Free Press Release Templates and Simple, Step-by-Step Guide

Enligt en Muck Rack-undersökning, får 48 % av journalisterna mellan 1-5 förslag per dag och 13 % får över 20 förslag per dag.  Pressrelationer blir allt svårare. Journalister är överväldigade av förslag och endast de bästa når toppen av högen.

PR handlar inte bara om att mata en nyhetscykel. Det traditionella, tråkiga pressmeddelandet som skrevs av en praktikant för att få en snabb länk från en högvärderad webbplats fungerar inte längre. 

Du måste dela relevant information vid rätt tidpunkt, genom rätt kanaler, och göra det på ett sätt som din publik vill konsumera.

Om det görs på rätt sätt blir ett pressmeddelande en central del av din PR-strategi. Det är ett utmärkt sätt att hålla sig i minnet hos din publik, bygga relationer med journalister, marknadsföra dina affärserbjudanden och växa din varumärkesauktoritet.

I denna artikel visar vi hur du skriver ett pressmeddelande som journalister plockar upp samt bästa praxis att följa när du gör ditt förslag.

Vad är ett pressmeddelande?

Ett pressmeddelande är ett officiellt uttalande som din organisation använder för att göra en tillkännagivelse för offentligheten. Nyheterna kan vara ett pris, ett kommande evenemang, anställning av en ny VD, eller något som din organisation anser vara nyhetsvärt.

Pressmeddelanden är en avgörande aspekt av en PR-strategi. Ett kontinuerligt flöde av information från ditt företag (särskilt positiva nyheter) hjälper dig att förbli relevant och attrahera potentiella kunder.

Ditt pressmeddelande måste vara koncist och hålla sig till fakta. Även om tonen är formell kan du använda bilder, statistik, siffror och citat för att hålla läsarna engagerade.

Fördelar med pressmeddelanden för din organisation 

Omedelbar exponering för din målgrupp

För småföretag och startups erbjuder pressmeddelanden omedelbar varumärkessexponering från en etablerad publikation med en stor läsarbas. 

Med pressmeddelanden bygger du förtroende och auktoritet på flera fronter. Du ger potentiella kunder en anledning att besöka din webbplats och lära sig mer om vad du erbjuder.

Uppskattad och effektiv

Tänk på pressmeddelanden som gratis reklam. När det plockas upp av en journalist som arbetar på en stor mediekanal hjälper de dig att sprida ordet om ditt företag utan kostnad. 

Förutom att göra dina produkter eller tjänster mer attraktiva för prospekt, fångar de även uppmärksamheten hos investerare som kan bli framtida sponsorer som driver din företagsutveckling.

Ökad webbtrafik och SEO-fördelar

Ditt pressmeddelande indexeras av Google och andra sökmotorer. Detta innebär att din webbplats sannolikt kommer att visas i sökresultaten när användare söker ett nyckelord relaterat till ämnet för pressmeddelandet. Du får också värdefulla bakåtlänkar som hjälper dig att rangordna högre för det primära nyckelordet samt hänvisningstrafik tillbaka till din webbplats.

SEO-fördelen handlar inte bara om sökranking. Du njuter av varumärkeskännedom, ökad synlighet, sociala medieengagemang och omnämnanden.

Bli en branschledare

Pressmeddelanden är inte alltid självpromotion. En utmärkt PR-kampanj erbjuder möjligheten att positionera sig som en branschmyndighet. Du delar unik insikt som positionerar dig som en tankeledare. Med tiden kan ditt varumärke utveckla trovärdighet när du bygger medvetenhet och förtroende med din målgrupp.

Auktoritet är särskilt avgörande för små och medelstora företag eftersom det kan hjälpa dig att växa din kundbas och bygga en varumärkesidentitet.

Proaktiv hantering av rykte

Den bästa produkten eller kundservicen kommer inte att stoppa några personer från att säga dåliga saker om ditt varumärke. Hur du hanterar negativa recensioner är det som räknas.

Du kan trycka ner negativa nyheter i sökresultaten med positiva nyheter om ditt varumärke. Det är ännu mer effektivt när du använder distributionsplattformar för att få fler ögon på ditt innehåll.

