7 Essential Project Documents [+ Templates]
Используйте эти шаблоны проектных документов, чтобы хранить и делиться ключевой информацией проекта.
С любым успешным проектом связано множество документов. Они содержат все ожидания, цели и ресурсы проекта. Если у вас есть вопрос по проекту, посетите документы. Если они полностью заполнены, ваш ответ должен находиться там.
Проектные документы должны быть четкими и краткими. В Guru мы начинаем всю нашу проектную документацию с этих шаблонов. Они ускоряют этап подготовки проекта, чтобы мы могли быстрее приступить к работе над самим проектом. Мы рекомендуем изучить эти 7 шаблонов для ваших проектных документов.
Почему проектные документы важны?
Они являются единственным источником правды
Большинство проектов имеют множество движущихся частей и участвующих заинтересованных сторон. Это может затруднить отслеживание и передачу важной информации. Вы можете использовать проектные документы как единую локацию, где может храниться вся важная проектная документация. Больше не будет потерь времени на поиск ответов.
Их можно легко обновить с самой последней информацией
Когда вы объявляете ваши проектные документы единственным местом для всей проектной информации, вы можете полагаться на них, чтобы предоставлять обновления заинтересованным сторонам. Совет профессионала: рассмотрите возможность использовать Guru для установки оповещений с регулярными интервалами, чтобы просматривать проектные документы и следить за их актуальностью.
Они определяют цели проекта
Создайте основу для успеха, четко обозначив цели и потребности проекта. Когда заинтересованные стороны начинают здесь, они получают полное понимание объема проекта и понимают, где находятся их задачи в рамках всего жизненного цикла проекта.
Они объявляют, кто отвечает за каждую задачу
Когда они работают в тандеме с вашим планом управления проектом, ваши проектные документы отмечают, кто отвечает за что и когда должны происходить эти задачи. Разработайте четкое разделение задач, чтобы понять, как обязанности каждого человека вписываются в общую картину.
7 необходимых проектных документов
1. Бриф проекта
Рассматривайте бриф проекта как общее представление о проекте. Он должен включать описание проекта, чего он надеется достичь, кто участвует и как будет измеряться успех. Вы можете здесь быть настолько конкретными, насколько это необходимо для вашего проекта. Это отличное место, чтобы начать ориентироваться, генерировать идеи и определять проект.
2. Коммуникации с заинтересованными сторонами
Чтобы соответствовать единому источнику надежной информации, постарайтесь использовать шаблон проекта, который включает в себя обязанности заинтересованных сторон и коммуникации. Не позволяйте информации теряться в Slack или электронной почте.
3. План управления затратами
Бюджет является важным фактором, который следует учитывать при разработке вашего проекта. Если возможно, постарайтесь оставить некоторую гибкость для корректировок, так как, вероятно, появятся факторы, которых вы не ожидали.
4. Метрики производительности
Вместо того чтобы ссылаться на этот шаблон только в конце проекта, рассмотрите возможность использования его для отслеживания метрик производительности в течение всего жизненного цикла проекта. Это поможет определить, находитесь ли вы на верном пути к достижению ваших целей или нужны ли корректировки.
5. Обновление проекта
Чтобы держать заинтересованных сторон и руководство компании в курсе, рассмотрите возможность использования шаблона обновления проекта для передачи информации. Шаблон имеет разделы, куда можно добавлять регулярные обновления. Не забывайте регулярно проверять обновления статуса, чтобы держать заинтересованных сторон в курсе.
Вот как PetDesk информирует команды об обновлениях проекта:
6. Управление изменениями
Если бы все проекты всегда проходили идеально по плану, они были бы слишком простыми. Всегда есть места, где вам придется внести изменения и устранить ошибки. Вы можете учесть эти изменения в плане управления изменениями. Этот шаблон может быть использован, чтобы подробно описать, как проект будет продвигаться, если изменения необходимы.
7. Ресурсы проекта
Рассматривайте этот шаблон как единую точку доступа для всей информации, касающейся проекта. Этот шаблон может быть как необходимым, так и не очень, в зависимости от объема проекта. Используйте его как библиотеку справки с ссылками на необходимую информацию и держите его доступным для всех заинтересованных сторон. С любым успешным проектом связано множество документов. Они содержат все ожидания, цели и ресурсы проекта. Если у вас есть вопрос по проекту, посетите документы. Если они полностью заполнены, ваш ответ должен находиться там.
