Project Proposals: Free Templates & Simple Steps

Предложение по проекту - это первая рукопожатие с потенциальным клиентом. Оно несет в себе значимость запоминающегося впечатления и показывает читателю, что вы лучший выбор для этой работы.

Для торговых команд отличные предложения по проектам приводят к большему количеству новых заказов. А для сотрудников компании это секретный ингредиент, который заставляет руководство принимать меры по вашим идеям.

Зная, как написать убедительное предложение по проекту и имея набор шаблона, на который можно ссылаться, вы обеспечиваете свою подачу.

В этом руководстве мы объясним преимущества использования предложения по проекту, что включить в предложение, и как написать предложение по проекту, которое побуждает к действию.

Что такое предложение по проекту?

Предложение по проекту - это первый документ, который используется для определения внешнего или внутреннего проекта. Это подробный документ, который клиент использует для определения, сотрудничать ли с вашей организацией или нет. Следовательно, он должен быть качественным, хорошо написанным и легким для понимания. 

Почему предложение по проекту важно?

Выделяйтесь среди конкурентов

Предложения по проектам помогают вашей компании выделиться среди множества конкурентов. Хорошо написанное предложение по проекту позволяет вам продемонстрировать ваше уникальное предложение о ценности. 

Предлагает ли ваша компания лучшие процессы, результаты или цены? Вы можете показать эти преимущества с помощью предложения по проекту.

Сделайте отличное первое впечатление

Предложение по проекту обычно является вашим первым официальным взаимодействием с потенциальным клиентом. Исследование, проводимое вами о их фоне, потребностях и целях, улучшает предложение и делает его более персонализированным и запоминающимся. Хорошее первое впечатление также приводит к дальнейшим обсуждениям с возможностью долгосрочной работы.

Обеспечьте лучшие проекты и инвесторов

При создании непрошенного предложения шаблон предложения по проекту поможет вам представить убедительную презентацию, которая впечатлит читателя. Если вы в команде, которой поручено обеспечить финансирование, предложения по проектам показывают потенциальным инвесторам и клиентам преимущества сотрудничества с вашей организацией.

Четко продемонстрируйте цели и ожидаемые результаты, чтобы предотвратить расширение объема проекта

Расширение объема проекта - это необоснованное расширение объема статей. Это может включать в себя поставки, которые не являлись частью оригинального соглашения или результаты, которые ранее не обсуждались. 

Предложения по проектам помогают предотвратить расширение объема путем четко определенных целей и ожидаемых результатов, которые клиент уже согласовал перед началом проекта.

Поддерживайте управляемые временные рамки

Перед подачей предложения хорошей идеей будет вовлечь заинтересованных лиц в вашей организации, которые работали над аналогичными проектами. 

Они могут помочь вам определить, достижимо ли временное расписание для каждого поставки или нет. Вам также нужно будет сотрудничать с клиентом, чтобы убедиться, что вы на одной волне относительно временных рамок и согласований для проекта.

Улучшите планирование

Предложение по проекту улучшает планирование. Документ используется для окончательного определения бюджета, процессов, сроков и поставок для контракта. С правильным планированием вы можете выделять ресурсы и предсказать влияние проекта на бизнес клиента.

Эффективный процесс ревизии

Необоснованные ревизии стоят денег, времени и усилий. Добавление временных рамок ревизии в предложении и контракте позволяет вам оставаться на правильном пути. Это также упрощает коммуникацию во время проекта.

Какие типы предложений по проектам существуют?

Формально запрашиваемые

Формально запрашиваемые предложения по проектам пишутся в ответ на запрос на предложение (RFP). Это легко писать, потому что клиент предоставляет детали проекта, такие как сроки, графики и поставки в RFP. 

Неформально запрашиваемые

Неформально запрашиваемые предложения похожи на формально запрашиваемые предложения по проекту. Основное различие в том, что потребности клиента не изложены в документе, что делает его труднее составлять. Вам нужно будет провести больше исследований, чтобы определить критерии проекта, такие как цели, процессы и поставки.

Непрошенные

Думайте о непрошенных предложениях по проектам как о холодном звонке. Перспектива не спрашивала об этом, но если сделать правильно, это принесет большую пользу. Это самый трудный тип предложения для написания, потому что у вас нет стартовых данных. Вам нужно собрать как можно больше информации, чтобы сделать свое предложение убедительным.

