Project Proposals: Free Templates & Simple Steps

Ett projektförslag är din första kontakt med en potentiell kund. Det väger tungt när det gäller att skapa ett minnesvärt intryck och att visa läsaren att du är den bästa lösningen för jobbet.

För försäljningsteam leder bra projektförslag till ett överflöd av nya affärer. Och för interna medarbetare är det den hemliga ingrediensen för att få ledningen att agera på dina idéer.

Att veta hur man skriver ett övertygande projektförslag och ha en uppsättning mallar att referera till höjer din inskickning över mängden.

I denna guide kommer vi att förklara fördelarna med att använda ett projektförslag, vad som ska ingå i förslaget och hur man skriver ett projektförslag som leder till åtgärder.

Vad är ett projektförslag?

Ett projektförslag är det första dokumentet som används för att definiera ett externt eller internt projekt. Det är ett detaljerat dokument som klienten använder för att avgöra huruvida man ska samarbeta med din organisation eller inte. Därför måste det vara av hög kvalitet, välskrivet och lätt att förstå. 

Varför är ett projektförslag viktigt?

Stick ut bland konkurrenterna

Projektförslag hjälper ditt företag att sticka ut i en hav av konkurrenter. Ett välskrivet projektförslag gör att du kan visa ditt unika värdeförslag. 

Erbjuder ditt företag bättre processer, resultat eller priser? Du kan visa dessa fördelar med ett projektförslag.

Gör ett bra första intryck

Ett projektförslag är vanligtvis din första formella interaktion med en potentiell kund. Den forskning du genomför om deras bakgrund, behov och mål förbättrar förslaget och gör det mer personligt och minnesvärt. Dessutom leder ett bra första intryck till fler diskussioner med möjligheten till långsiktigt arbete.

Säkra bättre projekt och investerare

När du skapar ett oombedjat förslag kan en mall för projektförslag hjälpa dig att leverera en övertygande presentation som imponera på läsaren. Om du är i teamet som har till uppgift att säkra finansiering visar projektförslag potentiella investerare och kunder fördelarna med att samarbeta med din organisation.

Tydligt visa mål och förväntade resultat för att förhindra svårighetsökning

Svårighetsökning är den oönskade utvidgningen av projektomfång. Det kan inkludera leveranser som inte var en del av det ursprungliga avtalet eller resultat som inte tidigare diskuterats. 

Projektförslag hjälper till att förhindra svårighetsökning genom tydligt definierade mål och förväntade resultat som klienten redan har godkänt före projektstart.

Upprätthålla hanterbara tidslinjer

Före inlämning av förslaget är det en bra idé att involvera intressenter inom din organisation som har arbetat med liknande projekt. 

De kan hjälpa dig att avgöra om tidslinjen för varje leverans är genomförbar eller inte. Du behöver också samarbeta med kunden för att säkerställa att ni är på samma sida när det gäller tidslinjer och avstämningar för projektet.

Förbättra planeringen

Ett projektförslag förbättrar planeringen. Dokumentet används för att slutföra budget, processer, deadlines och leveranser för kontraktet. Genom rätt planering kan du allokera resurser och förutsäga projektets påverkan på din kunds verksamhet.

Effektiv revisionsprocess

Orimliga revideringar kostar pengar, tid och ansträngning. Att lägga till reviderings tidslinjer i förslaget och kontraktet håller dig på rätt spår. Det strömlinjeformar också kommunikationen under projektet.

Vilka typer av projektförslag finns?

Formellt begärda

Formellt begärda projektförslag skrivs som svar på en begäran om förslag (RFP). Det är lätt att skriva eftersom kunden tillhandahåller projektdetaljer som deadlines, tidslinjer och leveranser i RFP:n. 

Informellt begärda

Informellt begärda förslag är liknande formellt begärda projektförslag. Den stora skillnaden är att kundens behov inte läggs fram i ett dokument vilket gör det svårare att utforma. Du måste göra mer forskning för att definiera projektkriterier som mål, processer och leveranser.

Oombedda

Tänk på oombedda projektförslag som en kall samtal. Perspektivet bad inte om det, men om det görs på rätt sätt, tillhandahåller det mycket värde. Det är den svåraste typen av förslag att skriva eftersom du inte har några startdetaljer. Du behöver samla så mycket information som möjligt för att göra ditt förslag övertygande.

