How to Write a Project Brief

คุณจะให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างไร? ข้อความแบบ ad hoc บน Slack และอีเมลนั้นอาจจะไม่ได้ผลดีนัก ไม่มีวิธีการสื่อสารที่เป็นทางการเกี่ยวกับโครงการสร้างช่องว่างในความรู้ของทีมคุณที่ส่งผลให้เกิดความล่าช้าในระหว่างโครงการ สิ่งที่คุณต้องมีคือแหล่งข้อมูลเดียวที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถอ้างอิงตลอดทั้งโครงการและรู้ว่าข้อมูลที่พวกเขากำลังอ่านนั้นเชื่อถือได้ 

ให้สัญญาณแก่โปรเจคบรief ของทีมคุณ มันคือสถานที่เดียวที่เก็บข้อมูลโปรเจคทั้งหมด ข้อมูลของโครงการ - ทุกอย่างตั้งแต่สรุปไปจนถึงข้อมูลหลักที่ใช้ในการกำหนดความสำเร็จของโครงการ ตามชื่อที่บอก พยายามทำให้มันสั้นและน่าสนใจ มันเป็นวิธีที่กระชับในการจับและจัดเก็บข้อมูลที่อยู่ในแกนกลางของทุกโปรเจค อ่านต่อเพื่อเรียนรู้ว่าจะนำโปรเจคบรief มาใช้ในโครงการถัดไปของคุณอย่างไรและรับเทมเพลตที่สามารถดาวน์โหลดได้ด้านล่าง

โปรเจคบรief คืออะไร?

โปรเจคบรief คือการสรุปโครงการอย่างรวดเร็ว มันถือความรู้ที่เป็นบริบทจำเป็นสำหรับผู้ที่อ่านเพื่อเข้าใจว่าโครงการคืออะไร ทำไม และอย่างไร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เป้าหมาย ตัวชี้วัด ระยะเวลา และสิ่งอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการอาจถูกระบุในบรief คิดว่าบรief เป็นวิธีที่กระชับและเข้าใจง่ายในการบันทึกข้อมูลสำคัญของโครงการเพื่อแจกจ่ายอย่างง่ายดายไปยังทีมของคุณ 

บรief คือจุดเริ่มต้นของโครงการของคุณ มันให้ข้อมูลพื้นฐานแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและชวนให้พวกเขาให้ข้อเสนอแนะหรือถามคำถาม โปรเจคบรief สามารถช่วยเสนอโครงการให้กับผู้บริหารของบริษัทได้ เนื่องจากแสดงเป้าหมายสุดท้ายและการเชื่อมต่อกับวัตถุประสงค์รวมขององค์กร เริ่มต้นโครงการของคุณด้วยบรief และคุณจะเห็น:

• การปรับปรุงในการสื่อสารของโครงการ
• การจัดการโครงการที่ราบรื่น
• เปิดโอกาสให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียร่วมมือกัน
• ผู้นำที่ได้รับข้อมูลและสนับสนุน
  

บรief คือแกนหลักของโครงการ เมื่อมันถูกสร้างขึ้น ข้อมูลโปรเจคสามารถขยายออกไปตามความต้องการที่ละเอียดสำหรับแต่ละส่วนของกระบวนการ เชื่อมโยงไปยังเอกสารอื่น ๆ รวมทั้งวิดีโอหรือกราฟิก หรือลงสิ่งใดก็ตามที่สนับสนุนความสำเร็จของโครงการของคุณ

สิ่งที่รวมอยู่ในโปรเจคบรief?

