Free Press Release Templates and Simple, Step-by-Step Guide

Según una encuesta de Muck Rack, el 48% de los periodistas reciben entre 1 y 5 propuestas al día y el 13% recibe más de 20 propuestas al día.  Las relaciones públicas se están volviendo más difíciles. Los periodistas están abrumados con propuestas y solo las mejores llegarán a la parte superior de la pila.

Las relaciones públicas no se tratan solo de alimentar un ciclo de noticias. El tradicional y soso comunicado de prensa que fue escrito por un pasante para conseguir un backlink rápido de un sitio altamente calificado ya no es suficiente. 

Debes compartir información relevante en el momento adecuado, a través de los canales correctos, y hacerlo de una manera que tu audiencia quiera consumir.

Si se hace correctamente, un comunicado de prensa se convierte en una parte fundamental de tu estrategia de relaciones públicas. Es una excelente manera de mantenerte en la mente de tu audiencia, construir relaciones con los periodistas, promover tus ofertas comerciales y aumentar la autoridad de tu marca.

En este artículo, te mostraremos cómo escribir un comunicado de prensa que sea recogido por los periodistas, así como las mejores prácticas que debes seguir al hacer tu propuesta.

¿Qué es un comunicado de prensa?

Un comunicado de prensa es una declaración oficial que tu organización utiliza para realizar un anuncio para su publicación pública. La noticia podría ser un premio, un evento próximo, la contratación de un nuevo CEO, o cualquier cosa que tu organización considere digna de ser noticia.

Los comunicados de prensa son un aspecto crucial de una estrategia de relaciones públicas. Un flujo constante de información de tu empresa (especialmente noticias positivas) te ayuda a mantenerte relevante y atraer clientes potenciales.

Tu comunicado de prensa debe ser conciso y ceñirse a los hechos. Si bien el tono es formal, puedes usar imágenes, estadísticas, números y citas para mantener a los lectores interesados.

Beneficios de los comunicados de prensa para tu organización 

Exposición instantánea a tu audiencia objetivo

Para pequeñas empresas y startups, los comunicados de prensa brindan exposición inmediata de marca de una publicación establecida con una gran base de lectores. 

Con los comunicados de prensa, construyes confianza y autoridad en diferentes frentes. Estás proporcionando a los clientes potenciales una razón para visitar tu sitio web y aprender más sobre lo que ofreces.

Económico y efectivo

Piensa en los comunicados de prensa como publicidad gratuita. Cuando es recogido por un periodista que trabaja en un gran medio, te están ayudando a difundir la palabra sobre tu empresa sin costo. 

Además de hacer que tus productos o servicios sean más deseables para los prospectos, capturan la atención de inversores que podrían convertirse en futuros patrocinadores que impulsen el crecimiento de tu negocio.

Aumento del tráfico web y beneficios SEO

Tu comunicado de prensa está indexado por Google y otros motores de búsqueda. Esto significa que tu sitio web probablemente aparecerá en los resultados de búsqueda cuando los usuarios busquen una palabra clave relacionada con el tema del comunicado de prensa. También obtienes valiosos backlinks que te ayudan a posicionarte más alto para la palabra clave principal y a traer tráfico de referencia de regreso a tu sitio web.

El beneficio SEO no se trata solo del ranking en la búsqueda. Disfrutas del reconocimiento de marca, mayor visibilidad, compromiso en redes sociales y citas.

Conviértete en un líder de la industria

Los comunicados de prensa no siempre son auto-promocionales. Una excelente campaña de relaciones públicas ofrece la oportunidad de posicionarse como una autoridad de la industria. Compartes información única que te posiciona como líder de pensamiento. Con el tiempo, tu marca puede desarrollar credibilidad a medida que construyes conciencia y confianza con tu audiencia objetivo.

La autoridad es especialmente crucial para las pequeñas y medianas empresas, ya que puede ayudarte a aumentar tu base de clientes y construir una identidad de marca.

Gestión proactiva de la reputación

El mejor producto o servicio al cliente no evitará que algunas personas digan cosas malas sobre tu marca. Cómo gestionas las críticas negativas es lo que importa.