Fortsättning

Fortsättningsprojektförslag är påminnelser och uppdateringar för pågående projekt. Du pitchar inte din lösning. Snarare påminner du kunden om framstegen av ett projekt, förändringar i projektet som kräver mer finansiering, och tillstånd att fortsätta.

Förnyelse

Ett förnyelseförslag skrivs för att övertyga kunden att behålla dina tjänster istället för att avsluta projektet. Målet är att visa värdet av pågående tjänster och avkastning på investeringar.

Supplementär

Använd ett supplementärt projektförslag när du behöver mer resurser än vad som ursprungligen budgeterades för projektet. Målet är att rättfärdiga de extra resurserna och visa uppskattningar av vad projektet kommer att kosta.

Vad ska ingå i ett projektförslag?

Projektbakgrund

Det mest övertygande elementet i projektförslaget är projektbakgrunden. Detta är steget för att förstärka kundens smärtpunkter medan du förklarar hur ditt företag kan göra en mätbar skillnad.

Din projektbakgrund bör förklara varför projektet skapades från första början. Du kan dela upp projektbakgrunden i några distinkta sektioner:

• Affärsutmaningar och hinder
• Affärens svagheter eller begränsningar
• Projektstyrkor och möjligheter

Projektbakgrunden bör avslutas med ett kort uttalande om hur det avslutade projektet kommer att göra en skillnad för din kund.

Uttalande om behov eller krav

Uttalandet om behov eller krav adresserar ‘varför’ av ditt projekt. Tänk på denna sektion som introduktionen av en bok. Håll det kort, koncist och rakt på sak.

Här är några frågor som kan hjälpa till att formulera ett uttalande om behov och krav:

• Vad behöver min kund och varför?
• Vem gynnas av projektets utfall?
• Varför händer projektet nu? 
• Vad gjorde det nödvändigt? 
• Hur är min lösning unik? 
• Vad kan jag göra bättre än mina konkurrenter?

Projektmål

Projektmålen beskriver de mätbara resultaten av projektet. Resultaten kan vara leveranser eller resultat. Leveranser är påtagliga objekt som du kommer att leverera till klienten. Resultat är mätvärden för att mäta dessa leveranser.

Ett välskrivet projektmål är bevis på att du fullt ut förstår projektets mål. Det fungerar också som en utgångspunkt för projektplanering. Varje mål kommer att bli ett delmål som ditt team måste hantera innan de går vidare till nästa fas av projektet.

Projektmetodik och resultat

Precis som de laborationer du skrev upp i naturvetenskaps lektionen diskuteras projektmetodiken i processen och teknikerna som kommer att användas för att uppnå målen.

Till exempel, om du planerar att bygga hårdvara för en klient, skulle din första metod vara att genomföra användarforskning för att förstå målgruppen och problemet som det kommer att lösa. Resultatet skulle vara den färdiga hårdvaran. 

Dina metoder och resultat bör skrivas på ett formellt sätt. Enligt TeamStage uppnår ungefär 73 % av organisationer som använder formell projektledning alltid eller ofta sina mål. Att skapa en genomtänkt projektmetodik grundad på beprövade tekniker ökar avsevärt chansen att nå ditt projekts mål.

Här är några strategier för att skriva avsnittet om projektmetodik:

• Förklara varför dina metoder fungerar 
• Delegera ansvar och tilldela teammedlemmar till varje leverans
• Inkludera viktiga deadlines

Projektets omfattning

Din projektomfång bör diskutera de specifika detaljerna för ditt projekt. Det är vanligtvis den längsta delen av projektförslaget. Detta avsnitt ställer förväntningar på kunderna och inkluderar SMART-mål som är specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbundna.

Lägg till dessa sektioner i ditt projektomfång:

• Varje process som går in i leveranserna
• Hur du kommer att mäta framgången för varje leverans
• Vad projektet inte kommer att täcka

Budget

Inget projektförslag är komplett utan en budgetsektion. Precis som andra sektioner av ditt förslag bör budgeten vara mycket specifik och täcka alla kostnader.

Använd tabeller för att göra siffrorna lättare att förstå. Skriv en berättelse för att förklara var varje del passar in i leveranserna och resultaten. 

Presentera läsaren med en reservbudget i händelse av oförutsedda händelser. Till exempel kan du skriva ett stycke om varför du har överbudgerat för vissa leveranser.