Продление

Проектные предложения по продлению являются напоминаниями и обновлениями для текущих проектов. Вы не предлагаете свое решение. Скорее, вы напоминаете клиенту о прогрессе проекта, изменениях в проекте, которые требуют дополнительных средств, и разрешение на продолжение.

Возобновление

Предложение о продлении составляется, чтобы убедить клиента продолжить использовать ваши услуги, а не прекратить проект. Цель состоит в том, чтобы продемонстрировать ценность продолжающихся услуг и возврат инвестиций.

Дополнительные

Используйте дополнительно проектное предложение, когда вам нужно больше ресурсов, чем было первоначально запланировано для проекта. Цель состоит в том, чтобы обосновать дополнительные ресурсы и показать оценки того, сколько будет стоить проект.

Что должно быть включено в предложение по проекту?

Фон проекта

Самым убедительным элементом предложения по проекту является его фон. Это стадия, чтобы усилить боль клиента, объясняя, как ваша компания может внести измеримые изменения.

Ваш фон проекта должен объяснить, почему проект был создан изначально. Вы можете разбить фон проекта на несколько различимых разделов:

• Бизнес-проблемы и препятствия
• Слабости или ограничения бизнеса
• Сильные стороны проекта и возможности

Фон проекта должен закончиться кратким заявлением о том, как завершенный проект изменит жизнь вашего клиента.

Заявление о необходимости или требованиях

Заявление о необходимости или требованиях отвечает на вопрос «почему» вашего проекта. Думайте об этом разделе как о введении книги. Сделайте его коротким, лаконичным и по сути.

Вот несколько вопросов, которые помогут составить заявление о необходимости и требованиях:

• Что нужно моему клиенту и почему?
• Кто получает выгоду от результатов проекта?
• Почему проект происходит сейчас? 
• Что сделало это необходимым? 
• Какое мое решение уникально? 
• Что я могу сделать лучше, чем мои конкуренты?

Цели проекта

Цели проекта описывают измеримые результаты проекта. Результаты могут быть поставками или результатами. Поставки - это осязаемые предметы, которые вы передадите клиенту. Результаты - это метрики для измерения этих поставок.

Хорошо написанная цель проекта является доказательством того, что вы полностью понимаете цели проекта. Это также служит отправной точкой для планирования проекта. Каждая цель станет вехой, которую ваша команда должна решить до перехода к следующей фазе проекта.

Методология проекта и результаты

Точно так же, как лабораторные работы, которые вы писали на уроках науки, методология проекта обсуждает процессы и техники, которые будут использоваться для достижения целей.

Например, если вы планируете создание оборудования для клиента, вашим первым методом будет проведение пользовательских исследований для понимания аудитории и проблемы, которую она решит. Результатом будет выполненное оборудование. 

Ваши методы и результаты должны быть написаны формально. Согласно TeamStage, примерно 73% организаций, использующих формальное управление проектами, всегда или часто достигают своих целей. Составление продуманной методологии проекта, основанной на проверенных методиках, значительно увеличивает вероятность достижения целей вашего проекта.

Вот несколько стратегий для написания раздела методологии проекта:

• Объясните, почему ваши методы работают 
• Делегируйте обязанности и назначьте участников команды на каждую поставку
• Включите важные крайние сроки

Объем проекта

Ваш объем проекта должен обсуждать конкретные детали вашего проекта. Это обычно самая длинная часть предложения по проекту. Этот раздел устанавливает ожидания для клиентов и включает SMART-цели, которые являются специфическими, измеримыми, достижимыми, реалистичными и временными.

Добавьте эти разделы в объем вашего проекта:

• Каждый процесс, входящий в поставки
• Как вы будете измерять успех каждой поставки
• Что проект не охватывает

Бюджет

Ни одно предложение по проекту не считается завершенным без раздела бюджета. Как и другие разделы вашего предложения, бюджет должен быть очень конкретным и охватывать все расходы.

Используйте таблицы, чтобы сделать цифры проще для восприятия. Напишите повествование, чтобы объяснить, где каждая часть вписывается в поставки и результаты. 

Представьте читателю резервный бюджет на случай непредвиденных событий. Например, вы можете написать абзац о том, почему вы перерасходовали средства на определенные поставки.