När du erkänner misstag som dataintrång, produktåterkallelser eller säkerhetsproblem i förväg, ger det dig möjlighet att kontrollera berättelsen istället för att låta konkurrenter göra det åt dig. Det visar också att du bryr dig om konsumentupplevelsen med ditt varumärke. 

Typer av pressmeddelanden

Pressmeddelande för ny produktlansering

Använd ett pressmeddelande för en ny produkt för att skapa intresse inför en produktlansering. Mer än bara funktioner, bör pressmeddelandet belysa fördelar och unika funktioner som sätter produkten ovanför konkurrenterna. Distribuera pressmeddelandet några dagar i förväg för att ge journalister tillräckligt med tid för att skriva en historia.

Ett pressmeddelande för produktlansering bör inkludera: 

• Datum för produktlansering
• Nyckelfunktioner och fördelar
• Prissättning
• Ett citat från en ansvarig
• Visuella element

Pressmeddelande för produktuppdatering

Ett pressmeddelande för produktuppdatering syftar till att informera din befintliga publik om nya förändringar i en produkt. Den tilltänkta publiken är dina kunder, inte potentiella klienter. 

Pressmeddelandet för produktuppdateringen bör inkludera: 

• De stora förändringar som gjorts
• Anledningen bakom förändringarna
• Hur förändringarna gynnar användaren

Exempel på pressmeddelande för produktuppdatering

Pressmeddelande för evenemang

Ett pressmeddelande är en viktig del av din evenemangsmarknadsföringsstrategi. Målen är att attrahera medieuppmärksamhet, väcka allmänhetens intresse och sälja så många biljetter som möjligt.

Ditt pressmeddelande om evenemanget bör inkludera:

• Tid och plats
• Priser för inträde (om något)
• Intressanta detaljer om evenemanget (ge folk en anledning att delta)

Se till att inkludera alla detaljer i början av pressmeddelandet, helst i de första 1-2 styckena.

Exempel på pressmeddelande om evenemang

Pressmeddelande om fusioner och förvärv

När två företag går samman, eller ett förvärvar ett annat, informerar ett pressmeddelande intressenter och kunder om företagets kommande förändringar. 

Pressmeddelandet för fusion och förvärv inkluderar:

• Viktiga detaljer om båda organisationerna
• Anledningen till fusionen eller förvärvet
• Nuvarande förändringar på grund av fusionen eller förvärvet
• Citat från ledarna för båda företagen
• Hur förändringarna kan påverka kunder

Exempel på pressmeddelande om fusion och förvärv

Pressmeddelande om rebranding

Ett pressmeddelande om rebranding eliminerar förvirring bland användare när du gör betydande förändringar av din webbplats, produkt, logotyp eller namn. 

Ett pressmeddelande om rebranding bör inkludera:

• Hur den nya webbplatsen eller produkten kommer att se ut
• När förändringarna träder i kraft
• Varför förändringarna gjordes
• Citat från ledningen för att lindra kundernas tvivel eller bekymmer

Exempel på pressmeddelande om rebranding

Pressmeddelande om invigning

En invigning eller fest hålls vanligtvis när ett företag öppnar ett nytt kontor eller flyttar. 

Ett pressmeddelande för invigningen bör inkludera:

•  Datum, tid och plats
•  Anledningen till flyttningen eller öppningen av ett nytt kontor
•  Eventuella specialevenemang under öppningen

Exempel på pressmeddelande om invigning

Pressmeddelande om priser

När ditt företag vinner ett pris kan du distribuera ett pressmeddelande för att befästa din position som branschledare. Priser och utmärkelser är utmärkta för att få publicitet och öka kundernas förtroende. 

Ett pressmeddelande om priset bör inkludera:

•  Vad denna utmärkelse betyder för ditt företag
• Varför ditt företag fick den 
• Citat från ledningen
• Detaljer om eventuella firandevenemang eller erbjudanden

Exempel på pressmeddelande om priser

Pressmeddelande om nytt partnerskap

När två organisationer går samman kan du skicka ett pressmeddelande för att förklara varför partnerskapet bildades och hur det gynnar båda kundbaserna. 