Puedes empujar las noticias negativas hacia abajo en los resultados de búsqueda con noticias positivas sobre tu marca. Es aún más efectivo cuando usas plataformas de distribución para obtener más ojos en tu contenido.

Cuando admites errores como violaciones de datos, retiros de productos o preocupaciones de seguridad de antemano, te permite controlar la narrativa en lugar de dejar que los competidores lo hagan por ti. También muestra que te importa la experiencia del consumidor con tu marca. 

Tipos de comunicados de prensa

Comunicado de prensa para el lanzamiento de un nuevo producto

Usa un comunicado de prensa de un nuevo producto para generar interés antes de un lanzamiento de producto. Más que solo características, el comunicado de prensa debe resaltar los beneficios y funciones únicas que distinguen al producto de los competidores. Distribuye el comunicado de prensa unos días antes para dar a los periodistas tiempo suficiente para escribir una historia.

Un comunicado de prensa de lanzamiento de producto debe incluir: 

• La fecha de lanzamiento del producto
• Características y beneficios clave del producto
• Precio
• Una cita de un ejecutivo
• Visuales

Comunicado de prensa de actualización de producto

Un comunicado de prensa de actualización de producto tiene como objetivo informar a tu audiencia existente sobre nuevos cambios en un producto. La audiencia objetivo son tus clientes, no clientes potenciales. 

El comunicado de prensa de actualización de producto debe incluir: 

• Los cambios importantes que se realizaron
• La razón detrás de los cambios
• Cómo benefician los cambios al usuario

Ejemplo de comunicado de prensa de actualización de producto

Comunicado de prensa de eventos

Un comunicado de prensa es una parte vital de tu estrategia de marketing de eventos. Los objetivos son atraer la atención de los medios, generar interés público y vender la mayor cantidad posible de boletos.

Tu comunicado de prensa para el evento debe incluir:

• La fecha y el lugar
• Precios de admisión (si los hay)
• Detalles interesantes sobre el evento (dar a la gente una razón para asistir)

Asegúrate de incluir todos los detalles al principio del comunicado de prensa, preferiblemente en los primeros 1-2 párrafos.

Ejemplo de comunicado de prensa de evento

Comunicado de prensa de fusiones y adquisiciones

Cuando dos empresas se fusionan, o una adquiere a otra, un comunicado de prensa informa a las partes interesadas y clientes sobre los próximos cambios de la empresa. 

El comunicado de prensa de fusiones y adquisiciones incluye:

• Detalles importantes sobre ambas organizaciones
• La razón de la fusión o adquisición
• Cambios en el incumbente debido a la fusión o adquisición
• Citas de los líderes de ambas empresas
• Cómo los cambios podrían afectar a los clientes

Ejemplo de comunicado de prensa de fusiones y adquisiciones

Comunicado de prensa de cambio de marca

Un comunicado de prensa de cambio de marca elimina la confusión entre los usuarios cuando realizas cambios significativos en tu sitio web, producto, logo o nombre. 

Un comunicado de prensa de cambio de marca debe incluir:

• Cómo será el nuevo sitio web o producto
• Cuándo entrarán en vigor los cambios
• Por qué se realizaron los cambios
• Citas de líderes para aliviar las dudas o preocupaciones de los clientes

Ejemplo de comunicado de prensa de cambio de marca

Comunicado de prensa de apertura

Una gran apertura o celebración generalmente se lleva a cabo cuando una empresa abre una nueva oficina o se reubica. 

Un comunicado de prensa de gran apertura debe incluir:

•  Fecha, hora y lugar
•  La razón del cambio o apertura de una nueva oficina
•  Cualquier evento especial durante la apertura

Ejemplo de comunicado de prensa de apertura

Comunicado de prensa de premios

Cuando tu empresa gana un premio, puedes distribuir un comunicado de prensa para consolidar tu posición como un líder en la industria. Los premios y reconocimientos son excelentes para obtener publicidad y aumentar la confianza del cliente. 

Un comunicado de prensa de premio debe incluir:

•  Lo que este reconocimiento significa para tu empresa
• Por qué tu empresa lo ganó 
• Citas de liderazgo
• Detalles sobre cualquier evento o oferta de celebración

Ejemplo de comunicado de prensa de premios

Comunicado de prensa de nueva asociación

Cuando dos organizaciones unen fuerzas, puedes enviar un comunicado de prensa para explicar por qué se formó la asociación y cómo beneficia a ambas bases de clientes. 

