar sua posição como líder do setor. Prêmios e distinções são excelentes para ganhar publicidade e aumentar a confiança do cliente. 

Um comunicado de prêmio deve incluir:

•  O que esse reconhecimento significa para sua empresa
• Por que sua empresa o ganhou 
• Citações da liderança
• Detalhes sobre qualquer evento ou oferta celebratória

Exemplo de comunicado de prêmio

Comunicado de nova parceria

Quando duas organizações se juntam, você pode enviar um comunicado de imprensa para explicar por que a parceria foi formada e como beneficia ambas as bases de clientes. 

Um comunicado de nova parceria deve incluir:

• Um resumo de ambas as empresas
• Por que a parceria foi feita
• Como beneficia ambas as bases de clientes
• Informações adicionais para as partes interessadas atuais e futuras

Exemplo de comunicado de nova parceria

Comunicado de nova contratação

Um comunicado de nova contratação informa clientes e investidores sobre mudanças nas posições de liderança, tipicamente executivos de alto nível. 

Um comunicado de nova contratação deve incluir: 

• As conquistas profissionais do novo contratado
• Sua missão e visão para a organização
• Citações do novo contratado 
• Depoimentos de um ou dois executivos atuais explicando o valor da nova contratação

Exemplo de comunicado de imprensa para nova contratação

Comunicado de iniciativa de caridade

Iniciativas de caridade são uma ótima maneira de mostrar ao seu público que você se importa com mais do que apenas dinheiro. O comunicado de imprensa deve dar aos clientes e ao público uma visão da cultura da sua empresa. Seu objetivo é compartilhar informações de alto nível sobre o trabalho que está sendo feito e mobilizar outros a contribuir para sua causa.

Um comunicado de imprensa sobre uma iniciativa de caridade deve incluir:

• Como suas iniciativas ajudaram os necessitados (sem ser excessivamente promocional)
• Números concretos para mostrar o impacto
• Depoimentos de organizações que você está ajudando

Exemplo de comunicado de imprensa sobre iniciativa de caridade

Como escrever um comunicado de imprensa

Título

O título ou manchete é, indiscutivelmente, a parte mais crucial de um comunicado de imprensa.  Em média, 8 em cada 10 pessoas leem a manchete, mas apenas 2 em cada 10 lerão o restante do texto. O objetivo da manchete é convencer os leitores a ler a introdução.

Aqui estão algumas dicas para escrever manchetes: 

• Mantenha curto (geralmente uma linha)
• Adicione estatísticas à sua manchete
• Use verbos de ação para evocar emoção
• Concentre-se em títulos informativos em vez de clickbait
• Identifique e use um tom adequado para seu público-alvo
• Use caixa de título 
• Evite pontos de exclamação e pontuações

Data e local

Escreva a data, estado e cidade na primeira linha do comunicado de imprensa. Seu cabeçalho deve indicar a data em que o comunicado de imprensa será publicado, não a data em que você o escreveu.

Introdução

A introdução resume o principal objetivo do comunicado de imprensa. Deve ser direta e convincente, pois é provavelmente a primeira coisa que um jornalista pressionado pelo tempo lerá.

Parágrafo principal (também conhecido como "lede")

Seu parágrafo principal, ou lede, contém as informações mais vitais que você deseja comunicar. Ele responde às 5W de quem, o quê, quando, onde e por quê. Os leitores devem obter todas as informações relevantes no parágrafo principal.

Citações de apoio

Use citações de apoio para humanizar seu comunicado de imprensa. Inclua uma citação do chefe do departamento de onde a notícia está se originando para explicar por que a notícia é importante. Use citações de parceiros e clientes para adicionar credibilidade ao seu anúncio.

Boilerplate

Um boilerplate é essencialmente uma seção "sobre nós" para a empresa. É um parágrafo breve (100 palavras ou menos) que se concentra na história da empresa e no que ela faz. O boilerplate é frequentemente separado da cópia principal do comunicado de imprensa usando um cabeçalho separado.

Algumas dicas para te guiar ao escrever o boilerplate incluem:

• Determine o ângulo: Seu boilerplate pode se concentrar na história, na cultura de trabalho, na identidade da marca, nos investidores ou nas conquistas da sua empresa. Decida qual dessas opções melhor se adequa ao seu comunicado de imprensa. 
• Descrição do negócio: Escreva uma ou duas frases sobre sua empresa. 
• Aprofunde-se em detalhes: Após a introdução, inclua detalhes sobre o que sua empresa faz, a indústria em que atua, quaisquer parcerias ou investidores proeminentes, prêmios recentes (se houver) e participação de mercado.