ข้อดีของโปรเจคบรief คือมันช่วยให้คุณ สื่อสารข้อมูลที่เกี่ยวกับโครงการใดๆ กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่คุณต้องการ ตัวอย่างอาจเป็นการอ้างอิงโปรเจคก่อนหน้านี้ผ่านลิงค์ไปยังกรณีศึกษา หรือทำการจัดเตรียมรายการทรัพยากรภายนอกเพื่อสนับสนุนความเข้าใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับโครงการ คุณสามารถทำทุกอย่างได้ กฎทั่วไปคือทำให้มันเป็นไปได้สำหรับการส่องเห็นมากที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ทีมของคุณรู้สึกท่วมท้นด้วยข้อมูลก่อนที่โครงการจะเริ่มต้นอย่างเป็นทางการ 

พยายามให้แต่ละส่วนอยู่ในประโยคกระชับไม่กี่ประโยคพร้อมลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องภายในหรือภายนอก รายการที่เป็นกระสุน กราฟิก และแผนภูมิสามารถช่วยแบ่งบล็อกข้อความให้อ่านได้ง่ายขึ้น ข้อมูลที่คุณมักพบในโปรเจคบรief ได้แก่: 

• สรุปโครงการ
• เจตนาโครงการ
• OKRs และผลผลิต
• ตัวชี้วัดความสำเร็จ
• กำหนดการโครงการ
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงานของโครงการ
• กลุ่มเป้าหมายของโครงการ
  

ในขณะที่ไม่มีวิธีการจัดรูปแบบโปรเจคบรief ที่กำหนดไว้ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดเตรียมข้อมูลที่จำเป็นให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โปรเจคบรief เป็นการเริ่มต้นการสื่อสารและการจัดการโครงการของคุณ ใช้มันเป็นจุดเริ่มต้นและสำหรับอ้างอิงตลอดทั้งโครงการ

วิธีการจัดรูปแบบโปรเจคบรief

จัดรูปแบบโปรเจคบรief ของคุณในลักษณะที่ทำให้มันมีความหมายที่สุดสำหรับทีมของคุณ เริ่มจากแม่แบบสามารถทำให้การสร้างบรief ของคุณง่ายขึ้นเล็กน้อย นี่คือไอเดียบางประการสำหรับการรวมไว้ในบรief ของคุณเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้น 

1. สรุปโครงการ

อันดับแรก: สรุปโครงการ อธิบายโครงการในไม่กี่ประโยคสำคัญที่คำนึงถึงความคาดหวังและขอบเขตของโครงการ ข้อมูลที่นี่ควรช่วยตอบคำถาม ‘ทำไม’ ของโครงการ มีข้อมูลเบื้องหลังอะไรบ้างที่สามารถช่วยสร้างบริบทให้กับโครงการสำหรับผู้ที่เพิ่งเรียนรู้อะไรเกี่ยวกับมัน? โครงการกำลังพยายามแก้ปัญหาอะไร? รวมลิงก์หรือแหล่งข้อมูลใด ๆ ที่อาจเป็นประโยชน์ที่นี่ ใช้คำตอบเหล่านี้เพื่อเข้าสู่ส่วนถัดไป

2. กำหนดเจตนาโครงการ

คิดว่าเจตนาโครงการคือคำแถลงพันธกิจของมัน เป้าหมายคืออะไร? ปัญหาอะไรที่มันจะแก้ไข? ความคาดหวังของโครงการคืออะไร ทั้งระยะยาวและระยะสั้น? จะต้องมีการทำโปรเจคในอนาคตเพื่อการบำรุงรักษาหรือไม่? เจตนาโครงการคือเป้าหมายสุดท้าย โปรเจคบรief และเจตนาจะกำหนดฉากก่อนที่บรief ของคุณจะเจาะลึกลงไปในรายละเอียดเฉพาะต่างๆ 

3. กำหนด OKRs และผลผลิต

ในระหว่างการระดมความคิดเกี่ยวกับโครงการครั้งแรกของคุณ คุณอาจได้ระบุกลุ่มผลลัพธ์หลักและผลผลิตแล้ว คุณสามารถระบุรายละเอียดเท่าที่รู้สึกจำเป็นที่นี่ ใช้ส่วนนี้เพื่อเริ่มทำให้โครงการแตกออกเป็นส่วน ๆ และผลผลิตที่คาดหวังที่เกี่ยวข้องกับแต่ละส่วน คุณสามารถเชื่อมโยงวัตถุประสงค์และผลผลิตของโครงการเพื่อแสดงให้เห็นว่าขั้นตอนการดำเนินการแต่ละขั้นตอนช่วยให้บรรลุเป้าหมายของโครงการทั้งหมดได้อย่างไร OKRs (วัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่สำคัญ) ตั้งกรอบสำหรับวิธีการวัดความสำเร็จตลอดโครงการ