В идеале проектный бюджет должен быть составлен менеджером проекта. Тем не менее, вам следует привлечь бухгалтера компании, который, вероятно, лучше разбирается в цифрах. Они также могут помочь убедиться, что ваш бюджет совместим с остальной частью предложения по проекту.

Несколько советов, которые помогут вам при составлении бюджета проекта:

• Начните составлять свой бюджет и позволяйте ему эволюционировать вместе с вашим предложением, вместо того чтобы оставлять это напоследок
• Убедитесь, что суммы сходятся и у вас правильные рыночные цены на все перечисленные позиции
• Убедитесь, что ваш бюджет соответствует формату, который легко понять
• Проверяйте математику несколько раз

График проекта

Ваш график проекта четко указывает, сколько времени потребуется для завершения каждого элемента проекта. Вы должны перечислить крайние сроки для завершения поставок и фаз проекта в этом разделе.

Временные рамки должны быть связаны с именами членов команды, прикрепленными к отдельным заданиям. Например, если ваш дизайнер UX будет ответственен за исследование и проектирование вашего проекта, укажите имя дизайнера, временные рамки и ожидаемую дату окончания. 

Отчетность

Раздел отчетности объясняет:

• Как клиент будет получать обновления по проекту (электронная почта, Slack, SMS или отчетность в приложении)
• Как часто ваша компания будет отправлять отчеты? Будете ли вы создавать панель управления для клиента?
• Кто является контактным лицом, который будет получать регулярные отчеты или обновления?
• Сколько встреч клиент может ожидать в ходе проекта? Если дополнительные встречи доступны, будут ли они оцениваться дополнительно?
• Когда, где и как будут проходить встречи?

Ожидаемые риски и проблемы

Учет рисков проекта играет большую роль в успешной реализации проекта. Есть ли непредвиденные проблемы, которые, по вашему мнению, могут возникнуть в ходе проекта? Запишите любые проблемы, которые могут возникнуть до, во время или после завершения проекта.  Этот раздел не только позволит вам оставаться честным, но также может помочь вам преодолеть трудности проекта.

При составлении этого раздела обязательно просмотрите временные рамки вашего проекта. Например, вы можете создать запас в 1,5 или 2 раза больше продолжительности проекта, чтобы у вас был запас времени на случай неожиданностей, не пропуская срок. Это может предотвратить недовольство клиентов, разрушительные отзывы, головные боли и бессонные ночи. 

Критерии успеха

Критерии успеха объясняют, как вы будете измерять успех проекта. Включите метрики, результаты и результаты, которые должны быть для достижения успеха.

PMI перечисляет следующие критерии для измерения успеха:

• Метрики и статистика
• Качество результатов
• Будущее потенциал
• Удовлетворение заинтересованных сторон
• Работа компании

Дорожная карта проекта

Дорожная карта проекта - это общий обзор, описывающий все важные элементы проекта. Это завершающая часть вашего предложения по проекту и должна быть написана как резюме.

Проще понять, если вы используете визуальное представление, такое как график или временная шкала. Подчеркните ключевые даты и их ожидаемые результаты, а также любые результаты.

Вы также можете захотеть включить резюме:

• Цели
• Этапы
• Ресурсы
• Бюджетные затраты
• Фазы проекта

Примеры предложений по проекту

Шаблон простого предложения по проекту

Шаблон простого предложения по проекту написан в упорядоченном формате, который легко использовать и понимать. Этот шаблон идеально подходит для нескольких типов проектов: от внутренних до школьных.

Шаблон сбора требований

Шаблон сбора требований является прочной основой любого проекта. Он служит связующим звеном между клиентом и руководителем проекта. Клиент четко объясняет, что ему нужно от проекта, и вы должны убедиться, что его цели учтены в процессе сбора требований.

Шаблон предложения по управлению проектом

Шаблон предложения по управлению проектом должен предоставить достаточно информации, чтобы помочь клиенту или спонсору принять решение. По правилу, начните с написания убедительного резюме, так как это первое, с чем сталкивается клиент в документе. Если резюме увлекательно, клиент с большей вероятностью продолжит читать остальную часть предложения.

Разделы, которые следует включить в шаблон предложения по управлению проектом:

• Титульный лист
• Резюме
• Детали проекта и его цели
• Результаты
• Объем проекта
• Бюджет и ресурсы
• Этапы и сроки

Шаблон предложения по продаже

Ваше коммерческое предложение должно помочь клиенту представить будущее, в котором ваш продукт решает актуальную проблему для него. Многие команды продаж попадают в ловушку, создавая свои коммерческие предложения слишком расплывчатыми, общими или длинными.