Idealiskt bör projektbudgeten skrivas av projektledaren. Men du bör involvera företagets revisor som antagligen har ett bättre huvud för siffror. De kan också hjälpa till att säkerställa att din budget är strömlinjeformad med resten av projektförslaget.

Några tips för att vägleda dig när du skapar en projektbudget inkluderar:

• Börja arbeta med din budget och låt den utvecklas tillsammans med ditt förslag istället för att vänta till sist
• Se till att siffrorna stämmer och att du har rätt marknadspriser för alla listade varor
• Se till att din budget följer ett format som är lätt att förstå
• Kontrollera matematik flera gånger

Projektets tidslinje

Din projekt tidslinje anger tydligt hur länge det kommer att ta att slutföra varje del av projektet. Du bör lista deadlines för att slutföra leveranser och projektfaser i denna sektion.

Tidslinjer bör ha teammedlemmars namn kopplade till individuella uppdrag. Till exempel, om din UX-designer ansvarar för forsknings- och design delen av ditt projekt, lista designerens namn, tidslinjen och förväntat förfallodatum. 

Rapportering

Rapporteringen förklarar:

• Hur klienten kommer att få projektuppdateringar (e-post, Slack, SMS, eller in-app rapportering)
• Hur ofta kommer ditt företag att skicka rapporter? Kommer du att bygga en kunddashboard?
• Vem är kontaktpersonen som kommer att få regelbundna rapporter eller uppdateringar?
• Hur många möten kan klienten förvänta sig under projektets gång? Om ytterligare möten är tillgängliga, kommer de att debiteras till en extra kostnad?
• När, var och hur kommer mötena att äga rum?

Förväntade risker och problem

Att ta hänsyn till projektets risker spelar en stor roll för en framgångsrik projektgenomförande. Finns det några oförutsedda problem som du tror kan uppstå under projektet? Skriv ner eventuella problem som kan uppstå före, under eller efter att projektet är slutfört.  Denna sektion kommer inte bara att hålla dig ärlig utan också hjälpa dig att navigera genom projektets fallgropar.

När du utarbetar denna sektion, se till att granska din projekt tidslinje. Till exempel kan du skapa en buffert på 1,5 eller 2x den uppskattade projektlängden så att du har utrymme att hantera eventuella överraskningar utan att missa deadline. Detta kan förhindra missnöjda kunder, förödande recensioner, huvudvärk och sömnlösa nätter. 

Kriterier för framgång

Kriterier för framgång förklarar hur du kommer att mäta projektets framgång. Inkludera mått, resultat och leveranser som bör finnas för att framgång ska uppnås.

PMI listar följande kriterier för att mäta framgång:

• Mått och statistik
• Kvalitet på leveranser
• Framtida potential
• Intressentnöjdhet
• Företagsresultat

Projektplan

Projektplanen är en översikt som beskriver alla viktiga element i ett projekt. Det är den sista delen av ditt projektförslag och bör skrivas som en sammanfattning.

Det är lättare att förstå om du använder en visuell representation, som ett diagram eller en tidslinje. Markera viktiga datum och deras förväntade resultat, samt eventuella leveranser.

Du kan också vilja inkludera en sammanfattning av:

• Mål
• Milstolpar
• Resurser
• Budgetkostnader
• Projektfaser

Exempel på projektförslag

Grundläggande projektförslag

Ett enkelt projektförslag är skrivet i ett organiserat format som är enkelt att använda och förstå. Denna mall är idealisk för flera typer av projekt, från interna projekt till skolprojekt.

Mall för kravinsamling

Mallen för kravinsamling är en stark grund för alla projekt. Den fungerar som en informationsbro mellan klienten och projektledaren. Klienten kommunicerar tydligt vad de kräver från projektet och du säkerställer att deras mål beaktas i kravinsamlingen.

Mall för projektledningsförslag

En mall för projektledningsförslag bör ge tillräcklig information för att hjälpa klienten eller sponsorn att fatta ett beslut. Som en tumregel, börja med att skriva en övertygande sammanfattning eftersom det är den första kontakten klienten har med dokumentet. Om sammanfattningen är engagerande, är de mer benägna att fortsätta läsa resten av förslaget.