4. กำหนดว่าความสำเร็จจะถูกวัดอย่างไร

เป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องเลือกเมตริกที่จะสามารถแสดงความสำเร็จของโครงการได้ดีที่สุด ไม่ว่ามันจะเป็นการเพิ่มขึ้นของการเข้าชมเว็บไซต์ จำนวนลูกค้าใหม่ หรืออัตราการคลิกผ่านที่เพิ่มขึ้น เมตริกของคุณควรถูกตัดสินใจตั้งแต่ก่อนที่โครงการจะเริ่มต้นเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบได้ตลอดทั้งโครงการ ตัดสินใจเกี่ยวกับเมตริกของคุณในระยะการระดมความคิดและระบุตามในโปรเจคบรief ของคุณ เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้ว่าจะมีการวัดโครงการอย่างไร พวกเขาสามารถปรับแต่งงานของพวกเขาได้ดีขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ 

5. สื่อสารกำหนดการโครงการ

หนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของ โครงการคือกำหนดการ หลังจากทั้งหมด คุณไม่สามารถเริ่มต้นโครงการภายในกำหนดการที่ไม่แน่นอนได้ กำหนดการโครงการจะแจ้งความยาวของแต่ละขั้นตอนของโครงการและเมื่อผลผลิตคาดว่าจะเสร็จสมบูรณ์ เมื่อสร้างกำหนดการโครงการของคุณ พยายามทำงานย้อนจากวันที่เสร็จสิ้นสุดท้าย มีรายการทั้งหมดของผลผลิต ก้าวสำคัญ และระยะเวลาที่คาดการณ์ของงานที่อยู่ในมือสำหรับอ้างอิงขณะที่คุณสร้างกำหนดการ ควรพิจารณาให้เวลาตัวเองมากกว่าที่คุณคาดเดาจำเป็นสำหรับแต่ละขั้นตอน เพื่อว่าความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นไม่ได้ทำให้โครงการทั้งหมดของคุณออกนอกลู่นอกทาง 

6. รวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงาน

เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้ว่าใครจะต้องติดต่อเกี่ยวกับแต่ละขั้นตอนของโครงการ มันจะช่วยให้กระบวนการเรียบง่ายและลดการทักทวงอยู่ตลอดเวลา ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคนคือผู้เชี่ยวชาญในพื้นที่ของพวกเขา - จดบันทึกคนเหล่านี้ในโปรเจคบรief ถ้าทุกคนรู้ว่าใครควรหันไปถามคำถามหรือใครจะร่วมมือด้วย ทุกคนจะประหยัดเวลา 

7. กำหนดกลุ่มเป้าหมาย

ทุกโปรเจคมีใครบางคนในใจที่พวกเขาต้องการเข้าถึง ไม่ว่าจะเป็นแคมเปญการตลาดที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มการรับรู้เกี่ยวกับแบรนด์และดึงดูดลูกค้าใหม่หรืการปรับปรุงผลิตภัณฑ์ที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าในปัจจุบัน ก็ยังมีใครบางคนที่อยู่ในฝั่งอีกด้านของโปรเจคที่จะได้รับประโยชน์จากผลลัพธ์นั้น ปิดบรief ของโครงการของคุณโดยการกำหนดกลุ่มเป้าหมายนี้ โปรเจคนี้สำหรับใคร? สิ่งนี้จะต้องตรงกับเจตนาของโครงการอย่างใกล้ชิด

ความแตกต่างระหว่างบรief โครงการ สรุปโครงการ และบรief ผู้บริหารมีอะไรบ้าง?

