7 Essential Project Documents [+ Templates]
Använd dessa projektdokumentmallar för att lagra och dela viktig projektinformation.
Med varje framgångsrikt projekt kommer mängder av dokument. De rymmer alla projektets förväntningar, mål och resurser. Om du har en fråga om projektet, besök dokumenten. Om de är helt ifyllda bör ditt svar finnas där.
Projektdokument bör vara tydliga och koncisa. Hos Guru börjar vi all vår projektdokumentation med dessa mallar. De påskyndar förberedelsefasen av ett projekt så att vi kan börja arbeta med själva projektet snabbare. Vi rekommenderar att utforska dessa 7 mallar för dina projektdokument.
Varför är projektdokument viktiga?
De är en enda sanningens källa
De flesta projekt har många rörliga delar och intressenter involverade. Detta kan göra det svårt att spåra och leverera viktig information. Du kan använda projektdokument som en enda plats där all viktig projektdokumentation kan finnas. Inga fler bortkastade timmar letande efter svar.
De kan enkelt uppdateras med den senaste informationen
När du har förklarat dina projektdokument som den enda stoppdestinationen för all projektinformation, kan du lita på att de ger uppdateringar till intressenter. Pro-tips: överväg att använda Guru för att ställa in påminnelser med jämna mellanrum för att granska projektdokumenten och säkerställa att all information är uppdaterad.
De beskriver projektmål
Skapa förutsättningar för framgång genom att tydligt beskriva projektets mål och behov. När intressenter börjar här får de en fullständig förståelse för projektets omfattning och var deras uppgifter befinner sig inom den övergripande projektlivscykeln.
De deklarerar vem som ansvarar för varje uppgift
När de arbetar i samverkan med din projektledningsplan, noterar dina projektdokument vem som ansvarar för vad och när i processen dessa uppgifter behöver genomföras. Utveckla en tydlig uppdelning mellan uppgifter för att förstå hur varje individs ansvar spelar in i den större bilden.
7 viktiga projektdokument
1. Projektsammanfattning
Betrakta projekt sammanfattningen som fågelperspektivet av projektet. Den bör innehålla en beskrivning av projektet, vad det hoppats åstadkomma, vem som är involverad och hur framgång kommer att mätas. Du kan bli så specifik här som behövs för ditt projekt. Det är ett bra ställe att börja för att få perspektiv, brainstorming och avgränsa projektet.
2. Intressentkommunikation
För att anpassa med att vara en enda källa av tillförlitlig information, försök att använda en projektmall som inkluderar intressenters ansvar och kommunikation. Låt inte information gå förlorad i Slack eller mejl.
3. Kostnadsplan
Budgeten är en stor faktor att överväga när du utvecklar ditt projekt. Om möjligt, försök att ge lite utrymme för justeringar då det sannolikt kommer att uppkomma faktorer som du inte förutsett.
4. Prestationsindikatorer
Istället för att enbart hänvisa till denna mall i slutet av projektet, överväg att använda den för att spåra prestationsindikatorer under projektets livscykel. Detta kommer att hjälpa till att informera om du är på rätt väg för att uppnå dina mål eller om justeringar behövs.
5. Projektuppdatering
För att hålla intressenter och företagets ledarskap informerade, överväg att använda en mall för projektuppdateringar för att dela information. Mallen har sektioner där regelbundna uppdateringar kan läggas till. Kom ihåg att kolla in med statusuppdateringar regelbundet för att hålla intressenter informerade.
Här är hur PetDesk håller team informerade om projektuppdateringar:
6. Ändringshantering
Om alla projekt alltid gick perfekt enligt plan skulle de vara för enkla. Det finns alltid tillfällen där du måste göra justeringar och lösa problem. Du kan ta hänsyn till dessa revideringar i en ändringshanteringsplan. Denna mall kan användas för att skriva ner hur projektet kommer att gå till om ändringar är nödvändiga.
7. Projektresurser
Använd denna mall som den enda stoppkällan för all information relaterad till projektet. Denna mall kan vara nödvändig eller inte beroende på projektets omfattning. Använd den som ett referensbibliotek med länkar till nödvändig information och håll den tillgänglig för alla intressenter. De rymmer alla projektets förväntningar, mål och resurser. Om du har en fråga om projektet, besök dokumenten. Om de är helt ifyllda bör ditt svar finnas där.