Chamada para ação

Uma chamada para ação (CTA) incentiva os leitores a agir. Aqui, ação poderia ser visitar uma página de destino em seu site.

Para entender o poder de uma boa CTA, vamos usar Hubspot como exemplo. Eles otimizaram as CTAs de 12 posts antigos e viram um aumento de 99% no número de leads e um aumento de 87% nas taxas de conversão.

As CTAs são igualmente importantes para comunicados de imprensa. Seu comunicado de imprensa pode não gerar leads ou vendas sem a CTA certa. 

Aqui está como você pode escrever uma CTA persuasiva para o comunicado de imprensa:

• Comece com seu objetivo: Considere o objetivo do comunicado de imprensa e adapte sua CTA de acordo. Pode ser gerar tráfego, aumentar assinaturas ou aumentar vendas. 
• Use verbos de ação: Evocar emoção e urgência usando verbos de ação fortes.
• Inclua um link com a URL completa: A URL informa ao seu leitor para onde ele está indo. Detalhes de contato

Detalhes de contato

Muitos especialistas em PR geralmente se esquecem de incluir seus endereços de e-mail ao enviar um comunicado de imprensa. Em 2019, apenas 56% dos comunicados de imprensa continham informações de contato.

Adicione os dados de contato do funcionário responsável pela distribuição do comunicado de imprensa. Inclua o nome, número de telefone e endereço de e-mail dele. 

Essas informações facilitam para os jornalistas esclarecerem quaisquer dúvidas sobre sua empresa ou o comunicado.

Fechamento

Após a CTA, use este sinal "—###—" no fundo da página para indicar o fim do comunicado de imprensa.

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8 dicas profissionais para escrever um comunicado de imprensa

1. Use números nas manchetes

Há uma razão pela qual a maioria dos profissionais de marketing adora números em seu conteúdo. Números ressoam com o público. Eles são uma ótima maneira de adicionar credibilidade às suas afirmações e gerar interesse. 

Um estudo da Conductor publicado na Moz descobriu que mais de 36% dos leitores preferiam títulos com números.

Um estudo aprofundado dos 700+ artigos mais populares no Medium em 2020 mostrou que números foram as segundas adições mais populares aos títulos.

Números são uma ferramenta de visualização excelente. Por exemplo, se seu comunicado de imprensa é sobre uma conquista de caridade, adicionar o valor doado ou o número de pessoas que se beneficiaram da iniciativa ajuda os leitores a entender o quanto você realmente ajudou a causa.

2. Encontre um ângulo noticioso

Além do estilo de escrita e gramática, seu título precisa se concentrar em um ângulo ou perspectiva noticiosa. Por que seu comunicado de imprensa merece ser publicado à frente de centenas de outros? O que o torna interessante ou único?

Algumas perspectivas noticiosas a serem destacadas incluem:

• Impacto local: Destaque eventos comunitários que sua organização ou seus funcionários realizaram para melhorar a comunidade local.
• Progresso: Compartilhe progresso significativo em sua organização, como alcançar um objetivo ou marco.

Conflito: A perspectiva do conflito conta outro lado de uma disputa ou desacordo em andamento.

3. Inclua sua palavra-chave

Realize uma pesquisa de palavras-chave para encontrar palavras e frases que sejam relevantes para seu comunicado de imprensa. 

Algumas dicas para adicionar palavras-chave aos comunicados de imprensa incluem:

• Use sua palavra-chave principal ou sua variante no título, introdução e de 2 a 4 vezes no corpo do texto
• Use palavras-chave secundárias (preferencialmente longtail) naturalmente ao longo do corpo do texto
• Adicione a palavra-chave principal ou sua variante na meta descrição e no texto alternativo da imagem

4. Inclua multimídia

Mostre, não conte. Esta é a regra número um para escrever uma história envolvente. Não há melhor maneira de ajudar seu leitor a visualizar a história do que com multimídia. 

Comunicados de imprensa com visuais recebem três vezes mais visualizações do que aqueles sem. Para que os elementos visuais sejam eficazes, eles devem ser de alta qualidade e relevantes para o conteúdo. 