พูดง่ายๆ คือ บรief โครงการของคุณคือมุมมองพาโนรามาของโครงการและส่วนที่เคลื่อนไหวทั้งหมด มันคือเวอร์ชันที่สั้นลงของทุกสิ่งที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจต้องการทราบเกี่ยวกับโครงการ บรief โครงการไม่ใช่เพียงแหล่งข้อมูลเดียวที่คุณอาจใช้ในโครงการ หลังจากอ่านเกี่ยวกับสิ่งที่บรief โครงการรวมอยู่มีอาจสงสัยเกี่ยวกับเอกสารอื่น ๆ ของโครงการและวิธีที่พวกเขาแตกต่างกัน มาดูสรุปโครงการและสรุปผู้บริหารกัน 

สรุปโครงการ

แทนที่จะทำการทบทวนแต่ละส่วนของโครงการในภาพรวมที่กว้างขวางเหมือนที่บรief โครงการทำ สรุปโครงการจะเน้นไปที่หนึ่งแง่มุม: การสรุป มันรวมถึงพื้นฐานของโครงการ ปัญหาทั้งหมดที่มันจัดการ เหตุผลที่โครงการถูกสร้างขึ้น และสิ่งที่คาดว่าจะบรรลุ สรุปโครงการอาจมีรายละเอียดหลายประโยคเกี่ยวกับแต่ละขั้นตอนของโครงการและวิธีที่แต่ละขั้นตอนมีแนวโน้มที่จะส่งผลต่อเป้าหมายรวมของโครงการ มันคือการมองลึกเข้าไปในเหตุผลและสิ่งที่โครงการเสนอ 

สรุปผู้บริหาร

แม้จะมีความคล้ายคลึงกันในบางประการ แต่สรุปผู้บริหารแตกต่างจากสรุปโครงการและบรief โครงการในวิธีที่มันสื่อสารข้อมูลโครงการ สรุปผู้บริหารมักจะถูกเขียนโดยผู้บริหารของบริษัทเพื่อเน้นประเด็นธุรกิจที่สำคัญในโครงการ มันกำหนดว่าโครงการต้องเข้าไปในภาพรวมใหญ่ของเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของบริษัทอย่างไร ข้อมูลที่บันทึกที่นี่มักเป็นข้อมูลสั้นกระชับและเข้าใจง่าย ทำให้ผู้อ่านสะดวกสบายสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคน คะแนนหรือย่อหน้าสั้นเป็นเรื่องปกติ สรุปผู้บริหารยังตอบคำถาม ‘ทำไม’ แต่ทำได้จากมุมมองของผู้นำ 

ทำไมบรief โครงการมีความสำคัญในการจัดการโครงการ?

โปรเจคบรief กำหนดน้ำเสียงของโครงการ วิธีการที่มันสื่อสารข้อมูลและเป็นจุดอ้างอิงเดียวสำหรับข้อมูลเหล่านั้นสนับสนุนการจัดการโครงการโดยรวม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาอีเมลเก่า ข้อความ Slack หรือการถามคำถามกับผู้เชี่ยวชาญเพื่อหาคำตอบสำหรับคำถามของพวกเขา คุณจะเพิ่มความโปร่งใสของโครงการและขจัดอุปสรรคที่เกิดจากการขาดความรู้ 

บรief โครงการหมายความว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น เมื่อไหร่ และใครรับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน มันทำหน้าที่เป็นทั้งกรอบงานสำหรับโครงการและเครื่องมือสื่อสารสำหรับการสื่อสารที่จำเป็นต่อโครงการ มันคือข้อมูลพื้นฐานที่ทำให้การจัดการโครงการมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล 

ตัวอย่างโปรเจคบรief

โดยสรุป เทมเพลตโปรเจคบรief สามารถช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลทั้งหมดของโครงการไว้ในที่เดียว สร้างสำเนาของคุณจากเทมเพลตที่สามารถดาวน์โหลดได้ด้านล่างเพื่อเริ่มบันทึกความต้องการและความคาดหวังของโครงการของคุณ