Ett pressmeddelande om ett nytt partnerskap bör inkludera:

• En sammanfattning av båda företagen
• Varför partnerskapet skapades
• Hur det gynnar båda kundbaserna
• Ytterligare information för nuvarande och framtida intressenter

Exempel på pressmeddelande om nytt partnerskap

Pressmeddelande om ny anställning

Ett pressmeddelande om ny anställning informerar kunder och investerare om förändringar i ledarskapspositioner, vanligtvis högnivåsledare. 

Ett pressmeddelande om ny anställning bör inkludera: 

• De professionella prestationerna av den nya anställda
• Deras uppdrag och vision för organisationen
• Citat från den nya anställda 
• Citat från en eller två nuvarande chefer som förklarar värdet av den nya anställningen

Exempel på pressmeddelande för nyanställningar

Pressmeddelande om välgörenhetsinitiativ

Välgörenhetsinitiativ är ett utmärkt sätt att visa din publik att du bryr dig om mer än bara pengar. Pressmeddelandet ska ge kunder och allmänheten en inblick i företagets kultur. Ditt mål är att dela med dig av övergripande information om det arbete som görs och få andra att bidra till ditt syfte.

Ett pressmeddelande för ett välgörenhetsinitiativ bör innehålla:

• Hur dina initiativ har hjälpt de behövande (utan att vara för reklamskyltande)
• Konkreta siffror för att visa effekten
• Citat från organisationer du hjälper

Exempel på pressmeddelande för välgörenhetsinitiativ

Hur man skriver ett pressmeddelande

Rubrik

Rubriken eller titeln är kanske den mest avgörande delen av ett pressmeddelande.  I genomsnitt, 8 av 10 personer läser rubriken, men bara 2 av 10 läser resten av texten. Målet med rubriken är att övertyga läsarna att läsa inledningen.

Här är några tips för att skriva rubriker: 

• Håll den kort (vanligtvis en rad)
• Lägg till statistik i din rubrik
• Använd handlingsverb för att väcka känslor
• Fokusera på informativa titlar istället för clickbait
• Identifiera och använd en ton som är lämplig för din målgrupp
• Använd titelstil 
• Undvik utropstecken och interpunktioner

Datum och plats

Skriv datum, stat och stad i den första raden av pressmeddelandet. Din datelinje bör ange datumet då pressmeddelandet kommer att publiceras, inte datumet du skrev det.

Inledning

Inledningen sammanfattar huvudsyftet med pressmeddelandet. Den bör vara direkt och övertygande eftersom det är troligt att det är det första en tidsbegränsad journalist läser.

Ledande stycke (även kallad “lede”)

Ditt ledande stycke, eller lede, innehåller den mest avgörande informationen som du vill kommunicera. Den svarar på de 5 V:na om vem, vad, när, var och varför. Läsarna ska få all relevant information i det ledande stycket.

Stödjande citat

Använd stödjande citat för att humanisera ditt pressmeddelande. Inkludera ett citat från chefen för den avdelning där nyheterna kommer ifrån för att förklara varför nyheterna är viktiga. Använd citat från partners och kunder för att öka trovärdigheten för din tillkännagivande.

Boilerplate

En boilerplate är i grunden en “om oss”-sektion för företaget. Den är en kort paragraf (100 ord eller mindre) som fokuserar på företagets historia och vad det gör. Boilerplate-texten separeras ofta från huvudtexten i pressmeddelandet med en separat rubrik.

Några tips för att vägleda dig när du skriver boilerplate inkluderar:

• Bestäm vinkeln: Din boilerplate kan fokusera på företagets historia, arbetskultur, varumärkesidentitet, investerare eller prestationer. Bestäm vilket av dessa som passar ditt pressmeddelande bäst. 
• Företagsbeskrivning: Skriv en till två meningar om ditt företag. 
• Gå in på detaljer: Efter inledningen, inkludera detaljer om vad ditt företag gör, branschen du är verksam inom, eventuella framstående partners eller investerare, nyligen uppnådda utmärkelser (om några), och marknadsandel.