No entanto, é importante lembrar que os jornalistas não aceitarão imagens ou vídeos que você não possui os direitos.

Exemplos de conteúdo multimídia a serem incluídos:

PDFs – Link para cópia longa como um eBook ou whitepaper.

Imagens – Use imagens para apoiar anúncios da empresa, lançamentos de produtos ou prêmios. Imagens para comunicados de imprensa precisam ter pelo menos 300 dpi. Imagens pequenas podem aparecer borradas e esticadas. 

Vídeos – Ótimos para aumentar o engajamento do público nas redes sociais. Mantenha-o curto com um tempo máximo de 60 segundos a 2 minutos.

Infográficos – Transforme informações complicadas em um gráfico simples que seja fácil de digerir

5. Torne-o envolvente

A maioria dos comunicados de imprensa é monótona e entediante. É escrito em um tom monótono que faz o leitor dormir mais rápido do que uma canção de ninar. Um comunicado de imprensa envolvente é divertido de ler. Leva o leitor desde a manchete cativante até cada linha de texto até a ação final na CTA.

Dicas para escrever um comunicado de imprensa envolvente incluem:

• Use uma linguagem simples que seja fácil de entender
• Priorize a intenção de busca 
• Concentre-se em benefícios em vez de características
• Use a voz do cliente para atender às necessidades do seu público-alvo
• Infunda a cópia com uma voz de marca consistente
• Realize testes A/B em seus comunicados de imprensa para ver qual deles tem melhor desempenho
• Adicione estatísticas, imagens e citações para apoiar sua afirmação

6. Coloque suas informações mais importantes primeiro

A maioria dos comunicados de imprensa segue o formato Pirâmide Invertida.

No topo, lembre-se das 5Ws:

• O que está acontecendo
• Quando está acontecendo
• Por que está acontecendo
• Quem está encarregado do evento
• Onde está acontecendo

No meio, você pode incluir detalhes secundários, como citações. Na parte inferior, informações adicionais como o texto básico e a quem contatar para mais perguntas.

7. Siga o estilo da AP 

As diretrizes de estilo da Associated Press, conhecidas como o estilo da AP, são o guia de estilo mais comumente utilizado para redigir comunicados de imprensa. 

Algumas dicas para escrever no estilo da AP incluem: 

• Use o primeiro e o último nome de uma pessoa quando mencioná-la pela primeira vez. Após a primeira menção, você pode se referir a ela usando apenas o sobrenome.
• Expanda cada abreviação e sigla na primeira vez que for usada.
• Escreva por extenso todos os títulos, exceto Dr., Sr. e Sra. quando usados em citações diretas.
• Use números ao escrever datas e anos.
• Escreva por extenso todos os nomes dos meses quando não se referir a uma data específica.

8. Remova o fluff e mantenha o texto com menos de 500 palavras.

Os repórteres não têm tempo para filtrar informações flutuantes para encontrar os fatos. Mantenha seu comunicado de imprensa curto e direto. Normalmente, seu comunicado de imprensa deve ter cerca de 250 palavras, mas não mais do que 500 palavras.

Algumas dicas para manter seu comunicado de imprensa conciso:

• Remova opiniões pessoais, pontos de vista e comentários.
• Concentre-se nos fatos.
• Use um tom formal e direto.
• Evite notas de rodapé conversacionais ou tons casuais.
• Evite frases desnecessariamente longas e encontre a maneira mais rápida de comunicar sua mensagem.
• Use a voz ativa em vez da passiva.
• Elimine advérbios e palavras sem sentido como “apenas”, “simplesmente”, “completamente”, “meio que” e “na verdade”.
  

Melhores práticas para comunicados de imprensa.

Vote diretamente para editores.

Não envie um e-mail em massa para todos os jornalistas e editores. Em vez disso, contate editores específicos dentro da sua indústria e envie mensagens personalizadas. Também é uma ótima ideia dar aos editores uma informação exclusiva para aumentar suas chances de ser publicado.

Você pode usar software de gerenciamento de conhecimento como Guru para acompanhar modelos de comunicados de imprensa e propostas.

Use promoção cruzada para ganhar credibilidade.

