Process Documentation: How-to with Examples

Stressad av tillväxtvärk, släcka bränder och slöseri med tid? Att växa utan väldokumenterade processer är ett recept för ineffektivitet och en chockerande 80% av arbetarna saknar färdigheterna för sina nuvarande roller, enligt en Gartner-undersökning av 7 000 anställda.

Lösningen? Få dina processer dokumenterade så att du kan spara tid, förenkla och växa utan att förlora produktiviteten. Att dokumentera dina processer ger nya anställda de lärresurser och färdigheter de behöver för att bli mer effektiva i sitt arbete.

Låt oss dyka in i bästa praxis för att skapa processdokumentation och varför du bör förbättra din.

Vad är processdokumentation? 

Processdokumentation är en lista med steg och kontext för att upprepade gånger leverera i en kvalitetsstandard. Att börja med en processmall som vår säkerställer att din dokumentation är tydlig och sparar tid för team.

Ditt företag kan ha så många processdokument som du behöver. Antalet processdokument du skapar beror vanligtvis på storleken på din organisation, antalet avdelningar och antalet processer varje uppgift kräver. 

Till exempel kommer saldokumentationsprocessen att vara annorlunda än marknadsprocessen. På samma sätt HR, FoU och andra avdelningar. 

Dessa kombineras ofta till vad företag kallar en spelbok, standardrutiner (SOP), eller en driftsmanual.

Vilka är fördelarna med att skapa processdokumentation?

Utbildning av nya anställda

Anställdas onboarding är enklare när dina processer är väldokumenterade. Du sparar tid genom att använda upprepbara processer för att träna dina nya medarbetare. 

Analys

Att dokumentera din process hjälper dig att hålla koll på din anställdas prestation. Du kan använda befintlig dokumentation för att analysera vad som fungerar och vad som inte gör det. Insikten visar de delar av ditt arbetsflöde som behöver justeras. 

Säkerställa processens transparens

Dokumentationen hjälper till att upprätthålla transparens i ditt företag. Anställda som inte är nära ett specifikt område av verksamheten kan få insyn i hur uppgifter utförs utanför deras avdelning eller omedelbara team. 

Den nya insikten kan leda till förbättringar i arbetsflödet, såsom att ta bort duplicerade steg eller uppgifter. Det avslöjar också stora problemområden som blir åtgärdspunkter. Medvetenhet om problemområden är ibland allt som behövs för att göra inkrementella förbättringar i din process.

Förbereda sig för det oväntade

När en ny anställd joinar ditt team är det vanligtvis för att fylla en vakans, vilket innebär att andra anställda måste ta på sig mer arbete tills den nya anställda är fullt ombord.

Om du inte har en dokumenterad process kommer det att bli missade deadlines, lägre produktivitet och en frustrerad anställda på dina händer.

Att dokumentera din process säkerställer att oavsett om en anställd är borta tillfälligt eller permanent, har du alltid resurser när det finns ett akut behov av att träna en ny anställd.

Förbättra intern kommunikation

Mer än bara ett dokument, processdokumentation är en form av intern kommunikation. Det tar tid för en ny anställd att lära sig hur ett företag fungerar och att ha en processdokument förbättrar förståelsen av din organisation. 

När alla vet sina roller i en organisation och vem de kan prata med när de behöver hjälp, ökar produktiviteten. 

Uppmuntrar kunskapsdelning

Kunskapsluckor uppstår när anställda med specialiserad kunskap och färdigheter lämnar utan att dokumentera sin process. När chefer dokumenterar sina bästa metoder för att producera bra resultat,  kan alla i ditt team återskapa samma resultat med en liknande process. 

Minska kostnader och operativ oklarhet

Att dokumentera din process tar bort oklarheten kring roller och ansvar. Dokumentationen eliminerar förvirring och säkerställer tydlighet. När anställda har tydligt fokus, spenderar de mer tid på att generera intäkter för ditt företag och mindre tid på att leta efter svar som redan finns.

Alla teammedlemmar kan hänvisa till dokumentet när linjerna är oklara om vem som gör vad eller hur vissa uppgifter ska utföras.

Ditt processdokument förklarar:

• Vem som är tilldelad uppgiften
• Specifika uppgifter som måste utföras för att slutföra en process
• En steg-för-steg-guide för att utföra uppgiften

Vem är involverad i processdokumentationen? 

Tre parter är involverade i processdokumentationen: 

• Intressenter 
• Projektteam 
• Externa parter 

Intressenter 

En intressent kan vara vem som helst med en särskilt intresserad i verksamheten.  Intressenter med expertis inom en specifik avdelning bör ha inflytande i processdokumentationen för att ge feedback där det är nödvändigt. 

Projektteam 

Projektteamet ansvarar för processdokumentationen. Varje anställd i projektteamet måste dokumentera sin process medan de utför uppgifter för att säkerställa att varje steg i en process registreras korrekt. 

Men att dokumentera processer medan man arbetar kan vara distraherande. En bra praxis är att delegera verifieringen av information som läggs till varje dokument till en eller två ämnesexperter för att säkerställa att informationen är en enda sanning. 

Externa parter 

Du kan välja att anställa konsulter för att ge ett nytt perspektiv och få en objektiv bedömning av dina affärspraxis. Att ta ett steg tillbaka ger klarhet och förmågan att hitta mer effektiva sätt att utföra arbetsuppgifter.

För att fånga rekommendationer från intressenter och externa parter, här är en ändringsbegäran mall för att vägleda dig.

Vad bör du inkludera i din affärsprocessdokumentation? 