Call to action

Ett call-to-action (CTA) uppmuntrar läsarna att agera. Här kan åtgärden vara att besöka en landningssida på din webbplats.

För att förstå kraften i en bra CTA, låt oss använda Hubspot som exempel. De optimerade CTA:erna för 12 äldre inlägg och såg en ökning på 99 % av antalet leads och en ökning på 87 % av konverteringsgraden.

CTA:er är lika viktiga för pressmeddelanden. Ditt pressmeddelande kanske inte genererar leads eller försäljning utan rätt CTA. 

Här är hur du kan skriva en övertygande pressmeddelande-CTA:

• Börja med ditt mål: Överväg målet med pressmeddelandet och anpassa din CTA därefter. Det kan vara att generera trafik, öka prenumerationer eller öka försäljningen. 
• Använd handlingsverb: Väcka känslor och brådska genom att använda starka handlingsverb.
• Inkludera en länk med hela URL:en: URL:en berättar din läsare vart de är på väg. Du kan använda hyperlänkar i andra sektioner

Kontaktdetaljer

Många PR-experter glömmer ofta att inkludera sina e-postadresser när de skickar ett pressmeddelande. År 2019 innehöll endast 56 % av pressmeddelandena kontaktinformation.

Lägg till kontaktuppgifterna för den anställde som ansvarar för att distribuera pressmeddelandet. Inkludera deras namn, telefonnummer och e-postadress. 

Denna information gör det enklare för journalister att reda ut eventuella frågor om ditt företag eller pressmeddelandet.

Avslut

Efter CTA:n, använd detta tecken “—###—” i slutet av sidan för att indikera slutet av pressmeddelandet.

‍

8 proffstips för att skriva ett pressmeddelande

1. Använd siffror i rubriker

Det finns en anledning till att de flesta marknadsförare älskar siffror i sitt innehåll. Siffror resonerar med publiken. De är ett utmärkt sätt att öka trovärdigheten för dina påståenden och bygga intresse. 

En Conductor-studie publicerad av Moz visade att över 36 % av läsarna föredrog rubriker med siffror.

En djupgående studie av de top 700+ artiklar på Medium år 2020 visade att siffror var den näst mest populära tillägg till rubriker.

Siffror är ett utmärkt visualiseringsverktyg. Till exempel, om ditt pressmeddelande handlar om en välgörenhetsprestation, hjälper det läsarna att förstå hur mycket du verkligen har hjälpt saken genom att lägga till beloppet som donerats eller antalet människor som har gynnats av initiativet.

2. Hitta en nyhetsvärdig vinkel

Förutom skrivstil och grammatik behöver din rubrik fokusera på en nyhetsvärdig vinkel eller perspektiv. Varför förtjänar ditt pressmeddelande att publiceras före hundratals andra? Vad gör det intressant eller unikt?

Några nyhetsvärdiga perspektiv att lyfta fram inkluderar:

• Lokal påverkan: Börja med att visa communityevent som din organisation eller anställda har genomfört för att förbättra det lokala samhället.
• Framsteg: Dela med dig av betydande framsteg inom din organisation, såsom att nå ett mål eller en milstolpe.

Konflikt: Konfliktperspektivet berättar en annan sida av en pågående tvist eller oenighet.

3. Inkludera ditt nyckelord

Genomför nyckelordsforskning för att hitta nyckelord och fraser som är relevanta för ditt pressmeddelande. 

Några tips för att lägga till nyckelord i pressmeddelanden inkluderar:

• Använd ditt primära nyckelord eller dess variant i rubriken, inledningen, och 2-4 gånger i brödtexten
• Använd sekundära nyckelord (gärna långsvans) naturligt i hela brödtexten
• Lägg till det primära nyckelordet eller dess variant i metabeskrivningen och bildens alt-text

4. Inkludera multimedia

Visa, låt bli att berätta. Detta är den viktigaste regeln för att skriva en engagerande berättelse. Det finns inget bättre sätt att hjälpa din läsare att visualisera berättelsen än med multimedia. 

Pressmeddelanden med visuella inslag får tre gånger fler visningar än de utan. För att visuella inslag ska vara effektiva, måste de vara av hög kvalitet och relevanta för innehållet. 