Sua campanha de RP começa encontrando maneiras de co-promover para aumentar seu alcance. Se você tiver um parceiro potencial que possa se beneficiar de publicidade gratuita, considere a promoção cruzada como uma maneira de melhorar seu alcance e credibilidade. Você pode olhar para aqueles com quem você já faz parceria ou começar a construir parcerias com marcas que acrescentem valor à sua, sem concorrência. 

Otimize para SEO.

Muitas pessoas assumem que, como os links em um comunicado de imprensa são no-follow, não há valor de SEO. Para essas pessoas, suco de link é a única métrica a capturar. 

Isso não poderia estar mais longe da verdade. Quando você considera os objetivos que um comunicado de imprensa realiza, como cobertura da mídia, tráfego de referência, construção de uma reputação, e controle de crises, você pode ver claramente a importância do SEO.

Aqui estão algumas dicas para otimizar seu comunicado de imprensa para SEO.

• Realize uma pesquisa de palavras-chave.
• Inclua as palavras-chave corretas.
• Use um título orientado por valor.
• Evite jargão no texto.
• Certifique-se de que seu texto seja envolvente.
• Adicione visuais e use texto alternativo para descrever os visuais.
• Ofereça soluções para um problema.
• Inclua  texto básico.
• Termine com um CTA persuasivo que direcione para uma página relevante.
• Compartilhe seu comunicado de imprensa com o jornalista certo.

Basicamente, faça tudo o que aconselhamos neste guia e você estará otimizando seu texto para SEO sem nem perceber.

Use um serviço de distribuição.

Em 2019, 60,74% de 37.748 comunicados de imprensa analisados foram enviados usando um serviço de distribuição. Um serviço de distribuição garante que todos os principais veículos compartilhem sua notícia. A maioria dos serviços de distribuição pode compartilhar sua notícia com mais de 30.000-100.000 jornalistas e blogueiros em centenas de países. 

Você pode enviar seu comunicado de imprensa através de um serviço de distribuição como Newswire ou Cision. Os melhores resultados muitas vezes vêm com um preço inicial alto. Considere, por exemplo, o Business Wire da Berkshire Hathaway, que custa mais de $400 para cada lançamento com um limite de 400 palavras (mais se você quiser adicionar contagem de palavras, imagens, vídeos ou sinais de mídia social). No entanto, esses serviços de distribuição testados e comprovados podem ajudá-lo a conseguir cobertura em publicações importantes como o Wall Street Journal.

Chronometre seu lançamento perfeitamente.

O tempo impacta o sucesso do seu comunicado de imprensa. De acordo com a Shift, o melhor momento para enviar um comunicado de imprensa é no início de uma terça-feira, para que chegue às publicações antes que elas atribuam as histórias aos repórteres.

Como a maioria dos comunicados de imprensa é publicada no topo da hora, evite enviar o seu nesse momento. Envie seu comunicado de imprensa alguns minutos após a hora. Por exemplo, em vez de enviar seu comunicado de imprensa às 9h, você enviaria às 9h10.

Distribua e compartilhe sua cobertura de mídia.

Além de usar um serviço de distribuição, você pode ter uma seção de mídia dedicada em seu site para compartilhar notícias e outros comunicados de imprensa. Compartilhar comunicados de imprensa em seu site facilita para seus leitores se manterem atualizados sobre os últimos eventos em sua organização.

Além disso, use as mídias sociais para alavancar a cobertura da mídia. Compartilhe histórias publicadas em suas plataformas de mídia social e incentive os usuários a interagir com seu conteúdo através de comentários, curtidas e compartilhamentos. Por exemplo, você pode impulsionar seu post social no Facebook com o título “San Francisco Chronicle cobre novo lançamento de software para equipes de serviço.”

Gerencie seus modelos de comunicados de imprensa no Guru.

Escrever seu primeiro comunicado de imprensa pode parecer uma tarefa assustadora se você não souber por onde começar. Escreva da maneira que seu público fala. Certifique-se de que seu conteúdo não exceda 250-500 palavras. Use um serviço de distribuição para obter a maior divulgação possível para seu comunicado de imprensa.

Otimize seus modelos de comunicados de imprensa com uma plataforma de base de conhecimento como o Guru. É fácil organizar suas propostas por tipo de comunicado de imprensa, aquelas prontas para publicação e propostas que não foram aceitas. Uma plataforma central como o Guru garante que sua mensagem esteja ao alcance de cada colega em contato com o público, para que cada ligação, e-mail e conversa esteja correta sem perder tempo em videochamadas.