Din processdokumentation bör innehålla följande detaljer: 

• Policy: De övergripande principerna som styr processen och rutinerna.  Dessa sätts vanligtvis av högre ledning. 
• Process: Detta är en serie aktiviteter som måste utföras för att omvandla insatser till resultat. 
• Procedure: Detaljerna om hur varje steg kommer att utföras. 

Tänk på policyer som regler, process som en översikt av alla steg som ska utföras, och procedur som en detaljerad förklaring av varje steg. 

Ditt slutdokument kan vara i form av mallar, videor, checklistor, skärmdumpar eller en kombination av dessa. 

Bästa praxis för framgångsrik processdokumentation  

Utvärdera ditt processdokumentation verktyg 

Nyckelkrav för de bästa verktygen för processdokumentation: 

• Designad för att växa med ditt team
• Håller dig i arbetsflödet istället för att lägga till en annan destination
• Inbyggd verifiering för att säkerställa att innehållet alltid är uppdaterat
• Intuitiv webbläsartillägg för att föra kunskap dit du arbetar
• Har en sökfunktion som du enkelt kan använda för att hitta information
• Massåtgärder
• Slack-integration
• Ger analyser
• API
• Robusta integrationer med verktygen ditt team älskar
• Mallar som kommer att spara dig tid. 

Identifiera och namnge processen 

Vilken process dokumenterar du först? Varför kommer denna process att gynna din organisation?  Till exempel, utvecklar du en försäljningsprocess för att hjälpa ditt team att leda prospekt mer effektivt genom köpcykeln? Ge den ett namn och beskriv kortfattat processen.

Definiera omfattningen av processen 

Vad ingår i processen och vad skulle vara utanför omfattningen? Tänk också på resurserna som behövs för att göra processen effektiv. 

Samla information och organisera steg

Om det är en process som involverar flera anställda, håll en brainstorming-session med alla relevanta lagkamrater. Om du utför uppgiften ensam, dokumentera medan du gör det.

Efter att ha samlat information, organisera stegen med tydliga instruktioner. Det hjälper att använda visuella hjälpmedel som förinspelade förklarande videor, diagram, flödesscheman och skärmdumpar.

Definiera vem som är involverad 

Beskriv den anställda som är ansvarig för att utföra varje steg i processen. Var noga med att endast nämna roller, inte namn, eftersom processen som du utarbetar kommer att användas även efter att anställda lämnar. 

Notera undantag från den normala processen

Ett processdokument bör inte vara stelnat eftersom vissa processer inte alltid följer en linjär väg. Flexibilitet är ett av de grundläggande kännetecknen hos ett bra arbetsflöde. Var kommer undantagen att inträffa och vilka steg bör en anställd ta för att mildra dem?

Förklara processgränser 

Vad utlöser en process? När börjar eller slutar en process?  När är den klar? Notera det. Definiera gränser för att rensa all oklarhet.

Lägg till kontrollpunkter 

Kontrollpunkter läggs till strategiska punkter i processen där risk kan inträffa. När du utarbetar processen, notera möjliga riskfyllda situationer som bör övervakas noga.  

Identifiera processinsatser och resultat 

Gör en lista över resurser som kommer att krävas för att starta processen. Förklara också det resultat som ska förväntas när processen avslutas. 

Använd mallar för att standardisera tillvägagångssätt och slutdokument

Mallar hjälper till att skapa konsekvens i alla processdokument. Det gör det också enklare för teammedlemmar att följa instruktioner eftersom de vet vad de kan förvänta sig

Här är en mall för att hjälpa chefer att standardisera det sätt som ditt team registrerar interna processer. 

Gör det visuellt 

67% av människor tar in information bättre i ett visuellt format.  Att blanda text med visuella element gör det lättare att förstå och komma ihåg.  

Granska, testa och justera

Samla alla som gav input för att granska processdokumentet. Dela ditt dokument med ditt team. Be dina teammedlemmar att prova processen på egen hand och se hur det fungerar. Testa processen för att säkerställa att du inte har missat ett steg och för att avgöra om du behöver justera ditt dokument. 

Distribuera 

Att skapa en process är en del, att se till att den är lättillgänglig är en annan. Lagra dina processdokument i wikis eller företagsintranät som är lättillgängliga för alla.

Återbesök regelbundet för att verifiera eller uppdatera 

Enligt BPtrends har 96% av företagen dokumenterade processer, men endast 4% mäter och utvärderar dem.  När ditt arbetsflöde utvecklas kommer du regelbundet behöva uppdatera steg och se till att informationen du publicerar är korrekt. 

Med Gurus verifieringsmotor kan du vara säker på att alla dina processer är uppdaterade och korrekta. Du kan välja ämnesexperter för att verifiera kort eller låta Gurus AI föreslå verifierare baserat på liknande kort.

Bestäm intervallet för att granska och uppdatera ditt processdokument internt, och välj sedan det datumet som ditt verifieringsintervall på Guru. Om du är osäker på det rätta intervallet kan du välja standard 90 dagar eller den max tidslinjen som är 12 månader.  Team du samarbetar med kan se kort som verifierade eller inte verifierade, så det kommer inte att förekomma något förvirring. 

Förbättra ditt teams kollektiva intelligens med processdokumentation

Det enda sättet att behålla kunskap är att säkerställa att varje anställd dokumenterar sin process. Det sparar tid vid onboarding av nya anställda och gör det möjligt för dem att slutföra uppgifter mer effektivt.

Att bygga en kultur av kunskapsdelning säkerställer att när en person lyckas, kan alla andra använda deras kunskap för att skapa en multiplikatoreffekt som leder till ökad produktivitet och större intäkter för ditt företag.