Men det är viktigt att komma ihåg att journalister inte kommer att godta bilder eller videor som du inte har rättigheter till.

Exempel på multimedia-innehåll att inkludera:

PDF-filer – Länk till lång form av text, som en e-bok eller vitbok.

Bilder – Använd bilder för att stödja företagsannonser, produktlanseringar eller utmärkelser. Bilder för pressmeddelanden måste vara minst 300 dpi. Små bilder kan se suddiga och utdragna ut. 

Videor – Utmärkta för att öka engagemanget hos publiken på sociala medier. Håll den kort med en maximal längd på 60 sekunder till 2 minuter.

Infografik – Gör komplicerad information till en enkel graf som är lätt att smälta

5. Gör den engagerande

De flesta pressmeddelanden är tråkiga och ointressanta. Det är skrivet i en monoton ton som får läsaren att somna snabbare än en vaggvisa. Ett engagerande pressmeddelande är roligt att läsa. Det tar läsaren från den fängslande rubriken genom varje rad av text till den sista åtgärden i CTA:n.

Tips för att skriva ett engagerande pressmeddelande inkluderar:

• Använd enkelt språk som är lätt att förstå
• Prioritera sökningsintention 
• Fokusera på fördelar istället för funktioner
• Använd kundens röst för att adressera målgruppens behov
• Blanda texten med en konsekvent varumärkesröst
• A/B-test dina pressmeddelanden för att se vilken som presterar bättre
• Lägg till statistik, bilder, och citat för att stödja ditt påstående

6. Sätt din viktigaste information först

De flesta pressmeddelanden följer Inverterad pyramid-formatet.

Tänk på 5Ws i början:

• Vad händer
• När händer det
• Varför händer det
• Vem har ansvar för evenemanget
• Var händer det

I mitten kan du inkludera sekundära detaljer som citat. Nederst, ytterligare information som standardtext och vem man ska kontakta om man har fler frågor.

7. Följ AP-stilen 

De Associated Press stilriktlinjerna, kända som AP-stilen, är den mest vanligt använda stilguiden för att skriva pressmeddelanden. 

Några tips för att skriva i AP-stil inkluderar: 

• Använd en persons för- och efternamn när du nämner dem för första gången. Efter den första gången kan du referera till dem med deras efternamn
• Utveckla alla förkortningar och akronymer första gången de används
• Skriv ut alla titlar förutom Dr., Mr., och Mrs. när de används i direkta citat
• Använd siffror när du skriver datum och år
• Skriv ut namnen på alla månader när du inte hänvisar till ett specifikt datum

8. Ta bort onödigt innehåll och håll det under 500 ord

Reporters har inte tid att gräva igenom onödig bakgrundsinformation för att hitta fakta. Håll ditt pressmeddelande kort och koncist. Typiskt bör ditt pressmeddelande vara runt 250 ord men inte längre än 500 ord.

Några tips för att hålla ditt pressmeddelande kort:

• Ta bort personliga åsikter, synpunkter och kommentarer
• Håll dig till fakta
• Använd en formell, direkt ton
• Undvik konverserande fotnoter eller avslappnade toner
• Undvik onödigt långa meningar och hitta det snabbaste sättet att kommunicera ditt budskap
• Använd aktiv röst istället för passiv röst
• Eliminera adverb och meningslösa ord som “bara”, “enkelt”, “helt”, “nästan” och “faktiskt.”
  

Bästa praxis för pressmeddelanden

Pitcha direkt till redaktörer

Skicka inte ett massmail till alla journalister och redaktörer. Kontakta istället specifika redaktörer inom din bransch och skicka dem personliga meddelanden. Det är också en bra idé att ge redaktörer en exklusiv nyhet för att öka dina chanser att bli publicerad.

Du kan använda kunskapshanteringsprogramvara som Guru för att hålla reda på mallar för pressmeddelanden och pitchar.

Använd korsmarknadsföring för att skapa trovärdighet

Din PR-kampanj börjar med att hitta sätt att sammarknadsföra för att förstärka din räckvidd. Om du har en potentiell partner som kan dra nytta av gratis reklam, överväg korsmarknadsföring som ett sätt att förbättra din räckvidd och trovärdighet. Du kan titta på dem du redan samarbetar med, eller börja bygga partnerskap med varumärken som tillför värde utan konkurrens. 