Коммерческое предложение должно убедить клиента в том, что вы понимаете его потребности и имеете лучшее решение. Оно также должно вдохновить их на действия.

Несколько вещей, которые следует включить в ваше коммерческое предложение:

• Фон компании
• Проблемы, которые решает ваш продукт
• Бюджет
• Лица, принимающие решения, и заинтересованные стороны
• Ваша уникальная ценность
• Отзывы, показывающие ROI с предыдущими клиентами

Шаблон бизнес-предложения

Бизнес-предложение преодолевает разрыв между вами и вашими клиентами. Оно описывает ваше предложение ценности таким образом, чтобы убедить организацию сотрудничать с вами. 

Подобно коммерческому предложению, вам необходимо объяснить ваше “почему”, предоставив резюме, которое явно показывает преимущества ваших услуг или продукта и как они могут решить проблему.

Разделы, которые следует включить в бизнес-предложение:

• Содержание
• Титульный лист
• Резюме
• Уточнение проблемы
• Решение
• График
• Квалификация
• Ценовые предложения
• Условия и положения

Шаблон предложения по программному обеспечению

Предложение по программному обеспечению является маркетинговым документом, в котором вы представляете свое программное обеспечение организации. Цель предложения состоит в том, чтобы познакомить вашего потенциального клиента с программным обеспечением и показать ценность вашего продукта. 

Предложение должно описывать, как вы планируете автоматизировать ручной процесс и сэкономить время. ROI от использования вашего программного обеспечения должен быть явно виден в коммерческом предложении.

Шаблон предложения по инженерным проектам

Большинство предложений по инженерным проектам составляются в ответ на запрос на предложение. Цель состоит в том, чтобы показать, что вы понимаете упомянутую в RFP проблему, и вы являетесь лучшим вариантом. 

Ваше предложение по инженерному проекту должно также убедить клиента в том, что ваша инженерная команда является наиболее квалифицированной для выполнения этой задачи.

12 простых шагов для написания предложения по проекту

Совет профессионала: Сохраняйте его кратким

Средняя продолжительность внимания составляет 8.25 секунд. Это очень краткое время, чтобы захватить внимание и удержать его. Часто лучшие предложения - это всего лишь один или два слайда в презентации с брендингом вашей компании. Будьте сжатыми и избегайте соблазна включать ненужные подробности.

1. Напишите план для вашего проекта

Создайте план, когда вы провели исследование и у вас есть вся информация о проекте. Не беспокойтесь о совершенстве, сосредоточьтесь на том, чтобы представить важную информацию на одной странице. Хотя точный формат плана может различаться в зависимости от формата, вы должны включить:

• Проблема
• Введение
• Решение
• Ваш процесс
• Бюджет
• Заключение

2. Используйте содержание

Предложение без содержания похоже на погружение в неизвестность. Содержание подготавливает вашу аудиторию к тому, что они собираются прочитать, и упрощает поиск наиболее важной информации.

3. Убедитесь, что ваше введение привлекательно

Введение - это тот момент, когда вы захватываете внимание вашей аудитории. Почти невозможно убедить их в преимуществах, если они не прочитают дальше введения.

Отличный совет - начать с статистики, касающейся проблемы. Напишите второе предложение, которое объясняет, почему ситуация так серьезна. Предоставьте облегчение с помощью другой статистики, показывающей, что ваше решение работает. А затем используйте остальную часть предложения, чтобы показать, как вы собираетесь решить проблему.

Сосредоточьтесь на введении, максимум до четырех строк. Краткие введения легче читать и позволяют читателю сосредоточиться на важных деталях.

4. Опишите проблему, которую нужно решить

Включите резюме проблемы, которую вы собираетесь решать. Если вы провели исследование, у вас будет достаточно материала для написания этого раздела. В нескольких предложениях объясните:

• В чем проблема?
• Что уже было сделано как внутри компании клиента, так и с помощью внешних решений?
• Почему клиенту стоит заботиться о решении этой проблемы?

5. Объясните текущее состояние существующих решений

Каково текущее состояние проблемы, которую вы собираетесь решать? Почему существующие решения не работают? Описание болевой точки позволяет увидеть полную картину и оценить решение.