Avsnitt som ska ingå i din mall för projektledningsförslag inkluderar:

• Titelsida
• Sammanfattning
• Projektinformation och mål
• Leveranser
• Projektets omfattning
• Budget och resurser
• Milstolpar och tidslinjer

Försäljningsförslag mall

Ditt försäljningsförslag bör hjälpa kunden att föreställa sig en framtid där din produkt har löst ett pressande problem för dem. Många försäljningsteam hamnar i fällan att göra sitt försäljningsförslag för vagt, generiskt eller långt.

Ett försäljningsförslag ska övertyga klienten att du förstår deras behov och har den bästa lösningen. Det ska också inspirera dem till att agera.

Några saker att inkludera i ditt försäljningsförslag är:

• Företagsbakgrund
• Utmaningar som din produkt kommer att lösa
• Budgeten
• Beslutsfattare och intressenter
• Ditt unika värde
• Referenser som visar ROI med tidigare kunder

Mall för affärsförslag

Ett affärsförslag bygger bro mellan dig och dina kunder. Det beskriver ditt värdeerbjudande på ett sätt som övertygar en organisation att börja göra affärer med dig. 

Likt ett försäljningsförslag, måste du förklara ditt "varför" med en sammanfattning som tydligt visar fördelarna med dina tjänster eller produkter och hur det kan lösa ett problem.

Avsnitt som ska ingå i ett affärsförslag inkluderar:

• Innehållsförteckning
• Titelsida
• Sammanfattning
• Problemformulering
• Lösning
• Tidslinje
• Kvalifikationer
• Prissättningsalternativ
• Villkor och bestämmelser

Mall för mjukvaruprojektförslag

Ett mjukvaruförslag är ett marknadsföringsdokument där du presenterar din mjukvara för en organisation. Syftet med förslaget är att introducera din mjukvara till en potentiell kund och visa värdet av din produkt. 

Förslaget bör beskriva hur du planerar att automatisera en manuell process och spara tid. ROI från att använda din mjukvara bör tydligt framgå i försäljningsförslaget.

Mall för ingenjörsprojektförslag

De flesta ingenjörsprojektförslag görs som svar på en begäran om förslag. Syftet är att visa att du förstår problemet som nämns i RFP och att du är det bästa alternativet. 

Ditt ingenjörsprojektförslag bör också övertyga klienten att ditt ingenjörsteam är mest kvalificerat för uppgiften.

12 enkla steg för att skriva ett projektförslag

Profftips:  Håll det kort

Den genomsnittliga uppmärksamhetsspannen är 8,25 sekunder. Det är ett mycket kort tidsfönster för att fånga och hålla uppmärksamheten. Ofta är de bästa förslagen endast ett par bilder i en presentation med företagets varumärke. Var kortfattad och undvik frestelsen att inkludera onödiga detaljer.

1. Skriv en disposition för ditt projektförslag

Skapa en disposition när du har gjort forskningen och har all information om projektet. Oroa dig inte för perfektion, fokusera på att få den viktiga informationen på en sida. Även om den exakta layouten för dispositionen kan skilja sig åt beroende på formatet, bör du inkludera:

• Problemet
• En introduktion
• Lösningen
• Din process
• Budget
• Avslutning

2. Använd en innehållsförteckning

Ett förslag utan innehållsförteckning är som att dyka in i det okända. Innehållsförteckningen förbereder din publik på vad de är på väg att läsa och gör det lättare att snabbt hitta den mest viktiga informationen.

3. Se till att din introduktion är engagerande

Introduktionen är där du fångar din publik. Det är nästintill omöjligt att övertyga dem om fördelarna om de inte läser förbi introduktionen.

Ett bra tips är att börja med en statistik kring problemet. Skriv en andra mening som förklarar varför situationen är så allvarlig. Ge lättnad med ytterligare en statistik som visar att din lösning fungerar. Använd sedan resten av förslaget för att visa hur du kommer att ta itu med problemet.

Håll din introduktion till högst fyra rader. Kortare introduktioner är lättare att läsa och gör att läsaren kan fokusera på de viktiga detaljerna.

4. Ange det problem som ska lösas

Inkludera en sammanfattning av det problem du tar itu med. Om du har gjort forskningen har du mycket material att använda när du skriver detta avsnitt. Förklara i några meningar:

• Vad är problemet?
• Vad har gjorts hittills både internt med prospektet och genom outsourcade lösningar?
• Varför bör prospektet bry sig om att lösa problemet?

5. Förklara det nuvarande tillståndet för befintliga lösningar

Vad är det aktuella tillståndet för problemet du tar itu med? Varför fungerar inte de befintliga lösningarna? Att beskriva smärtpunkten gör det lättare att se den större bilden och uppskatta lösningen.