С любым успешным проектом связано множество документов. Они содержат все ожидания, цели и ресурсы проекта. Если у вас есть вопрос по проекту, посетите документы. Если они полностью заполнены, ваш ответ должен находиться там.
Проектные документы должны быть четкими и краткими. В Guru мы начинаем всю нашу проектную документацию с этих шаблонов. Они ускоряют этап подготовки проекта, чтобы мы могли быстрее приступить к работе над самим проектом. Мы рекомендуем изучить эти 7 шаблонов для ваших проектных документов.
Почему проектные документы важны?
Они являются единственным источником правды
Большинство проектов имеют множество движущихся частей и участвующих заинтересованных сторон. Это может затруднить отслеживание и передачу важной информации. Вы можете использовать проектные документы как единую локацию, где может храниться вся важная проектная документация. Больше не будет потерь времени на поиск ответов.
Их можно легко обновить с самой последней информацией
Когда вы объявляете ваши проектные документы единственным местом для всей проектной информации, вы можете полагаться на них, чтобы предоставлять обновления заинтересованным сторонам. Совет профессионала: рассмотрите возможность использовать Guru для установки оповещений с регулярными интервалами, чтобы просматривать проектные документы и следить за их актуальностью.
Они определяют цели проекта
Создайте основу для успеха, четко обозначив цели и потребности проекта. Когда заинтересованные стороны начинают здесь, они получают полное понимание объема проекта и понимают, где находятся их задачи в рамках всего жизненного цикла проекта.
Они объявляют, кто отвечает за каждую задачу
Когда они работают в тандеме с вашим планом управления проектом, ваши проектные документы отмечают, кто отвечает за что и когда должны происходить эти задачи. Разработайте четкое разделение задач, чтобы понять, как обязанности каждого человека вписываются в общую картину.
7 необходимых проектных документов
1. Бриф проекта
Рассматривайте бриф проекта как общее представление о проекте. Он должен включать описание проекта, чего он надеется достичь, кто участвует и как будет измеряться успех. Вы можете здесь быть настолько конкретными, насколько это необходимо для вашего проекта. Это отличное место, чтобы начать ориентироваться, генерировать идеи и определять проект.
2. Коммуникации с заинтересованными сторонами
Чтобы соответствовать единому источнику надежной информации, постарайтесь использовать шаблон проекта, который включает в себя обязанности заинтересованных сторон и коммуникации. Не позволяйте информации теряться в Slack или электронной почте.
3. План управления затратами
Бюджет является важным фактором, который следует учитывать при разработке вашего проекта. Если возможно, постарайтесь оставить некоторую гибкость для корректировок, так как, вероятно, появятся факторы, которых вы не ожидали.
4. Метрики производительности
Вместо того чтобы ссылаться на этот шаблон только в конце проекта, рассмотрите возможность использования его для отслеживания метрик производительности в течение всего жизненного цикла проекта. Это поможет определить, находитесь ли вы на верном пути к достижению ваших целей или нужны ли корректировки.
5. Обновление проекта
Чтобы держать заинтересованных сторон и руководство компании в курсе, рассмотрите возможность использования шаблона обновления проекта для передачи информации. Шаблон имеет разделы, куда можно добавлять регулярные обновления. Не забывайте регулярно проверять обновления статуса, чтобы держать заинтересованных сторон в курсе.
Вот как PetDesk информирует команды об обновлениях проекта:
6. Управление изменениями
Если бы все проекты всегда проходили идеально по плану, они были бы слишком простыми. Всегда есть места, где вам придется внести изменения и устранить ошибки. Вы можете учесть эти изменения в плане управления изменениями. Этот шаблон может быть использован, чтобы подробно описать, как проект будет продвигаться, если изменения необходимы.
7. Ресурсы проекта
Рассматривайте этот шаблон как единую точку доступа для всей информации, касающейся проекта. Этот шаблон может быть как необходимым, так и не очень, в зависимости от объема проекта. Используйте его как библиотеку справки с ссылками на необходимую информацию и держите его доступным для всех заинтересованных сторон. С любым успешным проектом связано множество документов. Они содержат все ожидания, цели и ресурсы проекта. Если у вас есть вопрос по проекту, посетите документы. Если они полностью заполнены, ваш ответ должен находиться там.
.webp)
.webp)