Med varje framgångsrikt projekt kommer mängder av dokument. De rymmer alla projektets förväntningar, mål och resurser. Om du har en fråga om projektet, besök dokumenten. Om de är helt ifyllda bör ditt svar finnas där.
Projektdokument bör vara tydliga och koncisa. Hos Guru börjar vi all vår projektdokumentation med dessa mallar. De påskyndar förberedelsefasen av ett projekt så att vi kan börja arbeta med själva projektet snabbare. Vi rekommenderar att utforska dessa 7 mallar för dina projektdokument.
Varför är projektdokument viktiga?
De är en enda sanningens källa
De flesta projekt har många rörliga delar och intressenter involverade. Detta kan göra det svårt att spåra och leverera viktig information. Du kan använda projektdokument som en enda plats där all viktig projektdokumentation kan finnas. Inga fler bortkastade timmar letande efter svar.
De kan enkelt uppdateras med den senaste informationen
När du har förklarat dina projektdokument som den enda stoppdestinationen för all projektinformation, kan du lita på att de ger uppdateringar till intressenter. Pro-tips: överväg att använda Guru för att ställa in påminnelser med jämna mellanrum för att granska projektdokumenten och säkerställa att all information är uppdaterad.
De beskriver projektmål
Skapa förutsättningar för framgång genom att tydligt beskriva projektets mål och behov. När intressenter börjar här får de en fullständig förståelse för projektets omfattning och var deras uppgifter befinner sig inom den övergripande projektlivscykeln.
De deklarerar vem som ansvarar för varje uppgift
När de arbetar i samverkan med din projektledningsplan, noterar dina projektdokument vem som ansvarar för vad och när i processen dessa uppgifter behöver genomföras. Utveckla en tydlig uppdelning mellan uppgifter för att förstå hur varje individs ansvar spelar in i den större bilden.
7 viktiga projektdokument
1. Projektsammanfattning
Betrakta projekt sammanfattningen som fågelperspektivet av projektet. Den bör innehålla en beskrivning av projektet, vad det hoppats åstadkomma, vem som är involverad och hur framgång kommer att mätas. Du kan bli så specifik här som behövs för ditt projekt. Det är ett bra ställe att börja för att få perspektiv, brainstorming och avgränsa projektet.
2. Intressentkommunikation
För att anpassa med att vara en enda källa av tillförlitlig information, försök att använda en projektmall som inkluderar intressenters ansvar och kommunikation. Låt inte information gå förlorad i Slack eller mejl.
3. Kostnadsplan
Budgeten är en stor faktor att överväga när du utvecklar ditt projekt. Om möjligt, försök att ge lite utrymme för justeringar då det sannolikt kommer att uppkomma faktorer som du inte förutsett.
4. Prestationsindikatorer
Istället för att enbart hänvisa till denna mall i slutet av projektet, överväg att använda den för att spåra prestationsindikatorer under projektets livscykel. Detta kommer att hjälpa till att informera om du är på rätt väg för att uppnå dina mål eller om justeringar behövs.
5. Projektuppdatering
För att hålla intressenter och företagets ledarskap informerade, överväg att använda en mall för projektuppdateringar för att dela information. Mallen har sektioner där regelbundna uppdateringar kan läggas till. Kom ihåg att kolla in med statusuppdateringar regelbundet för att hålla intressenter informerade.
Här är hur PetDesk håller team informerade om projektuppdateringar:
6. Ändringshantering
Om alla projekt alltid gick perfekt enligt plan skulle de vara för enkla. Det finns alltid tillfällen där du måste göra justeringar och lösa problem. Du kan ta hänsyn till dessa revideringar i en ändringshanteringsplan. Denna mall kan användas för att skriva ner hur projektet kommer att gå till om ändringar är nödvändiga.
7. Projektresurser
Använd denna mall som den enda stoppkällan för all information relaterad till projektet. Denna mall kan vara nödvändig eller inte beroende på projektets omfattning. Använd den som ett referensbibliotek med länkar till nödvändig information och håll den tillgänglig för alla intressenter. De rymmer alla projektets förväntningar, mål och resurser. Om du har en fråga om projektet, besök dokumenten. Om de är helt ifyllda bör ditt svar finnas där.
.webp)
.webp)