Un comunicado de prensa de nueva asociación debe incluir:

• Un resumen de ambas empresas
• Por qué se realizó la asociación
• Cómo beneficia a ambas bases de clientes
• Información adicional para los interesados actuales y futuros

Ejemplo de comunicado de prensa de nueva asociación

Comunicado de prensa de nueva contratación

Un comunicado de prensa de nueva contratación informa a los clientes e inversores sobre cambios en los puestos de liderazgo, típicamente ejecutivos de alto nivel. 

Un comunicado de prensa de nueva contratación debe incluir: 

• Los logros profesionales de la nueva contratación
• Su misión y visión para la organización
• Citas de la nueva contratación 
• Citas de uno o dos ejecutivos actuales explicando el valor de la nueva contratación

Ejemplo de comunicado de prensa sobre una nueva contratación

Comunicado de prensa sobre iniciativas benéficas

Las iniciativas benéficas son una excelente manera de mostrar a su audiencia que se preocupa por más que solo el dinero. El comunicado de prensa debe dar a los clientes y al público un vistazo a la cultura de su empresa. Su objetivo es compartir información general sobre el trabajo que se está realizando y motivar a otros a contribuir a su causa.

Un comunicado de prensa sobre iniciativas benéficas debe incluir:

• Cómo sus iniciativas han ayudado a los necesitados (sin ser demasiado promocional)
• Números concretos que muestren el impacto
• Citas de organizaciones que estás ayudando

Ejemplo de comunicado de prensa sobre iniciativas benéficas

Cómo escribir un comunicado de prensa

Titular

El titular o título es, sin duda, la parte más crucial de un comunicado de prensa.  En promedio, 8 de cada 10 personas leen el titular, pero solo 2 de cada 10 leen el resto del texto. El objetivo del titular es convencer a los lectores de que lean la introducción.

Aquí hay algunos consejos para escribir titulares: 

• Mantenlo corto (típicamente una línea)
• Agrega estadísticas a tu titular
• Usa verbos de acción para evocar emoción
• Enfócate en títulos informativos en lugar de clickbait
• Identifica y utiliza un tono que sea adecuado para tu público objetivo
• Usa mayúsculas en los títulos 
• Evita los signos de exclamación y la puntuación

Fecha y lugar

Escribe la fecha, el estado y la ciudad en la primera línea del comunicado de prensa. Tu encabezado debe indicar la fecha en la que se publicará el comunicado de prensa, no la fecha en la que lo escribiste.

Introducción

La introducción resume el propósito principal del comunicado de prensa. Debe ser directa y convincente, ya que probablemente sea lo primero que leerá un periodista con poco tiempo.

Párrafo principal (también conocido como “lede”)

Tu párrafo principal, o lede, contiene la información más vital que deseas comunicar. Responde a las 5 W: quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Los lectores deben obtener toda la información relevante en el párrafo principal.

Citas de apoyo

Usa citas de apoyo para humanizar tu comunicado de prensa. Incluye una cita del jefe del departamento donde se origina la noticia para explicar por qué la noticia es importante. Usa citas de socios y clientes para agregar credibilidad a tu anuncio.

Boilerplate

Un boilerplate es esencialmente una sección “acerca de nosotros” para la empresa. Es un párrafo breve (100 palabras o menos) que se enfoca en la historia de la empresa y en lo que hace. El boilerplate a menudo se separa del resto del texto del comunicado de prensa usando un encabezado separado.

Algunos consejos para guiarte al escribir el boilerplate incluyen:

• Determina el ángulo: Tu boilerplate podría enfocarse en la historia de tu empresa, cultura laboral, identidad de marca, inversores o logros. Decide cuál de estos se adapta mejor a tu comunicado de prensa. 
• Descripción de la empresa: Escribe una o dos oraciones sobre tu empresa. 
• Profundiza en los detalles: Después de la introducción, incluye detalles sobre lo que hace tu empresa, la industria en la que te encuentras, asociaciones o inversores destacados, premios recientes (si los hay) y cuota de mercado.