Optimera för SEO

Många människor antar att eftersom länkar på ett pressmeddelande är no-follow, så har de inget SEO-värde. För sådana personer är länkjuice den enda mätningen som fångas. 

Det kunde inte vara längre från sanningen. När du överväger de mål som ett pressmeddelande uppnår, såsom medieuppvaktning, hänvisningstrafik, bygga ett rykte och kontrollera en kris, kan du tydligt se betydelsen av SEO.

Här är några tips för att optimera ditt pressmeddelande för SEO

• Genomför nyckelordsforskning
• Inkludera rätt nyckelord
• Använd en värdebaserad rubrik
• Undvik jargong i texten
• Se till att din text är engagerande
• Lägg till visuella element och använd alt-text för bilder för att beskriva dem
• Erbjud lösningar på problem
• Inkludera  standardtext
• Avsluta med en övertygande CTA som länkar till en relevant sida
• Dela ditt pressmeddelande med rätt journalist

I grund och botten, gör allt vi har rekommenderat i denna guide och du kommer att optimera din text för SEO utan att ens veta om det.

Använd en wire service

År 2019, 60.74% av 37,748 analyserade pressmeddelanden skickades med hjälp av en wire service. En wire service ser till att alla stora medier delar dina nyheter. De flesta wire services kan dela dina nyheter med över 30 000-100 000 journalister och bloggare i hundratals länder. 

Du kan skicka ditt pressmeddelande via en distributions- eller wire service som Newswire eller Cision. De bästa resultaten kommer ofta med ett högt initialt pris. Överväg till exempel Berkshire Hathaways Business Wire, som kostar 400 dollar+ för varje meddelande med en gräns på 400 ord (mer om du vill lägga till ord, bilder, video eller sociala mediesignaler). Men dessa beprövade distributionsservicer kan hjälpa dig att få publicitet i stora publikationer som Wall Street Journal.

Tajma ditt pressmeddelande perfekt

Timing påverkar framgången av ditt pressmeddelande. Enligt Shift, är bästa tiden att skicka ut ett pressmeddelande tidigt på en tisdag så att det når publikationer innan de tilldelar berättelser till journalister.

Eftersom de flesta pressmeddelanden publiceras i början av timmen, undvik att skicka ditt vid den tiden. Skicka ditt pressmeddelande några minuter efter timmen. Till exempel, istället för att skicka ditt pressmeddelande klockan 9, skulle du skicka det klockan 9:10

Distribuera och dela din medieuppvaktning

Förutom att använda en wire service för distribution, kan du ha en dedikerad mediesektion på din webbplats för att dela nyheter och andra pressmeddelanden. Att dela pressmeddelanden på din webbplats gör det enkelt för dina läsare att hålla sig uppdaterade om de senaste händelserna i din organisation.

Använd även sociala medier för att utnyttja medieuppvaktning. Dela publicerade berättelser på dina sociala medieplattformar, och uppmuntra användare att interagera med ditt innehåll genom kommentarer, gilla och dela. Till exempel, kan du boosta ditt sociala inlägg på Facebook med rubriken, “San Francisco Chronicle täcker ny mjukvaruutgåva för serviceteam.”

Hantera dina pressmeddelande-mallar i Guru

Att skriva ditt första pressmeddelande kan verka som en skrämmande uppgift om du inte vet var du ska börja. Skriv på det sätt som din publik talar. Se till att ditt innehåll inte överskrider 250-500 ord. Använd en distributionsservice för att få mest publicitet för ditt pressmeddelande.

Strömlinjeforma dina pressmeddelande-mallar med en kunskapsbasplattform som Guru. Det är enkelt att organisera dina pitchar efter typ av pressmeddelande, de som är redo för publicering och pitchar som inte blev accepterade. En central plattform som Guru ser till att ditt budskap är vid varje publik teammedlems fingertoppar så att varje samtal, mejl och konversation är på rätt spår utan att slösa tid på videokonferenser.