6. Объясните влияние вашего решения

Вот несколько способов объяснить влияние вашего решения:

• Что делает ваше предложение эффективным?
• Как вы собираетесь решить проблему?
• Каковы прямые показатели ROI решения?
• Сгенерирует ли это доход или повысит эффективность?

Запомните 5W

Если у вас есть сомнения о том, как объяснить решение или функцию, запомните 5W:

• Что
• Почему
• Кто
• Когда
• Где

Вы можете копнуть глубже, чем думали, ответив на эти вопросы.

7. Ожидайте вопросы

Какие вопросы мог бы задать потенциальный клиент о ваших продуктах, решениях и процессах? Убедитесь, что вы полно ответили на эти вопросы. Иногда, сталкиваясь с выбором, клиент может выбрать предложение, которое устраняет все препятствия и задачи.

8. Включите отзывы клиентов

Нет лучшего доказательства ваших навыков, чем услышать это от самого клиента. Отзыв придаёт жизнь вашему предложению. Это позволяет покупателю представить, как вы решите их проблему на основе аналогичного контракта, который вы исполнили в прошлом.

Убедитесь, что отзыв непосредственно связан с промышленностью и проблемой клиента. Включите в отзыв лицо клиента, имя и контактные данные, чтобы потенциальный клиент мог связаться для подтверждения, если захочет.

9. Определите бюджет

В этот момент потенциальный клиент уже согласен и задается вопросом, сколько будет стоить выполнение проекта. Разбейте стоимость на шаги и результаты с сопутствующим графиком для каждого.

Убедитесь, что вы включили резервный бюджет для дополнительных затрат и непредвиденных обстоятельств. Если у вас есть внутренние ресурсы, которые экономят деньги клиента, стоило бы упомянуть об этом, чтобы улучшить предложение.

10. Покажите, как будет отслеживаться прогресс

Без структурированного способа отслеживать прогресс ни вы, ни клиент не будут знать, идет ли проект по плану. На самом деле, это сигнал о том, что потенциальный клиент взвешивает варианты, и замечает, что вы планируете оставить их в неведении до конца проекта.

Как вы будете обнаруживать проблемы на раннем этапе? Какие будут контрольные точки, когда вы будете проверять ситуацию с клиентом? Существуют ли заранее определенные интервалы для отчетности? Давать это заверение - это знак прозрачности, который укрепляет доверие к клиенту.

11. Проверьте свою работу

Прежде чем отправить ваше предложение проекту потенциальному клиенту, дайте ему время отдохнуть. Свежий взгляд обнаружит больше ошибок, которые вы не заметили ранее. Попросите кого-то из вашей команды прочитать документ и убедиться, что он грамматически правильный. Хорошая грамматика делает общение более ясным.

🚀Увеличьте продуктивность с помощью шаблона проектного предложения

Вот несколько способов, как вы сможете воспользоваться шаблонами проектных предложений:

• ‍Управляйте ожиданиями: Если вы отправляете шаблонные предложения повторным клиентам, они легко узнают вашу подачу среди других. Они будут знать, сколько времени занимает предложение и какую информацию ожидать, просто взглянув на первую страницу.‍
• Формализуйте процессы: Использование шаблона проектного предложения обеспечивает соблюдение всех процедур внутри вашей организации при отправке предложений.‍
• Централизуйте знания: Хранение ваших шаблонов проектных предложений на платформе управления знаниями, такой как Guru, облегчает доступ сотрудникам к прошлым документам. Они могут использовать эти документы как вдохновение для создания успешного предложения.‍
• Упрощение предложения: Шаблоны проектных предложений помогают вам сэкономить время, чтобы вы могли сосредоточиться больше на самом проекте. Шаблоны также гарантируют, что вы никогда не пропустите важную информацию, так как все разделы уже включены в шаблон.

Управляйте своими проектными предложениями с Guru

Теперь вы создали свой первый шаблон проектного предложения. Это здорово! Вам все еще нужна платформа для управления вашими шаблонами и интеграции их с вашими рабочими процессами. Вот где приходит Guru. Вы можете скачать ряд шаблонов предложений и настроить их в соответствии с потребностями вашей организации. Вы также можете подключиться к тысячам приложений или интеграции API, чтобы сэкономить время и автоматизировать свой поток работ в рамках Guru.