Llamado a la acción

Un llamado a la acción (CTA) anima a los lectores a actuar. Aquí, acción podría ser visitar una página de destino en tu sitio web.

Para entender el poder de un buen CTA, usemos a Hubspot como ejemplo. Optimizaron los CTA de 12 publicaciones antiguas y vieron un aumento del 99% en el número de leads y un aumento del 87% en las tasas de conversión.

Los CTA son igualmente importantes para los comunicados de prensa. Tu comunicado de prensa puede no generar leads o ventas sin el CTA adecuado. 

Aquí hay cómo puedes escribir un persuasivo CTA en tu comunicado de prensa:

• Comienza con tu objetivo: Considera el objetivo del comunicado de prensa y adapta tu CTA en consecuencia. Podría ser generar tráfico, aumentar las suscripciones o impulsar ventas. 
• Usa verbos de acción: Evoca emoción y urgencia usando fuertes verbos de acción.
• Incluye un enlace con la URL completa: La URL le dice al lector hacia dónde va. Puedes usar hiperenlaces en otras secciones

Detalles de contacto

Muchos expertos en relaciones públicas a menudo olvidan incluir sus direcciones de correo electrónico al enviar una propuesta de comunicado de prensa. En 2019, solo el 56% de los comunicados de prensa contenían información de contacto.

Agrega la información de contacto del empleado encargado de distribuir el comunicado de prensa. Incluye su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico. 

Esta información facilita a los periodistas aclarar cualquier duda sobre tu empresa o el comunicado.

Cierre

Después del CTA, usa este signo “—###—” en la parte inferior de la página para indicar el fin del comunicado de prensa.

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8 consejos profesionales para escribir un comunicado de prensa

1. Usa números en los titulares

Hay una razón por la que la mayoría de los comercializadores aman los números en su contenido. Los números resuenan con las audiencias. Son una excelente manera de agregar credibilidad a tus afirmaciones y generar interés. 

Un estudio de Conductor publicado en Moz encontró que más del 36% de los lectores preferían titulares con números.

Un estudio detallado de los 700+ artículos más populares en Medium en 2020 mostró que los números eran las segundas adiciones más populares a los titulares.

Los números son una excelente herramienta de visualización. Por ejemplo, si tu comunicado de prensa trata sobre un logro benéfico, agregar la cantidad donada o el número de personas que se beneficiaron de la iniciativa ayuda a los lectores a entender cuánto has ayudado realmente a la causa.

2. Encuentra un ángulo noticiable

Aparte del estilo de escritura y la gramática, tu titular necesita enfocarse en un ángulo o perspectiva noticiable. ¿Por qué merece tu comunicado de prensa ser publicado antes que cientos de otros? ¿Qué lo hace interesante o único?

Algunas perspectivas noticiables que destacar incluyen:

• Impacto local: Muestra eventos comunitarios que tu organización o empleados llevaron a cabo para mejorar la comunidad local.
• Progreso: Comparte un progreso significativo en tu organización, como alcanzar un objetivo o hito.

Conflicto: La perspectiva del conflicto presenta otro lado de un desacuerdo o disputa en curso.

3. Incluye tu palabra clave

Realiza una investigación de palabras clave para encontrar palabras clave y frases que sean relevantes para tu comunicado de prensa. 

Algunos consejos para agregar palabras clave a los comunicados de prensa incluyen:

• Usa tu palabra clave principal o su variante en el titular, introducción y de 2 a 4 veces en el texto del cuerpo
• Usa palabras clave secundarias (preferiblemente longtail) de manera natural en el cuerpo del texto
• Agrega la palabra clave principal o su variante en la meta descripción y el texto alternativo de la imagen

4. Incluye multimedia

Muestra en lugar de contar. Esta es la regla número uno para escribir una historia atractiva. No hay mejor manera de ayudar a tu lector a visualizar la historia que con multimedia. 

Los comunicados de prensa con elementos visuales obtienen tres veces más vistas que aquellos sin. Para que los elementos visuales sean efectivos, deben ser de alta calidad y relevantes para el contenido. 

Sin embargo, es importante recordar que los periodistas no aceptarán imágenes o videos para los que no tienes derechos.

Ejemplos de contenido multimedia para incluir:

PDFs – Enlace a copias largas como un eBook o un documento técnico.

