Daily Standup Meeting

ที่ทำงาน การประชุมแบบยืนประจำวัน ปกติหมายความว่าทุกสมาชิกในทีมจะให้ข้อมูลสั้น ๆ เกี่ยวกับสถานะโครงการของตน นี่เป็นโอกาสในการอัปเดตสถานะอย่างรวดเร็วที่ไม่เกี่ยวข้องกับการส่งอีเมลยาว ๆ หรือข้อความ Slack เมื่อทีมมากมายกำลังเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทำงานที่เป็นระยะไกลหรือแบบไฮบริด ก็ถึงเวลาในการทำให้แนวทางของคุณง่ายขึ้นด้วยแม่แบบการประชุมแบบยืนเหล่านี้

ที่นี่คุณจะมีแม่แบบที่สามารถทำซ้ำและแก้ไขสำหรับแต่ละการอัปเดตได้ อนุญาตให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการเพิ่มการอัปเดตของตนเองหรือเก็บแม่แบบไว้เป็นส่วนตัวโดยมีบุคคลหนึ่งคนรับผิดชอบการสื่อสารสถานะโครงการ แม่แบบการประชุมแบบยืนประจำวันจะทำให้การประชุมไม่อยู่ในปฏิทิน ขณะเดียวกันก็รองรับพนักงานระยะไกลและยัง ให้ข้อมูลอัปเดตอย่างรวดเร็ว เพื่อให้ทุกอย่างดำเนินต่อไป

ดูแม่แบบการประชุมแบบยืนของเราที่กำหนดเองได้ด้านล่าง

ประโยชน์ของแม่แบบการประชุมแบบยืนคืออะไร?

ทำให้การประชุมเป็นไปตามกำหนด

วิธีที่เราจัดการเวลากันในวันทำงานนั้นมีความสำคัญ และไม่มีใครต้องการใช้เวลามากกว่าที่จำเป็นในที่ประชุม ถ้าทีมของคุณเลือกการประชุมเพื่ออัปเดตโครงการ ให้ใช้แม่แบบการประชุมแบบยืนเพื่อทำให้ทุกอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยและดำเนินการตามเส้นทางที่ถูกต้อง ลดความเสี่ยงที่การสนทนาจะหลุดออกนอกเส้นทางด้วยการจัดการประชุมสถานะที่สั้นและกระชับ

สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

การสื่อสารที่แข็งแกร่ง เป็นฐานรากสำหรับความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จทุกประการ การประชุมสถานะปกติถูกออกแบบมาเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนทราบถึงความก้าวหน้าของโครงการ แม่แบบคือจุดอ้างอิงระหว่างการประชุมและเป็นสถานที่ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถอ้างอิงได้ในภายหลังเพื่อตอบคำถามตามที่ได้ติดตามคำถามไว้

ประหยัดเวลา

แม่แบบการประชุมแบบยืนสามารถช่วยประหยัดเวลาให้ทุกคนโดยการสื่อสารข้อมูลโครงการที่สำคัญอย่างชัดเจนโดยไม่ต้องใช้เวลานานมากนัก ไม่ว่าจะมีการประชุมหรือไม่ก็ตาม มันสามารถสรุปสถานะของโครงการได้อย่างระมัดระวังและหลีกเลี่ยงการประชุมที่ยาวนาน

ปรับปรุงความร่วมมือ

แม่แบบการประชุมแบบยืน เชิญชวนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสื่อสาร สถานะและความสำเร็จของตน มันสร้างพื้นที่สำหรับความร่วมมือและการเฉลิมฉลอง คุณสามารถยอมรับความสำเร็จเล็กน้อยตลอดกระบวนการเพื่อส่งเสริมขวัญกำลังใจของทีมและกระตุ้นความร่วมมือ

วัดความก้าวหน้าของโครงการ

การตรวจสอบสถานะเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดสรรเวลาในทุกวัน สัปดาห์ หรือเดือนเพื่อตรวจสอบเมตริกของโครงการ สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถนำเสนอหมายเลขในรายงานสถานะเพื่อแสดงว่าโครงการดำเนินไปตามแผน นี่เป็นพื้นที่ที่เหมาะสมในการวัดและจดบันทึกความก้าวหน้าของโครงการ

การประชุมแบบยืนควรประกอบไปด้วยอะไร?

ก่อนที่จะดำดิ่งเข้าสู่การประชุมแบบยืนของคุณ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้

เมื่อวานนี้ฉันทำอะไรสำเร็จ?
เป้าหมายของฉันในวันนี้คืออะไร?
มีการเปลี่ยนแปลงสถานะใด ๆ กับบทบาทของฉันในโครงการหรือไม่?
ที่เหลือของทีมของฉันต้องการรู้เรื่องอะไร?

การประชุมแบบยืนในโครงการคือการอัปเดตสถานะ แต่ไม่ได้หมายความว่าต้องประกอบไปด้วยทุกอย่าง นี่คือสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง:

• การทบทวนเป้าหมายโครงการโดยรวม หรือภารกิจที่เสร็จสิ้นแล้ว
• ลิงก์ไปยังเอกสารภายนอกโดยไม่มีข้อมูลสนับสนุนภายในแม่แบบ

แม่แบบสนับสนุนการอัปเดตสถานะของโครงการของคุณทั้งในการประชุมตรวจสอบประจำสัปดาห์ หรือการส่งอัปเดตประจำวันเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตรวจสอบในเวลาของตนเอง มันยืดหยุ่นและเชื่อถือได้ แม่แบบการประชุมแบบยืนของคุณคือแหล่งที่มาของความจริงเพียงแหล่งเดียวสำหรับการอัปเดตสถานะระดับสูงทั่วทั้งโครงการ มันพอดีและกระชับภายในแผนการสื่อสารโครงการทั้งหมดของคุณ