6. Förklara effekten av din lösning

Här är några sätt att förklara effekten av din lösning:

• Vad gör ditt förslag effektivt?
• Hur kommer du att lösa problemet?
• Vad är den direkta ROI för lösningen?
• Kommer det att generera intäkter eller leda till ökad effektivitet?

Kom ihåg 5W:en

När du är osäker på hur du ska förklara en lösning eller funktion, kom ihåg 5W:en:

• Vad
• Varför
• Vem
• När
• Var

Du kan gräva djupare än du trodde var möjligt genom att besvara dessa frågor.

7. Förutsäga frågor

Vilka frågor skulle en potentiell kund ställa om dina leveranser, lösningar och processer? Se till att du har besvarat dessa frågor utförligt. Ibland, när kunden ställs inför ett val, kan de välja förslaget som undanröjer alla hinder och mål.

8. Inkludera kundomdömen

Det finns inget bättre bevis på att du har kompetensen än att höra det från kunden själv. Omdömen ger liv åt ditt förslag. Det gör att prospektet kan föreställa sig hur du löser deras problem baserat på ett liknande kontrakt du har utfört tidigare.

Se till att omdömet är direkt relaterat till kundens bransch och problem. Inkludera kundens ansikte, namn och kontaktuppgifter i omdömet så att ditt prospekt kan följa upp för att verifiera om de vill.

9. Lägg upp budgeten

Vid det här laget är prospektet med på noterna och undrar hur mycket det kommer att kosta att genomföra projektet. Dela upp kostnaden i steg och leveranser med en tillhörande tidslinje för varje. 

Se till att du har inkluderat en buffertbudget för extra kostnader och oförutsedda omständigheter. Om du har interna resurser som sparar pengar för kunden, är det värt att nämna här för att söta affären.

10. Visa hur framstegen kommer att övervakas

Utan ett strukturerat sätt att spåra framsteg kommer varken du eller kunden att veta om projektet är på rätt väg. I själva verket är det en röd flagga när den potentiella kunden väger alternativ och märker att du planerar att lämna dem i mörkret tills projektet är klart.

Hur kommer du att upptäcka problem vid tidigast möjliga tillfälle? Vilka kommer att vara milstolpar där du kontrollerar med kunden? Finns det förutbestämda intervall för rapportering? Att ge denna garanti är ett tecken på transparens som bygger förtroende hos kunden.

11. Korrekturläs ditt arbete

Innan du skickar ditt projektförslag till prospektet, låt det vila över natten. Ett fräscht par vilade ögon kommer att upptäcka fler fel som du tidigare inte såg. Få någon annan i ditt team att läsa igenom dokumentet och se till att det är grammatiskt korrekt. Bra grammatik gör kommunikationen tydligare.

🚀Få produktiviteten att skjuta i höjden med en mall för projektförslag

Här är några sätt du kommer att dra nytta av att använda mallar för projektförslag:

• ‍Hantera förväntningar: Om du skickar ut mallade förslag till återkommande kunder, känner de lätt igen din inlämning från mängden. De kommer att veta hur lång mallen är och vilken information de kan förvänta sig bara genom att titta på första sidan.‍
• Formalisera processer: Att använda en mall för projektförslag säkerställer att alla inom din organisation följer samma process när de skickar ut förslag.‍
• Centralisera kunskap: Att lagra dina mallar för projektförslag i en kunskapshanteringsplattform som Guru gör det enkelt för anställda att få tillgång till tidigare dokument. De kan använda dessa dokument som inspiration för att skapa ett vinnande förslag.‍
• Strömlinjeforma förslaget: Mallar för projektförslag hjälper dig spara tid så att du kan fokusera mer på det aktuella projektet. Mallar säkerställer också att du aldrig missar någon viktig information eftersom alla segment redan ingår i mallen.

Hantera dina projektförslag med Guru

Nu har du skapat din första mall för projektförslag. Det är bra! Du behöver fortfarande en plattform för att hantera dina mallar och integrera dem med ditt arbetsflöde. Det är där Guru kommer in. Du kan ladda ner ett urval av förmallar och anpassa dem efter din organisations behov. Du kan också ansluta till tusentals appar eller API-integrationer för att spara tid och automatisera ditt arbetsflöde inom Guru.