Imágenes – Usa imágenes para respaldar anuncios de la empresa, lanzamientos de productos o premios. Las imágenes para los comunicados de prensa necesitan ser de al menos 300 dpi. Las imágenes pequeñas pueden aparecer borrosas y estiradas. 

Videos – Geniales para impulsar la participación de la audiencia en redes sociales. Mantenlo corto con una duración máxima de 60 segundos a 2 minutos.

Infografías – Convierte información complicada en un gráfico simple que sea fácil de digerir

5. Hazlo atractivo

La mayoría de los comunicados de prensa son insípidos y aburridos. Se escriben en un tono monótono que pone al lector a dormir más rápido que una canción de cuna. Un comunicado de prensa atractivo es divertido de leer. Lleva al lector del cautivador titular a través de cada línea de texto hasta la acción final en el CTA.

Consejos para escribir un comunicado de prensa atractivo incluyen:

• Usa un lenguaje simple que sea fácil de entender
• Prioriza la intención de búsqueda 
• Enfócate en los beneficios sobre las características
• Usa la voz del cliente para abordar las necesidades de tu audiencia objetivo
• Inyecta el texto con una voz de marca consistente
• Realiza pruebas A/B en tus comunicados de prensa para ver cuál funciona mejor
• Agrega estadísticas, imágenes y citas para apoyar tu declaración

6. Coloca tu información más importante primero

La mayoría de los comunicados de prensa siguen el formato del Piramidal Invertido.

En la parte superior, recuerda las 5Ws:

• Qué está sucediendo
• Cuándo está sucediendo
• Por qué está sucediendo
• Quién está a cargo del evento
• Dónde está sucediendo

En el medio, puedes incluir detalles secundarios como citas. En la parte inferior, información adicional como el texto estándar y a quién contactar para más preguntas.

7. Sigue el estilo AP 

Las directrices de estilo de la Associated Press, conocidas como el estilo AP, son la guía de estilo más comúnmente utilizada para redactar comunicados de prensa. 

Algunos consejos para escribir en estilo AP incluyen: 

• Usa el nombre y apellido de una persona la primera vez que la menciones. Después de la primera mención, puedes referirte a ellos usando su apellido
• Expande cada abreviatura y acrónimo la primera vez que se usa
• Escribe todos los títulos excepto Dr., Sr. y Sra. cuando se usen en citas directas
• Usa números al escribir fechas y años
• Escribe todos los nombres de los meses cuando no se refiera a una fecha específica

8. Elimina lo innecesario y manténlo por debajo de 500 palabras

Los reporteros no tienen tiempo para revisar información adicional innecesaria para encontrar los hechos. Mantén tu comunicado de prensa corto y conciso. Típicamente, tu comunicado de prensa debería tener alrededor de 250 palabras pero no más de 500 palabras.

Unos pocos consejos para mantener tu comunicado de prensa conciso:

• Elimina opiniones personales, puntos de vista y comentarios
• Cíñete a los hechos
• Usa un tono formal y directo
• Evita notas al pie conversacionales o tonos casuales
• Evita oraciones innecesariamente largas y busca la forma más rápida de comunicar tu mensaje
• Usa voz activa en lugar de voz pasiva
• Elimina adverbios y palabras sin sentido como “solo”, “simplemente”, “completamente”, “más o menos” y “realmente”.
  

Mejores prácticas para comunicados de prensa

Dirígete directamente a los editores

No envíes un correo masivo a todos los periodistas y editores. En su lugar, contacta a editores específicos dentro de tu industria y envíales mensajes personalizados. También es una gran idea darle a los editores una primicia exclusiva para aumentar tus posibilidades de ser publicado.

Puedes utilizar software de gestión del conocimiento como Guru para llevar un seguimiento de plantillas y propuestas de comunicados de prensa.

Usa promoción cruzada para ganar credibilidad

Tu campaña de relaciones públicas comienza con encontrar formas de co-promover para amplificar tu alcance. Si tienes un socio potencial que podría beneficiarse de publicidad gratuita, considera la promoción cruzada como una forma de mejorar tu alcance y credibilidad. Podrías mirar a aquellos con los que ya trabajas, o comenzar a construir asociaciones con marcas que añadan valor a la tuya sin competir. 

Optimiza para SEO

Muchas personas asumen que, como los enlaces en un comunicado de prensa son 'no-follow', no hay valor SEO. Para tales personas, el 'link juice' es la única métrica a capturar. 

No podría estar más lejos de la verdad. Cuando consideras los objetivos que logra un comunicado de prensa como la cobertura mediática, tráfico de referencia, construcción de una reputación y control de una crisis, puedes ver claramente la importancia del SEO.

Aquí hay algunos consejos para optimizar tu comunicado de prensa para SEO

• Realiza una investigación de palabras clave
• Incluye las palabras clave adecuadas
• Usa un titular enfocado en el valor
• Evita la jerga en el texto
• Asegúrate de que tu texto sea atractivo
• Agrega elementos visuales y usa texto alternativo para describir los elementos visuales
• Ofrece soluciones a un problema
• Incluye  copia estándar
• Termina con un CTA persuasivo que enlace a una página relevante
• Comparte tu comunicado de prensa con el periodista adecuado

Básicamente, haz todo lo que hemos aconsejado en esta guía y estarás optimizando tu texto para SEO sin ni siquiera saberlo.

Usa un servicio de distribución

En 2019, el 60.74% de 37,748 comunicados de prensa analizados se envió usando un servicio de distribución. Un servicio de distribución asegura que cada medio importante comparta tus noticias. La mayoría de los servicios de distribución pueden compartir tus noticias con más de 30,000-100,000 periodistas y blogueros en cientos de países. 

Puedes enviar tu comunicado de prensa a través de un servicio de distribución o de wire como Newswire o Cision. Los mejores resultados a menudo vienen con un alto precio inicial. Considera, por ejemplo, el Business Wire de Berkshire Hathaway, que cuesta más de $400 por cada comunicado con un límite de 400 palabras (más si deseas agregar recuento de palabras, imágenes, videos o señales de redes sociales). Sin embargo, estos servicios de distribución probados y verdaderos pueden ayudarte a conseguir cobertura en grandes publicaciones como el Wall Street Journal.

Sincroniza perfectamente tu lanzamiento

El momento tiene un impacto en el éxito de tu comunicado de prensa. Según Shift, el mejor momento para enviar un comunicado de prensa es a primera hora del martes para que llegue a las publicaciones antes de asignar historias a los reporteros.

Dado que la mayoría de los comunicados de prensa se publican a la hora en punto, evita enviar el tuyo en ese momento. Envía tu comunicado de prensa unos minutos después de la hora. Por ejemplo, en lugar de enviar tu comunicado de prensa a las 9 am, lo enviarías a las 9:10 am

Distribuye y comparte tu cobertura mediática

Aparte de usar un servicio de distribución, puedes tener una sección de medios dedicada en tu sitio web para compartir noticias y otros comunicados de prensa. Compartir comunicados de prensa en tu sitio web facilita que tus lectores se mantengan actualizados sobre los últimos eventos en tu organización.

Además, usa las redes sociales para aprovechar la cobertura mediática. Comparte historias publicadas en tus plataformas de redes sociales y anima a los usuarios a interactuar con tu contenido a través de comentarios, 'me gusta' y comparticiones. Por ejemplo, podrías impulsar tu publicación en Facebook con el titular, “San Francisco Chronicle Cubriendo el nuevo lanzamiento de software para equipos de servicio.”

Gestiona tus plantillas de comunicados de prensa en Guru

Escribir tu primer comunicado de prensa puede parecer una tarea desalentadora si no sabes por dónde empezar. Escribe de la manera en que habla tu audiencia. Asegúrate de que tu contenido no exceda de 250-500 palabras. Usa un servicio de distribución para obtener la mayor cantidad de publicidad para tu comunicado de prensa.

Optimiza tus plantillas de comunicados de prensa con una plataforma de conocimientos como Guru. Es fácil organizar tus propuestas por tipo de comunicado de prensa, aquellas listas para publicación y propuestas que no fueron aceptadas. Una plataforma central como Guru asegura que tu mensaje esté al alcance de cada compañero en contacto con el público para que cada llamada, correo y conversación sea adecuada sin perder tiempo en videollamadas.